La tecnología ha revolucionado el lugar de trabajo, haciendo de la opción de trabajar remotamente una elección de estilo laboral atractiva que promete eficiencia y comodidad.
Pero, a pesar de lo ventajoso y lo atractivo que parezcan los equipos remotos, surgirán problemas debido a la distancia. Por ejemplo, enfrentar problemas de comunicación y la desmotivación.
Como resultado, crear oportunidades para interactuar y fortalecer las relaciones con equipos remotos es una prioridad para las empresas. La colaboración promueve la productividad y el trabajo efectivo.
En este artículo descubrirás las soluciones que la tecnología ofrece para reducir los conflictos y promover la colaboración efectiva entre tus equipos remotos.
Desafíos del trabajo remoto
Los equipos remotos pueden ofrecer gran flexibilidad y ahorro de gastos para una empresa, pero también tiene desafíos para las personas involucradas.
De acuerdo a Hassan Osman, un experto en equipos virtuales, “Las compañías deben establecer objetivos claros y digeribles que hayan sido acordados de manera unánime a través de los equipos interfuncionales involucrados.”
En otras palabras, la comunicación es clave.
La falta de comunicación cara a cara e interacciones presenciales en un espacio compartido pueden causar malentendidos y conflictos. La falta de interacciones sociales pueden crear problemas, como que los empleados se sientan aislados del resto de sus compañeros y la desmotivación.
Sin embargo, estos aspectos críticos pueden ser fácilmente atendidos mediante la tecnología inteligente, lo que nos lleva al siguiente punto.
Cómo usar la tecnología para mejorar la colaboración remota de los equipos
La tecnología tiene todas las soluciones si sabe dónde buscarlas. Al aprovechar las herramientas de comunicación y organización adecuadas, tus equipos remotos se sentirán más comprometidos y continuarán siendo productivos.
Aquí hay tienes tres estrategias con las que puedes comenzar a fortalecer la colaboración de tus equipos remotos:
- Simplifica los procesos mediante aplicaciones de comunicación para mantenerte conectado.
- Aprovecha aplicaciones integrales de colaboración para equipos.
- Usa herramientas de gestión de proyectos para administrar las tareas.
- No olvides divertirte.
Herramientas de chat y videoconferencias para reuniones de equipo efectivas
Nunca antes la conectividad había sido tan fácil.
Bien sea que busques ponerte al día rápidamente con tus colegas remotos o realizar una reunión al final de la semana laboral, existen varias herramientas disponibles como Lifesize o Zoom.
Las videoconferencias permiten herramientas adicionales como chat, uso compartido de pantalla y documentos.
Nico Prins, fundador de Launch Space, menciona la importancia de mantener el contacto con grupos de interés importantes mediante videoconferencias. “Al menos una vez a la semana, me pongo en contacto con mis colegas a través de una videollamada. Y al menos cada 15 días, chateo con mis clientes”, afirma.
Comunicarse todo el tiempo es innecesario para los equipos remotos. Se trata de tener un equilibrio saludable según la naturaleza del trabajo y de los equipos.
Nigel Lindemann de SurveyAnyPlace aporta a este punto, impidiendo la sobrecarga laboral a través de reuniones semanales. “La herramienta perfecta aquí es Google Hangouts”, afirma, “especialmente en combinación con Google Calendar, puesto que se genera automáticamente un enlace a Hangout cuando se programa una reunión.”
Caso: La herramienta de videoconferencia preferida de Mailshake
Mailshake es una empresa enfocada en ofrecer ayuda a los usuarios con sus esfuerzos y estrategias de email outreach.
Al trabajar en un modelo empresarial completamente remoto, los equipos de venta están esparcidos por todo el país, estando algunos inclusive en distintas partes del mundo.
Mark Lindquist, estratega de marketing en Mailshake, comparte que uno de los principales problemas era comunicar y solucionar los problemas que los equipos enfrentaban entre sí.
“Lo mismo aplicaba para la capacitación”, agregó. “Puede resultar complejo mostrarle a alguien un proceso si no estás en el mismo lugar.”
¿Cuál fue su solución? Loom.
Los videos de Loom te permiten crear fácilmente videos de tu pantalla en la nube y compartirlos con el resto de tus colegas.
“Si tenemos algún problema, no usamos Slack o enviamos un correo electrónico por defecto. Sino que usamos Loom para hacer rápidamente un video.”
Gracias a los servicios gratuitos de grabación de pantalla y video disponibles de Loom, no tienes que preocuparte por problemas de comunicación.
Los videos actúan como soluciones que hacen que las explicaciones sean más rápidas y claras sobre cómo resolver problemas con mayor brevedad.
Aplicaciones de colaboración para impulsar la gestión de equipos
La tecnología ofrece a los negocios las oportunidades y la libertad de contratar, gestionar y alentar a los empleados de manera remota.
Para gestionar todo esto eficientemente como propietario de una empresa, los sistemas necesitan estar bien definidos y en sus respectivos lugares. Sujan Patel, el fundador de Voila Norbert y experto destacado de marketing digital, lo recomienda encarecidamente.
