ما هي إدارة الأعمال وما الأدوات التي يمكن استخدامها؟

هل تساءلتِ يومًا كيف تحافظ المؤسسات الرائدة على تقدّمها في المنافسة؟

الأنشطة الروتينية تُشكّل عنصرًا أساسيًا في إدارة أي عمل. قد تشمل هذه الأنشطة الحصول على الموافقات، تدريب الموظفات الجدد، أو إعداد الإجراءات. ويمكنكِ تبسيط هذه العمليات بشكل كبير من خلال تطبيق برنامج فعال لإدارة الأعمال.

أداء هذه المهام بشكل منتظم دون الاستعانة بأداة لإدارة الأعمال يُعدّ أمرًا مرهقًا ويستهلك الكثير من الوقت. ولهذا السبب، فإن إدارة العمليات التجارية (BPM) الفعالة تُعدّ ضرورية للغاية. إن اختيار الأدوات المناسبة لإدارة الأعمال يُساعد المؤسسات على أتمتة المهام الروتينية، مما يوفر وقتًا وموارد ثمينة.

وBPM ليست مجرد أداة، بل هي أسلوب تفكير يحوّل الفوضى اليومية إلى إنتاجية مُنظّمة.
انضمّي إلينا لاكتشاف جوهر إدارة العمليات التجارية، وفوائدها الأساسية، والأدوات التي تُفعّلها في عالم الأعمال.

ما هي إدارة العمليات التجارية؟

وفقًا لـ BPMInstitute.org، تُعرّف إدارة العمليات التجارية (BPM) وتحسّن وتدير عمليات الشركة لتحقيق اتجاه استراتيجي واضح، وتوافق الموارد، والانضباط التشغيلي. إن تقديم المنتجات والخدمات ذات القيمة العالية هو محور هذه الاستراتيجية المنظمة عبر المؤسسة.

الافتراض هنا هو أنه لمعرفة الخدمات والسلع التي يقدّرها المستهلكون، يجب أن يكون لديكِ نهج موجه نحو العمليات في الشركة. يمكن للشركات أن تُلاحظ الفرق بين ما يريده العملاء وما يمكنها فعله من خلال العثور على الإجراءات الأساسية في الشركة ودراستها.

ولكن، دعونا نكون واضحين بشأن نقطة معينة. قد يبدو أن إدارة الأعمال مشابهة لإدارة المشاريع والمهام، ولكنها تغطي مساحة أكبر بكثير. إدارة المشاريع تركز على المهام ذات مرة واحدة، بينما إدارة المهام تتعلق بإدارة المهام الفردية المعينة.

من ناحية أخرى، تُعنى إدارة العمليات التجارية (BPM) بالنظر إلى العملية الكاملة من البداية إلى النهاية وتركز على الأنشطة التي يحتاج الموظفون إلى تنفيذها بشكل متكرر. هذه الرؤية الأوسع مهمة جدًا لفهم كيفية عمل المنظمات بشكل كامل.

الآن، فكري في قوة عملية إعادة الهندسة المستمرة. عندما تستخدم الشركات BPM، يمكنها تبسيط تدفق العمل العام، مما يوفر لها المال والوقت. تُنظم برامج إدارة العمليات التجارية التي تحتوي على تتبع الأنشطة، والتحليلات المتقدمة، وإمكانات إدارة القرارات الأنظمة والأشخاص والمعلومات والمواد بحيث تحصل المؤسسات على النتائج المطلوبة.

إذن، ما هي القيمة الحقيقية هنا؟ لقد تسارعت مبادرات التحول الرقمي بشكل كبير بفضل BPM. يمكن للمؤسسات الاستجابة بسرعة أكبر للتقنيات الجديدة والتغييرات في السوق إذا ظلت على اطلاع بعملياتها التجارية. تلعب المرونة الرقمية دورًا محوريًا في بيئة اليوم، وأصبحت إدارة العمليات التجارية أداة لا غنى عنها للشركات التي تبحث عن طرق للحفاظ على ميزتها.

