Todos sabemos que una buena comunicación es fundamental para tener relaciones sólidas, tanto en nuestro trabajo como en nuestras vidas personales. La comunicación es el pegamento que une a las relaciones, las familias y las amistades.
En el trabajo, puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto, o incluso si un negocio prospera o se hunde.
También existe un incentivo financiero. Según el informe anual de comunicación y compromiso de los empleados de Dynamic Signal, el 52% de las empresas reportan pérdidas de ingresos debido a las barreras de la comunicación.
Las barreras de la comunicación son obstáculos que surgen cuando las personas intentan comunicarse efectivamente. Estos son factores que hacen ineficiente a la comunicación interpersonal.
Nadie nace siendo un gran comunicador. Es una habilidad que todos debemos aprender si queremos tener éxito en el trabajo, hacer crecer nuestras empresas o mantener relaciones sólidas con los principales interesados.
Afortunadamente, no es tan difícil aprender a cómo comunicarse bien. Hay algunas trampas comunes que afectan negativamente la comunicación grupal. La vemos una y otra vez, incluso hemos caído en ellas un par de veces.
Sigue leyendo para aprender a cómo superar las barreras de la comunicación más comunes en el trabajo, cómo diagnosticarlos y superarlos.
La consistencia se define como “la conformidad en la aplicación de algo, generalmente aquello que es necesario por motivos de lógica, precisión o justicia”. Una falta de consistencia puede ser perjudicial para la comunicación, dejando una sensación de frustración, aislamiento y confusión entre las personas ¡No es algo que necesariamente buscas para tu equipo!
¿Tú o alguien de tu oficina envía mensajes contradictorios? ¿Deliberadamente o involuntariamente estás transmitiendo diferentes mensajes a diferentes personas? Si es así, lo más probable es que te afecte la barrera de la comunicación conocida como inconsistencia.
Si tú eres la persona que está siendo inconsistente, pregúntate qué estás haciendo ¿Estás transmitiendo mensajes contradictorios porque no estás seguro de la respuesta? Si es así, necesitarás hacerte unas preguntas para obtener la información correcta en tu mente.
Una de las explicaciones más comunes que hemos visto para la comunicación inconsistente en el lugar de trabajo es el medio al conflicto. A nadie le gusta molestar a los demás. Pero si estás transmitiendo información inconsistente porque tienes miedo a molestar o preocupar a alguien, allí está el problema.
Para abordar un problema causado por tu propia inconsistencia, reúne y habla con todos. Si esto resulta imposible debido a la distancia (o la pandemia), realiza una videollamada.
A pesar de que resulte tentador simplemente envíar un correo electrónico, esto podría resultar en más confusión en lugar de esclarecer la situación. Solucionar inconsistencias en la comunicación requiere de conversaciones cara a cara.
Comienza así: “Me he dado cuenta que he estado transmitiendo mensajes inconsistentes o confusos con respecto al proyecto, y quiero aclarar todo”. Luego, prosigue expresando mediante un lenguaje simple lo que necesitas que todos entiendan y a responder las preguntas que puedan tener.
Si la comunicación inconsistente proviene de alguien más, comunícalo. No tiene que resultar ser una conversación confrontacional. A continuación, un breve libreto para ti: “Estoy recibiendo mensajes contradictorios porque me dijeron esto, pero Jane piensa esto otro ¿Me lo podrías aclarar, por favor?”
Muchos somos mejores hablando que escuchando. Es simplemente naturaleza humana. La escucha activa es una habilidad fundamental que desarrollan muy pocas personas. Pero escuchar efectivamente a los demás es tan importante como tener la capacidad de transmitir tu punto de vista.
Si tú, o alguien a quien le estés hablando, interrumpe constantemente, repite los puntos expuestos o se distrae durante las conversaciones, entonces tu problema podría identificarse como una escucha deficiente.
Lo más probable es que podrías mejorar tus habilidades de comunicación ¡Todos podemos! Esfuérzate en poner en práctica la escucha activa. El gráfico a continuación destaca 7 habilidades clave de la escucha activa.
Básicamente, deberías brindarle a la persona que está hablando tu atención plena y sin prejuicios. Sin interrupciones. Medita las palabras que te dice la otra persona y busca esclarecer cualquier cosa que te genere dudas.
Comunícale al hablante con tus propias palabras y de forma resumida lo que escuchaste, para asegurarte que has entendido todo de manera correcta. Sólo entonces deberías compartir tus opiniones y aportar tus ideas.
Si tú eres la persona que siente que no está siendo escuchada, puede ser increíblemente frustrante. Si es un problema con un grupo de personas (y quizás sea lo más probable), deberías tomar en consideración capacitar a todo el equipo con enfoque en la escucha activa.
Si tienes problemas con un oyente particularmente distraído, ponle nombre al problema sin ser confrontacional y pide su opinión. Quizás te lleves una sorpresa.
Por ejemplo, quizás aprendas que tienen problemas para procesar información suministrada de forma verbal y que quizás preferirían tenerla por escrito para asimilarla su propio ritmo. Puede ser que descubras que estás interrumpiendo en un mal momento y rompiendo su concentración.
Distintos estilos de trabajo, estilos de aprendizaje y de comunicación pueden percibirse como groseros. Pon en práctica la empatía y aborda a tu colega como un colaborador, no como un adversario.
