التواصل الفعّال بين الثقافات في بيئة العمل عن بُعد

كل نوع من الفرق سيواجه بعض العثرات في بيئة العمل من وقت لآخر. سواء كانت هذه الخلافات تتعلّق بمشاريع الفريق أو بقضايا حالية، فإن جذور المشكلة غالبًا ما تعود إلى الفروقات الثقافية. ويزداد هذا الأمر وضوحًا مع تزايد العولمة وتنوّع أعضاء الفرق من حيث خلفياتهم وتجاربهم الحياتية.

كقائدة ومرشدة، كيف يمكنكِ إدارة التواصل بين الثقافات بفعالية لتجنّب النزاعات ومعالجتها في بيئة العمل عن بُعد؟ ينبغي على كل شركة أن تضع استراتيجية للتعامل مع هذا النوع من التحديات قبل حدوثها، لبناء بيئة أقوى وأكثر صحة.

ما هو التواصل بين الثقافات؟

التواصل بين الثقافات هو الطريقة التي نشارك بها المعلومات والأفكار مع أشخاص من خلفيات ثقافية مختلفة. يشمل هذا كل شيء من الكلمات التي نستخدمها إلى لغة الجسد والإيماءات. وفي بيئة العمل العالمية اليوم، يُعد التميّز في التواصل بين الثقافات أمرًا أساسيًا للعمل الجماعي الناجح، وبناء روح الفريق، وتأسيس علاقات قوية مع الزميلات. الهدف الرئيسي من هذا النوع من التواصل هو تعزيز الفهم والتعاون بين الفرق المتنوّعة، ما يتيح لكل شخص أن يقدّم وجهة نظره الفريدة.

لماذا هناك حاجة إلى تحسين التواصل بين الثقافات؟

ما الذي يجعل من الضروري التأكّد من استعداد مكان العمل للتواصل الفعّال بين الثقافات، خاصة عند العمل عن بُعد؟

الحقيقة البسيطة هي أن ثورة العمل عن بُعد كانت قد بدأت بالفعل قبل جائحة كوفيد-19. وبعد أن أثّرت الجائحة على القوى العاملة حول العالم، لا شك في أن الحفاظ على بيئات عمل قوية عن بُعد سيبقى أمرًا أساسيًا في المستقبل.

في كل من الولايات المتحدة والمملكة المتحدة، يتّجه المزيد من الشركات والموظفين نحو العمل عن بُعد بالكامل. وتتنوع أسباب هذا التحوّل، من تقليل التكاليف إلى خفض الأثر البيئي.

أكثر من 53٪ من العاملين في المملكة المتحدة يأملن في تبنّي نموذج العمل الهجين، أي الجمع بين العمل من المنزل والعمل من المكتب بعد الجائحة. وقد أُجري استطلاع شمل أكثر من 9,000 موظف في ست دول، وأظهر أن أكثر من 70٪ منهنّ يفضلن أيضًا العمل بأسلوب هجين. هذا التوجّه يُلاحظ في مختلف أنحاء العالم، حيث تتوقّع أكثر من 92٪ من العاملات في الولايات المتحدة العمل من المنزل ليوم واحد على الأقل في الأسبوع مستقبلًا، رغم أن ثلث الموظفات فقط لديهن مساحة عمل مخصصة في المنزل.

ومع التزام المزيد من الشركات بنماذج العمل الهجين أو العمل عن بُعد بالكامل، فإن التنوع داخل هذه البيئات سيزداد بشكل كبير. وستصبح عملية استقطاب آراء جديدة وموظفات من مناطق وخلفيات مختلفة أسهل. ومن هنا، تزداد الحاجة إلى التواصل الفعّال بين الثقافات في بيئة العمل عن بُعد.

