أفضل 11 أداة للتواصل (مع المزايا والعيوب)

عندما تكونون فريقًا مكونًا من شخصين، يكون كل شيء بسيطًا. تكون الأدوار والمسؤوليات واضحة. كما أن التواصل بين الفريق يكون سهلًا أيضًا. مجرد دفعة خفيفة بالكوع وعبارة ودية مثل “كيف الحال يا صديقي؟” تكفي لإبقاء الأمور تسير بسلاسة.

لكن مع نمو شركتك، يمكن أن يصبح التواصل الجماعي تحديًا كبيرًا. فجأة، قد تشعر أن التواصل داخل الفريق أصبح فوضويًا. قد تجد نفسك تتنقل بين منصات مختلفة مثل WhatsApp و Facebook و Skype. قد يصبح الأمر فوضويًا!

أهمية أدوات التواصل

يبدو أن المستندات المهمة تختفي في الهواء، مما يضيع وقتك الثمين أثناء محاولتك البحث عنها. لم تعد تشعر أن العمل يُنجز كما كان في السابق.

هل يبدو هذا مألوفًا؟

لقد حان الوقت لاستخدام أداة لتنظيم التواصل داخل الفريق وجمع كل شيء في مكان واحد. يمكن للبرمجيات المناسبة للتواصل بين الفريق أن تساعد في تنظيم كل شيء والحفاظ على سير العمل.

فريقنا في Chanty يعمل بجد على أداة التواصل الخاصة بنا. وبطبيعة الحال، واجهنا العديد من المنافسين وأجرينا تحليلات دقيقة لعدد من التطبيقات. ونتيجة لذلك، قمنا بإعداد قائمة بأكثر أدوات التواصل الداخلي موثوقية، مع عرض المزايا والعيوب الخاصة بكل منها، لتسهيل عملية اتخاذ القرار عليك.

والآن، حان الوقت للاطلاع على أفضل أدوات التواصل.

جدول المقارنة السريع

1. Chanty

لن يكون مدونتنا إذا لم نبدأ القائمة بتطبيق نحن نقوم بتطويره. Chanty هو منصة للتعاون بين الفرق تتميز بواجهة مستخدم واضحة وتجربة مستخدم بديهية. هذا يجعلها مناسبة لجميع أنواع فرق العمل، حتى تلك التي “ليست متخصصة في التكنولوجيا”.

يقدم Chanty سجلًا غير محدود من الرسائل. يمكنك التواصل في المحادثات العامة، الخاصة، والمحادثات الفردية مع زملائك عبر النصوص، المكالمات الصوتية/الفيديو، ورسائل الصوت. يمكن تحويل أي رسالة بسهولة إلى مهمة وتكليفها لأي عضو في الفريق.

كما يتميز Chanty بمفهوم فريد يُسمى “Teambook”، الذي ينظم جميع اتصالاتك. إذا كنت تشعر أن محادثاتك في العمل أصبحت “ثقبًا أسود”، فستحب Chanty بالتأكيد، حيث من السهل جدًا العثور على أي شيء. بشكل عام، إنجاز العمل يصبح أسرع وأسهل مع Chanty.

التسعير

الخطة المجانية لـ Chanty مخصصة للفرق التي تضم حتى 5 أعضاء.

تبدأ خطط التسعير من 3 دولارات لكل مقعد.

تاريخ الرسائل القابل للبحث متاح في جميع خطط Chanty.

المزايا

• تاريخ رسائل غير محدود وقابل للبحث مجانًا
• واجهة بسيطة ونظيفة
• سهل البدء والاستخدام
• أسعار ميسورة
• ميزة Teambook الفريدة (تنظم كل ما تشاركه)
• مكالمات صوتية وفيديو عالية الجودة
• رسائل صوتية
• مدير مهام مدمج
• تكامل مع أكثر من 1500 تطبيق
• يمكن للمستخدمين التأثير في خطة تطوير Chanty

العيوب

• بعض التكاملات المخصصة غير موجودة بعد (قريبًا)

إذا كان لديك أي أسئلة حول Chanty، لا تتردد في ترك تعليق. خلاف ذلك، يمكنك الانضمام إلى مجتمعنا المتماسك من مستخدمي Chanty وتجربة تطبيقنا. ⬇️ نحن في انتظار ملاحظاتك.

