Cómo la autoorganización impacta los resultados de trabajo

Ser organizado y poseer ética laboral puede aumentar la productividad de tu rendimiento. También ayuda a reducir el estrés y las tensiones laborales ya que tienes todo planeado y ofreces servicios de la más alta calidad.

Pero ¿Cuáles son los elementos más importantes de la autoorganización en el lugar de trabajo? Y, más importante ¿Cómo tus técnicas de organización impactan tu rendimiento?

En este artículo encontrarás aspectos clave de la autoorganización además de algunos consejos para planear mejor tu trabajo.

Los pilares de la autoorganización

Como mencionamos anteriormente, autogestionarse en el trabajo es de suma importancia para mejorar el rendimiento y asegurar el éxito. Sin embargo, si deseas mejorar tus habilidades, tal vez quieras considerar aprender algunos de los elementos más importantes que constituyen la autoorganización.

Planificación

Lo primero que viene a la mente al hablar de autoadministrarse son las capacidades de planificación.

Agendar las actividades con cuidado para que se ajusten a tu día es una habilidad realmente útil. Te hacen un individuo más fiable y de confianza. Sin mencionar que te ayuda a tener menos estrés ya que no te tienes que preocupar acerca de fechas de entregas y estar contra el reloj.

Planear con eficacia se basa en un par de microelementos como son:

• Priorizar las tareas y resolver las más urgentes. De esta forma puedes respetar los plazos de entrega y evitar el riesgo de crear una cadena de retrasos.
• Proceso de trabajo independiente. Esto significa que no necesitas todo el tiempo de ayuda para realizar tu trabajo.
• Una comunicación efectiva y rápida que siempre esté al día. Esto significa que respondas correos electrónicos y llamadas telefónicas tan pronto como sea posible, sin posponer reuniones u otras actividades colectivas.
• Organización en el entorno laboral. Contar con un lugar de trabajo limpio y organizado ayuda con la productividad ya que sabrás donde está todo. Además, resulta bastante útil organizar los documentos por orden alfabético y tener pósits al alcance de la mano. Incluso puedes optar por digitalizar tus documentos para que así puedas consultar directamente archivos importantes. Si trabajas con documentos legales, asegúrate de usar plantillas para los contactos. De esta manera no tendrás que crearlas desde cero y sabrás siempre dónde buscar.
• Puntualidad. Llegar a tiempo o temprano es un indicio de profesionalidad.
• Un calendario que incluya todos los días libres, los fines de semana, feriados, fiestas empresariales, etc. 
• Medidas de comunicación preventivas. Una persona bien organizada notifica a su jefe acerca de las ausencias al menos una semana o dos semanas de antelación, para que así la empresa no sufra de retrasos u otros inconvenientes. Además, alguien que se autogestione siempre contará con un plan de respaldo en caso de una emergencia.

Responsabilidad

Si eres un empleado independiente que administra su propio trabajo, lo más probable es que preveas muchos errores mediante una planificación cuidadosa. A pesar de ello, los errores suelen ocurrir y, cuando suceden, tal vez quieras considerar mostrar que puedes responder con honestidad a tus superiores.

Hoy en día, los administradores y CEOs buscan empleados que no teman asumir responsabilidades en caso de alguna equivocación. Lo último que una empresa necesita es que los trabajadores intenten echarle la culpa a otros por sus errores. Por lo tanto, admitir tus logros y fracasos es parte del viaje, además que hace que la empresa no pierda dinero.

Así es como un empleado organizado manifiesta su nivel de responsabilidad:

• Si se siente seguro acerca de sus funciones, acepta los retos y las nuevas responsabilidades.
• Declina nuevas tareas y proyectos si no cree que sea capaz de completarlos.
• Admitiendo sus logros con confianza.
• Admitiendo los errores con una mente crítica y ganas de mejorar.
• Fiabilidad.
• Capacidad de adaptación para enfrentar situaciones sin precedentes.

Iniciativa

Otro aspecto crucial es la iniciativa. Poder encontrar nuevas formas de hacer tu trabajo o proponer nuevas ideas que afecten positivamente a toda la empresa es una de las habilidades más útiles.

La mayoría de las agencias que desean expandirse intentan reclutar empleados que puedan trabajar de forma autónoma. Además, buscan personas que puedan aportar ideas útiles que aceleren el progreso de la empresa.

