A todos nos ha pasado… Estar sentados en el escritorio, mirando fijamente la pantalla de la computadora, intentando trabajar pero nos distraemos cosas que nos hacen perder el tiempo. Bien sean las redes sociales, algún artículo de internet o simplemente mirando el vacío, existen un sinfín de maneras de perder el tiempo en el trabajo.
Así que, para ayudarte a evitar estas trampas y realizar más trabajo en menos tiempo, hemos creado una lista con algunas de las principales cosas que nos hacen perder tiempo en el trabajo, así como algunos consejos para ayudarte a superarlos.
Pero primero, hablemos en términos generales acerca de qué son los ladrones de tiempo y sus efectos dentro del entorno laboral.
¿Qué son los ladrones de tiempo?
Se puede definir como “ladrones de tiempo” a las personas o las cosas que consumen una cantidad de tiempo innecesario o que no proporcionan ningún beneficio.
Bien sea que trabajes como freelancer, en un equipo o como gerente, es inevitable perder tiempo de vez en cuando.
A pesar de querer mantener al máximo los niveles de productividad, surgen una gran verdad de distracciones que pueden desviar nuestra atención de las tareas importantes.
Por ejemplo, pequeñas charlas con compañeros de trabajo, revisar las redes sociales, navegar por internet y perder el enfoque, todo esto contribuye a perder mucho de nuestro preciado tiempo a través de la jornada de trabajo.
Los estudios afirman que pasar una cantidad excesiva de horas en reuniones perjudica a la productividad laboral de más del 50% de los empleados. Además, es común realizar varias tareas al mismo tiempo durante las reuniones. Esta pérdida de tiempo puede conllevar a una pérdida del enfoque, la motivación y la productividad.
Por lo tanto, es de suma importancia reconocerlos y eliminarlos de nuestro entorno. Para ayudarte con esta tarea, hemos enlistado las 10 cosas más comunes que nos hacen perder tiempo en el trabajo y cómo evitarlas.
10 formas de perder el tiempo en el trabajo y cómo evitarlas rápidamente
Enfrentémoslo, todos necesitamos distraernos un poco de nuestra rutina ocasionalmente, ¿verdad? Pero pasa algo, son esos ladrones de tiempo sigilosos los que pueden afectar a nuestra productividad en gran medida.
Sin embargo, si sigues algunos pasos sencillos, podremos sacarnos esas distracciones de encima y hagamos más cosas, juntos (sí, cómo dice nuestro lema aquí en Chanty).
Así que, cuando sientas que te ahogas en un mar de notificaciones de correos electrónicos y redes sociales, respira hondo y recuerda que tú tienes el control. No permitas que esas distracciones te ahoguen, en cambio, haz algunos ajustes y retoma tus actividades. Después de todo, nadie tiene tiempo para eso.
Pero para lo que sí tenemos tiempo es para orientarte a través de una serie de peligrosos ladrones de tiempo y algunas soluciones rápidas. Sigue leyendo.
Limita el uso de redes sociales y otros sitios web
Seamos honestos, las redes sociales son un agujero negro para la productividad. En un momento estás revisando tus notificaciones y lo siguiente que sabes es que estás haciendo scrolling a un hilo de X donde discuten si la pizza lleva o no piña.
Solución: Establécete límites. Usa extensiones en tu navegador o aplicaciones que bloqueen durante tu horario de trabajo los sitios web que te puedan distraer. Y si quieres solucionar el tema de las redes sociales, aparta descansos específicos a través del día para revisar tus cuentas.
No regreses una y otra vez a tus correos electrónicos
Los correos electrónicos pueden ser una gran herramienta de comunicación, pero también puede ser una gran forma de perder el tiempo. Revisar constantemente tu bandeja de entrada, responder a cada mensaje y limpiar tu carpeta de spam puede quitar muchas horas a tu día.
Solución: Establece un horario específico de la jornada para revisar tu correo electrónico y adhiérete a él. Usa filtros y etiquetas para categorizar tus mensajes de forma automática y cancela la suscripción a cualquier lista de correo electrónico innecesaria.
Reuniones innecesarias, la “mejor” forma de perder tiempo
Las reuniones son conocidas por ser poco productivas y consumir mucho tiempo. Entre conflictos de agenda, largas discusiones y tangentes que no vienen al caso, puede llegar a sentirse como si estuvieras atrapado en un ciclo interminable de conversaciones sin sentido.
Solución: Elige muy bien las reuniones a las que asistes. Asegúrate que la reunión cuente con una agenda y un propósito claro, y no aceptes invitaciones a reuniones que no se alineen con tus objetivos o responsabilidades. Y si asistes, ten claro lo que deseas lograr.
Mantén el enfoque y no te estreses haciendo múltiples tareas
Contrario a lo que se cree, el multitasking no es algún tipo de truco. De hecho, intentar realizar varias tareas a la vez puede afectar negativamente tu rendimiento y hacer que sea difícil mantener el enfoque. Como resultado, esto puede causar inclusive productividad tóxica.
Solución: Enfócate en una tarea a la vez. Prioriza tu lista de cosas por hacer y trabaja en las más importantes primero, brindándoles toda tu atención hasta que la completes.
Colegas parlanchines
Todos conocemos a un compañero de trabajo al que le encanta hablar. Si bien es importante construir relaciones y socializar con los colegas, tener muchas conversaciones casuales puede volverse rápidamente en un ladrón de tiempo.
