Una buena estrategia de comunicación mantiene unida una empresa. Una mala estrategia de comunicación la puede separar. Una gestión efectiva siempre está en la búsqueda de los mejores medios de comunicación para su empresa, pero la comunicación laboral no sólo se trata de mantenerse en contacto.
Estrategias de comunicación verdaderamente efectivas significan entender que tu equipo consiste de individuos con personalidades únicas y con distintos estilos de comunicación en el lugar de trabajo. La manera en la que cada miembro se comunica con sus colegas y con los clientes tiene un impacto significativo en tu negocio.
Primero hablemos de comunicación efectiva
Una estrategia de comunicación efectiva significa que el comunicador transmite el mensaje que se proponen. Pero hay más que solo transmitir la información de forma precisa. La manera en la que te comunicas, especialmente en el trabajo, también es importante.
Estrategias de comunicación deficientes causan problemas, errores, baja productividad y la insatisfacción de parte del personal y los clientes. Pero cuando la información es transmitida de forma directa, impersonal y descortés, también afecta el ánimo de los empleados.
La manera en la que le hablas a tu equipo, especialmente como gerente, es fundamental para crear un equipo cohesivo, comprometido y satisfecho. Vale la pena que busques formas de mejorar tu comunicación oral y asegurarte que tu comunicación escrita tenga el tono adecuado.
Chanty puede ayudarte a lidiar con diferentes estrategias de comunicación en el lugar de trabajo. Mediante nuestro Libro de equipo y mensajería instantánea, puedes organizar todos tus proyectos, mensajes fijados y destacar miembros para disfrutar de una comunicación efectiva con todo tu personal. Con una comunicación fluida, tus equipos pueden enfocarse en llevar a cabo el trabajo y cumplir con los plazos.
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Las 5 estrategias de comunicación más importantes
No todos se comunican de la misma manera, por lo que resulta increíblemente útil conocer algunas estrategias básicas de comunicación que te ayudarán en el lugar de trabajo.
Una buena estrategia de comunicación puede referirse a tu estrategia interna general (cómo te comunicas con los miembros de tu equipo, tanto como quienes trabajan en la oficina como los trabajadores remotos), pero también desarrolles estrategias de comunicación para iniciativas comerciales individuales donde se requiera de un enfoque específico.
Por ejemplo, quizás tu negocio esté considerando una transformación digital. Para asegurarse que sea implementado correctamente, tal vez necesites formular una estrategia de comunicación que aborde cualquier problema de interés relacionado a la transformación digital.
Esa estrategia debe identificar los objetivos y describir cómo medir el progreso. Puede que uses objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y sujetos plazos) como parte integral de esa estrategia de comunicación. Para alcanzar tus objetivos de transformación digital, quizás quieras considerar lo siguiente:
- Comunicar la necesidad de cambio (por qué lo estás haciendo) y generar conciencia.
- Asegurar que todos tus empleados se comprometan y acepten los cambios necesarios.
- Promover apoyo para los cambios, explicando por qué son necesarios.
- Abordar cualquier oposición y reducirla.
A continuación, algunas estrategias de comunicación importante que puedes usar para hacer las cosas mucho más fáciles para ti y para aquellos a tu alrededor.
- Escucha activa
La escucha activa se basa en prestar atención a lo que dice la otra persona, hacer preguntas para aclarar cualquier malentendido y responder de una manera que demuestre que estás entiendo su perspectiva. También implica la comunicación no verbal, cómo mantener el contacto visual y usar el lenguaje corporal para demostrar que estás tomando parte en la conversación.
- Ser claro y conciso
La comunicación debe ser clara y concisa para evitar malentendidos. Usa un lenguaje simple y evita los tecnicismos. Sé específico y proporciona ejemplos para ilustrar tus puntos de vista. Asegúrate que transmites el mensaje que deseas comunicar.
- Empatía
Mostrar empatía requiere entender y reconocer las emociones, pensamientos y punto de vista de los demás. Ayuda a generar confianza y afinidad, además que hace que la otra persona se sienta escuchada y valorada. Al demostrar empatía, creas un entorno que promueve la comunicación abierta y honesta.
- Pedir opiniones
Pedir opiniones es una parte clave de la comunicación efectiva. Demuestra que te interesa mejorar y que valoras la opinión de las demás personas. La retroalimentación puede ayudarte a identificar las áreas que necesitas mejorar y a entender cómo te percibe el resto.
