Si eres de las personas que dicen “No uso administradores de tareas porque me toma demasiado tiempo entenderlas”, lo más probable es que simplemente no has encontrado una plataforma que se ajuste a las necesidades de tu equipo.
Tan pronto como consigas un administrador de tareas apropiado, te sorprenderá la gran diferencia que hacen estas plataformas.
La buena noticia es que, hay tantas herramientas en el mercado que no es para nada complicado encontrar una que se adapte a las necesidades de tu equipo y sus procesos.
Para este artículo, hemos decidido reunir toda la información relacionada a los principales administradores de tarea, sus funciones, beneficios y precios.
Escoge el mejor administrador de tareas para tu equipo
Chanty
Chanty es una herramienta integral para la gestión remota de tareas. Es una poderosa alternativa a Slack, Google Hangouts y otras plataformas de colaboración. Chanty es más asequible, de fácil uso y preciso.
Esta herramienta le brinda a los empresarios una forma sencilla de administrar equipos grandes. Incluye un gran arsenal de integraciones y soporta múltiples tipos de archivos adjuntos, así como fragmentos de código, sin ningún esfuerzo. También incluye una función especial para los diseñadores, un elegante modo oscuro.
Principales características:
- Historial consultable ilimitado de mensajes.
- Soporta llamadas grupales y videochats.
- El administrador de tareas está centralizado en un tablero Kanban.
- Cómodos atajos de teclado hacia los mensajes más importantes para ahorrarle tiempo y esfuerzo a los gerentes al momento de organizar el proceso de comunicación.
- Fragmentos de código con formatos personalizados para ayudar a los desarrolladores a comunicarse más claramente.
- Modificar privilegios ayuda a los propietarios asegurarse de que ninguna información confidencial se filtre al momento de trabajar con colaboradores externos.
Precio:
- Cuenta gratuita para equipos pequeños (hasta de 10 personas).
- Suscripción paga con acceso completo a las funciones avanzadas (llamadas grupales de audio y vídeo, uso compartido de pantalla, una línea de atención dedicada, etc.) $3 al mes por usuario.
Trello
Trello es uno de los administradores de tareas más utilizados y cómodos en la actualidad. Si aún no has escuchado de él, valdrá la pena que le eches un vistazo a la plataforma. Permite a los gerentes de equipo asignar fácilmente tareas, sólo debes arrastrar y soltar tarjetas de tarea en los tableros.
Trello posee cientos de integraciones, por ejemplo, soporta la previsualización de archivos de Dropbox y Google Drive. Adicionalmente, la interfaz es completamente personalizable, si te gusta mantener el aspecto visual, la plataforma te brindará todas la libertad creativa que necesites.
Trello es compatible con dispositivos móviles. Las aplicaciones para Android e iOS son fáciles de usar y le brindan a los miembros del equipo acceso a las tareas diarias dondequiera que estén.
Principales características:
- Una extensión de Chrome que mantiene a tus colegas informados acerca de las tareas, sin tener que cambiar entre pestañas o abrir una aplicación distinta.
- Atajos de teclado para ahorrar tiempo al momento de navegar por espacios de trabajo que contengan varios tableros.
- La opción de etiquetar y agregar portadas a los tableros para monitorear con mayor facilidad las nuevas tareas.
- Listas de verificación, siendo la mejor forma para que los administradores se aseguren de que los miembros del equipo se mantengan atentos a los detalles.
Precio:
- Plan gratuito: 10 tableros por equipo, con un número limitado de tareas.
- Plan básico, con un número ilimitado de tableros y power-ups por equipo – $9,99 mensuales.
- Plan empresarial, con una configuración mejorada de permisos, cómoda gestión de archivos adjuntos y muchas más funciones avanzadas – $17,50.
Monday
Si nos pidieran que describiéramos Monday.com en un par de palabras, sin lugar a dudas, “con estilo” sería nuestra respuesta. Si bien el gran rango de funciones de esta herramienta es impresionante, es la orientación visual de la plataforma es que lleva la experiencia del usuario al siguiente nivel.
