Automatización del flujo de trabajo: Qué, por qué y cómo las empresas automatizan sus tareas diarias
La automatización se ha convertido en un elemento imperativo en el mundo de los negocios. Con la demanda para cortar costos y hacer más con menos, las empresas están decidiendo automatizar tareas simples y repetitivas. Bien sea compilando los datos de leads, enviando una campaña de integración o mejorando la productividad del equipo, la automatización tiene un rol clave en el dominio de toda empresa.
De hecho, un estudio reciente ha revelado que casi el 44% de los negocios buscan aumentar sus tecnologías y reemplazar las obsoletas. A pesar de que el 44% parezca como un número no muy alto, representa un aumento del 6% con respecto al 38% en el 2019. Por lo que es obvio que los negocios han comenzado a reconocer el potencial que tienen los flujos de trabajo automatizados.
¿Por qué no deberías automatizar todo?
El problema surge cuando las personas piensan que la automatización hará todo el trabajo por ti. Un usuario de Reddit con el nombre de usuario FiletOfFish1066 afirmó que había automatizado todo su trabajo como programador. Admitió haber trabajado por más de 50 horas en un total de 6 años ¡Lo que es nada! Pero lo que parecía una bendición, rápidamente lo metió en problemas. En un intento de automatizar todo, olvidó cómo codificar y, al final ¡perdió su trabajo!
Por lo tanto, automatizar el trabajo para ahorrar tiempo y enfocarse en las tareas más importante es algo genial (pero no resulta una buena idea automatizar los flujos de trabajo para reemplazar tu trabajo actual) En este artículo, veremos cómo las empresas están automatizando las tareas sencillas y repetitivas para enfocarse en amplificar sus estrategias de crecimiento.
¿Cómo las empresas están automatizando las tareas simples diarias?
Una de nuestras usuarias recientemente tuiteó por qué había optado por un flujo de trabajo automatizado para el registro de su webinar. Al comienzo, Erin compilaba manualmente la información de los participantes que se registraban, lo guardaba en un archivo .CVS, lo cargaba a Aweber y luego enviaba los enlaces de invitación, solo para después darse cuenta que podía acortar todos estos pasos al simplemente integrar todas las herramientas que estaba usando. No solo ahorró tiempo, sino que también redujo su trabajo manual y pudo enfocarse más en organizar un webinar interesante.
Hay un sinfín de tareas que las empresas necesitan poner en piloto automático, para que los equipos pasen más tiempo trabajando en lo que es importante y que requiere de una intervención manual. Otras tareas, como enviar correos de actualización, notificación push o recordatorios, pueden ser fácilmente automatizadas. Conecta las aplicaciones laborales de tu preferencia, establece el activador y las acciones, y publícalo.
Recuerda, establecer estos flujos de trabajo es extremadamente fácil en plataformas no code, pero debes saber qué tipo de activadores y acciones mejorarán la experiencia de tus usuarios con tu marca. Crear activador al azar y acciones incoherentes solo logrará alejar a tu público objetivo.
A continuación, algunas tareas diaria que los negocios pueden considerar poner en piloto automático:
1. Automatizar la captación de leads
De acuerdo a Hubspot, casi el 96% de los visitantes que van a tu sitio web no están listos para la conversión. Además, las actividades de list-building suelen molestar a tus clientes potenciales. Entonces, ¿cómo puedes captar leads sin ofenderlos?
Automatizar tu proceso de captación de leads puede ayudarte a generar un flujo de trabajo apropiado para capturar y retener a tus leads. Las investigaciones demuestran que entre más páginas de aterrizaje tengas, mejores son tus posibilidades de obtener leads. Por lo que crear una resulta de suma importancia.
Está comprobado que tener una página de aterrizaje para tu sitio web que redireccione a tu sitio web principal es una buena forma de involucrar y capturar a los leads. Por ejemplo, observa la página de inicio de Zoho CRM. La navegación le permite a los prospectos, clientes y desarrolladores aprender cada detalle sobre la herramienta. Y por eso exáctamente es que resulta fundamental tener una página de aterrizaje para tu flujo de captación de leads.
Consejo pro: Desarrolla una página de inicio con un título de alta conversión, teniendo en consideración tus visitantes objetivos en vez que sólo enfocarte en el interés del usuario final.
Como puedes ver en la página de inicio de Zoho CRM, hay una sección clara para que los visitantes ingresen su dirección de correo electrónico y comiencen de manera gratuita. Ofrecer un periodo de prueba gratis es una manera comprobada de capturar leads. Puedes mantener conectados Zoho CRM y Google Sheets, para que toda la información sea capturada de manera automática en tu base de datos para futuras referencias. Después de todo, solo tienes 8 segundos para captar un lead con tu página de inicio.
