La comunicación es fundamental en los entornos laborales y productivos. Simplifica el trabajo en equipo, aumenta la participación y mejora la satisfacción de los empleados.
Sin embargo, la comunicación efectiva puede ser desafiante. Las cosas pueden ser malinterpretadas, incluso si se habla el mismo idioma.
Esto sucede porque las personas usan distintos estilos de comunicación. El estilo de comunicación describe la manera en la que compartimos información. Algunas personas son directas, mientras que otras se basan en la sutileza para comunicar sus ideas y sentimientos.
Entender estas diferencias y matices nos permite interpretar y transmitir mensajes de manera más precisa.
En este artículo discutiremos los estilos de comunicación directo e indirecto. También compartiremos consejos para ayudar a que los comunicadores directos e indirectos mejoren sus habilidades comunicativas.
La comunicación directa transmite el mensaje de manera explícita y directa, sin doble contexto o sentido. En otras palabras, dices exactamente lo que quieres decir y tus palabras reflejan tu verdadera intención.
Las personas con este estilo prefieren información clara y práctica. Van directo al grano y esperan que los otros hagan lo mismo.
Hay dos beneficios principales de la comunicación directa. Primero, garantiza claridad, dejando poco margen para la ambigüedad, los malentendidos y las malas interpretaciones. Segundo, promueve la honestidad y genera confianza.
La desventaja de la comunicación directa es que puede generar conflictos o confrontaciones, especialmente cuando el hablante transmite un mensaje sin tacto. También puede ser considerado como descortés según el contexto cultural.
Brevedad y claridad son las principales características de la comunicación directa. Los ejemplos a continuación muestran cómo transmitir mensajes de forma directa elimina cualquier ambigüedad o malentendidos.
Como puedes ver, la comunicación directa puede llevar a interacciones más transparentes y productivas en el lugar de trabajo.
La comunicación indirecta no se basa sólo en palabras para transmitir mensajes. Emplea pistas de comunicación no verbales, tales como expresiones faciales y tono de la voz para indicar el significado subyacente detrás de las palabras. El lenguaje corporal conforma hasta un 55% de la comunicación.
Los oyentes deben leer entre líneas para poder interpretar la intención. Las personas que usan este estilo suelen evitar los conflictos y ser ofensivos.
El beneficio de la comunicación indirecta es que permite a las personas navegar conversaciones difíciles. Promueve la armonía social al evitar la confrontación y es la forma de comunicación adecuada en algunos contextos culturales.
La desventaja del estilo indirecto es el aumento de los problemas de comunicación y de los niveles de frustración potenciales, especialmente cuando el oyente no capta las pistas no verbales.
La sutileza y los matices son los fundamentos de la comunicación indirecta. Los ejemplos a continuación demuestran cómo el contexto y las pistas no verbales le dan significado a los mensajes.
La comunicación indirecta ayuda a que los comunicadores naveguen relaciones interpersonales complejas y dinámicas, creando y manteniendo un entorno de trabajo armonioso.
Hemos hablado sobre algunas diferencias entre la comunicación directa e indirecta. Ahora hablaremos más específicamente sobre esas diferencias y las distinciones entre los dos tipos de comunicadores.
Los comunicadores directos usan palabras concisas y precisas para expresar sus opiniones o sentimientos, priorizando la claridad. Si no quieren hacer algo, simplemente dicen “no”.
La comunicación indirecta escoge sus palabras con cuidado para evitar ofender a alguien. Por ejemplo, no le dicen “no” a algo que no quieren hacer. En cambio, son muy amables y dicen, “desafortunadamente no puedo hacerlo ahora”.
La comunicación directa no requiere de mucha interpretación. Se puede ver el propósito en las palabras. Cuando tu supervisor dice, “Ven a mi oficina”, es claro lo que quieren de ti.
La comunicación indirecta deja un margen para malentendidos. Si tu jefe dice, “Ven a mi oficina cuando tengas tiempo”, no queda claro cuándo debería suceder. El oyente debe analizar el contexto y las pistas no verbales para interpretar el significado.
La comunicación directa suele ser usada en culturas donde el contexto tiene poca relevancia, como los países occidentales. Estos lugares son culturalmente diversos y enfatizan el individualismo.
La heterogeneidad no permite las suposiciones contextuales. Por lo que queda del hablante transmitir el mensaje con la mayor claridad posible.