2. HubEngage

HubEngage هو منصة موحدة متعددة القنوات للتواصل مع الموظفين، والاعتراف بالموظفين، والشبكات الاجتماعية للمؤسسات، والاستطلاعات، والرسائل الفورية، والبحث باستخدام الذكاء الاصطناعي. يمكن للشركات من جميع الأحجام الوصول إلى جميع موظفيها والتفاعل معهم من خلال الإنترانت، تطبيقات الهاتف المحمول، البريد الإلكتروني، الرسائل النصية / SMS، والشاشات الرقمية.

كما يتكامل HubEngage مع Slack و MS Teams و Sharepoint و WhatsApp لمساعدة الشركات في الوصول إلى الموظفين حيثما كانوا. توفر المنصة للمؤسسات المرونة في اختيار الوحدات التي تحتاجها مع القدرة على إضافة المزيد من الوحدات بسهولة على مدار الوقت دون عناء شراء منصة أخرى، أو إدارة تكاملات جديدة، أو إجبار الموظفين على التبديل بين تطبيقات متعددة. مع تطبيق واحد للموظفين، يمكن للمؤسسات رؤية زيادة في الإنتاجية، وزيادة في التفاعل، وتقليل في التكاليف.

المزايا

• شامل: أكبر مجموعة من الميزات في أي منصة تغطي جميع جوانب التواصل والمشاركة
• مخصص: مخصص بالكامل، اختيار الوحدات حسب الحاجة، تخصيص التجربة للموظفين
• الأتمتة: إنشاء المحتوى باستخدام الذكاء الاصطناعي، الإشراف باستخدام الذكاء الاصطناعي، تحليل المشاعر، الجدولة، التقديرات التلقائية والمزيد…
• الت gamification: نظام النقاط، تكامل المكافآت، بطاقات الهدايا المتكاملة، قوائم المتصدرين
• متعدد اللغات: متوفر بأكثر من 30 لغة
• دعم متميز: تدريب، دعم استراتيجيات المشاركة، ندوات عبر الإنترنت، أفضل الممارسات والمزيد

العيوب

• لا توجد عيوب حقيقية.

3. ProofHub

ProofHub، على عكس أدوات التواصل بين الفرق الأخرى في القائمة، هو تطبيق شامل لإدارة المشاريع والتواصل بين الفرق. يتم استخدامه عندما يؤدي استخدام العديد من الأدوات للدردشة والتخطيط والتنظيم وتتبع تقدم العمل إلى بيانات متفرقة، ومستخدمين مشتتين، وعمل إضافي، ولا يوجد مكان واحد لمراجعة الأداء. لذا، مع تعقيد تنسيق الفرق مع نمو شركتك، قد تقرر تخصيص الوقت والمال على أداة واحدة بدلاً من العديد من الأدوات. هنا يتألق ProofHub.

المزايا

• معبأ بالكامل مع: الدردشة، إدارة المهام، التقويم، المراجعة، تتبع الوقت، إلخ.
• سعر ميسور لمجموعة جيدة من الميزات
• مناسب لجميع أنواع الفرق – عن بُعد، متعددة الوظائف
• واجهة سهلة وبسيطة مع منحنى تعلم قليل أو معدوم
• التخصيصات
• متوفر بأكثر من سبع لغات

العيوب

• التكاملات محدودة بـ FreshBooks Classic، FreshBooks، QuickBooks، Google Calendar، iCal، Box، Dropbox، Google Drive، OneDrive و Outlook (المزيد قادم قريبًا)
• لا توجد مكالمات فيديو/صوت مدمجة

4. Rocket.Chat

Rocket.Chat هو منصة تواصل آمنة ومفتوحة المصدر تم تصميمها للمنظمات التي تعطي الأولوية للخصوصية، الامتثال، والتحكم الكامل في بياناتها. تم تصميمها للأعمال التجارية، المؤسسات، والوكالات الحكومية، حيث توفر Rocket.Chat الرسائل الفورية، المكالمات الصوتية والفيديو، مشاركة الملفات، إدارة المهام، والتكامل السلس مع الأدوات التجارية الأساسية.