عوائق التواصل بين الثقافات

عوائق التواصل الفعّال بين الثقافات

بينما نعمل على تحسين التواصل بين الثقافات في أماكن العمل المتنوّعة اليوم، من المهم أن ندرك العوائق التي قد تعرقل جهودنا، خاصة في البيئات الهجينة أو عن بُعد. فهذه العوائق غالبًا ما تكون كجدران غير مرئية، تجعل من الصعب التفاعل الحقيقي مع زميلات من خلفيات مختلفة.

العوامل العاطفية، مثل الخوف أو الإحباط، قد تُشعر البعض بعدم الراحة في التعبير عن الأفكار، وتُضعف الحوار المفتوح. ومع اختلاف القيم والمعايير الثقافية، يمكن أن تنشأ سوء تفاهم بسهولة، ما يخلق توترًا وارتباكًا داخل الفريق. وتلعب تصوّراتنا دورًا كبيرًا أيضًا؛ فما يبدو واضحًا لشخص ما قد يُفهم بشكل مختلف تمامًا من قِبل شخص آخر، مما يفتح الباب أمام نزاعات غير ضرورية.

كما أن قلّة التعرّض لثقافات مختلفة يمكن أن تحدّ من قدرة الشخص على تقدير وجهات النظر الأخرى، مما يصعّب التواصل الفعّال.

أما تفضيلات استخدام أدوات التواصل، فتمثل طبقة إضافية من التعقيد؛ إذ قد تفضّل بعض الزميلات المكالمات المرئية، بينما تفضّل أخريات استخدام البريد الإلكتروني أو الرسائل الفورية، ما يخلق فجوة في التعاون. كذلك تمثّل اختلافات اللغة تحدّيًا بحد ذاته؛ فالكثير من التعابير أو المصطلحات قد لا تُترجم بشكل دقيق، مما يسبّب سوء فهم وإحباط في المحادثات.

كل هذه العوائق مجتمعة تؤثّر سلبًا على إنتاجية الشركات الصغيرة وقدرتها على الابتكار. لذا، فإن التعرّف على هذه التحديات ومعالجتها هو أساس التواصل الفعّال بين الثقافات داخل بيئة العمل. ومن خلال كسر هذه الحواجز، يمكن للمنظمات أن تُطلق العنان لإمكانات فرقها بالكامل، وتبني بيئة عمل مزدهرة ومتنوّعة.

فما الذي يمكنكِ فعله لضمان تبنّي شركتك للسياسات التي تجعل هذا ممكنًا؟

النصيحة الأولى: ضعي إرشادات واضحة للبريد الإلكتروني والتواصل

عند العمل مع فرق عالمية واستخدام البريد الإلكتروني أو قنوات أخرى للتواصل، من الضروري التأكّد من أن جميع أعضاء الفريق يتلقّين نفس القدر من المعلومات من خلال هذا النوع من التواصل.

وضع مجموعة بسيطة من الإرشادات التي تلتزم بها جميع الفرق يمكن أن يساعد على ضمان وضوح التواصل بين الثقافات من جميع الجوانب:

• فكّري في الفروقات الثقافية التي قد تؤثّر على أسلوب التواصل (مثلًا، المصطلحات العامية المستخدمة في المملكة المتحدة تختلف عن تلك المستخدمة في الولايات المتحدة، حتى لو كانت اللغة هي الإنجليزية).
• ذكّري الموظفات بضرورة استخدام لغة بسيطة ومباشرة بحيث يسهل على الجميع فهمها.
• وجّهي الموظفات إلى تقليل استخدام الاستعارات أو الاختصارات التي قد تكون مربكة؛ وإذا تم استخدامها، يُفضّل شرح معناها.
• حدّدي ساعات للتواصل تتناسب مع الفروقات الزمنية عند الحاجة، لضمان التفاعل الفوري عبر القنوات المختلفة.
• نظّمي قنوات التواصل داخل الفريق لتسهيل بدء المحادثات وطرح الأسئلة.

قد تبدو بعض هذه النقاط بديهية لكِ إن كنتِ معتادة على العمل مع فرق دولية. لكن ليس الجميع لديهن خبرة في التواصل الجماعي خارج النطاق الثقافي الخاص بهن.