Contar con iniciativa incluye tener las siguientes habilidades:

• Tener la capacidad de resolver problemas a través de ideas nuevas y creativas.
• Proponer ideas innovadoras que ayuden al crecimiento de la empresa.
• Tomar acción sin tener que esperar que la persona al mando lo indique (a menos que sea una situación riesgosa que requiera de su aprobación)
• Alentar a los demás a tomar medidas e involucrarse.

Cómo ser un empleado autogestionado

Mejorar tus capacidades de gestión es un proceso largo. No será organizado en un abrir y cerrar de ojos, toma tiempo. Además, necesitas explorar distintas estrategias para encontrar qué funciona mejor para ti y qué es más eficiente.

No obstante, puedes comenzar con estrategias básicas para administrar tu agenda y, luego, puedes desarrollar métodos más específicos. A continuación un par de consejos imprescindibles para la autogestión.

Haz una lista y establece una programación inteligente

Debido a que gran parte de la organización es la planificación, prueba dar lugar a reuniones importantes, fechas de entregas u otras fechas importantes a tu calendario personal. Intenta hacer las tareas con al menos uno o dos días antes del plazo de entrega, para que puedas corregir los errores. 

Por ejemplo, si tienes una tarea para el miércoles, prueba tenerla lista para el lunes y enviarla el martes. De esta forma, si el almacenamiento en nube deja de funcionar o el formato de tu archivo presenta errores, tendrás tiempo para buscar una solución.

No olvides hacer listas de tareas específicas para cada día y de comenzar con las más difíciles.

Organiza tus archivos, tu escritorio y tu espacio

Si nunca has organizado tus archivos, comienza desde ya. Para algunas personas, esta tarea puede consumir muchísimo tiempo ya que tienen muchas cosas y documentos fuera de lugar. Sin embargo, este paso es crucial y no puede saltarse.

Comienza con lo que tengas almacenado en la nube y en la computadora. Reúno artículos y aplicaciones similares en carpetas con un nombre que las describa apropiadamente. Tu escritorio deberá estar casi vacío y tus archivos deberán ser fáciles de conseguir.

A continuación, encárgate de los documentos físicos: facturas, documentos, notas, informes, publicaciones, etc. Usa estanterías y carpetas para ubicar ordenadamente las cosas. Luego, organiza tu espacio de trabajo y límpialo.

Una vez que hayas terminado, tendrás todo en orden y cuando necesites de un archivo, sabrás exactamente dónde encontrarlo. 

Recuerda mantener las cosas en su lugar. A medida que te lleguen documentos nuevos, ubícalos en la carpeta correspondiente.

Una tecnología

La tecnología es de gran ayuda para la autogestión. Algunos dispositivos cuentan con aplicaciones integradas que te ayudan a crear listas de tareas que puedes ir marcando. Además, algunas aplicaciones ofrecen un amplio rango de funciones, tales como alarmas para reuniones, monitores de bienestar y libretas interactivas.

De esta forma no necesitarás de papel y siempre tendrás contigo tu diario en tu teléfono móvil.

Sé independiente y responsable

Este consejo necesita de un cambio en la mentalidad. Si quieres gestionarte mejor a ti y a tu trabajo, entonces tendrás que empezar a asumir responsabilidades por tus acciones.

De igual manera, no esperes que tu jefe te diga qué hacer. Comienza por adelantado y vuelca toda tu pasión en lo que haces. Así tus colegas y superiores te verán como un empleado modelo.

Recuerda solicitar lo que quieras. Bien sea un aumento de sueldo o un curso de entrenamiento, pregúntale a tu administrador y ve al grano.

Colabora

No sólo porque puedas gestionarte significa que tengas que hacer todo por tu cuenta. Colaborar mediante una comunicación abierta es clave para el éxito en el lugar de trabajo. No tengas miedo de hacer preguntas o sugerir una idea.

Incluso si trabajas desde tu escritorio, comunícate con el CEO si tienes una idea innovadora para la empresa. Esto puede resultar en un ascenso, un aumento del sueldo, una mejora de tu reputación o todas las tres juntas.

Conclusión

Ser capaz de autoorganizarse es vital para tu trabajo. Tu productividad aumentará y tus colegas y superiores te apreciarán más.

Los tres elementos principales para una buena autogestión son la planificación, la responsabilidad y la iniciativa. Así que, si deseas mejorar tus destrezas de autogestión, pon a prueba estos cincos consejos:

1. Haz una lista y establece una programación inteligente.
2. Organiza tus documentos, tu escritorio y tu espacio.
3. Usa tecnología.
4. Sé independiente y responsable.
5. Colabora.