El estilo de comunicación indirecta es costumbre en culturas donde el contexto es muy relevante, como los países asiáticos. Estos lugares son culturalmente homogéneos y enfatizan la comunidad.
La homogeneidad permite que las personas comprendan las expectativas compartidas en torno a un comportamiento. El oyente es responsable de interpretar correctamente el mensaje de acuerdo al estado social, la expresión facial o el lenguaje corporal del hablante.
Los diferentes estilos de comunicación se ajustan a varias situaciones de conflicto para evitar una cultura laboral nociva. La comunicación directa es la mejor opción cuando se busca una solución rápida.
La comunicación directa es lo mejor cuando necesitas una solución rápida. Es mejor pedir ayuda de inmediato en lugar de esperar a que alguien se ofrezca.
Por otro lado, un enfoque indirecto es mejorar para gestionar conflictos emocionales. Digamos que tu gerente de RRHH intenta resolver un problema entre dos empleados. Usar una comunicación indirecta te permite mantenerte neutral y resolver el conflicto.
A diferencia de las interacciones cara a cara o telefónicas, es imposible reconocer las pistas no verbales a través de la comunicación escrita. Si eres una persona directa, pudieras ser percibido como alguien grosero o muy autoritario.
Por esto la comunicación escrita directa es perfecta para mensajes instructivos o que tienen la intención de detallar una tarea. Hay poca probabilidad de ofender a otros cuando estás explicando cómo hacer algo.
La comunicación indirecta ya usa un lenguaje cortés. Por lo que el lenguaje que usan en la comunicación escrita compensa la pérdida de pistas no verbales. Ya que el objetivo de este estilo de comunicación es evitar ofender o crear conflictos, resulta perfecto para escribir mensajes que requieren de empatía.
Los canales de comunicación son los métodos que usan los empleados para diseminar información a los gerentes y a los demás colegas. Estas herramientas facilitan la colaboración en equipo, la recopilación de retroalimentación y el fortalecimiento de las relaciones.
Usar el canal correcto para transmitir tu mensaje es fundamental para la productividad y el compromiso de los empleados.
A continuación, los principales canales que usan las empresas:
Las conversaciones en persona son un canal de comunicación increíblemente efectiva en el lugar de trabajo. Usa pistas verbales y no verbales para transmitir mensajes, mejorando la calidad y la eficiencia de la comunicación.
Por ejemplo, puede ser difícil interpretar las intenciones al usar canales digitales. Sin embargo, la intención del mensaje es más evidente cuando puedes ver el lenguaje corporal de la persona y escuchar su voz.
La retroalimentación inmediata hace que la comunicación cara a cara sea ideal para conversaciones complejas y delicadas.
En esta era digital, la comunicación a través de herramientas de mensajería instantánea es tan importante como la comunicación cara a cara en el entorno laboral.
Estas herramientas proporcionan una comodidad inigualable, permitiendo a las personas transmitir mensajes importantes, incluso cuando no están en el mismo espacio físico que sus colegas.
Es cierto que puede ser más difícil interpretar la intención de un mensaje usando herramientas de comunicación en comparación con la comunicación cara a cara. La buena noticia es que estas tecnologías han evolucionado, facilitando la comprensión de la intención del mensaje.
Comparadas con los correos electrónicos, las aplicaciones de chat móvil son una invención relativamente reciente. Sin embargo, ya se han convertido en una parte fundamental del entorno laboral.
El 55% de las personas trabajadoras han mencionado que prefieren usar sus teléfonos móviles para el trabajo en lugar de teléfonos de escritorio.
Estas estadísticas no sorprenden. Además de la conveniencia que ofrecen las aplicaciones móviles, también permiten conversaciones en tiempo real. Con la mayoría de estas plataformas, también es fácil compartir documentos importantes con colegas y revisar conversaciones anteriores.
El correo electrónico es el canal de comunicación escrita más utilizado en el ámbito empresarial. Es asincrónico, lo que significa que la comunicación no es en tiempo real. Puedes generar una tarjeta de presentación digital e incluirla en tu firma de correo junto con otra información y documentos, lo que lo hace ideal para la comunicación a gran escala.
Además, al igual que las aplicaciones de chat móvil, el correo electrónico te permite rastrear conversaciones y archivos compartidos.