“Escribir todo y luego compartir este recursos en línea proporciona a tus colegas un punto de referencia para su trabajo. También deberías compartir una lista de tareas pendientes, así las personas sabrán cuáles tareas necesitan ser completadas.”, dice.
Existen varias soluciones tecnológicas que han sido desarrolladas con este propósito, en forma de herramientas de colaboración en línea.
La colaboración en línea puede ayudar a los equipos remotos a construir, compartir y comunicar efectivamente un marco para actividades y tareas compartidas. Tener a disposición una plataforma para unificar las comunicaciones y para la administración de tareas pueden aumentar la productividad de un equipo remoto.
Caso: Chanty, una chat para equipo con videollamadas y administración de tareas
Chanty es una aplicación de colaboración y chat para equipos diseñada para aumentar la productividad de los equipos remotos.
La principal función de Chanty se centra entorno a un servicio de chat para equipos, pero ofrece funciones adicionales tales como:
- Llamadas de audio y video con uso compartido de pantalla.
- Gestor de tareas mediante un tablero Kanban, permitiendo convertir los mensajes en tareas, asignarlas a otros miembros del equipo y establecer fechas de entrega.
- Integraciones externas.
- Mensajes fijados.
- Hilos de discusión y mucho más.
El fundador de Launch Space, Nico Prins, afirma, “Herramientas como Chanty son perfectas para el trabajo en curso, plantear preguntas o solo hablar con colegas.”
La simpleza de la interfaz hace de Chanty una opción intuitiva y fácil de integrar para las empresas.
Herramientas de gestión de proyectos para facilitar una gestión organizada
¿Tu equipo remoto gestiona múltiples proyectos con cronogramas variados, equilibrando las prioridades de varios clientes?
Las aplicaciones de gestión pueden hacer la diferencia entre un espacio de trabajo remoto atareado y un sistema de gestión fluido y puntual.
Es fundamental establecer canales de comunicación claros y gestionar las tareas urgentes con este propósito.
Aquí es donde entra en juego la tecnología.
Caso: Monday, la intuitiva plataforma de gestión de proyectos
Nico Prins afirma, “Las herramientas de gestión de proyecto ayudan a centralizar información importante y asignar tareas con fechas límite”. Entre las herramientas de su preferencia se encuentra Monday.
Monday es una plataforma de gestión de equipo que se enfoca en fomentar transparencia y alienta la colaboración grupal ¿Uno de sus casos más populares? La gestión de proyectos.
Con Monday, puedes fácilmente gestionar tus proyectos al:
- Estar al día con el progreso de tus proyectos mediante líneas cronológicas visuales.
- Asignar tareas y conocer los plazos de entrega.
- Monitorear el progreso y la asignación de recursos a través de reportes.
Kelsey Reaves, de Organic Growth Marketing, comparte cómo gestionan todas las cuentas de los clientes mediante Monday.
“Monday nos ha permitido hacer seguimiento del estado de los entregables de cada cliente. Me encanta usar la función de My Week para conocer rápidamente todas las tareas que necesito finalizar esa semana y qué otras cosas se vienen, permitiéndome apartar el tiempo suficiente.”
Al ofrecerte una variedad de plantillas que se ajusten a ti, Monday se personaliza de acuerdo a las necesidades de tu equipo y te ayuda a mantenerte al día con tus compromisos.
Coordina efectivamente con las herramientas correctas
La coordinación efectiva conduce al éxito de un equipo remoto, sea grande o pequeño.
Quizás pienses: “Si me mantengo al tanto de mis canales de comunicación, la coordinación está garantizada. Dos pájaros de un tiro, ¿verdad?”
No te dejes engañar. Sí, simplificar tus distintos métodos de comunicación para propósitos y equipos específicos es un elemento de la coordinación, pero no garantiza que tu equipo esté 100% alineado con los objetivos de los demás.
Todos deben estar claros y tener una visión sobre lo que están trabajando. Un panorama general.
Desarrollar roles bien definidos, asignar responsabilidades y equilibrar recursos son todos distintos elementos de la organización y la gestión de tu equipo.
Complicar las comunicaciones no será beneficioso si cada miembro del equipo no está inherentemente consciente de lo que quieren lograr.
Hay herramientas que aseguran que todos estén en la misma sintonía y que te pueden ayudar a evitar la árdua tarea de revisar miles de correos electrónicos y notas. Una de estas herramientas es Trello.
Caso: Trello, la aplicación para listas inspirada en Kanban
¿Sabes esa imagen mental que posees de todo lo que quieres hacer con tu equipo? ¿Has intentado comunicársela a tus colegas mediante palabras e incluso has realizado videoconferencias al respecto pero nadie termine de entenderlo el todo?
Aquí es donde entra en juego Trello.
Operando como una aplicación web basada en el estilo Kanban, Trello te ofrece la opción de crear diversos flujos de trabajo/listas en forma de diferentes tableros.
Trello hace que la idea de “gestionar” sea menos abrumadora. Al tener todo establecido en una única plataforma, todos tienen un panorama general sobre los objetivos de los equipos.
