La falta de comunicación en el lugar de trabajo

¿Te acuerdas de cuando íbamos al colegio y hacíamos proyectos en grupo? La idea era trabajar en equipo y compartir ideas. Divertido, ¿No? Sólo había una cosita: no se escuchaba ni se tenía en cuenta a todo el mundo. Era muy difícil comunicar tu opinión a menos que fueras el más ruidoso del equipo. 

Lo mismo ocurre hoy, cuando somos adultos y trabajamos en proyectos un poco más serios. La comunicación efectiva puede llegar muy lejos cuando se trabaja en una empresa. Muchos dirían que uno de los mayores factores de fracaso en el mundo empresarial es la toma de decisiones inadecuadas.

Aunque eso puede costar millones de dólares a una empresa, hay una amenaza aún mayor: la falta de comunicación. Esto es aún más cierto hoy en día con la pandemia que está ocurriendo en todo el mundo.

La mayoría de las empresas han empezado a trabajar a distancia, lo que significa que tenemos que aprender nuevas formas de comunicarnos. En pocas palabras, decir que la comunicación en el lugar de trabajo es importante sería quedarse muy corto.

La frase “no hace falta decirlo” debería eliminarse en el mundo de los negocios, porque si algo es importante, entonces no hace falta decirlo. En este mundo digital tan acelerado, tener claros los objetivos y las tareas puede hacer que una empresa sea un éxito o un fracaso. 

¿Qué es la comunicación?

Antes de que nos pongamos negativos y expliquemos lo que puede ir fantásticamente mal, expliquemos qué es la comunicación.

La definición más general de comunicación es un intercambio de información entre dos o más personas. Es básicamente una calle de doble sentido. Si una de las partes no cumple su parte del trato, se produce una falta de comunicación. Si añadimos más personas a la ecuación, obtenemos un crisol de culturas. 

Una buena comunicación se refleja en un mejor rendimiento empresarial, una mayor productividad y una mayor retención del personal. La comunicación debe ser una prioridad para una organización. Si hay problemas, todo el mundo debe implicarse y tratar de superarlos. 

¿Cómo se produce la falta de comunicación?

Veamos el siguiente escenario básico. Jackie y Clare trabajan juntas en un proyecto. Necesitan realizar una tarea para terminar el trabajo, pero ambas piensan que la otra se encargará de ello. Todo esto lleva a que no se cumpla el plazo y a que las dos se señalen con el dedo sobre quién hizo qué.

Esto se podría haber evitado si lo hubieran hablado más abiertamente. El problema no era la falta de recursos, sino la falta de comunicación. Este es sólo un ejemplo de comunicación que se ha perdido por completo.

¿Cómo ocurre esto? He aquí algunos de los culpables con los que debemos tener cuidado: 

1. Confiar en suposiciones: Como he mencionado en el ejemplo anterior, quién hará qué puede causar confusión. Una vez que los empleados empiezan a hacer suposiciones, esto es un indicador de una mala comunicación de la dirección desde arriba hacia abajo. 

2. Malas interpretaciones: Cuando se celebran reuniones cara a cara es más fácil obtener claridad. Siempre se pueden hacer preguntas de seguimiento en el momento. Sin embargo, con la comunicación escrita que utilizamos mayoritariamente ahora, esa oportunidad se pierde.

3. Asumir que todo el mundo entiende la jerga de la empresa: Esto es especialmente habitual cuando se incorpora gente nueva a un equipo. Los empleados siguen utilizando su lenguaje corporativo y los nuevos no se sienten cómodos preguntando qué significa todo eso. Cuando esto ocurre, les falta comprensión y suelen dejar de escuchar. 

4. Comunicación unidireccional: Por supuesto, es necesario cierto nivel de autoridad, pero aun así los directivos y los empleados deben colaborar entre sí. Si la relación empieza a parecerse a la de un dictador frente a la de un servidor, entonces es hora de hacer una reevaluación. 

5. Opiniones negativa constante: Está bien recibir opiniones negativas de vez en cuando, incluso es saludable. Nos ayuda a hacerlo mejor la próxima vez. El problema es que nos critiquen constantemente y no nos elogien cuando hacemos algo bueno. Centrarse en lo negativo hace que la gente se sienta poco valorada por la empresa. Pronto habrá otra empresa que les anime y les haga sentirse vistos. 

6. Diferencias culturales: Si trabajamos con clientes internacionales o empleados del extranjero, nos enfrentamos a la diversidad cultural. Es importante intentar mezclar personas de diferentes orígenes, sin embargo, los directivos tienden a dejarse convencer por personas de una cultura similar o igual, lo que hace que todos se enfrenten a retos a la hora de comunicarse.  

