La comunicación efectiva en el trabajo es fundamental, es la clave para lograr los objetivos y hacer crecer a tu empresa fácilmente.
Los errores de comunicación pueden obstaculizar tus operaciones y afectar considerablemente tu productividad.
Existen muchos factores que pueden causar una falta de comunicación en el entorno laboral. Debes identificarlos y tomar las medidas necesarias para mejorar la comunicación.
Con una mejor comunicación mejorarás tu colaboración y minimizarás la probabilidad de que tus equipos trabajen en silos organizacionales.
En el proceso, también evitarás muchos inconvenientes causados por los errores de comunicación. Sin embargo, es primordial saber qué hacer cuando surge un problema de comunicación.
En este artículo, hablaremos sobre las causas y te ayudaremos a remediar los errores de comunicación en el trabajo. Sin más que agregar, comencemos.
¿Cuáles son los errores de la comunicación en el trabajo?
Los errores de la comunicación ocurren cuando una persona no logra entender el mensaje que transmite el emisor. El malentendido puede incluir la información comunicada o la intención de la persona que transmite el mensaje.
Puede llevar a problemas en el trabajo y afectar tu habilidad para alcanzar los objetivos establecidos.
Cuando se sale de control, puede perjudicar considerablemente la productividad y causar conflictos potenciales. Por lo tanto, lo mejor que se puede hacer es evitarlos.
Ejemplos de errores de comunicación
Gestionar un negocio exitoso es un esfuerzo colaborativo. Se necesita de una comunicación profesional para garantizar un crecimiento y una supervivencia consistente en el aspecto competitivo. Existen varios factores que ocasionan errores de comunicación en el trabajo. A continuación, algunas razones que debes tomar en consideración:
Objetivos imprecisos
Una causa significativa de errores de comunicación en el trabajo son los objetivos imprecisos. Cuando no sabes a dónde te diriges, puede crear confusión y, probablemente, malentendidos.
Establecer objetivos con claridad para garantizar una productividad óptima y reconocer el uso eficiente de los recursos disponibles. Si todos están en sintonía con respecto a lo que se necesita hacer, se da paso a la comunicación efectiva con facilidad.
Esta estrategia minimiza el margen de errores de comunicación, lo que ayudará a mejorar la colaboración en equipo.
Falta de transparencia en los flujos de trabajo
Otra de las principales causas de errores de la comunicación en el trabajo es la necesidad de más transparencia. Tareas e instrucciones imprecisas pueden llevar a una comunicación deficiente y problemas laborales.
Los involucrados no sabrán sus responsabilidades y cuáles son las expectativas de los demás, causando grandes problemas. Por lo tanto, es fundamental crear flujos de trabajo claros y asegurarse que todos conozcan sus respectivos roles.
Una falta de transparencia en los flujos de trabajo puede crear confusión y una coordinación deficiente en el lugar de trabajo, lo que lleva a fallar con los plazos límite y un nivel de productividad inestable.
Jerarquías rígidas
Cuando un mensaje se transmite entre distintos niveles jerárquicos, su significado puede cambiar por completo para el momento en que llegue a la persona indicada.
Por ejemplo, imagina que le dices algo a tu jefe, quien comunica un mensaje totalmente diferente a las autoridades fiscalizadoras.
Quizás agreguen algo de su parte o necesiten transmitir todos los detalles. Esto suele ralentizar el flujo creativo en el trabajo y causa un error de comunicación.
Una jerarquía rígida lleva a una colaboración deficiente, afecta la motivación y crea retrasos innecesarios.
Inconsciencia
En muchos casos, las personas no están conscientes de la importancia de la comunicación efectiva y los riesgos que representa su ausencia. Una comunicación deficiente aumenta los problemas laborales y perjudica tu habilidad para mantener satisfechos a los clientes.
Alrededor del 72% de las personas prefieren los servicios de atención al cliente de marcas de renombre. En este escenario, las habilidades de comunicación de tus representantes juegan un papel fundamental y te ayudan a establecer un vínculo fuerte con tu audiencia objetivo.
Enfócate en educar a tus equipos acerca de la importancia de la comunicación efectiva. Es la clave para mantener el interés de tus stakeholders internos y externos.
Personalidades divergentes
Solo unos pocos en tu equipo tendrán el mismo estilo de transmitir sus mensajes, lo que puede conllevar a errores de la comunicación.
Algunos prefieren la comunicación casual en el trabajo, mientras que otros lo pueden encontrar molesto y prefieren las interacciones más formales. Este tipo de incidentes pueden obstaculizar la colaboración y aumentar el riesgo de conflictos en el trabajo.
