Un hecho conocido es que la comunicación efectiva es la base sólida de cualquier organización exitosa. Sin embargo, puede resultar difícil determinar el mejor canal o medio de comunicación para transmitir tu mensaje. Profundizar en el conocimiento de diversos medios de comunicación y sus usos puede ayudarte a identificar cuál se adapta mejor a tus objetivos.
En esta lectura, hablaré sobre qué es un medio de comunicación, cómo ha evolucionado a lo largo del tiempo, la importancia de elegir el medio de comunicación adecuado, los tipos de medios de comunicación y, finalmente, consejos para elegir el mejor para ti.
Comencemos definiendo un medio de comunicación
Un medio de comunicación es un canal o ruta en el proceso de comunicación a través del cual un emisor transmite su mensaje al receptor. Esto puede tomar diversas formas que se ampliarán más adelante en esta lectura, pero algunos ejemplos podrían incluir correos electrónicos, mensajes de voz, etc.
En resumen, los medios de comunicación tienen la finalidad de enviar tu mensaje al público objetivo.
¿Han evolucionado los medios de comunicación con el tiempo?
La presencia de internet y los medios de comunicación masiva ha cambiado muchas cosas para bien. Antes de este avance, los libros, los mensajes y la alfabetización eran escritos a mano, por lo que no estaban muy extendidos.
Sin embargo, a medida que los medios de comunicación evolucionaron con el tiempo, las prácticas y técnicas de comunicación empresarial también cambiaron. La comunicación humana se liberó del medio de las interacciones cara a cara gracias al advenimiento de la tecnología de escritura.
Al automatizar el desarrollo y la difusión de textos escritos, la tecnología de la imprenta avanzó significativamente el medio de la escritura. En comparación con los textos escritos a mano, esto marcó un nuevo desarrollo de la comunicación masiva en forma de folletos, revistas, periódicos, blogs y mucho más.
¿Es importante saber elegir los medios de comunicación?
Seleccionar el canal adecuado es fundamental para garantizar que tu mensaje llegue a tu público objetivo y que comprendan plenamente su significado y relevancia. Cuando eliges el medio ideal, es mucho más probable que la audiencia escuche, vea o lea lo que estás diciendo y lo comprenda.
Interactuar con una persona en una conversación cara a cara, por ejemplo, puede asegurar que comprendan tu mensaje previsto y también tengan la oportunidad de hacer preguntas para aclaración. En cambio, enviar un correo electrónico puede ser preferible en un entorno de comunicación menos urgente o al interactuar con alguien que está lejos.
Descubramos los diferentes tipos de medios de comunicación
Comunicación presencial
Entre los muchos canales, la comunicación en persona, también conocida como comunicación cara a cara, es uno de los tipos más populares de modelos de comunicación. Tal como sugiere el nombre, es cuando dos o más personas interactúan entre sí en persona.
Sin embargo, puede ser una comunicación unidireccional o bidireccional. Por ejemplo, si un orador está dando una presentación sobre los productos de la empresa a un grupo de consumidores en un evento, se considerará una comunicación unidireccional.
Por otro lado, si los consumidores participan en la presentación, es más probable que sea una forma de comunicación bidireccional.
Además, una de las mayores ventajas de la comunicación en persona es poder utilizar, leer y ver las expresiones faciales o corporales, también conocidas como señales no verbales, del orador y la audiencia.
Supongamos que tú eres el orador. Dadas las señales no verbales de tu audiencia, puedes juzgar fácilmente si pueden entender bien tu mensaje o tal vez se están aburriendo con tu discurso. De cualquier manera, puedes ajustar tu discurso y captar su atención para transmitir tu mensaje de manera efectiva.
Por otro lado, la audiencia también podrá interpretar tus señales no verbales, así que asegúrate de interactuar con gestos, expresiones faciales y lenguaje corporal para que todo sea más interesante y atractivo.
La inmediatez de este medio de comunicación es una gran ventaja. Todos pueden participar en la conversación en ese momento. Esto permite un intercambio libre y abierto de ideas sin tener que esperar una respuesta.
