التواصل الفعّال هو المفتاح لبيئة عمل إيجابية وصحية. مع فريق متصل جيدًا، سعيد، ومحفز، يتم تحقيق الأهداف بسهولة، وتتحرك المشاريع للأمام مع أقل قدر من الاحتكاك.
ومع ذلك، لا تزال العديد من أماكن العمل الحديثة تعاني من ضعف التواصل. فإن سوء الفهم، والمتطلبات غير الواضحة، والارتباك بشأن المهام، هي أمور شائعة في الفرق التي تفتقر إلى التناغم وطرق التواصل السليمة. كل هذا يؤثر سلبًا على أداء الموظفين.
هذا يعني أن دردشات المجموعات ضرورية لتعزيز الاتصال والتعاون بين أعضاء الفريق في سير العمل الحديث. الشركات، من المنظمات الصغيرة إلى الشركات الكبرى، تستثمر في تطبيقات دردشة العمل لجعل التعاون أكثر سلاسة وكفاءة. هل تبحث عن برنامج تطبيق دردشة للعمل؟ ما هي الميزات التي يجب أن تبحث عنها؟ كيف يمكنك جذب موظفيك للانضمام؟ تابع القراءة لمعرفة المزيد!
ما هو برنامج دردشة مكان العمل؟
برنامج دردشة الفريق أو مكان العمل هو أداة تواصل تُستخدم في المكتب تساعد في تقدم وإتمام مختلف المشاريع والمهام. يأتي هذا البرنامج مع العديد من ميزات التعاون مثل الرسائل الفورية، مؤتمرات الفيديو، إعداد الرسائل الإلكترونية، ومشاركة المشاريع.
تعد تطبيقات دردشة مكان العمل وسيلة رائعة للحفاظ على تناغم فريقك. فهي تسهل على موظفيك التواصل، مما يساعد على تجنب الارتباك أو الأخطاء. مع التواصل في الوقت الفعلي، تصبح كل مهمة أكثر تنظيمًا، وبالتالي يمكن لفريقك العمل معًا بشكل أكثر فعالية.
يمكن للمديرين أيضًا استضافة الاجتماعات الافتراضية، ومشاركة تقدم المهام، والتخطيط للمشاريع المستقبلية، أو تقديم وطلب التعليقات الفورية.
لماذا تعزز دردشة مكان العمل إنتاجية العمل عن بُعد
دردشة مكان العمل هي الاتصال الذي يبقي الفرق البعيدة قريبة، حتى عندما يكونون بعيدين عن بعضهم البعض. إنها الجسر الفوري للتواصل، مما يسمح لأعضاء الفريق بتبادل الأفكار أو طرح الأسئلة دون الانتظار الطويل الذي تأتي به رسائل البريد الإلكتروني. مع بضع نقرات فقط، يمكن للدردشة السريعة أن توضح الأمور في ثوانٍ – دون الحاجة إلى مكالمات مجدولة أو رسائل بريد إلكتروني متبادلة.
ما يميز دردشة مكان العمل هو كيف تجعل الجميع يشعرون بأنهم أكثر حضورًا، حتى لو كانوا يعملون من مناطق زمنية أو مواقع مختلفة. تدفق الرسائل العفوي، ومشاركة الملفات، والتحديثات السريعة تخلق ذلك الشعور بـ “التواجد” الذي يحافظ على تفاعل الفرق وتناغمها. إنه مثل إجراء محادثة مستمرة يمكنك الانضمام إليها والخروج منها حسب الحاجة.
كما أنها تحافظ على تنظيم كل شيء. بدلاً من البحث في صناديق البريد الفوضوية، يمكن للفرق التحدث ومشاركة الأفكار في قنوات مخصصة يسهل متابعتها. كل ما تحتاجه هناك، مما يوفر الوقت والطاقة.