Con esto en consideración, recomendamos que eduques a tus empleados y generes conciencia sobre los distintos modelos de comunicación que algunas personas pueden manejar.
Transmisión defectuosa de la información
La manera en la que transmites información puede causar problemas de comunicación. Es importante comunicar todos los detalles necesarios en tu mensaje.
Digamos que asignar una tarea de alta prioridad a alguien y olvidas mencionar que la necesitas lista para el día siguiente ¿Qué crees que sucederá?
Puede ocurrir que la persona responsable de la tarea no lo considere como un asunto urgente y continúe trabajando en otros proyectos.
Como resultado, la persona fallará el plazo límite del proyecto urgente.
Factores circunstanciales
Pueden ocurrir errores en la comunicación debido a factores circunstanciales. Por ejemplo, si trabajas en un entorno ruidoso, la probabilidad de errores en la comunicación es alta.
Este tipo de inconvenientes también pueden surgir cuando el receptor está distraído. A pesar de que hayas transmitido efectivamente el mensaje, la persona en el otro lado no entenderá lo que acabas de expresar.
Ambigüedad
Los errores de la comunicación pueden acontecer cuando fallas en transmitir el verdadero significado de tu mensaje o proporcionar instrucciones claras.
Puede ser porque no puedes estructurar tu mensaje de una manera que sea fácil de entender o porque pasar por alto detalles importantes.
Debes dejar a un lado los tecnicismos y transmitir tu mensaje usando palabras simples.
Además, debes comunicar tus expectativas con claridad y asegurarte que tu mensaje contenga toda la información necesaria.
Cultura de trabajo remoto
Permitirle a tu equipo que trabaje de manera remota puede traer muchos beneficios. Por ejemplo, 85% de los empresarios afirman que el nivel de productividad de sus marcas aumentó después que permitir que su personal trabajara desde casa. Sin embargo, el trabajo remoto también cuenta con sus desventajas.
Cuando tus equipos operan remotamente, el margen de errores de comunicación es mucho más alto para ti. Puesto que trabajan desde distintas ubicaciones y horarios, se les dificulta comunicarse efectivamente.
Limitaciones culturales
Siempre se debe promover la diversidad en el lugar de trabajo. La diversidad de formas de pensar da paso a ideas novedosas y allanan el camino de tu crecimiento.
Sin embargo, las limitaciones culturales también pueden conllevar a errores en la comunicación. Por ejemplo, quizás para ti mantener el contacto visual sea una demostración de interés, pero en otras culturas puede parecer algo agresivo.
Falta de monitoreo
Hoy en día, se suelen desalentar los conceptos de monitoreo y supervisión. Se prefiere la flexibilidad y la participación integral en las tareas asignadas.
Ofrecer flexibilidad a tus equipos puede traer beneficios, pero también conllevar a una comunicación ineficiente.
Una falta de monitoreo puede comprometer tus mecanismos de retroalimentación. Podrías ser incapaz de transmitir tus expectativas mientras la tarea está en progreso, creando un vacío entre tus equipos y tú.
Problemas técnicos
Los errores de comunicación pueden suceder debido a problemas técnicos. Ocurren cuando las herramientas que usas para interactuar con tus equipos ofrecen una experiencia de usuario inadecuada.
Imagina tener problemas de conexión a internet cuando interactúas virtualmente con tus equipos. Tu equipo puede tener problemas escuchando lo que dices, causando una comunicación ineficiente.
¿Cómo evitar los errores de comunicación en el trabajo?
Ahora que hemos discutido las causas de los errores de comunicación en el trabajo, hablemos sobre cómo solucionar los problemas.
Establece objetivos claros
Una causa significativa de los errores de comunicación en el trabajo son los objetivos imprecisos. Comunicar tus expectativas será desafiante cuando no sabes tu destino.
No es difícil entender que una planificación deficiente es la principal causa de la mayoría de los problemas que puedes experimentar cuando expandes una empresa.
Cuando tu misión no está clara, ¿cómo puedes esperar que tu equipo crea en tu visión y siga adelante?
Por lo tanto, para prevenir los errores de comunicación en el trabajo, debes establecer objetivos de corto y largo plazo. Sacar provecho del marco de los objetivos SMART puede ayudarte a lograr el equilibrio correcto cuando creas tus objetivos.
Invierte en capacitaciones
Habilidades deficientes de comunicación en tu equipo puede reducir significativamente tu eficiencia operacional. Crea una barrera de comunicación entre los dominios operacionales, lo que puede afectar drásticamente tu desempeño.