Monday se siente como un servicio integral con todo lo que un negocio pueda necesitar. Cuenta con potentes integraciones con plataformas de comunicación, un calendario y demás aplicaciones, ofrece un cifrado total de los datos y un chat integrado.
A medida que más equipos alrededor del mundo optan por trabajar remotamente, Monday.com es justo la herramienta que necesitarás para llevar tu oficina a un ambiente digital.
Principales características:
- Edición por lotes y una gran velocidad de aplicación. Cuando de rendimiento se trata, Monday prácticamente no tiene competencia.
- Plantillas para espacios de trabajo para ayudar a los administradores a ahorrar tiempo al momento de establecer una oficina remota.
- Sin pérdida de datos. Incluso si un miembro del equipo elimina un tablero, toda información puede ser recuperada de la papelera de reciclaje dentro de un periodo de 30 días.
- Diseño personalizable. Cambia la disposición y la paleta de colores de tu espacio de trabajo y haz que tu experiencia de trabajo sea mucho más agradable.
Precio:
- Plan básico (para 5 usuarios) – $25 mensuales.
- Plan estándar (para 5 usuarios) – $39 mensuales.
- Plan Pro (para 5 usuarios) – $59 mensuales.
- Plan empresarial (para 5 usuarios) – $188 mensuales.
nTask
Si te encuentras en la búsqueda de un administrador de tareas gratuito y repleto de funciones que ayuden a la planificación del flujo de trabajo, entonces nTask es tu mejor alternativa. Esta herramienta es nueva dentro del mercado de los administradores de tareas, pero recientemente ha ganado una gran atención. Usada por más de 100.000 equipos por todo el mundo, nTask es la primera opción para pymes, trabajadores autónomos, empresas emergentes y grandes corporaciones.
¿Por qué los gerentes han mostrado un reciente interés en nTask? Debido a que cuenta con un gran número de poderosas funciones, necesarias para gestionar proyectos y negocios eficientemente. Utilizándose para la ideación, planificación y ejecución de tareas, así como para actualizar reportes acerca de múltiples proyectos.
Principales características:
- Listas interactivas de tareas. Crea y asigna fácilmente tareas a los miembros de tu equipo, estableciendo plazos establecidos.
- Visualiza el progreso mediante diagramas de Gantt. Gestiona los flujos de trabajo de forma visual mediante los diagramas de Gantt que nTask ofrece, con la ayuda de la función de arrastrar y soltar.
- Colaboración de equipo. Útil para la comunicación de equipo y para colaborar en tareas, proyectos, problemáticas y riesgos.
- El plan gratuito dispone de una asequible alternativa paga.
Precio:
- Plan gratuito con un límite de 5 miembros.
- Plan premium a partir de $2,99 por usuario.
- Plan empresarial a partir de $7.99 por usuario.
Pics.io
¿Sabías que, en un año, las empresas pierden hasta $2,5 millones en productividad debido a la carencia de una infraestructura de gestión de recursos adecuada? Los costos derivados de que los profesionales en marketing y diseño no puedan conseguir el archivo correcto son bastante altos, es por eso que, contar con una plataforma de gestión de activos digitales de confianza dentro de tu infraestructura de administración de tareas, es de suma importancia.
Para nosotros, la principal herramienta de gestión de activos digitales del 2020 tiene que ser Pic.io. Esta plataforma cuenta con las ventajas de Google Drive (almacenamiento y accesibilidad), además de agregar un montón de funciones personalizables.
Los gerentes de equipo, los especialistas en marketing y los diseñadores pueden usar esta herramienta para organizar archivos con solo un par de clics, así como intercambiar datos dentro del equipo, monitorear cualquier cambio y presentar tu portafolio a clientes. Todas estas funciones avanzadas en una interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que hace que usar Pics.io sea sumamente sencillo.
Principales características:
- Un amplio rango de herramientas para la organización de archivos. Búsqueda con la asistencia con la ayuda de I.A. y por introducción de caracteres, editor de metadatos y geoetiquetado.
- Herramientas integradas de contenido de marcas. Escoge entre 10 plantillas y crea un sitio web que presente tus diseños y tu contenido de marketing de la mejor forma posible.