Hay muchas más causas de ruptura de la comunicación, pero todas son fáciles de resolver una vez que decidimos que es el momento de abordarlas. Para resolver los problemas de comunicación, básicamente tenemos que comunicarnos. Esto es crucial para encontrar la solución dentro de una organización. Entonces, ¿Qué hacer a continuación?

¿Cómo evitar la falta de comunicación?

Ahora que hemos diagnosticado las raíces de los problemas, es hora de buscar algunas soluciones. 

1. Crear un espacio seguro para compartir ideas: No todos nos sentimos cómodos compartiendo ideas o expresando preocupaciones delante de los demás. Personalmente, cuando hablo en público me siento como si me pusieran en el estrado. Lo que yo sugeriría aquí es dar a todo el mundo la oportunidad de dar su opinión de forma anónima, o simplemente hacer hincapié en que no hay consecuencias cuando se comparten ideas.

2. Ten una política de puertas abiertas: Como he dicho antes, no todos queremos hablar en público, así que mantén tu puerta abierta, o en el mundo actual, tu chat. Pero ten cuidado. Esto puede dar lugar a múltiples interrupciones a lo largo del día. Otra cosa es que muchos se vuelvan dependientes de ti para responder a sus preguntas en cualquier momento. Yo sugeriría determinar ciertas horas en las que la gente sea bienvenida a hacer preguntas para que tú puedas centrarte en tu propio trabajo el resto del tiempo.

3. Hablando de una política de puertas abiertas, escucha esto: No sólo debes abrir las puertas, sino también los oídos, porque la comunicación va en ambas direcciones. Además, debemos practicar la empatía cuando nos comunicamos; ponernos en el lugar de los demás en lugar de convertirnos en Judgy McJudgerson, e intentar animar a los demás a hablar. Cuando elogiamos y animamos a la gente, ésta empieza a sentirse bienvenida y valorada, y probablemente se esforzará más en su trabajo. Las reuniones diarias o los encuentros individuales deberían ser una práctica generalizada en la que todo el mundo pueda expresar su opinión. 

4. Invertir en las herramientas de software adecuadas: Las herramientas adecuadas pueden potenciar la comunicación. Todos los problemas de comunicación pueden verse agravados por la distancia física a la que nos enfrentamos ahora. Depender de nuestra comunicación escrita no ha sido nada fácil. Sin expresiones faciales ni lenguaje corporal, es increíblemente fácil malinterpretar a alguien. Así que basta con lanzar un emoji aquí y allá y lo siguiente mejor: encender la cámara de vez en cuando. Naturalmente, para conseguirlo necesitas el software adecuado. En este sentido, Chanty sería un gran activo. También puede funcionar como una plataforma de intercambio de conocimientos y un lugar central donde acudir para obtener toda la información necesaria. Busca tareas, revisa objetivos y habla con tus compañeros de equipo en toda la empresa.

5. Define la cadena de mando: Todo el mundo debe tener una idea clara de con quién debe hablar y a quién debe informar. Asigna un líder para una tarea que se encargue de todo el progreso y el flujo de información. Y, naturalmente, comuníqueselo a todo el mundo. 

6. Utiliza la creación de equipos: Cuando la gente se conoce a nivel personal, el profesional se hace más fácil. La formación de equipos es un excelente método para romper el hielo y conocerse. Y no tiene por qué ser una escapada de fin de semana. El team-building puede ser un juego divertido durante o después del horario laboral (siguiendo todas las medidas de seguridad, por supuesto). Incluso una simple llamada mientras se toman unas copas un viernes puede servir.

La comunicación primero

Me temo que la falta de comunicación es algo a lo que todos tendremos que enfrentarnos en un momento u otro de nuestra carrera. En lugar de centrarnos en lo negativo, todos deberíamos esforzarnos por dar lo mejor de nosotros mismos y fomentar mejores relaciones con las personas que nos rodean.

Crear relaciones sólidas requiere tiempo y esfuerzo, pero al final merece la pena. Tener una comunicación abierta con los compañeros de equipo ayuda a que todos se sientan satisfechos y cómodos en su trabajo.

Esperemos que estas ideas nos ayuden a encontrar el camino hacia unas relaciones más sanas y productivas entre nosotros, con un equipo u organización y con la dirección. Si tratamos de mejorar la comunicación interna aplicando las técnicas de las mejores prácticas, todos podremos sobresalir en nuestro trabajo y carrera.

Así que no dudes en escribirme y contarme cómo te va. ¿Has experimentado alguna vez fallos de comunicación y cómo los has superado?