مع إمكانيات الاستضافة الذاتية، التشفير من النهاية إلى النهاية، وميزات الأمان المتقدمة، تضمن Rocket.Chat أن تحتفظ الشركات بالملكية الكاملة لبياناتها، مما يجعلها بديلاً موثوقًا للتطبيقات الشائعة مثل Slack و Microsoft Teams.

المزايا

• تحكم كامل في البيانات مع الاستضافة الذاتية أو النشر السحابي
• أمان على مستوى المؤسسات – تشفير من النهاية إلى النهاية، الامتثال لـ GDPR، HIPAA، ISO 27001، وSOC 2
• سجل رسائل غير محدود – لا توجد حدود احتفاظ عشوائية
• التراسل الفيدرالي – التواصل بشكل آمن مع المنظمات الخارجية
• قابل للتخصيص والتوسيع – مرونة مفتوحة المصدر مع واجهات برمجة التطبيقات والتكاملات
• دعم متعدد المنصات – الويب، Windows، macOS، Linux، iOS، وAndroid

العيوب

• قد يتطلب خبرة تقنية لتخصيصات متقدمة
• بعض التكاملات تتطلب إعدادًا يدويًا مقارنةً بالحلول الجاهزة

5. Brosix IM

Brosix IM هو تطبيق للتواصل بين الفرق متخصص في الشبكات الخاصة التي يتم إدارتها بالكامل من قبل الفريق. يسعى Brosix لتقديم حزمة شاملة للتعاون ويأتي مع مجموعة من الميزات مثل الدردشة الصوتية والفيديو، نقل الملفات من نظير إلى نظير، غرف الدردشة المخصصة، ومشاركة الشاشة.

تُعطى أهمية خاصة للأمان والخصوصية على شبكات Brosix الخاصة، مع تشفير من النهاية إلى النهاية لجميع قنوات التواصل والتحكم الإداري في من ينضم إلى الشبكة. هذا يجعل Brosix خيارًا جيدًا إذا كنت تبحث عن تطبيق للتواصل بين الفرق مع مستوى عالٍ من الأمان.

المزايا

• شبكة تواصل خاصة شاملة للفريق
• مستوى عالٍ من الأمان
• أسعار ميسورة لمجموعة واسعة من الميزات المقدمة

العيوب

• تصميم قديم بعض الشيء

6. Slack

Slack هو تطبيق شائع للتواصل بين الفرق والتعاون. يتميز بالرسائل الفورية، مشاركة الملفات، المكالمات الصوتية والفيديو، البحث المتقدم، وأكبر عدد من التكاملات بين المنافسين.

المزايا

• تصميم عصري وكتابة مبتكرة
• عدد كبير من التكاملات
• مجموعة واسعة من الميزات القوية
• البحث داخل الوثائق المحمَّلة
• إدارة إشعارات متقدمة
• مساحة عمل قابلة للتخصيص بدرجة عالية

العيوب

• حدود تاريخ الرسائل لـ 90 يومًا
• معقد جدًا
• مكلف

7. Flock

Flock هو تطبيق للتواصل بين الفرق من الهند ويتميز بالرسائل الفورية، والتكاملات المتعددة، وقوائم المهام المدمجة، والاستطلاعات. تتوفر المكالمات الصوتية والفيديو عبر التكامل مع Appear.in.