من خلال تقديم إرشادات بسيطة وأفكار واضحة، يمكنكِ المساعدة في جعل الجميع يشعرن براحة أكبر عند التواصل مع زميلاتهن داخل الشركة.

النصيحة الثانية: عدّلي أسلوب التواصل

عند العمل مع مجموعة شديدة التنوّع، قد تلاحظين سريعًا أن ليس جميع أعضاء الفريق يستجبن للتكليفات أو الأسئلة أو أساليب التواصل بنفس الطريقة. فالفروقات الثقافية في طريقة التفكير والتعلّم والتفاعل تؤثّر بشكل مباشر على كيفية تفسير المعلومات.

ومع ذلك، من الضروري التأكد من أن جميع عضوات الفريق يصلن إلى نفس النتيجة النهائية، بغض النظر عن خلفياتهن الثقافية.

إحدى الطرق الفعّالة لتحقيق ذلك هي البدء بطرح أسئلة مفتوحة للتحقّق من مدى الفهم. السؤال المفتوح هو السؤال الذي لا تكون إجابته بسيطة بـ “نعم” أو “لا”، بل يتطلّب من الشخص المجيبة تقديم توضيحات وسياق إضافي.

كيف يساعد هذا في التواصل بين الثقافات؟

في بيئة عمل غير متنوّعة، قد يكون مجرد سؤال مثل “هل فهمتِ المهمة؟” كافيًا، ويمكن للفريق الرد بنعم أو لا. أما في بيئة عمل عن بُعد وأكثر تنوّعًا، فإن هذا النوع من الأسئلة يترك مساحة كبيرة لسوء التفسير. تعديل أسلوبكِ في التواصل يضمن أن الأمور يتم فهمها وتفسيرها وتنفيذها بشكل متساوٍ بين جميع أعضاء الفريق.

النصيحة الثالثة: درّبي قائدات الفرق

لكي تتمكّن فرقكِ من التواصل الفعّال بين الثقافات، من المهم التأكّد من أن قائدات الفرق تلقّين التدريب اللازم لذلك. فالفرق متعددة الثقافات أكثر تعقيدًا في إدارتها من الفرق التي تنتمي لثقافة واحدة. وعندما تمتلك القائدة المعرفة الصحيحة، فإنها تهيّئ بيئة مثالية لتواصل أكثر نجاحًا.

تحديدًا، يضمن تدريب القائدات أنهنّ يفهمن كيفية وضع إرشادات عمل فعّالة، وتحديد التوقّعات، وبناء أسلوب تواصل واضح على مستوى الفريق. وهذا يُعد عنصرًا أساسيًا لنجاح بيئة العمل عن بُعد.

النصيحة الرابعة: خطّطي لمعالجة المشكلات المحددة

قد يكون من الصعب الاستعداد لكل ما قد يطرأ من تحديات في التواصل بين الثقافات داخل بيئة العمل عن بُعد. فبحسب عدد الموظفات، وطبيعة المجال الذي تعملين فيه، وأنواع الفرق داخل الشركة، هناك جوانب متعددة يجب أخذها في الحسبان.

ومع ذلك، هناك أمر واحد يمكنكِ التحضير له مسبقًا: توقّعي مواجهة صعوبات في التواصل بين الثقافات. فبغضّ النظر عن الجهود المبذولة، ستحدث لحظات يتعطّل فيها التواصل نتيجة للاختلافات الثقافية.

وعندما يحدث ذلك – وهو أمر لا مفرّ منه – من الضروري أن تكوني مستعدّة لمعالجة الموقف بسرعة وفعالية. من الوسائل الممكنة لذلك تعلّم اللغات عبر الإنترنت من خلال تطبيقات تفاعلية وألعاب تعليمية للغات، والتي تساعد على تقليل الحواجز اللغوية.