ما هي الخطوات التي يجب اتخاذها لتحسين العمليات التجارية؟

من خلال تحويل عمليات الشركة بطرق لا حصر لها، ما هي المكافآت التي تقدمها إدارة العمليات التجارية؟ يشمل تحسين العمليات التجارية تجربة أفضل للعملاء والموظفين، تواصلًا أكثر شفافية، وعمليات فعّالة.

تحسين العمل وتجربة العملاء

تُقلل مجموعة BPM من الجهد المرهق من خلال تحسين تدفقات العمل وجعل المعلومات سهلة الوصول. تعزز هذه الاستراتيجية الموجهة رضا العملاء من خلال السماح لأعضاء الفريق بالتركيز بشكل أكبر على عملهم وتفاعلهم مع العملاء. إن تنفيذ تدفقات العمل الدقيقة يجعل عملية توجيه الموظفين الجدد أكثر سلاسة، مما يزيد من الإنتاجية والمشاركة.

تواصل أكثر انفتاحًا

يُعزز التحديد الواضح للأدوار والمسؤوليات في BPM التواصل بين الفريق من خلال زيادة الشفافية والمساءلة. ونتيجة لذلك، يكون الجميع على نفس الصفحة ويفهمون ما يحدث، مما يجعل العمل المشترك أفضل والعمليات أسرع.

عمليات أكثر ذكاءً وأقل تكلفة

تُعدّ BPM محورية للشركات، إذ تعزز العمليات الحالية وتستخدم أساليب منظمة لتطوير عمليات جديدة. من خلال التخلص من العوائق والتكرار، تزيد من الإنتاجية والكفاءة. تجعل هذه المرونة العمليات أسرع وأقل تكلفة من خلال تمكين الشركات من تحقيق النتائج المرجوة بسرعة وتحويل الموارد إلى المهام الأكثر أولوية.

عمليات تدعم النمو

إدارة العمليات بنجاح وأتمتة تدفقات العمل باستخدام BPM تكون مفيدة جدًا عند توسيع العمليات على مستوى العالم. من بين الفوائد، تحديد الأدوار بوضوح والحفاظ على consistency في العمليات. كما يشير BPM، فإن الإمكانيات التلقائية تُحرّر الفرق للعمل على أفكار جديدة ودعم العمليات التي قد تساهم في النمو.

تقليل الاعتماد على الفرق التقنية

أخيرًا، تساهم إمكانيات BPM منخفضة الشيفرة في تقليل الحاجة إلى فرق التطوير. يمكن للشركات أن تصبح مستخدمين بسرعة وسهولة، مما يعزز من أتمتة العمليات عبر الشركة بالكامل. نظرًا لعدم اعتمادها على الفرق التقنية، تحدث التغييرات في القبول والعمليات بشكل أسرع.

دورة حياة إدارة العمليات التجارية

في قلب إدارة العمليات التجارية تكمن دورة حياتها، وهي طريقة منضبطة لجعل الفريق أكثر فعالية وكفاءة. تبدأ هذه الدورة بالتخطيط وتنتهي بنمو محسن. إنها رحلة من النمو المستمر.

• تصميم العملية: الخطوة الأولى في العملية، حيث يحدد الفريق النقاط المهمة والأنشطة التي تشكل جزءًا من نظام BPM ككل. يستهدف كل عضو في الفريق المجالات التي تحتاج إلى تبسيط ويأتي بأفكار لقياس النجاح من خلال تحديد الإرشادات وتوزيع المهام على الأشخاص المناسبين.
• النمذجة: بعد ذلك، يقوم الفريق بتوضيح العملية كاملة، بما في ذلك الجداول الزمنية، ووصف الوظائف، وكيفية انتقال البيانات عبر النظام. ولضمان الدقة والوضوح، غالبًا ما يتم استخدام برامج إدارة العمليات التجارية في هذه الخطوة.
• التنفيذ: بعد ذلك، يقوم الفريق بتجربة الاستراتيجية مع مجموعة صغيرة كمفهوم أولي للتأكد من أنها تعمل. استنادًا إلى المراجعات، يبدأ الفريق في تنفيذ العملية تدريجيًا لبقية الشركة.
• المراقبة: خلال مرحلة المراقبة، يراقب الموظفون سير العمل في الواقع، ويقيّمون أي زيادات في الكفاءة ويحددون أي عوائق جديدة قد تظهر.
• التحسين: أخيرًا، يقوم الفريق بإجراء أي تغييرات ضرورية لتعديل وتحسين العملية لجعل الأنشطة والنتائج التنظيمية أفضل. هذه الخطوة تحافظ على توافق عملية إدارة العمليات التجارية مع أهداف الشركة وتُبقيها مرنة بما يكفي للتكيف مع المواقف الجديدة.