Puedes conectar automáticamente tu herramienta de email marketing con el constructor de formularios que has usado en tu página de inicio para capturar las direcciones de correo electrónico y demás detalles de los leads. Esto significa que en el momento en que un visitante haga clic en el botón de enviar formulario, se activará el envío de un correo dándole la bienvenida al nuevo usuario. Recuerda, este nuevo lead aún no se ha convertido. Sólo has capturado al lead, que ahora necesita de nutrición antes de hacer la conversión.
Otro flujo de trabajo automatizado para capturar leads es emplear un widget de chat en vivo en tu sitio web o en tu página de inicio, y conectarlo con tu CRM o Google Sheets (dependiendo de dónde quieras almacenar toda la información).
Aquellos que optan por un chat en vivo tienen inquietudes que necesitan ser atendidas. Solicitar un nombre y una dirección de correo electrónico durante el chat no solo te ayuda a capturar tu lead, sino que también entenderás lo que está buscando.
Por ejemplo, en la página de inicio de Zoho CRM, verás la opción del chat. Para iniciar un chat, necesitas ingresar ciertos detalles. Es ahí donde Zoho logra capturar los detalles del lead.
En este caso, la automatización ideal del flujo de trabajo se verá de esta manera:
2. Autoasignar leads a los miembros del equipo
Cuando trabajas con inbound marketing, puedes atraer mucho tráfico a tu sitio web y tus páginas de aterrizaje. A pesar de que muchas personas prefieren chatear, muchos pasarán por alto el formulario de contacto y querrán hablar directamente con alguien de tu equipo.
La atención al cliente por teléfono es una gran forma de desarrollar una relación con un cliente potencial, pero sin un flujo apropiado de trabajo automatizado instaurado, tu conversación no tendrá ningún enfoque. Adicionalmente, perder este tipo de oportunidad no es bueno, puesto que es tu oportunidad para hablar, entender y convencer a tu comprador potencial de que se convierta de forma inmediata.
Sin embargo, si tu llamada de seguimiento no es bien ejecutada, una vez más corres el riesgo de perder a tu leads.
Emplear un flujo de trabajo automatizado puede ayudarte a establecer un formulario interno para capturar leads cuando llamen. Asegúrate de reunir los detalles del contacto, agrega notas relevantes en tu CRM y asígnalas a los miembros de tu equipo.
Por otro lado, establece activadores que envían correos electrónicos de manera automática a leads potenciales una vez que hayan enviado la información. Esto da la impresión que el representante de atención se puso en acción de inmediato, incluso antes de que el representante de ventas se pusiera en contacto. Comenzando así con el pie derecho.
Por ejemplo, los trabajadores de CallHippo explican cómo automatizan todo su proceso de negocios:
“Cuando el usuario rellena el formulario de contacto, este se guarda automáticamente en el sistema. Esto garantiza que los agentes tienen todos los detalles del cliente mientras realizan las llamadas. Se nos solicita establecer el orden o la norma preestablecida en la que se llevarán a cabo las llamadas. Luego, solo sigue el sistema predeterminado y distribuye las llamadas entre los agentes. Luego de iniciar sesión en CallHippo, esta opción se encuentra debajo de la opción de Team en el tablero principal.”
De manera similar, Cocoa Loco, una tienda popular de chocolates artesanales, usa el sistema de atención al cliente telefónico (junto al de correo electrónico) para cualquier solicitud. No solo cuentan con un formulario para solicitar una llamada de regreso, sino que también un número para aquellas personas que buscan contactarlos de manera más inmediata.
Emplear herramientas de automatización puede ayudarte a establecer flujos de trabajo. Estas herramientas buscan primero un agente disponible una vez recibido el formulario y luego autoasignan los leads para que los agentes les devuelvan la llamada.
3. Usar flujos de trabajo automatizados para planificar tareas y gestionar equipos
Necesitas poner en sintonía a todos tus equipos, para que no decaiga la productividad y logres tus objetivos empresariales. Esto también significa administración de tareas, planificación y gestión de equipos. Hacer todo esto manualmente tomará muchas horas de tu preciado tiempo. En su lugar, usa flujos de trabajo automatizados para alinear todos estas tareas.
Nota: Uno de los métodos más sencillos para gestionar el tiempo y las tareas es optimizar la rutina de planificación semanal.