المزايا

• سعر معقول
• أسرع من Slack
• تكامل عميق مع Google Drive
• قوائم مهام واستطلاعات مدمجة

العيوب

• واجهة معقدة
• حدود 10,000 رسالة

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams، كجزء من حزمة Office 365، هو أداة للتواصل بين الفرق مصممة للمؤسسات. مع وظيفتها القوية التي قد لا تكون بديهية جدًا، يقدم MS Teams الدردشة الفورية، المكالمات الصوتية والفيديو عبر Skype for Business، وتكاملات مفيدة مع أدوات Microsoft Office 365.

المزايا

• تكامل كامل عبر تطبيقات Office 365
• 1 تيرابايت من التخزين السحابي لكل مستخدم
• الحصول على أدوات Microsoft Office الأخرى ضمن حزمة

العيوب

• صعب البدء
• واجهة معقدة
• دعم العملاء يحتاج إلى تحسين

9. Ryver

من خلال دمج التواصل بين الفريق مع مدير المهام، يقدم Ryver تطبيقًا مجانيًا للتواصل بين الفرق مع رسائل غير محدودة وتخزين بيانات غير محدود. يتيح التكامل مع Zapier ربط Ryver بأكثر من 500 تطبيق. التطبيق مجاني حتى يبدأ أعضاء فريقك في استخدام المهام. خلال الـ 14 يومًا الأولى، ستحصل على خدمات متميزة مجانًا.

المزايا

• تاريخ رسائل غير محدود
• تخزين بيانات غير محدود
• إدارة مهام مدمجة
• أسعار ثابتة

العيوب

• الواجهة تحتاج إلى تحسين
• مكالمات فيديو/صوت مدمجة (نسخة تجريبية)

10. Fleep

Fleep يتيح لك التواصل مع مستخدمي Fleep الآخرين أو حتى إرسال بريد إلكتروني لأي شخص عبر Fleep. الفريق في Fleep يعادل قناة خاصة في Slack. تتوفر المكالمات الصوتية والفيديو عبر التكامل مع appear.in، الذي يسمح بما يصل إلى ثمانية أشخاص في المكالمة.

المزايا

• تاريخ رسائل غير محدود، تكاملات غير محدودة
• إمكانية إرسال بريد إلكتروني عبر التطبيق
• واجهة نظيفة

العيوب

• توفر عدد قليل من التكاملات

11. FlippingBook

FlippingBook يقدم أداة عبر الإنترنت وبرمجيات سطح مكتب لإنشاء الكتب الإلكترونية الرقمية. تقوم الأداة بتحويل ملفات PDF إلى مستندات تفاعلية احترافية يمكن مشاركتها كروابط. يجعل FlippingBook من الأسهل للفرق التعاون: يمكن للفرق إنشاء الكتب الإلكترونية في مساحة عمل خاصة، واستخدام المجلدات الخاصة أو المشتركة، وتكامل أدوات أخرى لتسهيل سير العمل. الأداة تقدم العديد من الميزات المدمجة بالفعل لراحتك: من نموذج لالتقاط العملاء المحتملين إلى خيارات التصميم إلى الإحصائيات التفصيلية المدمجة في المنتج. أيضًا، يمكنك تكاملها مع أي أداة أخرى باستخدام Zapier.

المزايا

• إدارة سهلة: دعوة أو إزالة أعضاء الفريق بنقرة واحدة، ومنحهم الوصول إلى المجلدات والنطاقات
• إشعارات بريد إلكتروني شخصية حول تفاعلات جمهورك مع المحتوى
• مجلدات خاصة ومشتركة للتعاون السهل

العيوب

• لا توجد مكالمات فيديو/صوت مدمجة

مع وجود مجموعة متنوعة من أدوات التواصل الداخلي، يطرح السؤال:

كيف تختار أفضل أدوات التواصل؟

قد يستغرق اختيار البرنامج المناسب للتواصل بين فرق عملك وقتًا طويلاً. على الرغم من أن كل فريق فريد من نوعه ومتطلباته تختلف، يمكنك استخدام المعايير التالية لمساعدتك في اتخاذ القرار:

1. تأكد من أنها مساحة فريق مغلقة

أدوات التواصل بين الفرق أكثر خصوصية من المنصات العادية مثل Skype. مع Skype، قد تتلقى رسائل من الأصدقاء أو العائلة، وهو ما يمكن أن يكون مشتتًا عندما تحاول العمل. أحيانًا، يمكنك دعوة عميل أو متعاقد للانضمام إلى دردشة الفريق الخاصة بك، ولكنها في الغالب تكون أنت وفريقك الذين يتواصلون حول المهام والمشاريع.

