Muchas organizaciones han adoptado el trabajo híbrido, lo que significa que los empleados están estableciendo un nuevo método de colaboración y comunicación. Los equipos virtuales realizan la mayor parte de su trabajo en línea en lugar de ir a la oficina y reunirse con sus colegas en persona.
Veamos qué elementos conforman un sólido marco para que los miembros de equipos virtuales colaboren y se comuniquen.
¿Qué es un equipo virtual?
Un equipo virtual es un equipo distribuido que puede encontrarse en diferentes regiones geográficas. Normalmente colaboran utilizando plataformas en línea como videoconferencias, correo electrónico, mensajería instantánea, entre otras.
La colaboración virtual está cada vez más extendida. Según Harvard Business Review, el 79 por ciento de 1,700 trabajadores del conocimiento encuestados dijeron trabajar en equipos virtuales “a menudo o regularmente”. A medida que ha crecido la prevalencia de los equipos virtuales, han surgido muchos tipos diferentes de equipos virtuales.
Cómo crear un equipo virtual en tres simples pasos
De acuerdo a BetterUp, puedes comenzar a formar un equipo virtual siguiendo los pasos a continuación:
1. Construye tu equipo con las personas adecuadas
La forma más sencilla de asegurarte de que tu equipo virtual esté formado por las personas adecuadas es comenzar desde el principio.
Las técnicas de entrevista conductual y las pruebas de personalidad pueden ayudarte a encontrar candidatos apropiados.
Aquí tienes algunas cualidades a buscar en los miembros de un equipo virtual:
- Adaptabilidad
- Empatía
- Habilidades interpersonales
- Habilidades sólidas de comunicación
- Autonomía en el trabajo
- Sensibilidad cultural
Evalúa las fortalezas y debilidades antes de incorporar a una persona al equipo. En caso de alguna deficiencia, diseña programas de formación y educación para mejorar el rendimiento de los empleados.
2. Establece las dimensiones correctas del equipo
Los grupos pequeños de tres a cinco personas suelen ser más eficientes en general. También son más fáciles de gestionar, por lo que si tienes un grupo grande, considera dividirlo en equipos más pequeños.
3. Establece roles y responsabilidades con claridad
Asegúrate de que los miembros de tu equipo virtual sean conscientes de sus propios roles y responsabilidades, así como de los roles y responsabilidades de sus compañeros.
La importancia de gestionar equipos virtuales
Es importante que tomes en consideración varias tácticas para gestionar tu equipo virtual según las siguientes razones.
1. Responsabilidad
Cuando trabajas con equipos virtuales, debes establecer métodos para seguir su progreso y asegurarte de que completen sus tareas. Establecer objetivos y claras expectativas puede ayudarte a garantizar que los empleados cumplan con sus tareas de manera efectiva.
2. Productividad
Mantener la eficacia mientras trabajas de forma remota puede requerir responsabilidad personal e inspiración. Como gerente, es tu responsabilidad asegurarte de que tu equipo se mantenga enfocado en su trabajo.
3. Esfuerzo colaborativo
Trabajar en un equipo virtual puede ser desafiante, pero con el marco adecuado, puedes ser tan productivo como si estuvieras trabajando juntos en persona. La comunicación regular puede ayudarte a determinar cómo funcionar como grupo.
Los desafíos que pueden enfrentar los equipos virtuales
1. Disminución en la productividad
Aunque las investigaciones muestran que los empleados remotos tienen un alto nivel de productividad, este no es el caso para todos los empleados que trabajan de forma remota. Los empleadores enfrentan una dificultad significativa para asegurarse de que los empleados mantengan los mismos niveles de productividad que tienen en la oficina, a pesar de trabajar sin supervisión directa.
2. Problemas de comunicación y trabajo en equipo
Los desafíos de colaboración pueden surgir debido al aislamiento físico de tu fuerza laboral y la dependencia de equipos remotos. Los empleados también se pierden los tipos de interacciones inesperadas que a menudo conducen a ideas innovadoras. Estos diversos desafíos pueden tener un impacto en la estimulación intelectual de tu empresa.
3. Sensación de aislamiento en los empleados
El aspecto social incorporado en la estructura es uno de los grandes beneficios del empleo en una oficina. Aunque las empresas no quieran que este aspecto social afecte la productividad, interactuar regularmente con otros es beneficioso para la salud psicológica y la satisfacción de los empleados.
