Las empresas deben adoptar aplicaciones de mensajería instantánea, herramientas de videoconferencia y softwares de gestión de proyectos ya que la necesidad de comunicarse y trabajar juntos desde distintos lugares está en alza.
Este artículo profundiza sobre cómo las aplicaciones de mensajería instantánea pueden mejorar el aspecto de la comunicación para el trabajo remoto, y presenta diez aplicaciones que pueden usar los líderes de negocios para promover la conectividad cuando no se trabaja desde la oficina.
¿Qué es la mensajería instantánea?
La mensajería instantánea es una forma de comunicación basada en los textos donde dos o más personas emplean una aplicación mediante la conexión a internet para participar en conversaciones en tiempo real desde sus computadoras o dispositivos móviles.
Los mensajes de texto, que requieren de un número telefónico y emplean las redes telefónicas para enviar mensajes, también es una forma de comunicación instantánea. Sin embargo, se envían 23 billones de mensajes de texto al día en comparación a los 50 billones de mensajes que se envían a través de WhatsApp y Facebook Messenger al día.
La mensajería instantánea también ha superado las llamadas telefónicas y los correos electrónicos como la forma de comunicación líder. Aquí algunas razones por qué:
- Los mensajes instantáneos son recibidos al momento, lo que significa que se reducen los tiempos de respuesta.
- Puedes participar en distintas conversaciones y grupos de manera simultánea.
- La mayoría de las aplicaciones de mensajería instantánea se han expandido para incluir distintas funciones de comunicación, incluyendo videoconferencias, uso compartido de pantalla, fotos y documentos.
- Las aplicaciones de mensajería instantánea pueden usarse tanto en el ámbito personal como profesional.
Para uso personal, para conectarse con familiares y amigos, las redes sociales como WhatsApp, Snapchat y Facebook son las plataformas de mensajería instantánea más populares. Mientras que las empresas usan Chanty, Slack, Google Chat y Microsoft Teams para conectar con sus empleados profesionalmente.
¿Las aplicaciones de mensajería instantánea mejoran la comunicación remota?
El 53% de los trabajadores remotos afirman que conectarse con sus colegas es más desafiante cuando es en línea.
La comunicación remota se refiere a las herramientas y las aplicaciones en línea para mejorar cómo se comunican y colaboran los trabajadores remotos desde distintos lugares. La colaboración surge mediante las aplicaciones de mensajería instantánea para el 50% de los trabajadores remotos, seguido por los correos electrónicos para el 22% y, por último, las reuniones para el 19%.
Entendemos por qué la mensajería instantánea es la opción más popular para la comunicación grupal, ya que es instantánea, como las llamadas telefónicas y de video, sin interrumpir tu flujo de trabajo.
La mensajería instantánea brinda un espacio de comunidad acelerada donde las personas pueden hacer preguntas, dar y recibir retroalimentación o ayudar a los otros a solucionar problemas rápidamente mientras realizan otras tareas.
Además de las conversaciones laborales, los empleados también pueden tener conversaciones informales, lo que les ofrece a los trabajadores una manera de socializar y sentirse menos solitarios.
10 aplicaciones de mensajería instantánea para la comunicación empresarial
Alrededor del 50% de los entrevistados reportaron que una comunicación ineficiente tiene un impacto en la satisfacción laboral. Un entorno de trabajo remoto necesita que los empleados se familiaricen con varias aplicaciones de mensajería y que las usen de forma adecuada.
Aquí las mejores diez:
Chanty
Además de mensajería instantánea, Chanty le permite a los equipos comunicarse mediante mensajes de voz, llamadas de audio y videollamadas, además de uso compartido de pantalla.
Chanty también puede usarse como una herramienta de gestión de proyectos. Su función Kanban es un tablero visual que te permite crear listas de tareas, establecer plazos de entrega y monitorear el progreso de los empleados. Puede integrarse con otras herramientas de administración de tareas como Zapier y Trello.
El Libro de Equipo de Chanty es una plataforma organizada para visualizar las tareas, conversaciones uno a uno, grupos privados, grupos públicos, mensajes fijados, archivos y enlaces compartidos en un solo lugar.
El plan gratuito permite conversaciones privadas y grupales con hasta 5 participantes, haciéndola la mejor opción para pequeñas empresas. Si deseas sumar más participantes, cambia al plan empresarial a $3 por usuario al mes, facturado de forma anual, o $4 por usuario al mes, facturado de forma mensual.
Las principales características que Chanty ofrece:
- Mensajes instantáneos ilimitados.
- Llamadas de audio y video con uso compartido de pantalla.
- Administrador de tareas integrado mediante visualización Kanban.