2. دردشة فريق قوية

على الرغم من أنك قد تكون من محبي المكالمات الصوتية والفيديو، إلا أن التواصل النصي لا يزال أساسيًا لأي فريق. لذلك، غالبًا ما أتعجب من رؤية Google Hangouts و FaceTime في قوائم “أدوات التواصل بين الفرق”. يجب أن تقدم أفضل أدوات التواصل بين الفرق أكثر من مجرد الرسائل الأساسية. يجب أن تكون قادرًا على مشاركة الملفات، البحث في تاريخ الرسائل، تعديل الرسائل، حذفها، إعادة توجيه الرسائل، تثبيت المحادثات المهمة، وهكذا. لماذا تقتصر على النص أو الفيديو فقط عندما يمكنك الحصول على كليهما والكثير غيره؟

3. تحقق من خصوصية وأمان أدوات التواصل الخاصة بك

المعلومات الحساسة التي تشاركها أنت وفريقك يجب أن تكون متاحة لشركتك فقط. لا ترغب في حدوث تسريبات للبيانات أو الوصول غير المصرح به إلى المحادثات الخاصة. بعض أدوات التواصل بين الفرق تسمح للمشرفين بمراجعة الدردشات الخاصة، وهو ما قد يكون مقبولًا في بعض الشركات ولكنه غير مقبول في شركات أخرى. نوصي بمراجعة سياسة الخصوصية بعناية وطرح أي أسئلة على ممثل أداة التواصل الخاصة بك حول حماية البيانات. بالإضافة إلى ذلك، قد ترغب في الاستثمار في حل وصول مدعوم بالذكاء الاصطناعي حيث يتم منح أعضاء الفريق والمشرفين حق الوصول إلى البيانات الحساسة فقط إذا استوفوا بعض المتطلبات.

4. اختَر السرعة

يجب أن توفر أداة التواصل بين الفرق الرسائل على الفور، في لمح البصر – فبعد كل شيء، لا أحد يحب الانتظار لتحميل الرسائل. ولكن في بعض الأحيان، قد تؤدي البرامج التي تحتوي على العديد من الميزات المعقدة إلى بطء الأمور. ومع ذلك، تحقق من اتصالك بالإنترنت أولاً قبل إلقاء اللوم على التطبيق ببطء.

5. اختبر المكالمات الصوتية والفيديو

إذا كان فريقك يعمل عن بُعد، فمن المحتمل أن تكون مؤتمرات الفيديو جزءًا من روتينك اليومي أو الأسبوعي في العمل. لهذا السبب، من الضروري اختيار تطبيق تواصل بين الفريق يتضمن خيارات مكالمات فيديو وصوت عالية الجودة. يمكن أن تكون هذه الميزة مدمجة أو تأتي في شكل تكامل مع خدمة مؤتمرات الفيديو (مثل Chanty أو Skype). تضمن أفضل أدوات التواصل بين الفرق أن تجعل الاجتماعات الافتراضية تبدو طبيعية قدر الإمكان، مما يساعد فريقك على البقاء متصلًا بغض النظر عن مكانهم.

6. اختَر أدوات تواصل سحابية

ما لم تكن بحاجة إلى تثبيت البرنامج على أجهزة الكمبيوتر أو الخادم الخاص بشركتك، فإن التخزين السحابي يسمح لك بمزامنة تواصل الفريق عبر أجهزة متعددة والوصول إلى ملفاتك ورسائلك من أي مكان. الحلول السحابية مرنة وسهلة الإعداد ولا تتطلب التثبيت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بشركتك.

