Por supuesto, no todos los días pueden ser iguales. Eres humano, no una máquina. Pero si te encuentras diciendo “La lista de tareas sigue creciendo” más que “Tuve un día muy productivo en el trabajo”, entonces has llegado a la página correcta.
Este blog es para todos: gerentes, empleados y fundadores que quieren tomar el control de su día y no ser guiados por las tareas.
Antes de comenzar, debo mencionar que la lista de tareas en espiral no es necesariamente tu culpa. Hay múltiples factores externos que entran en juego.
Según un informe, el 70% de los trabajadores admitieron que se sienten distraídos cuando están en el trabajo.
Eres bienvenido a tomar el curso de productividad de Chanty para maximizar tu efectividad en el trabajo.
Los compañeros de trabajo habladores y el ruido de la oficina fueron señalados como las principales distracciones para el 80% de los trabajadores, y más del 60% de los encuestados también ven las reuniones como otra interrupción que afecta su productividad.
Sin embargo, también hay una gran cantidad de otras razones. La pregunta es, ¿qué puedes hacer al respecto?
Bueno, lo mejor que puedes hacer es identificar qué está afectando tus niveles de productividad y trabajar en ello.
A veces, son los pequeños cambios los que pueden marcar una diferencia significativa. Es ideal estar listo para hacer los cambios necesarios donde sea necesario para ser más productivo. De lo contrario, el día en que todo el estrés te lleve al agotamiento no está lejos.
Espera, ¿qué puede llamarse un día productivo?
En otras palabras, un día productivo es cuando lograr completar las tareas más importantes y lograr resultados que hacen avanzar tus proyectos. No significa horas extensas de trabajo o sacrificar actividades personales, como diligencias o hacer ejercicio.
Al final de tu jornada laboral, deberás poder disfrutar de tiempo para ti sin sentirte abrumado por una lista incontrolable de tareas pendientes.
Pero, cómo puedes asegurarte de disfrutar de un día producto, aquí 11 consejos:
1. Priorizar las tareas
¿Has escuchado la frase “A mal paso darle prisa”?
Para aquellos que no la conocen, significa hacer la tarea más difícil primero y el resto del día se hará más fácil. ¿Cómo? Esto funciona porque no te dejas escapar de la tarea más difícil y no te arrastras por el resto del día. El ChatGPT, impulsado por inteligencia artificial, puede ahorrarte tiempo optimizando los procesos de trabajo.
Para explicarlo mejor, es esencial dividir las tareas, sin importar cuán larga sea la lista, en dos categorías: importantes y urgentes. Arregla las tareas en estas categorías en orden y analiza. No te dejes llevar por la tarea que te sientas como hacer o que te parece fácil. De esta manera, siempre terminarás haciendo mucho y no te sentirás inacabado.
Inculca el hábito de crear esta lista de tareas antes de ir a la cama o cuando te despiertes. También es una buena práctica identificar las tareas que se pueden delegar.
2. Comunicarse de manera eficiente
Según una encuesta de Panopto, “los empleados pasan un promedio de 5 horas cada semana esperando recibir la información y los inputs que necesitan”.
Esto se convierte en un motivo importante para que el trabajo se retrase, se olvide o se cancele. Aquí hay dos formas de abordar estas situaciones:
– Si eres el que espera una respuesta y la tarea no es super urgente, pasa a la siguiente tarea del día. En caso de que los inputs sean urgentes, considera llamar o utilizar Chanty, una herramienta de chat de equipo en lugar de seguir enviando correos electrónicos.
– Si eres un compañero o gerente que necesita responder, a menos que estés muy ocupado, haz lo necesario. En caso de que estés en una reunión o tengas un tiempo bloqueado para una tarea, envía una respuesta automática a los correos electrónicos que reciba con “Estoy no revisando mis correos electrónicos durante las próximas x horas, por favor llama si es super urgente”.
Para el bien de la productividad de todos, debemos intentar mantener la comunicación breve y significativa. Evita hablar en torno al tema y ve al grano – reuniones, correos electrónicos, charlas individuales – en todas partes.