أكثر من ذلك، أن دردشة مكان العمل تبقي الجميع على نفس المسار. وجود كل شيء في مكان واحد يعني أن القرارات تتم بسرعة، والتعليقات تتدفق بسلاسة، والعمل يحدث دون تردد. إنها ليست مجرد أداة؛ إنها الصمغ الذي يجمع الفرق البعيدة، مما يجعل التواصل سهلاً والإنتاجية في أقصى درجاتها، بغض النظر عن مكان تواجد الجميع.
ما هي فوائد دردشة مكان العمل الجيدة؟
تعد دردشة مكان العمل الجيدة أداة أساسية في المكتب. في هذا القسم، سوف نستعرض العديد من فوائد برامج دردشة مكان العمل الجيدة لعملك.
تحسين التواصل
يتجاهل العديد من أصحاب العمل أهمية رفاهية موظفيهم في سعيهم للحفاظ على ربحية الأعمال. ومع ذلك، تحتاج الشركات إلى أعضاء فريق متعاونين وملتزمين للبقاء على قيد الحياة والازدهار.
الحل البسيط لهذه المشكلة هو تطبيق دردشة مكان العمل الجيد مع ميزات مفيدة تعزز من تفاعل الموظفين.
تعد دردشة مكان العمل أداة رائعة يمكن للمديرين والموظفين استخدامها للتواصل والعمل معًا في المشاريع. يعتبر التواصل الفعّال أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في بناء فريق قوي. الموظفون الذين يعملون في بيئات عمل تعاونية وصحية يُعرف عنهم أنهم يؤدون بشكل أفضل ويقدمون نتائج عالية الجودة.
تقليل إضاعة الوقت في الاجتماعات غير المفيدة
سيوافق الجميع على أن معظم اجتماعات العمل غير مفيدة. بدلاً من استخدام الوقت لحل مشكلة بشكل منظم وواضح، تستمر هذه الاجتماعات لساعات. كما أنها تنتهي بتكلف الجميع وقتًا كان من الممكن استخدامه في إنجاز المهام.
يحل برنامج دردشة مكان العمل مع مؤتمرات الفيديو هذه المشكلة من خلال السماح للجميع بالانضمام إلى الاجتماعات افتراضيًا. على عكس الاجتماعات الشخصية، لا تكون الاجتماعات الافتراضية رسمية.
يمكنك أيضًا تحديد جدول أعمال لكل اجتماع قبل مشاركة الرابط مع جميع أعضاء فريقك. الاجتماعات الافتراضية مريحة وتتطلب أقل تنظيم ممكن. ولزيادة تأمين الاجتماعات الافتراضية، تستخدم بعض المنصات التوثيق البيومتري لضمان أن المشاركين المصرح لهم فقط يمكنهم الانضمام.
زيادة الإنتاجية
إذا كنت ترغب في أن يعمل موظفوك بجد من أجلك، يجب أن تكون هناك عندما يحتاجون إلى المساعدة. ليست هذه علاقة أحادية. تعمل دردشة مكان العمل على تحسين الإنتاجية من خلال تزويد الموظفين بالتواصل الفوري.
على عكس البريد الإلكتروني، الذي يكون سريعًا ولكنه ليس فوريًا، تتيح تطبيقات الدردشة لك الرد بشكل غير رسمي ومساعدة موظفيك الذين “عالقين” في مهمة ما. تساعد هذه التطبيقات أيضًا في الوصول إلى النقطة بسرعة دون إضاعة المزيد من وقت الشخص.
مع برنامج التواصل الجماعي من Chanty، يمكن لأعضاء فريقك العمل معًا بفعالية، مما يزيد الإنتاجية بنسبة تصل إلى 55%. تم تصميم برنامج Chanty مع وضع العمل الجماعي في الاعتبار، بحيث يمكن للأعضاء العمل بسهولة على عدة مشاريع دون تأخير.