أنواع إدارة العمليات التجارية

استكشاف إدارة العمليات التجارية بشكل أعمق يكشف عن تنوعها، مع وجود نسخ مختلفة تركز على أجزاء مختلفة من العمليات التجارية. هذه الأنواع، بما في ذلك BPM الموجهة نحو التوثيق، وBPM الموجهة نحو الأشخاص، وBPM المدفوعة بالتكامل، متاحة لتلبية احتياجات المنظمات المتنوعة.

• BPM الموجهة نحو التوثيق: تعد الملفات الهامة مثل العقود محور النشاط في BPM الموجهة نحو التوثيق. تلعب هذه الاستراتيجية دورًا مهمًا عند الشراء، حيث تخلق اتفاقات بين المستهلكين والبائعين من خلال الأوراق والإجراءات المعتمدة.
• BPM الموجهة نحو الأشخاص: يركز هذا النوع على أهمية إشراك الأشخاص، خاصة عندما تحتاجين إلى إذن. يحتوي على واجهات سهلة الاستخدام مع أدوات السحب والإفلات التي تسمح للفرق بتوزيع المهام وتتبع من هو المسؤول عن ماذا طوال العملية.
• BPM المدفوعة بالتكامل: تركز BPM المدفوعة بالتكامل على العمليات التي تتطلب القليل من التدخل البشري أو لا تحتاج إليه. تعتمد بشكل أساسي على واجهات برمجة التطبيقات (APIs) والبروتوكولات من أجل تكامل البيانات بين الأنظمة، مما يبسط عمليات إدارة علاقات العملاء (CRM) وإدارة الموارد البشرية (HRM).

برامج إدارة الأعمال

ما هي الحلول التي تدعم إدارة العمليات التجارية الفعّالة؟ توفر أدوات إدارة العمليات التجارية اليوم منصات متطورة لتحويل الإجراءات المؤسسية. يقدم كل منتج مجموعة مميزة من القدرات التي تمكّن الشركات من تسريع العمليات، وتعزيز الكفاءة، ودفع النمو المؤسسي.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد استخدام البرمجيات لإدارة العمليات التجارية في تبسيط تدفقات العمل، وتحسين التعاون، ودعم اتخاذ القرارات المدفوعة بالبيانات. تزيد هذه الحلول من رؤية العمليات وتساعد المنظمات على التكيف مع المتغيرات في طلبات السوق.

Chanty

تقدم Chanty نهجًا منعشًا لإدارة العمليات التجارية، حيث تجمع بين الاتصال المهني وإدارة المهام في منصة موحدة. إنها تكسر الحواجز وتبسط تدفقات العمل من خلال جمع الفرق في مساحة عمل مركزية. من بين الميزات البارزة لهذه الأداة الرائدة في إدارة العمليات التجارية، لوحات المهام وقوائم المهام التي تساعد الجميع على البقاء على نفس الصفحة ودفع المشاريع إلى الأمام. كما تبرز Chanty بتركيزها على تبسيط التواصل. تساعد ميزات الصوت ومؤتمرات الفيديو الفرق في البقاء متواصلة ومتزامنة، كما أن تكاملها مع الأدوات الشهيرة مثل Google Drive وDropbox يضمن مشاركة الملفات والتعاون بسلاسة.

Studio Creatio Enterprise

أول ما نبدأ به هو Studio Creatio Enterprise، والذي يوفّر أدوات فعالة لتحسين إدارة العمليات التجارية. من أبرز ميزاته البيانات اللحظية، ونمذجة العمليات المؤتمتة، وحلول العمليات القابلة للتخصيص. ما يميز هذا البرنامج هو سهولة استخدامه ومرونته العالية التي تجعله مناسبًا لمتطلبات أي شركة. يوفّر البرنامج فترة تجريبية مجانية، وتعتمد أسعاره على نظام الاشتراك.

