Estamos seguros de que has escuchado esto antes: “El trabajo en equipo hace realidad los sueños”.
¿No crees que tiene un matiz sutil pero hermoso? Por mucho que me guste esto, también es cierto. Un buen trabajo en equipo es fundamental para que las empresas logren altos niveles de creatividad, productividad y compromiso.
Pero espera, ¿qué hace que el trabajo en equipo sea efectivo?
Mientras escucho algunos tambores de fondo… ¡Es la comunicación efectiva dentro del equipo!
¿Qué es la comunicación de equipo efectiva?
Los equipos más exitosos se respaldan en una comunicación efectiva entre sus miembros. Pueden superar a un grupo de genios simplemente con su comunicación en equipo ¿Quieres saber más? Veamos los componentes necesarios para la comunicación en equipo.
1. Objetivos claros es una característica de un buen equipo
Primero que nada, para identificar estrategias de comunicación efectiva en equipo, es importante hablar sobre los objetivos. Algunas personas van a trabajar para ganar dinero, y no hay nada vergonzoso en ello. Ya sea que una persona trabaje sola o en equipo, el objetivo inicial de cada empleado es recibir un salario.
Sin embargo, hay más que eso.
Las personas también desean mejorar sus habilidades en su industria elegida y crecer profesionalmente, lo cual también puede ser un objetivo personal.
¿Y cómo se relacionan los objetivos personales con el trabajo en equipo? Porque cada miembro de un equipo tiene objetivos personales y, si falta un objetivo común, el trabajo se realizará de manera deficiente.
Cada uno perseguirá sus propios objetivos olvidándose de en qué está trabajando todo el equipo. La calidad del trabajo empeorará cada vez más en este caso. Además, pueden surgir conflictos basados en desacuerdos, lo que puede destruir el equipo y el proceso de trabajo en su conjunto.
Para evitar malentendidos en el equipo y aumentar la eficiencia del trabajo y la calidad de la cooperación, es necesario establecer un objetivo claro y comprensible para todos sus miembros.
Un buen objetivo, capaz de unir y mejorar la calidad del proceso de trabajo, tiene dos cualidades obligatorias:
- No contradice los objetivos personales de los participantes.
- Conduce necesariamente a la mejora del producto.
El objetivo del proyecto no debe ir en contra de las necesidades de los miembros del equipo. Por lo tanto, si se requiere trabajar en un proyecto durante 12 horas seguidas o más, es un mal objetivo.
Trabajar por el simple hecho de trabajar no mejora el producto, además, un horario sobrecargado casi seguramente llevará al equipo a considerar otro empleo. Encuentra un compromiso entre lo que los miembros del equipo están buscando y lo que es bueno para el producto.
De esta manera, tu equipo trabajará de manera mucho más fluida y podrás evitar muchos problemas durante el proceso de desarrollo.
2. ¿Un equipo perfecto implica liderazgo situacional?
En cuanto a la comunicación efectiva en el equipo, hay otros componentes importantes que aún no hemos mencionado. Si el objetivo es la base de la comunicación efectiva en un equipo, entonces la responsabilidad de su calidad recae en el líder del equipo.
Se cree que en cualquier caso solo puede haber una persona responsable. La razón es que si asignas una tarea a varias personas, ninguna de ellas se sentirá responsable de ella, ya que hay alguien más que también debe realizar ese trabajo. Como resultado, la tarea se realiza de manera lenta y se incumplen los plazos.
Sin embargo, hay otra cara de la moneda. El liderazgo situacional puede imponer la opinión del equipo y los métodos de resolución de problemas, y también puede poner los objetivos del equipo por encima de los de los demás. Como puedes ver, en ambos casos puedes enfrentar una serie de problemas.
¿Qué puedes hacer para establecer una comunicación efectiva en el equipo en tal caso? En primer lugar, es necesario entender que la responsabilidad debe surgir de las motivaciones internas de un empleado y no ser impuesta por las autoridades.
Este es el secreto del liderazgo situacional en el equipo. Las decisiones se toman después de la discusión y la interacción entre ellos, y el liderazgo pasa a quien tenga más experiencia en un área determinada. Resulta que la mejor forma de liderazgo en el equipo es el liderazgo situacional.
En este caso, los participantes pueden comunicarse y cooperar cómodamente entre sí, aumentando la eficiencia de su trabajo.
Existe una distribución natural de roles en un equipo con una comunicación adecuadamente establecida. Los miembros del equipo son conscientes de las experiencias y habilidades de los demás y las tienen en cuenta al asignar tareas y roles.