4. Problemas con el equilibrio entre trabajo y vida personal
El equilibrio entre trabajo y vida personal es uno de los aspectos más difíciles de trabajar de forma remota, y tiene repercusiones para las empresas. El exceso de trabajo o el presentismo, en el que los empleados pasan demasiado tiempo trabajando pero también realizando poco trabajo, especialmente si hay distracciones en casa, podría ser un problema. Según Gartner, en los Estados Unidos, los empleados prefieren un equilibrio adecuado entre trabajo y vida personal más que los beneficios de salud.
Cómo gestionar de manera efectiva equipos virtuales
1. Programa reuniones periódicas para el crecimiento
Es fundamental programar reuniones diarias o semanales para asegurarte de que tu equipo esté siempre informado y al día con sus tareas y objetivos. También es crucial que los empleados virtuales sientan que tienen oportunidades de desarrollo profesional y movimiento vertical dentro de la organización. Programar reuniones regulares con tu equipo puede ayudarles a conocer sus objetivos, desarrollar una estrategia de crecimiento y asegurarse de que siempre estén motivados para avanzar profesionalmente.
2. La comunicación es clave
La primera regla es sobreestimar en lugar de subestimar cuando se trata de determinar cuánta comunicación necesitarás tú y tu equipo remoto. Planificar reuniones diarias y abrir las líneas de comunicación, aunque no creas tener nada que aportar, asegurará que no pierdas el valor colaborativo y las ideas de tu equipo simplemente porque no están físicamente juntos.
Depende de ti decidir si estas reuniones deben realizarse semanalmente entre varios equipos o diariamente solo con el líder de tu equipo.
Una vez que hayas determinado cuánta comunicación se requiere, las herramientas que utilices para comunicarte pueden tener un impacto significativo en tu flujo de trabajo. Para la mayoría de los equipos virtuales, una de las mejores herramientas para usar es Chanty. Es una herramienta de colaboración fácil de usar que ayuda a los equipos a comunicarse de manera eficiente y efectiva.
3. Crea un espacio para el vínculo del equipo virtual
Construir confianza y relaciones en equipos virtuales es tan esencial como lo es para los equipos en la oficina, sin embargo, requiere un esfuerzo más deliberado. Las reuniones regulares con tu equipo te ayudarán a mantener el rumbo, pero también es crucial establecer tiempo para interacciones menos formales. Las interacciones personales llevarán a relaciones profesionales más sólidas y una mayor satisfacción laboral.
4. Ajusta las expectativas para tu equipo virtual
Debido a que tu equipo puede trabajar desde casa, tienen más tiempo para concentrarse en otras áreas de sus vidas. Por ejemplo, algunos empleados pueden no estar disponibles por la mañana debido a una diferencia horaria en su región, mientras que algunos equipos tendrán que trabajar durante la noche. Debido a la presencia de niños en casa, esto también puede significar una menor disponibilidad fuera del horario laboral normal.
Identificar y adaptarse a las demandas y plazos específicos de tus equipos remotos resultará en un equilibrio más saludable entre trabajo y vida personal, así como una mayor satisfacción laboral.
Motivar y recompensar equipos virtuales
Los gerentes deben decidir idealmente si recompensar a los empleados por los resultados que logran o por la cantidad de horas que trabajan cada día. Es considerablemente más fácil mantener y supervisar cuando los incentivos están claramente alineados.
El desarrollo del equipo en equipos virtuales debe ser un esfuerzo y compromiso continuo. El gerente de un equipo virtual debe compensar los beneficios inherentes del socializar y desarrollar la confianza del equipo proporcionando los medios y oportunidades para la construcción de equipo.
Además, los gerentes deben comunicar proactiva y rutinariamente instrucciones a sus miembros del equipo. Esto asegurará que se sientan valorados sin los beneficios del contacto informal y la discusión casual.
También se debe alentar a los miembros del equipo virtual a sentir que tienen las mismas oportunidades de reconocimiento y avance que aquellos en la oficina central.
En resumen
La respuesta sobre lo que hace exitoso a un equipo virtual puede variar para cada empleado y gerente. Sin embargo, algunos equipos virtuales destacados pueden servir como referencia para extraer lecciones de éxito, tales como:
- La comunicación efectiva entre los equipos es esencial, ya que conduce a un mejor flujo de comprensión.
- Una estrategia para asignar responsabilidades a proyectos y actividades, junto con expectativas claras.
- Reforzamiento de la cultura y relaciones del equipo a través de actividades y celebraciones de logros.
Tanto los empleados como sus empresas pueden beneficiarse de los equipos virtuales, especialmente si se saben reducir los problemas más comunes que surgen al operarlos. Elegir a los miembros adecuados del equipo es el primer paso para formar un equipo virtual exitoso. Luego, se trata de cultivar una comunicación clara y abierta en un entorno de confianza.