عندما يمنعك مشكلة ما (خصوصًا للموظفين الجدد) من الانتقال إلى الخطوة التالية، يحتاجون إلى شخص للمساعدة أو لتوضيح الأمور لهم. مشابهة لكيفية جعل الأدوات المحاسبية الجيدة لإدارة الأعمال إدارة الأمور المالية سهلة، فإن أداة دردشة مكان العمل الممتازة يمكن أن تزيد من كفاءة ودقة عمل فريقك. كما أنها تجعل البيانات سهلة للتكامل في اقتراح خدمات المحاسبة.
تفاعل الموظفين
تكشف الأبحاث الجديدة حول إنتاجية العمال أن 58% من الموظفين في الشركات التي تتمتع بثقافة متصلة يتمتعون بصحة بدنية وعاطفية أفضل. كما أن هناك نزاعات أو صراعات أقل في مكان العمل بسبب سوء التواصل.
تحسن دردشة مكان العمل تفاعل الموظفين من خلال تعزيز المحادثات غير المتعلقة بالعمل التي تعمق الروابط بين أعضاء الفريق. بالطبع، لا يمكنها أن تحل محل المحادثات وجهًا لوجه، وإذا كنت تعمل في نفس المكتب، يجب تشجيع التحدث وجهًا لوجه.
ومع ذلك، فهي مفيدة للفرق الموزعة والعاملين خارج المكتب. بشكل عام، تعمل دردشة مكان العمل الجيدة على تبسيط التواصل وتحسين علاقة فريقك أثناء العمل.
أشياء يجب مراعاتها عند اختيار برنامج دردشة للفريق
إذا كنت تبحث عن برنامج دردشة عمل أفضل، إليك دليل بسيط لمساعدتك في اختيار التطبيق الأنسب لعملك. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب عليك البحث عنها قبل الاستثمار في تطبيق دردشة مكان العمل الجديد:
هل التطبيق سهل الاستخدام؟
يجب أن يتيح لك برنامج دردشة الفريق التعاون بسهولة مع زملائك في العمل. يجب أن يكون أكثر من مجرد تطبيق للرسائل الفورية. يجب أن يكون عملك قادرًا على استخدامه لتنفيذ المهام اليومية دون أي مشاكل إضافية.
مثال جيد على ذلك هو ميزات التواصل الجماعي في Chanty. يمكن لـ Chanty تبسيط جميع تواصل الفريق في مكان واحد. لا داعي لفتح العديد من التطبيقات المختلفة أو البحث من خلال سلاسل البريد الإلكتروني المختلفة للعثور على المعلومات. تجعل Chanty التواصل سريعًا وسهلاً وخاليًا من المتاعب.
إذا كنت تستخدم أدوات إدارة مشاريع أو منصات ERP أخرى مثل NetSuite أو Oracle، يجب أن يكون تطبيق الدردشة متوافقًا ويعمل دون أي مشاكل. بعبارة أخرى، يجب أن يكون أداة شاملة لتسهيل الإنتاجية وتفاعل الموظفين.
هل هو آمن؟ كيف يتم تخزين البيانات؟
تتمتع معظم برامج الدردشة بشكل من أشكال الأمان وتنظيم البيانات. ومع ذلك، فإنها ليست فعّالة مثل البريد الإلكتروني أو أدوات إدارة المشاريع الأخرى. لا تشبه دردشات مكان العمل المجانية البريد الإلكتروني حيث يتم تقسيم كل موضوع وتهديد إلى رسالة واحدة.
عند اختيار تطبيق، اختر الميزات التي تتيح لك البحث عن المعلومات أو تفعيل تتبع الرسائل، بحيث لا تفوتك أي رسالة مهمة.
هل يمكن لشركتك تحمل تكاليفه؟
عبر العديد من الشركات أول جائحة عالمية لها، وتعلمت كم هو مهم الاستثمار في التكنولوجيا. لكن ذلك ليس الشيء الوحيد المهم. قبل الاستثمار في البرمجيات، تحقق من أوضاعك المالية الحالية وتأكد ما إذا كانت شركتك قادرة على دعم هذا الاستثمار.