Debes poner en uso una aplicación de gestión de equipos,Google Calendar, un servicio de mensajería interno y un servicio de atención para clientes que satisfagan tus necesidades diarias. Si usas plataformas no-code de integración, podrás conectar rápidamente todas tus herramientas para que sincronicen tu trabajo a través de todos los equipos de manera instantánea.
Por ejemplo, si estás usando Trello para gestionar tu trabajo y usas Google Sheets para monitorear tu progreso, puedes establecer un flujo de trabajo entre ambos para que sincronicen tus tareas diarias y organicen de manera efectiva el trabajo de tu equipo.
Hablando de Trello, algunas marcas manejan sus negocios completamente a través de esta herramienta. Por ejemplo, Burgerfi, una franquicia de comida, planifica todo su negocio mediante Trello. Después de todo, colaborar con varios equipos es fundamental para que un negocio tenga éxito. Y Trello te permite sincronizar tus tableros, planificar y organizar el trabajo, y hacer mucho más.
Gracias al número de power-ups, Trello no sólo te ayuda a organizar tu trabajo sino también a gestionar equipos.
Los flujos de trabajo automatizados para gestionar tareas y equipos significa automatizar tareas repetitivas y poco importantes. Con un poco de ingeniería inversa, puedes planificar toda la gestión del flujo de trabajo de tu proyecto antes de que lo establezcas en tu herramienta de automatización.
- Comienzas identificando tus objetivos y desafíos. Conociendo lo que buscas lograr usando la automatización es fundamental antes de establecer un flujo de trabajo automatizado.
- Saber dónde exactamente necesitas de la automatización y qué necesitas mantener manual. Varias tareas suelen ser pasadas de un miembro del equipo a otros, causando retrasos en el proyecto. Debes identificar cuáles tareas consumen tiempo y requieren que las hagas manualmente. Identificarás automáticamente los procesos que quieres automatizar. Cada miembro tendrá una función diferente a automatizar.
Digamos que en tu equipo de contenido, varias personas realizan la redacción. Envíar recordatorios automáticos cuando se haya pasado la fecha de entrega del contenido, o notificaciones a los miembros del equipo cuando el contenido esté listo para ser revisado, puede ayudar a acelerar todo el proceso.
A veces, incluso después de implementar un flujo de trabajo automatizado para gestionar tareas y equipo, la producción se ve estancada. Regresa unos pasos para ver por qué está sucediendo. Asimismo, asegúrate que tienes las herramientas de administración de tareas adecuadas a tu disposición.
Por ejemplo, puedes establecer chatbots para gestionar tus equipos internos. Los chatbots cada vez se hacen más inteligentes y útiles. La automatización de flujos de trabajo mediante chatbots no tiene que estar solamente limitada a las solicitudes de los clientes. Puedes programar a tu chatbot para que responda inquietudes internas como contraseñas de wifi y políticas de vacaciones.
Spoke usa atSpoke para gestionar las inquietudes de los empleados que pueden envíar mediante Slack, mensajes de texto, correos electrónicos y más. Échale un vistazo a este ejemplo de un empleado preguntando acerca de la política de seguros en la empresa.
Chanty es otra herramienta de colaboración con función de administración de tareas. Chanty es una plataforma de colaboración para equipos que ofrece comunicación grupal, llamadas de audio y video, y un sistema de administración de tareas con vista Kanban.
El administrador de tareas te permite convertir los mensajes en tareas, asignarlas a distintas personas, establecer plazos de entrega y niveles de prioridad.
4. Poner en piloto automático la nutrición y conversión de leads
Capturar un lead es tan solo el comienzo. Lo que sigue son una serie de flujos de trabajo automatizados establecidos uno detrás de otro para garantizar que los leads estén comprometidos y que eventualmente se conviertan en clientes pagadores. Cada marca practica estos flujos de trabajo sin fallar. Uno de los ejemplos más comunes es el correo electrónico de bienvenida que recibes apenas te registras en un producto de servicio nuevo o en una comunidad.
Cuando un nuevo lead se registra a una demostración gratuita, de inmediato empiezan un proceso de incorporación que consiste en un correo electrónico de bienvenida y usualmente una serie de dos o tres correos electrónicos con recursos para comenzar a usar el producto o los servicios; tal como lo hizo Landbot.io.
Al registrarnos, nos llegó un correo electrónico de bienvenida a la bandeja de entrada con recursos sobre cómo dar los primeros pasos y qué hacer ahora que hemos iniciado sesión.