Al mismo tiempo, la calidad del trabajo mejora y los miembros del equipo se sienten necesitados y desbloquean su potencial en el trabajo.
Además, la comunicación saludable en el equipo se caracteriza por compartir experiencias entre los participantes del proyecto. Algunas empresas organizan eventos especiales para ello, mientras que otras permiten esta comunicación directamente durante el trabajo.
La base de este enfoque es la adecuación y el deseo de ayudar a los compañeros de equipo, no solo de demostrar que se sabe todo mejor. El trabajo conjunto y la ayuda mutua ayudan a establecer un clima favorable en el equipo.
3. Los valores y la comunicación de equipo efectiva
La comunicación es posible solo cuando las personas pueden escuchar a alguien más además de sí mismas. En el flujo de trabajo, la comunicación es una necesidad, por lo que las personas deben entenderse entre sí y poder llegar a un acuerdo mutuo.
Para maximizar la facilidad de una comunicación efectiva en el equipo y evitar conflictos, es necesario evitar la distorsión de los valores del equipo.
El valor principal del trabajo en equipo es la comunicación en sí misma. Algunas cosas no se pueden hacer solos, y el trabajo en equipo es una de ellas. Al mismo tiempo, recuerda que tus intereses, opiniones y puntos de vista sobre el proyecto o ideas para mejorarlo son valores secundarios.
La comunicación siempre está en primer lugar para un equipo, mientras que el producto es primordial para un proyecto. La falta de comunicación en el equipo conduce a la estancación, la pérdida de enfoque, conflictos desagradables, desmotivación y fatiga. Por lo tanto, la importancia de la comunicación en el equipo es evidente aquí.
¿Cómo superar estas consecuencias de la falta de comunicación? Otro valor importante en el equipo es el respeto. Todos pueden expresar sus opiniones y todos quieren ser escuchados y vistos.
No permitas situaciones en las que se tomen decisiones sin una consideración reflexiva de otros puntos de vista. Habla, discute, experimenta y aprecia la contribución de cada participante.
4. Compromiso, retroalimentación y otros elementos clave de equipos altamente efectivos
La principal fortaleza del equipo es que cada miembro puede obtener ayuda y apoyo en cualquier momento. El equipo no solo nos ayuda a dividir proyectos complejos en partes y ejecutarlos a mayor velocidad, sino que también hace que el trabajo de cada empleado sea más eficiente.
Si consideramos todas las categorías de equipos efectivos por separado, veremos cuántos momentos positivos nos brinda el trabajo en equipo:
- Reconocimiento: Cada miembro del equipo sabe que es importante y necesario, y comprende la contribución de los demás participantes a la causa común.
- Positividad: El equipo está determinado a superar dificultades y hacer lo que les gusta.
- Retroalimentación: No hay lugar para el silencio en el proyecto. Todos deben expresar libremente su opinión. Se acepta la crítica constructiva, pero también es importante sugerir cómo resolver el problema. Compartir experiencias también es una parte importante e integral del proceso de trabajo.
- Confianza: Todos los procesos en el proyecto son transparentes y todos tienen acceso a la información que necesitan. Ninguno de los miembros del equipo perjudica a los demás en beneficio propio y reconocimiento. Se tienen en cuenta las necesidades de los trabajadores, por lo que no necesitan ocultar nada.
- Apoyo: Cada persona necesita comunicación y apoyo. Dado que las personas pasan una parte considerable de su tiempo en el trabajo, necesitan poder encontrar apoyo allí, si es necesario.
Cuando hablamos de cuáles son los cinco componentes de la comunicación en equipo, es necesario mencionar las siguientes características de una relación eficiente en los equipos:
- Claridad en el juicio.
- Buenas habilidades de escucha.
- Honestidad.
- Compromiso.
- Significado.
En nuestra opinión, estos son precisamente los cinco elementos del trabajo en equipo efectivo. ¿Y qué sucede cuando un equipo tiene problemas de comunicación? En este caso, podemos enfrentar:
- Sobrecarga de información.
- Confusión.
- Comunicación vacía.
- Posición defensiva de los miembros del equipo.
- Disputas y conflictos.
Incluso si te encuentras con algo de lo mencionado anteriormente, no es motivo para sentirse desesperado. Cualquier equipo puede volverse efectivo. Solo se requiere la conciencia del problema y el deseo de cambiar para mejor.
