En el ambiente laboral actual, dirigirse al escritorio de un colega para discutir un proyecto cada vez es más inusual. En su lugar, las interacciones en tiempo real están siendo reemplazadas por métodos de comunicación asincrónica.
Aún en la oficina, los compañeros de trabajo suelen estar ocupados y prefieren los mensajes a través de plataformas de chat. Este cambio hacia la comunicación asincrónica le permite a los empleados remotos mantenerse conectados sin desatender discusiones necesarias.
Inclusive para los empleados de oficina, con los horarios diferidos y las tareas móviles vuelven práctica la comunicación asincrónica.
En este artículo, te hablaremos acerca del concepto de la comunicación asincrónica y destacar sus distinciones de la comunicación sincrónica. Brindaremos ejemplos relevantes para ilustrar cómo incorporar de manera efectiva distintas formas de comunicación asincrónica a tu trabajo.
Entender las ventajas y las estrategias de la comunicación asincrónica te permitirán mejorar la colaboración y la productividad, al mismo tiempo atender las distintas necesidades del entorno laboral moderno.
¿Qué es la comunicación asincrónica?
La comunicación asincrónica se refiere a la habilidad entre dos o más personas de interactuar sin la necesidad de estar presente simultáneamente en un mismo momento.
Un ejemplo clásico de comunicación asincrónica es cuando las personas se comunican desde tiempos y lugares diferentes, ofreciendo mayor flexibilidad y comodidad en sus interacciones.
En contraste, la comunicación sincrónica es una reunión de trabajo donde todos los participantes deben estar presentes de manera física en un lugar y tiempo específico para que se lleve a cabo la reunión y resulte productiva.
La comunicación sincrónica y asincrónica
En resumen, la comunicación sincrónica requiere de interacciones en tiempo real, mientras que la comunicación asincrónica opera en líneas de tiempos individuales que se superponen a través de distintos individuos y equipos.
En la mayoría de lugares de trabajo de grandes dimensiones, se emplea una combinación de ambos métodos, dando paso a un equilibrio entre las cargas de trabajo con menos reuniones y conversaciones importantes en tiempo real para compartir información y resolver problemas.
Ejemplos de comunicación sincrónica incluyen, llamadas telefónicas, reuniones virtuales y presenciales. Estos métodos requieren de interacciones cara a cara, como sesiones de entrenamiento, llamadas de conferencia y mensajería instantánea, proporcionando retroalimentación e interacciones instantáneas.
Sin embargo, la comunicación sincrónica también puede incluir formatos no interactivos, como grandes conferencias o presentaciones donde la audiencia observa sin participar.
Por otro lado, los ejemplos de comunicación asincrónica incluyen correos electrónicos, mensajes mediante plataformas como Chanty y el uso compartido de grabaciones mediante herramientas de comunicación.
La comunicación asincrónica permite dejar mensajes a otros, quiénes pueden responder a su conveniencia, revisando y abordando los comentarios o inquietudes de acuerdo a sus horarios. Este método ofrece mayor flexibilidad, adaptándose a personas que trabajen desde distintas zonas horarias.
Comunicación asincrónica: Ventajas y desventajas
Apreciamos profundamente las ventajas de la comunicación asincrónica para con la productividad y al facilitar las cargas de trabajo.
No obstante, es de suma importancia también reconocer las ventajas potenciales.Echemos un vistazo a ambos aspectos:
Ventajas del trabajo asincrónico:
- Protege los estados de flujo y los niveles de concentración: Con menos interrupciones de parte de reuniones, los miembros de un equipo pueden adentrarse en un estado de enfoque y flujo, mejorando la productividad.
- Adecuado para equipos distribuidos: La comunicación asincrónica resulta especialmente beneficiosa para los equipos que se encuentran en distintas zonas horarios, asegurándose que la información llegue a ellos cómodamente.
- Garantiza la documentación: Todo tipo de comunicación, bien sea escrita o monitoreada a través de una herramienta de gestión, es grabada, facilitando un fácil acceso a información y lecciones importantes.
- Promueve una comunicación más transparente: Los miembros de un equipo pueden compilar sus ideas, refinar sus mensajes y brindar actualizaciones más detalladas, resultando una comunicación efectiva y más precisa.