- Mensajes de voz.
Disponible en: Android, iOS, Windows, macOS, Linux y navegadores web.
Microsoft Teams
Microsoft Teams, ideal para pequeñas y medianas empresas (Pymes), te permite envíar mensajes instantáneos a grupos e individuos. Algunas características a destacar son:
- La función de traducción automática minimiza los obstáculos lingüísticos entre los equipos remotos.
- Puedes avisarle a tu equipo sobre asuntos importantes mediante notificaciones que se repiten cada dos minutos.
- Puedes mencionar un colega o un empleado para captar su atención y recibir respuestas más rápidas.
Así como una plataforma de mensajería instantánea, Microsoft Teams soporta compartir archivos, editar documentos y videollamadas.
La función de videoconferencia le permite a los empleados compartir sus pantallas y usar el efecto difuminado o personalizar el fondo de pantalla, lo que reduce las distracciones durante las videollamadas desde casa.
El plan gratuito ofrece videollamadas de hasta 60 minutos con hasta 100 participantes y 5GB de almacenamiento para compartir archivos y coeditar en tiempo real. Los planes premium, que permiten más participantes y espacio de almacenamiento, comienzan desde $4 por usuario al mes.
Disponible en: Windows, macOS, Android, iOS y navegadores web.
Google Chat
Google Chat, anteriormente conocido como Google Hangout, ofrece un rango de funciones de chat únicas, incluyendo:
- Reacciones con emojis.
- Respuestas sugeridas. La plataforma proveerá distintas opciones de respuesta para acelerar los procesos de comunicación interna.
- Búsquedas filtradas.
Como parte como Google Workspace, desde Google Chat los usuarios también pueden acceder a Google Drive (para compartir archivos), Google Calendar (para programar reuniones), Gmail (para enviar y recibir correos electrónicos) y Google Meet (para unirse e iniciar videollamadas.
Google Chat ofrece un plan gratuito con funciones limitadas para las pequeñas empresas. Para grandes empresas, lo mejor es optar por los planes premium de Google Workspace, que comienzan a $6 por usuario al mes. Con los planes de pago, recibes una dirección de correo electrónico personalizada (ejemplo, @nombredetuempresa.com), direcciones de correo electrónico ilimitados, un mayor almacenamiento y más.
Disponible en: Android, iOS y navegadores web.
Slack
El 85% de los usuarios afirman que Slack ha mejorado la comunicación, mientras que el 86% siente que la posibilidad de trabajar de manera remota ha mejorado.
Slack permite a los empleados enviar y recibir mensajes instantáneos uno a uno y unirse o crear canales (grupos) para proyectos, equipos y departamentos específicos. Además, los usuarios pueden participar en llamadas de audio y video.
Los empleados pueden compartir documentos, iniciar hilos y fijar mensajes importantes en los canales. Otras funciones destacables incluyen:
- Un motor de búsqueda integrado para ayudarte a encontrar mensajes, archivos, canales y personas específicas.
- Un directorio de aplicaciones que ofrece integraciones con más de 2400 herramientas de atención al cliente, productividad, videollamadas, administración de archivos y más.
Slack ofrece un plan gratuito con funciones limitadas para pequeñas empresas. Para equipos más grandes, los planes premium comienzan a $7,25 por usuario al mes.
Disponible en: Windows, macOS, Android, iOS y navegadores web.
HubEngage
HubEngage brinda un enfoque móvil para la comunicación de equipos mediante su aplicación, la que se puede usar para:
- Acceder a actualizaciones, información y recursos empresariales en un solo lugar.
- Ver detalles sobre los eventos y responder a las invitaciones.
- Ver los hitos y reconocimientos de tus colegas, tales como cumpleaños y aniversarios de trabajo.
- Buscar rápidamente a colegas por nombre, título, departamento o ubicación para enviarles mensajes.
- Crear grupos en torno a los temas de interés, proyectos y funciones.
- Participar en entrevistas de trabajo.
Tanto la mensajería privada como grupal cuentan con funciones para darle formato a los textos y la opción de compartir documentos, enlaces y archivos multimedia.
Un elemento a destacar de su aplicación es el branding. La aplicación de HubEngage puede ser completamente personalizada con tu marca, sus colores, logo y menús.
Disponible en: Windows, macOS, Android, iOS y navegadores web.
Ryver
Ryver es una herramienta de colaboración que ofrece mensajes directos uno a uno, mensajes grupales (excelente para organizar conversaciones por función) y abrir discusiones mediante foros públicos (ideal para realizar anuncios a toda la compañía). También le permite a los usuarios:
- Organizar conversaciones de acuerdo a temas específicos.