Las llamadas de audio transmiten mensajes verbales en tiempo real, lo que convierte a este canal en una opción ideal para la comunicación urgente sin necesidad de estar presentes físicamente. Además, las funciones de conferencia permiten la participación de varias personas en la llamada, lo que facilita una toma de decisiones más rápida.
Aunque las llamadas telefónicas eliminan las señales del lenguaje corporal, el tono de voz sigue siendo una clave importante para interpretar el mensaje.
La mayoría de las llamadas telefónicas se realizan en dispositivos móviles, con 6.84 mil millones de personas usuarias de smartphones a nivel mundial. Sin embargo, varias herramientas de comunicación ofrecen VoIP (voz sobre protocolo de internet), lo que permite realizar llamadas a través de conexiones a internet.
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Los usuarios pueden llamar a otros miembros o dejar mensajes de voz.
Las videollamadas son la respuesta del entorno laboral remoto para la comunicación sincrónica.
Utilizan la comunicación verbal y no verbal y permiten la participación de múltiples personas, lo que facilita la conexión y la colaboración eficiente. Pero eso no es todo; las plataformas de videoconferencia tienen capacidades de compartir archivos y grabar llamadas, lo que te permite rastrear archivos y conversaciones.
En teoría, puedes utilizar cualquier canal para compartir información. Sin embargo, para ser más eficiente, considera el propósito, la complejidad y la urgencia del mensaje.
Por ejemplo, las reuniones cara a cara y las videollamadas son más efectivas que enviar por correo electrónico materiales de formación cuando estás capacitando a nuevas personas empleadas. Puedes evaluar la comprensión y responder preguntas.
Si estás renunciando, es mejor utilizar el correo electrónico o cartas comerciales. Los mensajes que requieren atención o respuesta inmediata deben transmitirse por llamadas telefónicas.
También debes considerar a la persona destinataria del mensaje. Por ejemplo, puedes usar WhatsApp Web para chatear con tu amiga que trabaja en recursos humanos. Sin embargo, al solicitar un día libre, es mejor usar el correo electrónico.
Los documentos empresariales son canales formales de comunicación escrita. Contienen mensajes oficiales y sirven como una única fuente de verdad. Así que, si hay preguntas sobre tus estrategias B2B o políticas empresariales, las personas empleadas pueden referirse a los documentos relevantes para obtener aclaraciones.
Los documentos empresariales incluyen contratos, manuales de recursos humanos, planes de negocio, informes financieros, actas de reuniones, resoluciones de la junta, y más.
Las personas que se comunican de manera directa valoran la honestidad y la transparencia. Sin embargo, corren el riesgo de parecer insensibles o autoritarias. Es vital ser amable y profesional en el entorno laboral. Aquí tienes algunos consejos para ser más agradable sin renunciar a tu estilo de comunicación:
Como ves, no tienes que renunciar a tu estilo de comunicación para prosperar en el lugar de trabajo. Solo incorpora amabilidad para convertirte en un líder o colega más empático.
Las personas que se comunican de manera indirecta valoran la armonía y la diplomacia. Sin embargo, esto suele ser a costa de la claridad del mensaje y puede causar frustración en quienes prefieren un estilo directo. Aquí tienes algunos consejos para que tu mensaje sea efectivo:
En ese último punto, recuerda que las personas que se comunican de manera directa respetan el lenguaje directo. Ven la comunicación indirecta como evasiva (en el mejor de los casos) o deshonesta (en el peor). Por lo tanto, usar un lenguaje directo con ellas es una señal de respeto y confianza.
Una comunicación clara es vital para un entorno de trabajo efectivo y productivo. Sin embargo, las personas usan diferentes estilos de comunicación para expresarse. Algunas prefieren ser directas. Otras optan por la sutileza.
En el debate entre estilos de comunicación directa e indirecta, no se trata de que uno sea mejor que el otro. Cada uno tiene sus beneficios. Cuando necesitas que las cosas se hagan rápidamente, la comunicación directa reduce los malentendidos.
Cuando necesitas manejar las cosas de manera diplomática, la comunicación indirecta minimiza el conflicto.
Conocer la diferencia entre comunicación directa e indirecta te permite interpretar los mensajes de manera precisa. También te ayuda a adaptarse adecuadamente a diversas situaciones, ya que algunas requieren un enfoque directo, mientras que otras exigen sutileza.
En última instancia, construye mejores relaciones en el lugar de trabajo.