- Produce soluciones de mejor calidad: La resolución de problemas independiente le permite a los miembros de un equipo pasar más tiempo analizando los problemas y pensar en mejores soluciones.
- Potencia la productividad: El trabajo asincrónico les da la oportunidad a los miembros de un equipo que trabajen a su propio ritmo, sacando provecho a sus horas de mayor productividad.
Desventajas del trabajo asincrónico:
- Falta de inmediatez: La mayor desventaja es la falta de comunicación en tiempo real, lo que puede resultar desafiante según la urgencia y el propósito del mensaje.
- Consume tiempo: Las formas de comunicación escritas, si bien son detalladas, pueden tomar más tiempo, afectando de manera potencial la eficiencia.
- Los silos reducen la transparencia: Si las herramientas de comunicación están aisladas del resto, puede perjudicar el acceso a la información y la colaboración. Las fuentes compartidas son cruciales para una comunicación asincrónica efectiva.
- Carece de conexión interpersonal: A pesar de ser eficiente, la comunicación asincrónica carece de la conexión en tiempo real que proporcionan las interacciones cara a cara, lo cual es vital para el fortalecimiento de lazos entre un equipo.
- Carece de pistas visuales y de contexto: Sin conversaciones presenciales, las pistas visuales y la información contextual pueden estar ausentes, creando malentendidos potenciales en discusiones importantes. Considera usar comunicación en vivo para solucionar problemas o para sesiones de retroalimentación.
En resumen, la comunicación asincrónica ofrece ventajas valiosas para la productividad y la flexibilidad, pero las empresas deben estar conscientes para atender sus limitaciones e impulsar un enfoque de comunicación inclusivo y equilibrado que asegura un trabajo de equipo y una colaboración efectiva.
Las mejores prácticas de comunicación asincrónica para equipos remotos
Si se opera dentro de un equipo remoto y disperso, incorporar herramientas de comunicación como correos electrónicos y plataformas colaborativas de gestión de proyectos, brinda una diferencia invaluable en el ahorro de tiempo y la disponibilidad en toda la empresa:
Evaluando cómo los miembros de tu equipo usan su tiempo
Dada la sorprendente alza del 252% en reuniones desde principios del 2020, ha ocurrido una disminución notable en la cantidad de tiempo verdaderamente dedicado a la finalización de las tareas. Reconocer esta tendencia enfatiza la necesidad de priorizar la eficiencia y el enfoque durante las horas de trabajo. Realizar una evaluación exhaustiva acerca de la distribución del tiempo puede revelar oportunidades para aprovechar métodos de comunicación asincrónica, tales como correos electrónicos y actualizaciones mediante herramientas de gestión de proyectos para beneficiar a tu equipo.
Establece plazos de entrega en todas las plataformas
Crea un un calendario bien definido a través de todas las plataformas de comunicación, establecer plazos de entrega explícitos es fundamental para una comunicación asincrónica exitosa. Los receptores deberán estar informados acerca de los tiempos de respuestas esperados, los objetivos internos y la fecha en la que debe culminar un proyecto. Usar la función de seguimiento que incluye la mayoría de las herramientas de gestión, puede asistir significativamente en el avance de los proyectos, incluso en un entorno remoto.
Escribe mensajes claros y concisos en todas las plataformas
Para redactar mensajes precisos en todas las plataformas, la claridad es un elemento clave en la comunicación asincrónica efectiva. Cualquier tipo de ambigüedad puede resultar en una cadena de intercambios que perjudican el progreso. Para mantener un flujo sin contratiempos, anticípate a las preguntas que podría hacer el receptor y respondelas proactivamente en tu mensaje original.
Redacta respuestas detalladas
Brinda respuestas comprensivas y minuciosas. Cuando tu equipo te envíe preguntas mediante métodos de comunicación asincrónica, tómate el tiempo necesario para ofrecer respuestas detalladas y exhaustivas. A pesar de que una respuesta rápida pueda parecer eficiente, pueden conllevar a pasar por alto detalles y desencadenar una serie de intercambios que producen retrasos en los proyectos. Sumar detalles es fundamental para una comunicación asincrónica exitosa.