- Ser flexible
La comunicación debe ser capaz de adaptarse a la situación y a la audiencia. Es importante tomar en cuenta con quién te estás comunicando y ajustar tu estilo de comunicación respectivamente. Por ejemplo, quizás uses un lenguaje y tono diferente cuando hablas con un colega y con un cliente. Ser flexible garantiza que tu mensaje sea recibido y captado de la manera que deseas.
Chanty, una herramienta de comunicación, puede resultar útil al tener en cuenta las diferentes estrategias de comunicación de tu equipo. Ya sea compartiendo un mensaje de voz, iniciando una videollamada o creando hilos dedicados para que tu equipo mantenga el enfoque, puedes adaptar tu enfoque según los diferentes estilos de comunicación profesional en el lugar de trabajo.
Herramientas para mantener las estrategias de comunicación efectivas
Ya hemos establecido que una estrategia de comunicación efectiva es importante y también le hemos echado un vistazo a los distintos estilos de comunicación que podrías encontrar entre tus colegas de trabajo. Ahora veamos las herramientas que puedes utilizar para garantizar estrategias de comunicación efectivas en tu lugar de trabajo.
- Videollamadas
Lo más probable es que ya uses videollamadas para comunicarte con tus equipos de trabajo, pero es importante enfatizar que son una gran manera de mantenerte en contacto con todos los distintos comunicadores en tu equipo.
Los comunicadores personales agradecerán poder ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de todos los participantes. Además, puedes proporcionar un resumen claro y conciso a quienes en tu equipo tienden a comunicarse de forma más intuitiva. Adicionalmente, con el programa adecuado, como puede ser Chanty, puedes compartir tu pantalla y brindar toda la información detallada necesaria para los comunicadores funcionales y analíticos.
Al realizar una videollamada, recuerda que no todos los participante van a querer activar sus cámaras, y aseguráte que todos sepan cómo y cuándo realizar preguntas.
- Mensajería instantánea
Esta es otra herramienta básica y una excelente manera de envíar mensajes cortos e informales que pueden ser respondidos y asimilados con facilidad. Pueden ser muy efectivos para mantener actualizados a todos los miembros de un equipo sobre los proyectos actuales.
Con Chanty, puede crear hilos instantáneos para cada proyecto, garantizando que sean incluidas las personas relevantes. Por lo tanto, puedes mantener el enfoque y la productividad a medida que avanzan tus proyectos.
Sin embargo, ten en cuenta que quizás tengas que hacer videollamadas con tus comunicadores más funcionales o analíticos para brindarles más detalles.
- Herramientas de colaboración
Usar herramientas de colaboración para asistir en la gestión de proyectos puede ser una excelente forma de comunicarte con tu equipo y asegurarse que todos estén siempre en sintonía.
Programas como Chanty le brindan a los equipos la posibilidad de personalizar con facilidad tableros Kanban. Puedes asignar tareas, establecer plazos de entrega y controlar el estado de los proyectos para que tu equipo, sin importar de sus distintos estilos de comunicación, se mantengan informados.
Por ejemplo, tus comunicadores intuitivos podrán ver con claridad los resultados finales de un proyecto y tus comunicadores funcionales podrán identificar con exactitud el proceso sobre cómo lo lograrás.
¿Cuáles son las herramientas de colaboración más populares disponibles que pueden ayudarte a mejorar tu estrategia de comunicación?
Chanty
Chanty, un programa de comunicación para equipos, facilita la aplicación de tu estrategia de comunicación. Ofrece un amplia variedad de integraciones, permitiéndote seguir utilizando las herramientas que ya usas. Puedes mantener el contacto con todos los miembros del equipo desde mensajes grupales hasta videoconferencias.
Características:
- Crear tareas desde cero.
- Convertir un mensaje grupal o individual en una tarea con solo un clic..
- Asignar tareas por persona, estado o fecha.
- Brinda una plataforma centralizada para la comunicación y la colaboración.
- Historial de mensajes de fácil acceso y encontrar miembro de equipo con solo un clic.
Poppulo
Poppulo te ofrece el canal adecuado para conectar con cada audiencia. Los mejores resultados empresariales dependen, sin duda, de mejores experiencias para las personas. Puedes impulsar el compromiso y la productividad de los empleados. Puedes facilitar el regreso a la oficina. Puedes conectar con tus clientes de manera atractiva. Todo esto es posible con Poppulo.