من الأسباب الشائعة للمشاكل في التواصل بين الثقافات:

• الموظفات من خلفيات ثقافية متنوّعة قد يترددن في التعبير بصراحة عن آرائهن أو مشاعرهن.
• بعض عضوات الفريق قد يتصرّفن بناءً على تصوّرات نمطية سلبية عن ثقافات أخرى، مما يخلق توتّرًا في الفريق.
• الفروقات اللغوية قد تسبّب سوء فهم أو تفسيرات خاطئة.
• معايير السلوك المهني تختلف بشكل كبير بين الثقافات، مما قد يؤدي إلى خلافات.
• توقّعات العمل قد تختلف من ثقافة لأخرى، مما يتسبّب في تضارب داخل الفريق.

النصيحة الخامسة: شجّعي الاستماع الفعّال

الاستماع الفعّال هو وسيلة بسيطة لكنها قوية لتعزيز التواصل بين الثقافات في بيئة العمل. فالأمر لا يقتصر فقط على سماع الكلمات، بل يشمل الانتباه إلى النبرة والمشاعر والنوايا التي تقف خلفها. ومع الوقت، تبدأين في التقاط الإشارات الدقيقة التي تساعدكِ على التواصل مع زميلاتك على مستوى أعمق.

بغض النظر عن مكان عملكِ، سواء من المنزل أو المكتب، خصّصي وقتًا للاستماع الحقيقي. عندما تستمعين بفعالية، فإنكِ تُظهرين الاحترام وتساعدين في بناء الثقة. وعندما تشعر الأخريات بأنهنّ مسموعات فعلًا، فإنهنّ يمِلن إلى التخلّي عن الحذر ومشاركة أفكارهن بانفتاح.

ومن خلال الاستماع الفعّال، تحصلين أيضًا على فرصة للتعرّف على الخلفيات الثقافية المختلفة لأعضاء فريقكِ. راقبي كيف يتواصلن – هل يفضّلن المباشرة أم التلميح؟ كيف يتلقّين الملاحظات ويقدّمنها؟ كيف يبدين اعتراضهن؟ هذه الملاحظات يمكن أن توجّهكِ نحو تعديل أسلوبكِ في التواصل ليصبح أكثر شمولًا وتفهّمًا.

فكّري في الأمر بهذه الطريقة: من خلال الاستماع، يمكنكِ تنسيق أسلوب العمل ليتماشى مع أنماط التواصل المختلفة لدى زميلاتك. هذا النوع من الإنصات يخلق بيئة أكثر أمانًا وتعاونًا، حيث تشعر جميع الأطراف بأنهنّ مسموعات ومقدّرات. وفي المرة القادمة التي تخوضين فيها محادثة، ابذلي جهدًا حقيقيًا في الاستماع. فالاستماع الفعّال هو تغيير بسيط، لكنه يُحدث أثرًا كبيرًا على قدرة الفريق على التعاون.

الخاتمة

عند تحليل فريق عمل، يجب على القائدات أن يفهمن احتمال وجود هذه الأسباب الأربعة الجذرية لأي مشكلة تتعلق بالتواصل بين الثقافات. من خلال تحديد المشكلة الأساسية، يصبح من الأسهل التحدث عن هذه القضايا الحساسة مع الموظفات المعنيات والعمل على إيجاد حل.

هل لديكن الأدوات والإيديولوجيات المناسبة؟ التحضير المسبق للحلول باستخدام هذه النصائح هو وسيلة مؤكدة لوضع شركتك على الطريق الصحيح نحو النجاح عند التعامل مع مشكلات التواصل بين الثقافات. خصّصي وقتًا لتحليل عملكِ لتقييم مدى استعدادكِ للتعامل مع المشكلات المحتملة.

يسمح لكِ هذا بالتنظيم وإعداد حلول فعّالة لمشكلات التواصل في مكان العمل قبل أن تحدث. تذكّري أن الهدف من التواصل الفعّال بين الثقافات هو تعزيز الفهم والتعاون، مما يجعله أمرًا أساسيًا لبيئة عمل مزدهرة ومتنوّعة.