- Ajustes de accesibilidad flexibles. Pics.io permite a los propietarios limitar el acceso a los datos, asegurándote que los freelancers y los socios no accedan a recursos restringidos.
- Control sobre las versiones. Tanto los diseñadores, como profesionales del marketing pueden usar Pics.io para guardar las versiones preliminares sin tener que abarrotar el almacenamiento y monitorear cualquier cambio.
Precio:
- Sistema de pago en base al consumo (para freelancers y creadores independientes) a partir de $18 mensuales.
- Pequeñas (pequeños equipos y agencias especializadas), $120 mensuales.
- Micro (pymes, ONG locales y organizaciones estatales), $480 mensuales.
- Medianas (medianas empresas), $840 mensuales.
- Empresarial (un conjunto personalizado de funciones). Se calcula el precio por cada cliente, de acuerdo a la complejidad de las funciones agregadas.
Automate.io
No hay manera de negarlo, en la actualidad, los gestores de equipos usan un sinfín de aplicaciones para obtener el control total sobre los procesos y mantenerse productivos. En algunos momentos, es difícil conectar estas herramientas con cada usuario.
Son esos momentos en los que Automate.io es de gran ayuda. Permitiendo la creación de flujos de trabajo personalizados que involucren varias aplicaciones. Como, por ejemplo, si un gerente de proyecto deseas crear una tarjeta de Trello cada vez que reciba un nuevo mensaje a través del canal tareas, o #tasks, en Slack. Con Automate, crear tal secuencia de eventos solo toma un par de clics. Algo bastante sorprendente.
Principales características:
- Una interfaz fácil de usar y un excelente servicio de atención al cliente.
- Cómodo para equipos. Automate.io permite a los equipos crear flujos de trabajo compartidos.
- Mapeo detallado que permite una automatización flexible.
- Asequible para pequeños equipos y negocios locales.
Precios:
- Plan gratuito con un número limitado de 5 bots disponibles.
- Startup (una comprobación de datos más rápida, 50 bots disponibles). A $49 mensuales.
- Growth (con un límite de 100 bots). A $99 mensuales.
- Empresarial (brinda soporte a cuentas de equipos y al control de datos). A $199 mensuales.
- Comercial (con un número ilimitado de bots y funciones avanzadas). A partir de $399 al mes.
Basecamp
Un clásico que sigue vigente, es la mejor forma de describir Basecamp. Es cierto que esta herramienta no es la más nueva de todas, pero sigue siendo relevante entre las empresas emergentes, pymes y equipos de gran escala.
¿Cuál es el secreto detrás de la longevidad de Basecamp? Para nosotros, es la popular mezcla de todas las funciones que un equipo necesita para gestionar proyectos de forma remota, como lo son un chat en tiempo real, un panel de reportes, un administrador de tareas y mucho más. Además comparte una buena cantidad de elementos de gamificación dentro de la plataforma, haciendo de la gestión de proyectos algo entretenido e interesante.
Características principales:
- Listas de tareas robustas. Es fácil rastrear subtareas en Basecamp.
- Informes detallados que permiten monitorear la eficiencia de cada empleado y del estado de las actualizaciones.
- Hill charts, perfectos para representar visualmente el progreso de los proyectos.
- Una bandeja de entrada única para notificaciones, para no atiborrar el chat.
Precio:
- Gratuito para la administración personal de tareas.
- $99 al mes, para equipos.
Por último, sobre tu administrador de tareas
Esta es nuestra opinión acerca de los administradores de tareas que ayudan a los equipos a mantenerse productivos, incluso estando lejos de las oficinas. Existen muchas otras plataformas en el mercado, asegúrate de echarles un vistazo.
Ten en cuenta que el camino hacia el administrador de tareas perfecto difiere de acuerdo a los equipos y depende en el presupuesto, el conocimiento tecnológico de tus empleados y las preferencias personales.
Por lo tanto, está bien tomarse todo el tiempo necesario para encontrar la herramienta que se ajuste a tus necesidades. Los beneficios harán valer todo el esfuerzo.
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