Oracle BPM

خيار شائع آخر هو Oracle BPM، المعروف بميزاته القوية في إدارة العمليات. تشمل قدراته محاكاة العمليات، وأتمتة قواعد الأعمال، وإمكانات التكامل المتقدمة. يتميز البرنامج بوظائفه المصممة على مستوى المؤسسات وقابليته العالية للتوسع. تتوفر حزم الأسعار عند الطلب.

Tibco BPM

التالي هو Tibco BPM، والذي يُعرف بقدرته على تبسيط العمليات التجارية المعقدة. من أبرز ميزاته التحليلات الذكية، ومعالجة بيانات العمليات، وإدارة الحالات الديناميكية. وتكمن قوته الأساسية في أدائه الممتاز في البيئات المعقدة وعالية المتطلبات، مما يجعله خيارًا ممتازًا للشركات التي تبحث عن برنامج قوي لإدارة الأعمال. يوفّر البرنامج فترة تجريبية مجانية، ويمكن التواصل مع المزود للحصول على عرض أسعار مخصص.

Pipefy

بفضل بساطته وقدرته على التكيّف، يبرز Pipefy كأداة فعالة في إدارة العمليات التجارية. تتيح تدفقات العمل القابلة للتخصيص للشركات تطوير إجراءات بسرعة لتلبية احتياجاتها. كما تُحسّن رسائل البريد الإلكتروني المؤتمتة من كفاءة التواصل. وبفضل قدرته على الاتصال بـالتطبيقات الشائعة، يتمتع Pipefy بمرونة تجعله مناسبًا لمواقف العمل المتنوعة. يقدّم الأداة فترة تجريبية مجانية وخطط اشتراك متنوعة تناسب المؤسسات من جميع الأحجام، مما يجعله خيارًا عمليًا.

Appian BPM

من أبرز ميزات Appian BPM هي سرعته في بناء التطبيقات. يشمل قدراته التنقيب في العمليات، والأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، وتطوير التطبيقات منخفض الشيفرة. ما يميز Appian BPM فعلًا هو سرعة النشر والتنفيذ. تتيح المنصة خطة مجانية بالإضافة إلى باقات شهرية متنوعة.

Nintex

لقد اكتسب Nintex شهرة في مجال إدارة العمليات التجارية كأحد أبرز برامج إدارة الأعمال، وذلك بفضل تصميمه سهل الاستخدام وأتمتة تدفقات العمل المتقدمة. من ميزاته المهمة إدارة سير العمل عبر الأجهزة المحمولة، والتي تتيح لك التعامل مع الأعمال عن بُعد، بالإضافة إلى قدراته في توليد المستندات، وهي خاصية حيوية لتسيير الأعمال الورقية بسلاسة.

ما يميز Nintex هو قدرته على الاتصال بمنصات مثل SAP وSharePoint، مما يجعله أداة شاملة تلبي مجموعة واسعة من احتياجات الأعمال. يقدّم البرنامج فترة تجريبية مجانية للراغبين في استكشاف إمكاناته، كما تتوفر خطط اشتراك للشركات بمختلف أنواعها وأحجامها، مع مراعاة قواعد وإرشادات الاعتراف بالإيرادات والتكاليف لتقليل نفقات التشغيل.

Kissflow

بفضل سهولة استخدامه وقدراته المتقدمة في إدارة العمليات التجارية، يُعد Kissflow مثاليًا للشركات بمختلف أحجامها. من أبرز ميزاته التكاملات القوية، والوصول الموحد إلى البيانات، وتدفقات العمل بدون شيفرة. ما يميز Kissflow هو تكلفته المعقولة وسهولة التعامل معه. يوفّر البرنامج باقات تسعير منتظمة ومخصصة حسب احتياجات كل شركة.

حالات استخدام إدارة الأعمال

لم تعد إدارة العمليات التجارية مجرد مفهوم نظري، بل أثبتت فائدتها في العديد من السيناريوهات الواقعية. تُعد إدارة الأعمال أمرًا حاسمًا في تعزيز الكفاءة التشغيلية ورفع رضا العملاء في العديد من القطاعات مثل البيع بالتجزئة، والإعلام، والموارد البشرية، وخدمة العملاء.