- Generar enlaces para simplificar el proceso de incorporación de nuevos miembros.
- Organizar y compartir archivos mediante Google Drive y Dropbox.
Adicionalmente, Ryver es una herramienta de administración de tareas efectiva que le permite a los equipos crear tableros de tareas personalizados, listas de verificación y asignaciones.
No dispone de una versión gratuita, pero los planes comienzan a $69 al mes y aumenta de acuerdo al número de empleados que poseas.
Disponible en: Windows, macOS, Android, iOS y navegadores web.
Haiilo
Haiilo es una aplicación fácil de usar que se ajusta tanto a la comunicación privada como grupal. Ofrece las opciones de traducciones automáticas y agregar el diseño de tu marca.
Puedes enviar notas de voz, imágenes y archivos adjuntos mediante la aplicación de mensajería instantánea. Además, los empleados pueden comunicarse a través de encuestas, eventos grupales y actualizaciones públicas de sus estados.
También cuenta con un estudio de publicaciones que alienta a los empleados a crear, compartir y promover contenido de manera interna y externa, siendo embajador de la marca. El feed de publicaciones, parecido al de LinkedIn, también te permite darle me gusta y comentar en el contenido de tus colegas.
Disponible en: Windows, macOS, Android, iOS y navegadores web.
Rocket.Chat
Rocket.Chat es ideal para pequeñas y medianas empresas que desean crear canales públicos y privados para mejorar la comunicación interna a través de la mensajería instantánea, llamadas de audio y video, uso compartido de archivos, hilos e integraciones con otras aplicaciones.
Lo más destacable de usar Rocket.Chat es que brinda la posibilidad de personalizar la interfaz de mensajería instantánea para que se ajuste al flujo de trabajo y la identidad de marca de tu equipo.
La versión gratuita de Rocket.Chat ofrece mensajes directos ilimitados, conversaciones grupales y hasta 10.000 notificaciones push al mes. El plan empresarial cuenta con más funciones y tiene un costo de $7 por usuario al mes, para un mínimo de 25 empleados.
Disponible en: Windows, macOS, Linux, Android e iOS.
Fleep
Fleep te permite tener conversaciones uno a uno o crear grupos basados en temas, proyectos o departamentos específicos. A continuación, algunas de las funcionalidades más destacadas de Fleep:
- Puedes saber la disponibilidad de un colega y su última conexión haciendo clic en su perfil.
- Cada colaborador puede usar el pinboard (tablero de contenido fijado) para fijar mensajes, enlaces o notas que otros miembros puedan ver y editar.
- Cada conversación tiene un taskboard (tablero de tareas), donde los miembros pueden crear tareas, asignarlas y monitorear su progreso.
- Los indicadores de que se está escribiendo o que se ha leído un mensaje te dejan saber si alguien está redactando una respuesta o ya ha leído el mensaje.
Si bien la versión gratuita ofrece conversaciones uno a uno ilimitadas, restringe a los usuarios a un grupo de chat y a 1GB de espacio de almacenamiento. Así qué, toma en consideración desbloquear el resto de las funciones con el plan empresarial a €5 por usuario al mes.
Disponible en: Windows, macOS, Linux, Android, iOS y navegadores web.
Flock
Flock brinda una comunicación con tus empleados mejorada mediante conversaciones uno a uno o canales públicos para discutir proyectos específicos, crear encuestas, compartir listas de tareas pendientes y monitorear el progreso.
El plan gratuito te da la posibilidad de enviar mensajes ilimitados, realizar videollamadas uno a uno y crear hasta 10 canales públicos, bien sean laborales o con fines sociales.
Adicionalmente, la herramienta de automatización de procesos de Flock simplifica el flujo de trabajo de tu empresa. Automatizando tareas repetitivas tales como los procesos de incorporación, la planificación del presupuesto y la generación de leads.
Disponible en: Windows, macOS, Android, iOS y navegadores web.
Elegir la aplicación de mensajería instantánea adecuada
A pesar de la gran variedad de aplicaciones de mensajería instantánea que hemos explorado en este artículo, el 69% de los trabajadores remotos afirman un mayor nivel de agotamiento al trabajar con herramientas de comunicación digital.
Esto destaca lo importante que es para los líderes de equipo elegir la plataforma de comunicación correcta y usarla sabiamente, para así brindarle a todos los empleados un buen equilibrio entre la vida laboral y la vida personal.
Gestionar un equipo remoto requiere una serie de habilidades. Si bien debes brindarle a tus empleados flexibilidad, libertad y límites laborales apropiados, también debes estar atento de tu equipo y asegurarte que todos sean productivos.
Add comment