5. Conversación informal
Una conversación informal es un chat que tiene lugar fuera de un entorno formal, como una reunión. En una conversación informal, se pueden discutir muchas ideas creativas. Debido a que una conversación informal es casual y los empleados no temen la presión externa, pueden ser completamente ellos mismos y expresar libremente algunos pensamientos creativos en el proceso.
Esto ayuda a desarrollar fuertes lazos de equipo y, como se mencionó anteriormente, hace que el “trabajo en equipo” funcione.
6. Herramientas útiles para establecer un entorno de trabajo
Habiendo considerado ya los 6 componentes principales del trabajo en equipo, echemos un vistazo a las herramientas necesarias para impulsar la comunicación en equipo. Hoy en día, el mercado de aplicaciones para la comunicación efectiva en el lugar de trabajo es bastante amplio.
Esto permite que cualquier organización encuentre una solución adecuada para un proyecto específico y personas concretas. Sin embargo, para simplificar la búsqueda y dar una primera idea de qué programas existen en el mercado y qué características ofrecen, a continuación brindaremos una breve descripción de ellos.
Estas herramientas serán un buen complemento para los cinco componentes de la comunicación en equipo mencionados anteriormente.
Chanty
Chanty es una plataforma de colaboración en equipo diseñada para aumentar la comunicación y la productividad del equipo de manera significativa. Sus desarrolladores afirman que la aplicación funciona como si te diera tres horas extra al día. Además, proporciona historial de mensajes ilimitado, intercambio de archivos sencillo mediante adjuntos y una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, búsqueda potente y herramientas de comunicación organizadas, ¡todo de forma gratuita! La seguridad, el acceso rápido a tus compañeros de equipo y la divertida colaboración en equipo ahora pueden estar al alcance de tu mano, ya que Chanty también está disponible en dispositivos iOS y Android.
Bitrix24
Bitrix24 es un conjunto gratuito de diferentes herramientas de colaboración. Cada herramienta está optimizada para proporcionar unidad en tu empresa. El conjunto consta de más de 35 instrumentos. Como herramienta de colaboración todo en uno, reúne instrumentos para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo, gestión, servicio de asistencia, aprendizaje, etc. La aplicación es gratuita, pero si deseas mejorar la solución y obtener aún más funciones, hay planes de pago con más beneficios.
Slack
Slack es principalmente una aplicación de mensajería que conecta a los miembros del equipo sin importar dónde se encuentren. Uno podría preguntarse, ¿por qué el equipo necesita otro mensajero? El intercambio constante de mensajes es una de las estrategias para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo. El hecho es que esta aplicación te permite configurar tanto una correspondencia grupal como individual. Una serie de configuraciones flexibles y amplias capacidades de aplicación lo hacen popular entre otras alternativas de Slack.
Zoom
Zoom es una de las mejores aplicaciones para videoconferencias y conferencias web para una comunicación efectiva en el lugar de trabajo. Su versatilidad supera todos los récords: puedes utilizar la aplicación en cualquier dispositivo. Esto permite trabajar sobre la marcha y acceder a las conferencias desde cualquier dispositivo disponible. El uso de la aplicación es gratuito, pero también existen versiones de pago con funcionalidades mejoradas. El costo no supera los $20 al mes, mientras que las oportunidades son vastas. Actualmente, más de 350,000 empresas en todo el mundo lo utilizan a diario.
RedBooth
RedBooth es una excelente solución para la gestión eficiente de proyectos, que ayuda a establecer una comunicación positiva y efectiva en el lugar de trabajo. Esta solución también es integral y abarca chat en tiempo real, correo electrónico, almacenamiento de archivos, gestión diaria de tareas, entre otros. Además, tiene un diseño bastante intuitivo y puede ser fácilmente utilizado por usuarios sin experiencia.
Últimas ideas sobre la comunicación de equipo
La comunicación es una parte esencial de la vida en sociedad en su conjunto. Por lo tanto, no podemos ignorar esta esfera de nuestra vida, ya que la comunicación efectiva en el lugar de trabajo fomenta flujos de trabajo eficientes.
Desafortunadamente, a veces los equipos tienen dificultades para establecer una comunicación efectiva en el lugar de trabajo durante la implementación de proyectos.
Sin embargo, todos los problemas se pueden resolver mediante discusiones, compromisos y la aplicación de técnicas y tecnologías modernas. Recuerda que tienes todo en tus manos. No temas cambiar el clima en el equipo para mejorarlo.
En este artículo, hemos intentado recopilar información que te ayudará a encontrar tu camino para mejorar las estrategias de comunicación en el trabajo. Esperamos que te ayude a resolver tus problemas y a facilitarte la vida.
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