• تنفيذ الطلبات: تسهم إدارة العمليات في رفع الكفاءة التشغيلية في تنفيذ الطلبات. من خلال اتباع نهج يركّز على العميل، تتم إدارة عناصر مثل تسجيل الطلبات، والعروض الخاصة، ودورة التنفيذ نفسها، بما يعزز تجربة العملاء ويرفع من قيمة العمل.
• توزيع المحتوى: في شركات الإعلام، تقوم إدارة العمليات بأتمتة التخطيط والنشر للمحتوى. فهي تسهّل الانتقال من إنتاج المحتوى إلى نشره، من خلال تصميم أدوات تتكامل بسلاسة مع أنظمة إدارة الحقوق والمحتوى، وحركة النشر، وأوامر العمل.
• القطاع المصرفي: يُعد تقييم المخاطر الائتمانية خطوة أساسية في عمليات الإقراض للأفراد والشركات. ولتحقيق ذلك، يجب جمع البيانات من مصادر متعددة مثل أصحاب العمل، والمتقدمين، ومكاتب الائتمان. تُبسّط إدارة العمليات عملية اتخاذ قرارات الأهلية للقروض من خلال تنظيم تدفق البيانات وتقليل الأخطاء.
• الموارد البشرية: تتيح إدارة العمليات لأقسام الموارد البشرية الإشراف على السجلات وتدفقات العمل، على غرار الممارسات في برامج الماجستير عبر الإنترنت. تُعالج بسرعة المستندات المتعلقة بالأداء، والموافقة على الجداول الزمنية، وطلبات الإجازات، وانضمام ومغادرة الموظفين.
• التمويل: أحد استخدامات إدارة العمليات في القطاع المالي هو إعداد قوالب أوامر الشراء الموحدة، مما يسهل على الفرق المختلفة شراء البرمجيات أو المعدات اللازمة بسرعة. كما تتيح إنشاء تدفقات عمل مخصصة لحالات شراء معينة.
• خدمة العملاء: أخيرًا، تُسهِم إدارة العمليات في تسهيل دعم العملاء من خلال تحديد الأسئلة الشائعة للرد الآلي. فهي تُقلل العبء على فرق الدعم في أوقات الذروة من خلال أتمتة الإجراءات، وتقديم ردود مخصصة للعملاء باستخدام بيانات المحادثات النصية من الروبوتات ومراكز الاتصال، مما يُعزّز جودة الخدمة بشكل عام.

إدارة الأعمال: محفّز لنمو الشركات

لابدّ للمؤسسات من الاستفادة من إدارة العمليات التجارية لجعل عملياتها أكثر وضوحًا وكفاءة ومرونة. فهي لا تُغيّر فقط طريقة تواصل الشركات مع عملائها، بل تمنح الموظفين مزيدًا من التمكين وتعزز ثقافة التطوير المستمر.

وقد صُممت إدارة العمليات التجارية وأدواتها المتطورة خصيصًا لتلبية المتطلبات المتغيرة للأعمال الحديثة، حيث تقدم حلولًا مصممة خصيصًا تندمج بسلاسة مع برامج إدارة الأعمال الحالية. في هذا العصر المتسارع، لا يمكن الحفاظ على القدرة التنافسية دون تقبّل التغيير والقدرة على التكيّف مع التعقيدات.

تلعب أدوات إدارة الأعمال دورًا حاسمًا في هذه الرحلة، فهي توفر الدعم اللازم لتحسين اتخاذ القرار وتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد. وتقوم إدارة العمليات بذلك من خلال تحسين الأداء الاستراتيجي عبر تبسيط الإجراءات. كما أن قدرتها على التكيّف مع بيئات العمل المختلفة تجعلها أداة لا غنى عنها في كل مرحلة وقطاع.

اتخذي الخطوة اليوم. ابدئي بالتعرّف على أدوات إدارة العمليات التجارية وانطلقي في طريق التميّز التشغيلي. دعي إدارة العمليات تكون المحرّك الذي يدفع بشركتك إلى الأمام. مع هذه الأدوات، توقّعي إجراءات أفضل، ومرونة تنظيمية أكبر، ورضا أعلى للعملاء.