يمكن أن يكون برنامج دردشة الفريق وسيلة رائعة لتعزيز الإنتاجية وزيادة أرباح عملك. على المدى الطويل، يمكن لهذا الاستثمار الصغير أن يُحسن نمو عملك، معدل رضا الموظفين، والإيرادات العامة.
هل سيساعد العمل في تحقيق أهدافه؟
تعزيز ثقافة التواصل المفتوح في مكان العمل الرقمي أمر أساسي لتعزيز أداء الموظفين وتحقيق أهداف العمل. عندما يشعر الموظفون بالراحة في مشاركة الأفكار، وطرح الأسئلة، وتقديم التعليقات، فإنهم يكونون أكثر قدرة على إنتاج عمل عالي الجودة وتحقيق أهدافهم.
إعطاء الأولوية للتواصل يشجع التعاون، وحل المشكلات، وتوليد الأفكار. كما أن استراتيجية التواصل القوية تعزز جو العمل، مما يساهم في رضا الموظفين وتحفيزهم. عندما يكون الموظفون سعداء ومتفاعلين، تزيد الإنتاجية.
كيف تجعل التواصل داخل الفريق أكثر فعالية
على الرغم من أن الدردشة في مكان العمل تجعل التواصل مريحًا، إلا أنها قد تكون أيضًا مصدرًا للتشتيت إذا لم يتم استخدامها بشكل صحيح. على سبيل المثال، هل كنتِ تعلمين أنه يستغرق الشخص في المتوسط 23 دقيقة للعودة إلى العمل بعد انقطاع واحد؟
تكشف دراسة أجرتها جامعة كاليفورنيا أن الأشخاص يقضون ما يقرب من نصف ساعة للعودة إلى مهمة بعد أن يتم مقاطعتهم. إذًا، كيف يمكن جعل التواصل داخل الفريق أكثر فعالية باستخدام دردشة مكان العمل؟
- استخدمي الأدوات المناسبة: هناك العديد من الأدوات الاجتماعية التي تتضمنها معظم برامج الدردشة الجماعية التي تجعل التواصل ومشاركة المعرفة مع الزملاء أمرًا سهلاً. استخدمي فقط الميزات التي يحتاجها فريقك.
- حددي القواعد والإرشادات: تأكدي من أن الجميع يعرف القواعد—وأنه تم تدوينها. الإرشادات المكتوبة حول قواعد التواصل ستمنع حدوث أي لبس أو سوء فهم.
- كوني صريحة وصادقة: قد تمتلكين البرنامج المثالي للتواصل، ولكن إذا لم تعززي التواصل المفتوح والصراحة في العمل—فإن كل جهودك ستكون ضائعة. الصدق والمساءلة أمران مهمان لإنشاء بيئة عمل خالية من الحكم وتزدهر فيها العلاقات.
- قدمي تغذية راجعة متسقة: السر في التواصل الفعّال هو الشفافية. يحتاج موظفوك إلى معرفة ما إذا كانوا يؤدون عملهم بشكل جيد أم لا. يحتاجون إلى سماع الملاحظات الإيجابية والسلبية. عندما يتم تقديمها بالطريقة الصحيحة، يمكن للتغذية الراجعة أن تحسن أداء الموظفين.
- افهمي أنماط التواصل في فريقك: كل فرد في فريقك قد يكون له أسلوبه الخاص في العمل. من المهم أن تتعلمي تلك الأنماط وتعززي التفاعلات الصحية والاحترام المتبادل والتفاعل الإيجابي.
- استفد من التكنولوجيا لتحسين التواصل بين فريقك: تطبيقات الدردشة مثل Chanty تقوم “بإنسانية” العمل وعمليات الأعمال من خلال تنفيذ أدوات دردشة الفريق الذكية لشركتك.