Solución: Establece límites con tus colegas parlanchines. Hazles saber amablemente cuando te encuentres atareado o cuando necesites tiempo para enfocarte. Sugiere ponerse al día durante la hora de almuerzo o luego de terminar la jornada.
Procrastinación
La procrastinación es el peor ladrón de tiempo. Bien sea postergando una tarea compleja o simplemente evitando trabajar en general, la procrastinación puede perjudicar tu productividad y dejarte una sensación de estrés y agobio.
Solución: Divide las tareas grandes en tareas más pequeñas, de manera que sea más gestionable. Establécete plazos límite y hazte responsable. Y si tienes problemas para comenzar, intenta con “la regla de los cinco minutos”; comprométete a trabajar en una tarea por cinco minutos y ve hasta donde llegas.
Perfeccionismo
Aunque resulte importante sentirse orgulloso del trabajo que realizas y buscar la excelencia, el perfeccionismo rápidamente puede convertirse en una forma de perder el tiempo. Gasta demasiado tiempo obsesionado en pequeños detalles o intentar hacer todo tan “perfecto” como sea posible, puede impedirte progresar o avanzar.
Solución: Reconoce cuando tu perfeccionismo se interponga en tu productividad. Establece objetivos y plazos realistas para tus proyectos y enfócate en tener un progreso gradual en lugar de obsesionarte con los pequeños detalles.
Evita la desorganización
¿Alguna vez has estado en la búsqueda frenética por un documento o archivo importante justo antes de una reunión o cuando lo tienes que enviar a un colega?
Sabemos que sí, a todos nos ha pasado. Enfrentémoslo, la desorganización es uno de los principales ladrones de tiempo. Y no es solo una pérdida de tiempo, también es una forma garantizada de aumentar tus niveles de estrés y sacarte de quicio ¡Pero no teman, mis queridos amigos desorganizados! La solución está solo a un salto de línea.
Solución: Puede evitar el caos poniendo un poco de orden, creando un sistema específico y empezando a usar herramientas de organización que te funciones a ti y a todos a tu alrededor. Arregla tu espacio de trabajo, haz una planificación o una lista de verificación y serás capaz de encontrar lo que necesitas en un segundo. No seas una víctima del monstruo de la desorganización, toma el control de tu vida y hazla más fácil.
Evita dejar las tareas difíciles para el final
Seamos realistas, todos hemos tenido esa tarea que preferimos evitar en lugar de enfrentarla. Es como un elefante en la habitación, pero es una tarea del tamaño de un elefante que nos acecha.
Pero, ¿adivina qué? ¡Ignorarla no hará que mágicamente desaparezca! Entonces, ¿por qué no tomar cartas en el asunto y ponerte a trabajar en ella? Si te sientes lo suficientemente determinado, ¿por qué no salir de eso lo antes posible? Confía en nosotros, tu yo del futuro te lo agradecerá (y puede ser que tu yo del presente también lo disfrute).
Solución: Date cuenta que evitar una tarea no hará que desaparezca y, a la larga, solo generará más estrés. Prueba dividir la tarea en tareas más pequeñas, en pasos más gestionables, para que no resulte tan abrumadora. También puedes establecer un tiempo específico para realizarla. Y por último, date una recompensa una vez que la hayas completado, bien sea un dulce o un baile de celebración (¡o ambas cosas!).
Aprende a decir “no”
Presten atención, todos ustedes fanáticos al trabajo. Todos sabemos que quieren impresionar a sus jefes y compañeros de trabajo asumiendo todas las tareas posibles, pero necesitan darse un respiro.
Necesitas saber a decir “no” y revisar esas tendencias de alta exigencia. Porque seamos honestos, hacernos cargo de demasiadas cosas solo te llevará directo al caos total. Y nadie quiere eso.
Tu trabajo se verá afectado y la empresa aún más. Así que si sientes que el peso de tu trabajo está aplastandote, no temas en hablar con tu jefe. Quizás puedan darte una mano o aligerar la carga.
Recuerda, está bien decir que “no” algunas veces, solo asegúrate de contar con una razón sólida que lo respalde. Tu salud mental, y la de tus colegas, te lo agradecerán.
Solución: Se claro y conciso con los plazos de entrega de una tarea, y mantén el respeto y la amabilidad durante la entrega. Brinda una razón válida del porqué estás diciendo “no”, bien sea por una sobrecarga de trabajo o por otros compromisos. También puede ofrecer una solución alternativa o sugerir a alguien más que pueda llevar a cabo la tarea. Y, por último, mantén tu postura y no te sientas culpable por poner primero tu bienestar y tu carga laboral. Recuerda que decir “no” no es una señal de debilidad, sino una señal de autoconciencia y gestión del tiempo ¡Tú puedes con esto!
En resumen: Deshazte de los ladrones de tiempo
Cuando nos toma más tiempo del pensado completar tareas y procesos, es momento de darnos cuenta de lo que está pasando.
Seguramente hay algún pequeño ladrón de tiempo por ahí, causando retrasos y dolores de cabeza. Pero no te preocupes, si te adhieres a estas soluciones, podrás fácilmente evitarlo.
Prioriza tu productividad, rendimiento y el bienestar de tus empleados, y dile “adiós” a esos molestos ladrones de tiempo.
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