Puedes superar efectivamente este obstáculo invirtiendo en la capacitación y el desarrollo de tus equipos. Puedes facilitar el acceso a material educativo práctico, organizar seminarios, incentivar a que se inscriban en cursos, y así.
La comunicación es una habilidad esencial que permite que tus equipos operen eficientemente y obtengan los resultados deseados. Sin eso, tus equipos pueden terminar trabajando en silos, afectando negativamente tu productividad general.
Implementa una política de puertas abiertas
En fundamental contar con una estructura jerárquica al gestionar una empresa, ayudándote a mantener tus proyectos al día.
Sin embargo, lo mejor es considerar tener cierto nivel de flexibilidad. Aquí es donde entra en juego las políticas de puertas abiertas.
Una política de puertas abiertas significa que los miembros de tu equipo pueden comunicarse entre sí libremente.
Tus empleados pueden interactuar abiertamente con los gerentes o incluso contigo, para compartir cierta información, ideas, preocupaciones, sugerencias, opiniones, etc. Garantiza una comunicación efectiva, fomentando confianza y fidelidad en el lugar de trabajo.
Crea un mecanismo balanceado de retroalimentación
Crear y aplicar un mecanismo balanceado de retroalimentación para evitar problemas de comunicación laboral es fundamental. Bien sean reuniones presenciales, comunicación a través de correo electrónico o reuniones virtuales, debes preguntarle a tus equipos por sugerencias que puedan ayudar a tus procesos de comunicación.
Te ayuda a identificar profesionales en roles de liderazgo con habilidades de comunicación deficientes. Puedes invertir en su capacitación o pedirles que mejoren sus estilos de comunicación.
Un mecanismo balanceado de retroalimentación facilita detectar vacíos en tus procesos y divisar soluciones viables para garantizar una comunicación efectiva.
Garantiza un fácil acceso a la información
Facilitarle a tus equipos el acceso a información útil puede ayudarte a minimizar la probabilidad de errores de comunicación laboral.
Una manera efectiva de comunicar tus expectativas en el trabajo es mediante un formato escrito. Las listas de verificación, los procesos de operación estándares, los documentos de incorporación, el material esencial de aprendizaje y los otros documentos necesarios deben ser accesibles para tus equipos.
Estos documentos funcionan como una fuente de referencia para tus equipos en caso de que surjan dudas. Bien sea que no estén seguros de algo, pueden revisar los documentos relevantes para buscar las respuestas a sus inquietudes.
Por lo tanto, contar con una plataforma centralizada de información es fundamental para documentar los procesos críticos y mejorar la transferencia de conocimiento. Facilitar el acceso de tus equipos a información relevante te ayudará a comunicar tus expectativas con claridad y ayudar a tus equipos a completar con facilidad las tareas asignadas.
Genera sensibilidad cultural
Una manera efectiva de lidiar con los errores de comunicación en el trabajo causados por la diversidad cultural es generar sensibilidad. Organizar una capacitación sobre diversidad, equidad e inclusión puede ayudarte a educar a tus equipos sobre las diferencias culturales.
Adicionalmente, lo mejor es pedirle a tus equipos que se comuniquen de manera directa y que eviten usar referencias culturales.
Fomentar el autoaprendizaje también es útil, ya que tus equipos se educan a sí mismos, lo que te quita un peso encima.
Establece descripciones de trabajo claras
Una manera efectiva de comunicación es crear descripciones de trabajo claras. Hay incidentes donde surgen discrepancias entre lo que esperas de tus equipos y los roles que ellos creen que van a desempeñar.
La mejor manera de enfrentar este tipo de problemas es estableciendo descripciones de trabajo y responsabilidades con claridad.
De esta manera, todos saben qué se espera de ellos y así puedan mantenerse al día con su trabajo.
Saca provecho de las soluciones de comunicación
Bien sea que trabajes desde la oficina o remotamente, aprovechar una solución de comunicación puede ayudarte a superar los problemas comunicacionales en el trabajo.
El objetivo es facilitar a tus equipos a que interactúen entre sí, bien sea a través de mensajería instantánea o llamadas virtuales.
Existen varias alternativas disponibles. Elige uno que le permita a tus empleados conectar en tiempo y colaborar en proyectos.
Superar los errores de comunicación en el trabajo
Este artículo cubre las causas más importantes de los errores de comunicación en el trabajo y sugiere distintas maneras de solucionar los problemas.
Si has tenido problemas para asegurar una comunicación efectiva en el trabajo, las recomendaciones de este artículo pueden ayudarte.
La comunicación efectiva mejora significativamente la colaboración laboral, facilitándote lograr tus objetivos establecidos.
También te ayuda a usar por completo tus recursos y llegar a tu negocio al siguiente nivel.