7. اختَر سهولة الاستخدام

يحدث التواصل بين الفريق كل يوم، لذا يجب أن تكون الأداة التي تختارها سهلة الاستخدام وبديهية. بما أننا نقضي جزءًا كبيرًا من حياتنا في العمل، فلماذا لا نجعلها ممتعة؟ هذه هي بالضبط المشاعر التي يجب أن تبحث عنها عند استخدامك لتطبيق تواصل بين الفريق. تجعل أفضل أدوات التواصل التعاون أسهل دون إحباط، مما يسمح لفريقك بالتركيز على مهامهم بدلاً من المعاناة مع البرمجيات. لا مكان للإحباط في حياتك اليومية. إنه مثل اختيار شريك حياتك – إذا لم تتمكن من تحمل عاداتهم السيئة، فكر مرتين.

8. التكاملات

التكاملات هي ما يجعل عادة أدوات التواصل الداخلية تختلف عن البرمجيات المصممة للتواصل الشخصي. تحول التكاملات أدوات التواصل بين الفريق إلى مركز رئيسي لجميع الإشعارات المتعلقة بالعمل. وهذا يعني تلقي إشعارات من جميع التطبيقات التي تستخدمها (قد تكون أي شيء من MailChimp إلى Zendesk إلى Xero) في مكان واحد. هذا يبسط سير عملك ويقلل من الحاجة إلى التبديل المستمر بين المنصات. حدد التطبيقات التي تستخدمها أكثر في العمل وتحقق مما إذا كان تطبيق التواصل بين الفريق يحتوي على التكاملات التي تحتاجها.

9. عبر المنصات

البقاء متصلاً بفريقك أمر مهم في بيئة العمل السريعة اليوم. هذا هو الوقت الذي تصبح فيه تطبيقات الهواتف المحمولة مفيدة، مما يسهل التواصل بين الفريق ويجعله أكثر فعالية. ربما يكون ذلك بسبب شعور “فقدان الفرص” (FOMO)، لكنني أميل للتحقق من دردشة الفريق في المساء بعد العمل وأيضًا خلال عطلات نهاية الأسبوع. يجب أن يكون استخدام برنامج التواصل بين الفريق مريحًا من جميع النواحي. سواء كنت من محبي استخدام النسخة على الويب أو macOS أو Windows أو تطبيقات الهواتف المحمولة، يجب أن يكون أفضل برنامج للتواصل بين الفريق سهل الاستخدام ومرنًا وقابلًا للوصول عبر جميع المنصات التي تحتاجها. من الجيد دائمًا أن يكون لديك خطة للتواصل.

10. اسأل عن الميزات التي تحتاجها (وتحقق من دعم العملاء أيضًا)

كل فريق له احتياجاته الخاصة عندما يتعلق الأمر بميزات التطبيق. لا تتردد في التحدث إلى ممثل التطبيق أو مدير دعم العملاء لمعرفة المزيد عن الميزات التي تحتاجها. كلما أجريت بحثًا أوليًا أكثر قبل الالتزام بتطبيق معين، أصبح تواصل فريقك أكثر كفاءة وإنتاجية.

لقد قام فريقنا بتحليل كل منافس لتطبيق Chanty عبر الإنترنت. بالطبع، لكل أدوات التواصل مزاياها وعيوبها. لقد أخذنا بعناية جميع التعليقات لنصنع تطبيقًا يستحق اهتمامك. ألقِ نظرة على Chanty، التطبيق الجديد للتواصل بين الفريق لعام 2018 الذي تم تطويره بحب وشغف.

الآن حان دورك. ما هي الأدوات التي تفكر في استخدامها لفريقك ولماذا؟ ما هي أكبر التحديات في التواصل داخل شركتك؟ لا تتردد في المشاركة في التعليقات أدناه.