Jenna Scaglione, editora en jefe de Foundr, no dice cómo usa Trello para mantener a todos en sintonía. Afirma, “Conjuntamente a mis cronogramas editoriales, creo una tarjeta de Trello por cada entrada de blog. Y todas las comunicaciones relacionadas a la entrada van dentro de la tarjeta de Trello. Bien sean sobre el formato, la tecnología, el diseño, la edición, etc.”
Al ubicar toda esta información relevante en una tarjeta, las personas no pierden tiempo buscando a través de sus bandejas de entrada por lo mismo y se asegura que todos tengan información actualizada.
“Si el comentario necesita de más espacio, se debe crear una referencia en la tarjeta de Trello y, si hay información adicional externa, agregar un enlace a la tarjeta”, dice.
Por su parte, el equipo de contenido de Nigel Lindemann usa Trello para destacar todas las actividades de su flujo de trabajo.
“Nuestro equipo de contenido funciona en distintas etapas: Ideas, ideas cualificadas, pendientes, en proceso, publicados/listo y backlog”, comparte. “Puedes fácilmente asignar miembros o etiquetas a cada tarjeta y mantener a todos informados mediante el etiquetado,” comenta.
Si buscas una plataforma unificada que proporcione una visión general de las actividades de tu equipo, Trello es la opción ideal.
No olvides divertirte
No es ningún secreto que el trabajo remoto conlleva ciertos desafíos, pero más allá de monitorear proyectos y mantener la comunicación fluída, debe estar entre tus principales prioridades cuidar de la resiliencia mental de tu equipo.
Recientemente, Buffer encuestó a más de 2.500 trabajadores estadounidenses y reveló algunos problemas bastante preocupantes del trabajo remoto, tal como nunca desconectarse del trabajo, la soledad y más.
“Como líder del equipo, es fácil verse estresado por los objetivos y las fechas límites de un proyecto, pero debes tener en cuenta que solo somos personas. Necesitamos tomar descansos y reír un poco”, dice Brittany Ryan, fundador y jefe de contenido de Pointed Copywriting.
Como una agencia de contenido completamente remota, la presión sobre equipos como el de Brittany es muy real.
“Nos hemos dedicado mucho en el espacio de RRHH y en esos círculos, desde hace algún tiempo los líderes saben que los equipos felices son más productivos pero dentro una estructura remota. Puede ser difícil alimentar el tipo de camaradería que proviene de estar sentados físicamente uno al lado del otro por 40 horas a la semana. La tentación es ir directo al grano, bajar la cabeza y ponerse a trabajar”, comenta.
Es cierto. De acuerdo a algunos estudios, los trabajadores felices son 13% más productivos pero eso se debe a que se toman el tiempo para disfrutar de la compañía mutua y alentarse entre ellos.
Entonces, ¿cómo puedes mantener a tu equipo feliz y motivado cuando no se pueden ver entre sí cara a cara?
Brittany tiene un par de consejos para:
- Dale a tu equipo las herramientas y la información necesaria para llevar a cabo el trabajo y procura aplicar las sugerencias y opiniones de tu equipo a tus sistemas.
- Programa un tiempo extra para las reuniones semanales o mensuales, de esta manera no tienes que preocuparte si la conversación se empieza a inclinar hacia el ocio.
- Envíales a los miembros de tu equipo un pequeño paquete con objetos divertidos y útiles, como cargadores viajeros u otros regalos funcionales para un entorno remoto (y no dudes en decorarlo todo al final con confeti).
- Mantén tus conversaciones profesionales en un medio profesional (como correos electrónicos o tus canales dedicados de Slack), y la diversión en otros medios (como WhatsApp o el canal random de Slack).
Para más información, recomendamos echar un vistazo a la guía sobre cómo mejorar la cultura de tu equipo de BambooHR.
“Nunca ocultes tu lado humano. Como líder del equipo, te sentirás presionado a ser alguien que valga ser seguido cada minuto de cada día. Recuerda, los miembros de tu equipo remoto también se sienten presionados. Si les ofreces las herramientas y los elogios necesarios, harás que sea más fácil que disfruten de su trabajo”, afirma Brittany.
Consejo pro: Brittany y su equipo incluso comparten los momentos divertidos de sus reuniones de Zoom en la página de LinkedIn de la empresa, lo que también refuerza su marca como empleador remoto. Aquí tienes un video reciente de una de sus reuniones de equipo.
Mantente remoto y conectado mediante la tecnología
Crear equipos remotos es solo el comienzo, pero derrumbar los obstáculos de la comunicación y continuar el trabajo es el último desafío.
La tecnología es el futuro de los equipos remotos.
Con nuevas investigaciones e inversión en esta área, el número de herramientas efectivas en el espacio continúa en aumento.
Las empresas que invierten en las herramientas adecuadas para sus equipos tienen mayor probabilidad de aumentar la motivación de sus empleados y mejorar sus resultados, especialmente aquellos que trabajan en modelos de equipo remotos.
Entonces, ¿qué esperas?
Comienza a explorar tus herramientas favoritas, ve qué funciona y qué no para tu equipo.
¿Tienes herramientas preferidas para la colaboración remota de equipo? ¿Cuáles son tus historias de éxito? Déjanos saber en los comentarios.