Características:
- Llega a tus empleados cuando y donde lo necesiten, usando comunicaciones efectivas y atractivas en varios canales, para garantizar un impacto.
- Aprovecha la señalización digital para crear experiencias de comunicación únicas diseñadas para informar y deleitar a tus clientes.
- Transforma tu oficina en un imán para empleados con una oficina inteligente y conectada que fomente la colaboración y la productividad.
Dialpad
Dialpad te ofrece un herramienta de colaboración en la nube que reúne toda tu comunicación sincrónica en un solo lugar. Puedes hacer todo, desde realizar llamadas hasta compartir archivos con el resto de miembros o con los clientes. Dialpad es una solución ideal si cuentas con trabajadores híbridos o remotos.
Características:
- Comunicaciones unificadas.
- Integración con una amplia variedad de herramientas existentes.
- Funciona con una amplia variedad de dispositivos y con todos los principales sistemas operativos.
- Medidas robustas de seguridad.
Instagantt
Instagantt es una solución ideal para las pequeñas empresas que no necesitan de grandes paquetes de gestión y comunicación. Ofrece una manera sencilla e intuitiva de gestionar proyectos y garantizar un alto nivel de colaboración con todos tus miembros. Para gerentes, puedes monitorear el progreso y los plazos para asegurar la eficiencia de los flujos de trabajo.
Características:
- Añadir clientes en modo “sólo lectura” para que puedan monitorear los progresos y los avances.
- Una interfaz fácil de usar que simplifica la creación y la configuración de los diagramas.
- Asignar tareas y monitorear el progreso.
- Gestionar los flujos de trabajo y los proyectos.
- Fácil colaboración.
Redes sociales
Las redes sociales laborales son una gran forma de introducir una atmósfera más relajada en la estrategia de comunicación de tu equipo. Muchos ya estarán acostumbrados al formato, por lo que podrán empezar a trabajar con rapidez.
Los empleados pueden cargar y enviar videos cortos para comunicarse entre departamentos de manera informal. Los gerentes también pueden compartir actualizaciones al instante con el resto de la empresa, comunicándose con todos los empleados de una manera accesible.
Si bien esto no se convertirá en el método principal de comunicación en tu empresa, ofrece un descanso divertido de los métodos tradicionales. Tus comunicadores personales, particularmente, disfrutarán de tener la oportunidad de comunicarse de una forma más natural.
Intranet
Usar una forma centralizada de comunicación, tales como la intranet de una empresa, puede ser una buena forma de comunicarse con los equipos y los departamentos. Los mensajes, el uso compartido de documentos, las actualizaciones y mucho más puede ser compartido con seguridad, bien sea que tu equipo trabaje en la oficina o de manera remota.
Esto puede ser una gran forma de comunicarse con los comunicadores analíticos y funcionales, ya que todos los datos, cifras y detalles son de fácil acceso y en un solo lugar. Sin embargo, ten en cuenta que los comunicadores intuitivos pueden distraerse con tanta información. Por lo tanto, consulte siempre a los miembros del equipo para confirmar que han visto los anuncios importantes.
Mantén la comunicación
Una estrategia de comunicación efectiva es un esfuerzo multidisciplinario. Requiere entender a las personas y sus personalidades, contar con tecnologías tales como sistemas de softphone y de líderes que pongan en práctica la escucha activa y que sean claros y concisos al comunicar sus ideas.
Las estrategias de comunicación efectivas de tu equipo no solo ayudarán a simplificar la gestión de tu negocio, sino que también tendrán un efecto positivo en los puntos de contacto en el ciclo de vida del cliente. Entre más te esfuerces por disfrutar de una comunicación efectiva, mayor serán los beneficios.
La accesibilidad y adaptabilidad de Chanty te puede ayudar a conseguirlo. Hace que la comunicación dentro de tu empresa fluya, sea clara y fácil, a través de métodos que se ajustan a los distintos estilos de trabajo en la oficina.
Al mantener las estrategias de comunicación en el centro de tu negocio, tus equipos se pueden enfocar menos en intentar entender las instrucciones y la información, y más en la tareas que están realizando, aumentando sus niveles de productividad.