El siguiente día recibimos otro correo electrónico noitificándonos acerca de Landbot Academy, un sitio donde podemos aprender nuevos recursos para desarrollar un chatbot atractivo.
Este proceso de incorporación tomó cinco días consecutivos, la frecuencia con la que llegaron correos electrónicos bajó a un sólo correo electrónico al mes después de notificarnos que nuestro periodo de prueba gratuito había finalizado.
De acuerdo al engagement de leads, los leads son automáticamente segmentados en una herramienta de automatización de marketing, permitiéndole continuar con otras campañas de marketing. Esto mismo ocurrió en Landbot.io.
Los primeros cinco correos electrónicos fueron parte del proceso de incorporación que recibe todo usuario nuevo. Puesto que dejamos de usar tanto el producto después de esto, continuamos recibiendo actualizaciones y anuncios, todos con la intención de hacernos regresar a explorar y usar el producto.
Esto es llamado un “automatización de flujo de trabajo para la nutrición de leads”, donde correos electrónicos automatizados son programados para cada lead en base al engagement del lead. No requiere de ninguna intervención manual, solo en pequeños ajustes a la plantilla del correo o monitoreando el desempeño de la campaña y la entregabilidad de los correos ¿Deseas el diseño perfecto para tu correo electrónico de bienvenida? Échale un vistazo a esta compilación de los mejores correos electrónicos de bienvenida.
De igual forma, enviar correos de recordatorio para finalizar compras es otro ejemplo de un flujo de trabajo automatizado. Para las empresas de ecommerce, el ciclo del consumidor es corto y repetitivo. Cada usuario regresa a la primera etapa luego de llevar a cabo una compra. Para asegurarse que se cumpla el ciclo de compras por completo, las marcas suelen enviar correos con notificaciones de carrito abandonado cuando el usuario no finaliza la compra luego de haber añadido artículos al carrito de compras.
Otro ejemplo son los correos electrónicos de recomendación que los ecommerce suelen envíar en base a tu historial de compras. Amazon lo hace de manera religiosa. Una vez finalizada la etapa de compra y los productos son enviados a los clientes, automáticamente podrás monitorear sus intereses y enviar recomendaciones para aumentar tus compras.
Nada de esto es hecho de forma manual. Todo es parte de la automatización de la experiencia de usuario, donde las marcas usan herramientas para capturar, convertir y retener a los usuarios.
Si bien los correos electrónicos son la parte que podemos visualizar, detrás de cada uno de estos flujos automatizados hay un trabajo minucioso. Existen muchas herramientas conectadas entre sí para garantizar que todo el proceso ocurra de manera fluida. Por ejemplo, a continuación hay un flujograma que describe las etapas que se usan de un flujo de trabajo automatizado para resolver los tickets de atención al cliente. Las aplicaciones empleadas en este caso son: Jira, Trello, Slack y Gmail. El flujo de trabajo puede usarse con cualquier aplicación que estés utilizando.
Este tipo de flujo de trabajo procura que respondas a las necesidades del cliente libre de errores y que establezcas una experiencia de usuario agradable de extremo a extremo.
5. Automatizar los procesos de facturación, emisión de facturas y demás pagos para tu negocio
En lugar de balancear las cotizaciones, la emisión y el pago de facturas, cambiar a la automatización de pagos y presupuestos puede reducir tus inconvenientes en términos de pagos. Para los negocios, varios flujos de trabajo automatizado necesitan ocurrir de forma fluida cuando de transacciones de negocios se trata. Desde softwares de generación de presupuestos y correos electrónicos automatizados de transacciones hasta la generación de facturas y la completación de pagos. Un estudio realizado por The Street reveló que toma hasta 6 días procesar una factura impresa cuando se hace de manera manual. Eso es tiempo perdido para cualquier empresa.
Aún si cuentas con todo un catálogo de herramientas de contabilidad y un equipo de finanzas competente, terminarás gastando tus recursos si no empiezas a automatizar tus estructuras de pago. También necesitas considerar los demás aspectos relacionados a la realización de pagos, incluyendo dominar la composición de correos electrónicos de factura para que no te quedes sin dinero, mientras continúas minimizando las cargas de trabajo manuales.
Por ejemplo, digamos que gestionas una tienda con Shopify. Cuando estás en el proceso de establecer una tienda con Shopify, se te solicita automáticamente elegir una pasarela de pago, bien sea Stripe o PayPal. Esto garantiza que todas las transacciones a través de algunas de estas pasarelas de pago sean seguras. Ahora, Stripe ya dispone de todas las funciones como facturación, emisión de facturas y estados de cuenta. Si ya tienes una cuenta en Stripe, sólo conéctate a tu nueva cuenta de Shopify.