Comunicación virtual
La comunicación virtual es el uso de internet para enviar mensajes al público deseado. Puede tomar diversas formas, incluyendo la comunicación verbal y no verbal.
Por ejemplo, el correo electrónico es una forma muy común de comunicación virtual. De hecho, es una de las mejores formas de transmitir tu mensaje tanto a una audiencia masiva como a una persona individual. Ya sea enviando correos electrónicos promocionales a tus suscriptores o un documento importante a un compañero de trabajo, ¡los correos electrónicos son muy versátiles!
También puedes agregar una llamada a la acción (CTA) a tu firma de correo electrónico para aclarar lo que deseas que el lector haga y proporcionar un enlace al destino adecuado.
Enviar mensajes de texto o mensajes instantáneos, programar llamadas de video o audio, o utilizar un localizador o llamadas de intercomunicador son otras formas de comunicación virtual.
De hecho, la comunicación virtual se considera una excelente forma de medio de comunicación para equipos remotos. Durante y después de la pandemia, las personas utilizaron este medio de comunicación con mayor frecuencia y ahora se han acostumbrado a sus beneficios y uso.
Comunicación impresa
Como resultado de los avances tecnológicos, a pesar de ser menos común, la comunicación impresa, también conocida como comunicación escrita, todavía puede desempeñar un papel vital en el lugar de trabajo. Algunos ejemplos pueden incluir diarios, notas escritas a mano y memorandos.
Dependiendo de la situación, la comunicación impresa puede ser tanto informal como formal, e incluso puede adoptar la forma de comunicación técnica. Una forma informal de comunicación, por ejemplo, es dejar una nota escrita a mano como recordatorio para los colegas. Por otro lado, una nota escrita a mano para invitar a un evento a un colega es una forma de comunicación impresa formal.
La comunicación impresa, al igual que la comunicación remota, es menos íntima que la comunicación en persona.
Comunicación social digital
Esta es una forma de comunicación en línea que generalmente se realiza en las plataformas sociales de una organización o individuo. La comunicación en estas plataformas se utiliza comúnmente para interactuar con la audiencia externa, es decir, los consumidores, en contraposición a la audiencia interna, es decir, tus empleados.
Muchas empresas utilizan las redes sociales para llegar a su público objetivo con campañas promocionales. Las empresas utilizan las redes sociales para captar la atención de los clientes, y pueden combinar muchos medios de comunicación.
Algunas plataformas, como Facebook o Instagram, admiten elementos gráficos, como fotos, para comunicarse, mientras que otras, como YouTube, se centran en la comunicación mediante video. Muchas plataformas de redes sociales permiten a las personas comunicarse tanto en chats públicos como privados, lo que permite a dos o más personas comunicarse.
Internamente, algunas empresas o grupos de trabajo pueden utilizar redes sociales. Por ejemplo, los compañeros de trabajo pueden utilizar herramientas de mensajería para enviarse mensajes rápidamente. En otros casos, las personas pueden establecer contactos con posibles socios mayoristas utilizando canales profesionales de redes sociales, como LinkedIn.
A pesar de que las redes sociales a menudo se consideran un medio de comunicación informal, pueden ser un enfoque útil para interactuar con una audiencia objetivo o para que la audiencia interactúe contigo.
Consejos para elegir el medio de comunicación correcto
Si bien puede resultar tentador interactuar a través de todos los medios disponibles, la mayoría de las empresas se beneficiarían de una estrategia más medida y reflexiva. Antes de elegir un medio para tu comunicación interpersonal, puedes considerar los siguientes puntos:
Considera la relación comunicativa con tu audiencia
Tu relación con tus consumidores, compañeros de trabajo o jefe también es un elemento a considerar al elegir el medio adecuado. Si deseas comunicarte con un compañero de trabajo, es posible que algunas personas se sientan cómodas utilizando WhatsApp.
Sin embargo, para tus consumidores, es más recomendable transmitir tu mensaje a través de correos electrónicos, plataformas de redes sociales o aplicaciones móviles personalizadas.
Además, la forma en que te comunicas con tu jefe también depende de los estilos de liderazgo que hayan adoptado.