3. Tomar pausas obligatorias
El estilo de vida de la mayoría de los profesionales del trabajo es sedentaria en cuanto a sus tareas. Además, es difícil no perder la concentración y seguir haciendo una tarea después de otra.
Tomar pausas cortas después de cada hora o cada tarea importante es lo mejor que puedes hacer.
Usa el tiempo para caminar, tomar un tazón de té verde, hacer llamadas o incluso verificar tus redes sociales, standup comedy, etc. Puedes usarlo para refrescar tu mente y cuerpo y hacer lo que mejor te funcione. También puedes practicar técnicas de mindfulness que te ayuden a relajarte y manejar el estrés durante el día.
Sin embargo, recuerda no perder el tiempo en scrolling por redes sociales y regresar a la mesa de trabajo a tiempo para completar la próxima tarea. Si tratas de ser ambicioso y planeas hacer todas las tareas de una sola vez y luego tomar una pausa larga, las cosas pueden salir mal.
No tomar pausas puede llevar a la fatiga mental. Por otro lado, si tomas pausas, tendrás más energía y enfoque para las tareas por delante.
4. Utilizar una silla de trabajo relajante
Sentarse en la misma postura en una silla incorrecta o incómoda puede llevar a dolor de espalda y mala postura. Si el trabajo no se realiza en el campo, la mayoría del tiempo nos encontramos sentados y trabajando en la laptop.
Si algo, esto ha empeorado desde la pandemia. Invertir en una silla relajante es aún más sentido. En casa o en el trabajo, la altura y anchura de ajuste, el giro y la función de reclinación son los must-have.
5. Crear un horario de trabajo
Crear un horario de trabajo es especialmente útil para profesionales en ciertas industrias o perfiles de trabajo donde tienen que trabajar turnos o horarios inusuales. El creador de horarios de trabajo te ayuda a planificar, verificar o cambiar tus turnos fácilmente. Te da una visión clara de las solicitudes de tiempo libre, ve las intercambios de turnos y resulta en un gran aumento de la productividad. Para hacer que tus empleados se adapten y acepten sin resistencia, busca una que venga con una aplicación móvil.
6. Ejercitarte regularmente
Como mencioné anteriormente, muchos factores externos impactan nuestra productividad, y uno de ellos es el movimiento corporal. Debido a nuestro estilo de vida sedentario, estamos propensos a estrés en los ojos, enfermedades cardíacas y dolor de espalda.
Para evitar que estos problemas afecten el trabajo y viceversa, debes ejercitarte regularmente. No solo te ayudará a mantenerte activo, sino que también te mantendrá en buen estado de salud. También se cree que una buena postura te hace confiado y menos estresado, y la mala postura puede llevar a pensamientos negativos.
Además de ejercitarte físicamente, incorpora prácticas de mindfulness en tu rutina para mejorar tu bienestar y productividad. Toma momentos a lo largo del día para centrarte, siguiendo el concepto japonés de ikigai, y cultiva un sentido de gratitud por el momento presente.
Técnicas como respiración profunda, meditación o caminar con atención pueden ayudar a reducir el estrés, mejorar el enfoque y alinear tus acciones con tus valores y objetivos. Al practicar mindfulness, puedes mejorar tu productividad mientras mantienes un sentido de equilibrio y satisfacción en tu vida.
Aquí te dejo la traducción de las entradas de blog:
7. Comer comidas saludables
No es noticia que comer mucha comida basura puede hacer que te sientas letárgico. Por eso es importante tomar el control de lo que comes y cuánto comes. Comienza a equilibrar la nutrición de tus comidas y deja de comer de manera inconsciente. Es mejor comer más verduras y frutas.
Es mejor empezar el día con un desayuno saludable con nutrición equilibrada. Despierta a tiempo, come con atención y no en prisas. Comienza pequeño, como reemplazando el café o el té con batidos y sigue progresando. Mejor el desayuno, mejor la productividad.