Asumamos que te interesa usar otra herramienta de contabilidad como Xero ¿Esto significa que tienes que gestionar manualmente la transacción de datos entre tu tienda de Shopify y la cuenta de contabilidad? No.
Aquí es donde entra en juego un flujo de trabajo automatizado libre de código. Conecta tu cuenta de Xero con tu tienda de Shopify para generar facturas de manera automática, enviar mensajes y confirmaciones transaccionales, y cuidar de tus demás detalles contables. La mejor parte es que también puedes conectar tu cuenta Stripe con tu herramienta de contabilidad para que toda la estructura de facturación y pago esté en piloto automático. Simplifica tus procesos financieros, ahorra dinero y hazle más fácil el trabajo a los contadores mediante softwares de facturación en línea.
Además de simplificar los procesos de pago y facturación, incorporar la automatización de cuentas por pagar mejora aún más la eficiencia al automatizar la gestión de los pagos salientes, optimizar el flujo de caja y minimizar el riesgo de errores en las transacciones financieras
6. Automatizar la atención al cliente con un chat en vivo
Quieres hacer todo lo posible para garantizar que las inquietudes de tus clientes sean atendidas a tiempo. El único fallo es que tus clientes necesitan ser atendidos las 24 horas del día y tu equipo humano necesita de tiempo libre en algún punto del día. Gracias a la automatización de chatbots, tu equipo puede limitarse a intervenir sólo cuando el asunto supere las capacidades del chatbot.
Las investigaciones afirman que el 45,8% de las personas prefieren conectar con un negocio a través de mensajes. Es por esto que la gran mayoría de los principales chatbots se integran con los departamentos de soporte al cliente.
Esta es una parte de la automatización. Para garantizar que tu servicio de atención al cliente sea personalizado, puedes establecer técnicas de seguimiento automáticas para asegurarte que tu equipo de atención se conecte personalmente a través de correo electrónico o teléfono de acuerdo a la etapa de compra en la que se encuentre el cliente. Después de todo, a las personas les gusta hablar con otras personas.
Toma como ejemplo a Netflix. Cuando abres el chat para aclarar cualquier duda que tengas, el bot automatizado de Adobe primero te envía un lista de “problemas” que quizás estés teniendo, hacer clic en ellos hará que te muestre información relevante para solventar el problema.
La mayoría de las marcas se dedican a crear documentos de ayuda para que los clientes puedan solucionar problemas básicos por sí mismos. Este método no solo proporciona un sentido de logro, sino que también hace que el cliente se sienta feliz.
Sin embargo, si tu inquietud no está en la lista de opciones, puedes optar por hablar con el equipo de atención al cliente.
Automatización de chatbots: Tras bastidores
Cuando un cliente hace clic en la opción de “Quiero hablar con un miembro del departamento de atención al cliente” o quiere iniciar un chat, se generará automáticamente un ticket de soporte en la herramienta de soporte. Los miembros del equipo serán inmediatamente notificados sobre este nuevo ticket.
Internamente, cada ticket es asignado a un miembro del equipo. Simultáneamente, se crea automáticamente un registro en el CRM cuando se detecta la intención de compra del cliente. Y cuando el equipo de atención al cliente resuelve el ticket, se actualiza la herramienta de soporte y el CRM por igual. Esto le deja saber al departamento de ventas y de marketing si el usuario necesita de nutrición o si está listo para realizar una compra.
En resumen, la automatización de este flujo de trabajo requiere que conectes tu chat en vivo con tu herramienta de soporte. Puedes conectar esta herramienta de soporte con tu CRM. A esto lo llamamos la automatización multietapas de un flujo de trabajo.
En resumen
La automatización está presente en todos los aspectos de tu negocio. Desde enviar ‘feliz cumpleaños’ a tus empleados cada año hasta enviar saludos a tus clientes, desde la asignación automática de tareas hasta la gestión de consultas de clientes, desde el diseño de espacios de oficina hasta la automatización del análisis de empleados: la automatización constituye el núcleo para cualquier negocio que busque crecer y prosperar.
Sin embargo, no solo se trata de automatizar todo. Necesitas saber qué partes de tu empresa necesitan ser automatizadas y si lo puedes lograr mediante plataformas no-code. Los flujos de trabajo automatizados facilitan el trabajo, ahorran tiempo y mejoran la productividad. Solo conecta tus aplicaciones de trabajo y estarás listo. Así que, ¿aún sigues sin automatizar tu negocio?