No programes reuniones de manera innecesaria
Evita las reuniones innecesarias. Una ventaja de la comunicación asincrónica es la habilidad de avanzar sin la necesidad de programar reuniones. Usar correos electrónicos y compartir comentarios directamente en los documentos puede resultar altamente efectivo, reemplazando las reuniones virtuales y presenciales. Sin embargo, es de suma importancia reconocer cuando una reunión es genuinamente necesaria para abordar asuntos específicos eficientemente.
Adoptando un flujo de trabajo asincrónico
Adoptar un flujo de trabajo asincrónico es una excelente manera de potenciar a tu equipo, mejorar la productividad y optimizar la toma de decisiones, mientras simultáneamente se promueve transparencia.
Este tipo de comunicación también facilita la colaboración interfuncional, ofreciendo mejor visibilidad a los detalles más importantes de un proyecto. Para garantizar una comunicación asincrónica efectiva, es fundamental tener una plataforma centralizada para almacenar y compartir información. Emplear una fuente compartida de información, da paso a una organización y colaboración sin contratiempo, y brinda acceso a todos los recursos necesarios para que tu equipo tenga éxito en el trabajo.
Usar Chanty para todas tus necesidades de comunicación asincrónica
Chanty es la solución ideal para satisfacer todas tus necesidades de comunicación asincrónica dentro del lugar de trabajo.
Esta poderosa herramienta de comunicación laboral ofrece varias funciones que dan paso a una colaboración, organización y a compartir información de manera fluida, optimizando la productividad y el trabajo en equipo.
A continuación, las formas cómo puedes sacar provecho de los beneficios de Chanty para una comunicación asincrónica efectiva:
- Mensajería en tiempo real: La función de mensajería en tiempo real de Chanty le permite a los miembros de un equipo intercambiar mensajes al instante, propiciando una comunicación rápida sin la necesidad de reuniones sincrónicas. Con la habilidad de enviar mensajes de texto, audios y archivos, puedes mantener a todos eficientemente informados y actualizados.
- Canales e hilos: Organiza discusiones y proyectos en canales e hilos para mantener el enfoque de las conversaciones y hacerlas accesibles. Esta estructura garantiza que los miembros del equipo puedan encontrar información relevante con facilidad, reduciendo la necesidad de intercambios innecesarios y optimizando los procesos de trabajo.
- Administración de tareas: Chanty ofrece una función de administración de tareas que te permite asignar y monitorear tareas dentro de la plataforma. Los miembros del equipo pueden colaborar en las distintas tareas, brindar actualizaciones y establecer plazos de entrega, fomentando una comunicación clara y responsable ante el avance de los proyectos.
- Integraciones: Chanty integra sin ningún inconveniente con distintas herramientas y plataformas externas, facilitando la conexión con tu entorno de trabajo. Las integraciones con herramientas de gestión de proyecto, servicios para compartir archivos y otras aplicaciones, mejoran la productividad y los flujos de trabajo.
- Accesibilidad a través de todos los dispositivos: Chanty está disponible en múltiples dispositivos, incluyendo computadoras de escritorio, teléfonos inteligentes y tablets. Los miembros de un equipo pueden mantenerse conectados y actualizados, sin importar de donde se encuentren o su zona horaria, ofreciendo una auténtica comunicación asincrónica para los equipos remotos.
- Anuncios y mensaje fijados: Usa las funciones de anuncios y mensajes fijados de Chanty para resaltar actualizaciones, plazos de entrega y objetivos importantes. Esto garantiza que la información importante se mantenga en la primera fila durante las discusiones de equipo, mejorando la comunicación.
- Notificaciones y alertas: Personaliza los ajustes para recibir notificaciones de parte de canales específicos, hilos o palabras clave, esto le permite a los miembros del equipo mantenerse informados sin que se sientan abrumados por recibir cientos de notificaciones al día.
Al aprovechar las ventajas de Chanty para tus necesidades de comunicación asincrónica, puedes crear un entorno de trabajo cohesivo y productivo donde los miembros que conforman un equipo puedan colaborar eficientemente, intercambiar ideas y trabajar en conjunto hacia un objetivo común.
Adoptar herramientas avanzadas puede optimizar la comunicación de tu equipo, potenciar la productividad y, por último, dar paso a una mayor tasa de éxito en tus proyectos.
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