Para el almuerzo, evita comer demasiado, ya que el cuerpo empezará a utilizar la energía para digerir. Las ensaladas y los vegetales al vapor pueden ser una buena opción. Sin embargo, si comes algo pesado, ten un porción más pequeña.
8. Gestiona tu tiempo
Ver correos electrónicos, recibir notificaciones en el teléfono, llamadas, multitarea y todo el ruido cuentan como asesinos del tiempo. Debes gestionar mejor tu tiempo, intenta el time blocking y comienza a hacer tareas monótonas.
Según tu lista de tareas, programa tus tareas importantes y en ese marco de tiempo, hazlas. Cuando termines con una, toma un descanso de 10 minutos y luego pasa a la siguiente. Si la tarea requiere más de 1 o 2 horas, puedes seguir la regla de los 2 minutos.
Puedes utilizar este tiempo libre para hacer tareas triviales pero urgentes y verificar y responder correos electrónicos. Si no, puedes fijarte tres veces para verificar correos electrónicos o recibir llamadas – 11 am, 2 pm y 5 pm. Esto te asegurará que te quedes sin distracciones y enfocado.
9. Aumenta tus habilidades mientras te transportas
¿Por qué algunas personas en el trabajo siempre parecen estar subiendo la curva de aprendizaje? Es porque aumentan sus habilidades. Mientras aprendes en el trabajo, a veces necesitas aprender algo nuevo para ser más exitoso.
Las 24 horas es todo lo que tenemos. Cómo las utilizamos ciertamente hace una gran diferencia. Así que, si no puedes encontrar tiempo para aprender más, deberías intentar utilizar tu tiempo de viaje para ello.
Tiene beneficios en más de un sentido. No sentirás que el tiempo pasa y estarás aprendiendo en lugar de perder tu tiempo en aplicaciones sociales o juegos, o canciones.
10. Aprende a decir NO
La primera cosa que debes aplicar si tu lista de tareas sigue creciendo es aprender el arte de decir NO. Deja de aceptar solicitudes que no están alineadas con tus objetivos de rendimiento. Cuando ya tienes mucho en tu plato de trabajo, es solo lo correcto rechazar solicitudes irrazonables.
Si no, tu lista de tareas seguirá creciendo, lo que aumentará tu estrés. Recuerda, cómo elijas pasar tu tiempo en el presente, establecerá el tono para tu futuro.
Por ejemplo, si tu tarea para el día es escribir un blog y alguien del departamento de ventas te pide que trabajes en una presentación de ventas ese mismo día; sabes qué decir— “No puedo tomarlo hoy, si es crítico, por favor envíe un correo electrónico a mi jefe sobre esto”.
11. Duérmete a tiempo
Disturber el reloj de sueño ideal hace más daño de lo que crees. Puede llevar a trastornos del sueño, pero antes de eso, comienza a reflejarse en tu trabajo. No dormir a tiempo y durante 7-8 horas te hace luchar para mantener el ritmo durante todo el día ¡No estás lo suficientemente alerta!
Para aquellos que argumentan que tienen un horario muy ocupado— ¿no es mejor dormir sin interrupciones y aumentar la productividad en el trabajo que no dormir lo suficiente y reducir significativamente tus niveles de productividad? ¿No es mejor dormir lo suficiente y sentirte energizado para trabajar mejor en menos horas que trabajar durante más horas y no lograr nada?
Enfócate en el resultado, no en las horas. Si eres un búho nocturno, puede ser un poco difícil para ti, pero no imposible. Comienza despertándote más temprano que de costumbre y ejercitándote para que tu cuerpo esté cansado lo suficiente para dormir temprano.
¿Qué te hace tener un día productivo?
No es fácil cambiar tus hábitos, pero la buena noticia es que, si sigues esforzándote, llegarás allí.
Hay mucho para elegir – comer comidas saludables, dormir a tiempo, hacer una lista de tareas, programar tus tareas, ejercitarte, decir no y más. ¿Cuál es el que planeas empezar? ¡Comenta en los comentarios!