أفضل 5 أدوات دردشة مكان العمل
تُحدث تطبيقات الدردشة الجماعية ثورة في بيئات العمل عن بُعد أو داخل المكاتب. تعرفي على أفضل أدوات الدردشة لمكان العمل:
1. Chanty
Chanty هو تطبيق دردشة جماعية سهل الاستخدام ولكنه قوي، ينظم المهام، الرسائل، والمحتوى المتعلق بالعمل في مكان واحد. يعد هذا الحل المميز للتعاون والدردشة شائعًا بسبب “Teambook”، وهو مركز واحد لجميع بيانات العمل الذي يمكن الوصول إليه من أي جهاز أو منصة.
مع Chanty، يمكن لأعضاء الفريق إجراء مكالمات فيديو، ومشاركة المحتوى، وطرح الأسئلة، وحفظ الأفكار، وإرسال الملفات بسهولة، مما يجعل Chanty منصة مثالية للتواصل المتزامن.
2. Slack
تسهل مساحات Slack الافتراضية التعاون بين الفرق، وحفظ الملفات، والوصول إلى المعلومات من خلال المنصة. إنها واحدة من أفضل أدوات دردشة مكان العمل المتوفرة حاليًا مع نسخة مجانية جيدة. سواء كنت تدير فريقًا عن بُعد أو هجينًا، فإن Slack يربطك مع الجميع، مما يقضي على الحواجز التي قد تمنعك من العمل معًا بشكل فعال.
3. Discord
Discord هو تطبيق دردشة تم تصميمه في الأصل للاعبين. ومع ذلك، أصبح يُستخدم اليوم على نطاق واسع في المجتمعات الإلكترونية—بل وفي أماكن العمل أيضًا. رغم أن هناك بعض الميزات المتعلقة بالأعمال التي تجعل منه تطبيق دردشة جماعي جيد، إلا أن Discord يتميز بسبب تكوين قنوات الصوت الممتازة، والدردشات الفيديو، وميزات مراقبة الأنشطة. تعرفي على البدائل لـ Discord.
4. Wire
تطبيق المراسلة من Wire مبني مع مراعاة الخصوصية والأمان. يستخدم التشفير من الطرف إلى الطرف ويمكن نشره على خوادمه السحابية الخاصة أو خوادم الشركة أو الخوادم الشخصية. هذا يجعله متاحًا على الويب أو الأجهزة المحمولة أو الكمبيوتر.
بالإضافة إلى ميزاته الأمنية القوية، يوصى باستخدام Wire أيضًا بفضل واجهته البرمجية (API) التي تسمح للمؤسسات بإنشاء روبوتات يمكن استخدامها في سير عمل الفريق.
5. Microsoft Teams
تتضمن تطبيقات دردشة Microsoft Teams ميزات رائعة تجعل التعاون ومشاركة الملفات والعمل عن بُعد تجربة سلسة. يتكامل البرنامج مع العديد من أدوات Microsoft 365 وتطبيقات الطرف الثالث في مكان واحد. لذا إذا كان فريقك يستخدم بالفعل منتجات Microsoft، فإن الحصول على هذا البرنامج سيمنحك العديد من المزايا.
التواصل أمر بالغ الأهمية للعلاقات المهنية الناجحة
يعد التواصل الفعّال حجر الزاوية لأي بيئة عمل ناجحة. إنه الأساس الذي يدعم العلاقات المهنية الإيجابية ويعزز ثقافة التعاون الصحية.
لا يهم في أي صناعة تعمل أو كم هو حجم فريقك؛ فالتواصل الواضح والمفتوح هو المفتاح للحفاظ على الجميع في نفس الصفحة، والمشاركة، والإنتاجية. كصاحب عمل، من الضروري أن تجعل هذا أولوية، وأحد أفضل الطرق للقيام بذلك هو اعتماد تطبيق دردشة مكان العمل المناسب.
يساعد تطبيق دردشة العمل المناسب فريقك على التواصل والتعاون ومشاركة الأفكار والبقاء على اتصال. تجعل هذه التطبيقات المحادثات أكثر سهولة وتساعد الجميع على الشعور بالانتماء. لذا، يعد اختيار تطبيق الدردشة المناسب لمكان العمل أفضل طريقة لبناء علاقة مكتب أقوى وأكثر صحة.
Add comment