En algunas empresas, solo puedes enviarles correos electrónicos, mientras que en otras incluso puedes enviarles mensajes de texto. Un enfoque más profesional en este caso sería enviar tu mensaje por correo electrónico para una mejor documentación también.
Familiarízate con las necesidades de tu equipo
Puede parecer obvio, pero el medio de comunicación que elijas está determinado principalmente por las preferencias de tu equipo. ¿Qué tipo de equipo tienes y cómo o dónde prefieren comunicarse? ¿Es a través de audio, video o simplemente mensajes de texto?
Para familiarizarte con esta situación, puedes realizar encuestas a los empleados para saber qué es lo que mejor se adapta a sus necesidades. Comprender dónde pasan la mayor parte de su tiempo tus empleados también puede ayudar a seleccionar el medio de comunicación adecuado.
Por ejemplo, tu equipo puede estar más familiarizado con el uso de herramientas de colaboración como Chanty como canal de comunicación, o tal vez simplemente utilicen una aplicación de mensajería como WhatsApp.
El nivel de urgencia de tu mensaje
La urgencia también puede definir el medio de comunicación que debes utilizar. Ten en cuenta la importancia de tu mensaje y la probabilidad de que tu audiencia objetivo lo comprenda y responda según el canal utilizado.
Tomemos el ejemplo de contactar a un compañero de trabajo fuera del horario laboral por un asunto urgente: enviarles un correo electrónico para este propósito puede que no sea la mejor solución, en cambio, una llamada telefónica es más adecuada para este tipo de situaciones.
De manera similar, como se mencionó anteriormente, la comunicación escrita carece de la intimidad del contacto en persona y es posible que no provoque respuestas instantáneas. En contraste, es más probable obtener una respuesta más natural al hablar en persona.
En resumen, debes identificar el nivel de urgencia en las respuestas a tu mensaje y elegir el medio en consecuencia.
Examina tu situación financiera
Debido a que tendrás que gastar dinero para hacer llegar tu mensaje, tu presupuesto tendrá un impacto en los medios de comunicación que elijas. Considera lo siguiente: ¿El medio se encuentra dentro del gasto total de tu empresa?
Es posible que puedas encontrar planes asequibles para medios y herramientas de comunicación, o tal vez estés buscando opciones más costosas. Esto requiere que analices el presupuesto asignado a tu organización y elijas un canal que se ajuste mejor a tus necesidades.
El tipo de información comunicativa
Ciertos medios facilitan la transmisión de diferentes tipos de información. Por ejemplo, al compartir datos con tu audiencia, el uso de pistas visuales puede ayudarte a comunicarte de manera más efectiva.
Si estás abordando tendencias de datos, puedes utilizar un medio de comunicación que te permita incluir elementos gráficos, como gráficas y diagramas. Tener un registro escrito de la información que puedas necesitar referenciar en el futuro puede ayudarte a almacenar esa información. Si deseas documentar un chat, puedes optar por utilizar el correo electrónico o un memo escrito.
Considera la naturaleza de tu mensaje
Mientras que algunos mensajes son formales, otros son informales. Una nota escrita a mano generalmente es más informal que un correo electrónico formal o un documento impreso.
Por lo tanto, si la naturaleza de tu mensaje es formal, como llamar a un candidato para una entrevista, considera también utilizar medios de comunicación formales, como un correo electrónico formal o una llamada telefónica formal, o incluso una plataforma social formal como LinkedIn.
Sin embargo, si es informal, como dar una tarjeta de agradecimiento a un compañero de trabajo por su apoyo en un proyecto, una simple tarjeta escrita a mano también será suficiente.
En general, el futuro implica consolidar todos los diferentes medios de comunicación en una sola plataforma que actúe como una fuente central de información relevante para cada empleado. Para este propósito, existen diversas plataformas de comunicación y colaboración que pueden ser de ayuda.
Por ejemplo, Chanty te ayuda a integrar todas tus comunicaciones sincrónicas en un solo lugar. Con integraciones de terceros, puedes gestionar fácilmente una variedad de tareas en una sola aplicación.
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