Por último, si alguien no te está prestando atención, hasta el punto del irrespeto. No temas defenderte por ti mismo profesionalmente. Si alguien te interrumpe, está bien decir “por favor, déjame terminar.”
¿Alguna vez has escuchado a alguien que mientras dice algo, su lenguaje corporal parece comunicar lo opuesto? Es sorprendentemente común.
Los expertos de la comunicación creen que el lenguaje corporal es responsable del 55% del impacto que causamos cuando hablamos con alguien.
En otras palabras, lo que no expresas verbalmente es tan importante como lo que sí expresas. Puede ser que tus palabras comuniquen un mensaje positivo o neutro, pero si tu lenguaje corporal transmite frustración, rabia o molestia, es lo que percibirá la otra persona.
¡Di lo que tienes en mente! No nos referimos a que expreses sin filtro cada pensamiento que se te venga a la mente. Pero se tan honesto como sea posible, manteniendo la profesionalidad y la cortesía.
Presta cuidadosa atención a tu lenguaje corporal, muchos adoptamos posturas cerradas tales como el hábito de cruzar los brazos. Cuando hables con alguien, sigue estos consejos sobre el lenguaje corporal:
Si estás hablando con alguien y su lenguaje corporal no se corresponde con sus palabras, puede ser confuso. No quiere decir que deliberadamente estás queriendo desconcertarte o que sus palabras no son auténticas.
Un lenguaje corporal contradictorio también puede significar que alguien está teniendo un mal día, quizás no tenga nada que ver contigo o con la conversación.
¡Pero está bien preguntar! De hecho, si el lenguaje corporal y sus palabras no corresponden entre sí, es pertinente averiguar por qué. Di algo como “Me estás diciendo esto, pero tu expresión dice otra cosa ¿Tienes algo que quieras decir? Me gustaría escucharlo y, de ser necesario, ver qué podemos hacer al respecto”. Mantén un tono compasivo y tu lenguaje corporal abierto.
En el mundo del ecommerce, es notorio el uso de argot. Pero aquellos fuera de la industria quizás no sepan diferenciar su API (application programming interface, o interfaz de programación de aplicaciones) de su CRO (conversion rate optimization, o optimización de la tasa de conversión), ¿y por qué deberían?
Muchas empresas e industrias poseen sus propios argots, acrónimos y abreviaciones, con los que podrían tener problemas los nuevos empleados y las partes interesadas externas. Un uso excesivo de argot reduce la calidad de la comunicación y sacrifica la claridad en favor de términos populares
Prueba eliminar el argot de tu vocabulario tanto como sea posible. Está bien usarlo si estás seguro que todos en la habitación tienen una comprensión similar de los términos, pero en general es mejor evitarlos. Además, es fundamental evitar el argot cuando hablas con nuevos empleados o con personas externas a la empresa.
Usar muchas palabras que no entiendan harán que las personas se sientan marginadas y que se desconecten de la conversación.
Prueba crear una cultura libre argot en tu empresa. Alienta a todos a usar un lenguaje simple y evitar crear una infinidad de acrónimos y abreviaturas. Esto podría darse lugar si das el ejemplo, acortando tu uso de argot. El lenguaje preciso y la comunicación directa facilita la vida de todos.
Ah, y prueba a evitar expresiones universalmente aborrecidas.
Todos tenemos prejuicios sobre la personas basados en características como el género, la etnicidad o el origen cultural. Muchos no lo hacemos de manera intencional, pero los mensajes culturales sobre las personas que pertenecen a grupos particulares son muy poderosos.
Estas presunciones que sin querer realizamos sobre los demás son conocidos como sesgos inconscientes.
Se ha comprobado que los sesgos inconscientes tienen un impacto en el lugar de trabajo en todos los niveles; contratación, retención, gestión del desempeño y ascensos.
Resulta difícil diagnosticar por uno mismo los sesgos inconscientes. El test de asociación implícita de Harvard, puede resultar ser una forma esclarecedora de exponer prejuicios de los quizás no tengas ideas que poseas.
Todos podemos poner más de nuestras partes para superar los sesgos inconscientes. Muchas empresas hoy en día incluyen capacitaciones sobre equidad, diversidad e inclusión como parte de sus procesos de ingreso.
Puedes incluir entre ellos un módulo sobre sesgos inconscientes. También puede organizar una capacitación integral sobre cómo superar este problema.
Puede ser desafiante hablar al respecto, pero reconocer su existencia es la mejor manera de mitigar su impacto.
Recuerda, no seas duro contigo mismo si descubres que tienes un sesgo inconsciente ¡Muchos de nosotros los tenemos! Sé consciente de ellos, estarás en una mejor posición para cuestionarlos y eliminarlos.
Superando las barreras de la comunicación para un mejor trabajo en equipo
Todos entendemos la importancia de la comunicación en el lugar de trabajo, pero pocos saben cómo ser mejores o superar los obstáculos de comunicación.
Es increíble cuan tan seguido surgen los mismos obstáculos de comunicación en el lugar de trabajo. Si reconoces que tu equipo padece de alguno de los problemas comunes que hemos detallado anteriormente ¡no temas!
Con un poco de tiempo y esfuerzo, todos podrás ser mejores comunicadores. Y una mejor comunicación conlleva a un trabajo de equipo más sólido, una mayot cohesión de equipo y, por último, a una empresa más exitosa.