¿Sabías que la comunicación efectiva es tan importante para las empresas que incluso un grupo de pingüinos no podría funcionar adecuadamente sin ella? Es así, los pingüinos se comunican entre sí para cazar y sobrevivir en entornos hostiles. Y si ellos pueden, también tu equipo.
Una manera de mejorar tu comunicación es mediante un modelo de comunicación transaccional ¿No sabes qué es? Aprendamos cómo puede ayudar a que tu equipo salga a flote como sucede con los pingüinos.
¿Qué es un modelo de comunicación transaccional ?
¿Has jugado a la patata caliente pero con palabras? ¿sin saber quién será el siguiente? ¡Felicidades!, has sido testigo del modelo de comunicación transaccional en acción. En esta divertida coreografía, nos intercambiamos los roles de emisor y receptor a medida que intercambiamos ideas de manera dinámica.
Si bien las conversaciones presenciales y las llamadas telefónicas son ejemplos clásicos de una comunicación transaccional, este modelo puede ser aplicado en distintos entornos laborales.
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El modelo de comunicación transaccional resulta efectivo porque es un baile perfectamente coreografiado entre dos o más personas. Puedes hacer que tu equipo se comunique de manera fluida y armoniosa sin que se interrumpan entre sí.
Modelo de comunicación lineal vs. modelo de comunicación transaccional
Para comprender verdaderamente el poder del modelo de comunicación transaccional, resulta útil compararlo con su contraparte, el modelo lineal. El modelo lineal funciona como una calle de un solo sentido, donde la comunicación fluye hacia una sola dirección sin esperar una respuesta de parte del receptor. En este modelo, el principal objetivo es transmitir un mensaje específico.
Piénsalo como si se hiciera un anuncio por video o se compartiera un diagrama de flujo para que lo revisen el resto de los colegas. En estos ejemplos, la información es recibida y comprendida sin un intercambio directo de ideas o retroalimentación.
A diferencia de un modelo lineal, el cual se enfoca en la comunicación unidireccional, este modelo visualiza la comunicación como una dinámica, un proceso bidireccional caracterizado por ser una interacción constante entre varios participantes.
El principal objetivo de este modelo es entregar un mensaje y crear relaciones significativas entre los comunicadores.
La comunicación cara a cara, así como las videollamadas, es un ejemplo de un modelo de comunicación transaccional. Donde los participantes intercambian activamente ideas y emociones.
Características del modelo de comunicación transaccional
Para poder entender a profundidad la implementación del modelo de comunicación transaccional en tu lugar de trabajo, exploremos los elementos fundamentales. Aquí tienes un resumen:
- Dinámicas: El modelo considera a la comunicación como un proceso dinámico que involucra el intercambio dinámico de mensajes entre un emisor y un receptor.
- Tiempo real: La comunicación debe ocurrir en tiempo real para que pueda ser considerada transaccional. No necesita ser presencial, por lo que los videos, las llamadas telefónicas y las aplicaciones de mensajería instantánea se consideran comunicación transaccional.
- Responsabilidad mutua: Tanto el emisor como el receptor comparten la responsabilidad de qué tan efectiva es la comunicación.
- Contexto: El modelo de comunicación transaccional toma en consideración los contextos físicos, sociales, culturales,relacionales y psicológicos en lo que toma lugar la comunicación.
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- Comunicación no verbal: El modelo reconoce el impacto de las señales no verbales y del comportamiento, como expresiones faciales y gestos, en la comunicación. Y ayuda a obtener información a medida que las personas interactúan.
- Crear relaciones: De acuerdo al modelo, el objetivo de la comunicación es a largo plazo. No solo transmitir un mensaje específico, sino crear relaciones entre los participantes.
- Retroalimentación: Esto implica que dar y recibir información acerca de la comunicación es una parte integral de la misma.
- Ruido: Los factores externos e internos influyen en la comunicación, incluyendo el ruido, las distracciones y los estados emocionales del emisor y del receptor.
- Significado compartido: De acuerdo a este modelo, la comunicación puede considerarse exitosa cuando el emisor y el receptor comparten el significado de un mismo mensaje.
- Continuidad: La comunicación es continúa y sucede al nivel consciente e inconsciente.
Y ahora sabes cómo diferenciarla del resto de modelos de comunicación, ¿y ahora qué?
Adoptar un enfoque transaccional en el ámbito laboral
Existen diferentes aspectos a tener en cuenta cuando se hace la transición a una comunicación transaccional dentro de un equipo, aquí tienes algunos de ellos:
- Aceptar los diferentes estilos de comunicación: El modelo transaccional reconoce que los individuos poseen diferentes estilos de comunicación. Factores como el origen cultural, la crianza y las experiencias personales dan forma a la manera en la que se expresan las personas.
Al entender y respetar los diferentes estilos de comunicación, los miembros del equipo pueden superar diferencias y promover un mejor entendimiento entre ellos.
- Fomentar la escucha activa: La escucha activa requiere de estar completamente presente y mentalmente comprometido durante la comunicación.
Alienta a los miembros de tu equipo a poner en práctica la escucha activa, haciendo que se enfoquen atentamente a lo que dicen los otros. Esto significa realizar preguntas para aclarar situaciones, buscar información adicional y proveer retroalimentación constructiva para asegurar una mejor comprensión del mensaje.
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- Promover una cultura de retroalimentación: La retroalimentación juega un papel importante para mejorar el desempeño y dar paso al crecimiento profesional. Sorprendentemente, más de la mitad de los trabajadores desean recibir retroalimentación inmediata.
Crear una cultura donde se brinda y se solicita retroalimentación le permite a los miembros del equipo poder enfrentar rápidamente cualquier malentendido. Da paso al diálogo abierto, clarifica expectativas y fortalece la comunicación. Sin dejar margen para la confusión o posibles obstáculos en la finalización de una tarea.
- Enfatizar la claridad: La falta de claridad en los mensajes iniciales y en la comunicación de equipo pueden resultar en una pérdida promedio de 7,47 horas a la semana.
Para combatirlo, los integrantes del equipo deben esforzarse por mantener la claridad y un lenguaje conciso. Articular ideas e instrucciones con claridad puede minimizar problemas y malentendidos potenciales.
Hacer énfasis en la claridad impulsa a los individuos a comunicarse de manera efectiva, optimiza los flujos de trabajo y previene dificultades innecesarias.
- Toma en consideración factores contextuales: El enfoque transaccional reconoce que varios factores contextuales influyen en la comunicación. Estos factores incluyen a los aspectos físicos, sociales, culturales, relacionales y psicológicos del entorno comunicativo.
Por ejemplo, si hablamos con una persona que no sepa muy bien español, quizás tengamos que formular nuestros mensajes con más cuidado. Aún así, este contexto quizás no tenga un impacto en la conversación de dos personas nativas del español.
De igual forma, hablar con un colega cerca de una máquina de café ruidosa pone en evidencia cómo el medio físico puede afectar la recepción de un mensaje.
- Alentar la responsabilidad mutua: En el modelo de comunicación transaccional, tanto el emisor como el receptor comparten la responsabilidad de una comunicación efectiva. Los miembros de un equipo deben ser capaces de reconocer y aceptar sus roles dentro del proceso de comunicación.
Colaboran para asegurarse que el mensaje sea transmitido con claridad y precisión, asumiendo la responsabilidad de sus propios entendimientos y buscando activamente esclarecimiento si es necesario.
Aplicar este modelo en equipos remotos
En una colaboración de equipo remota, emplear una comunicación transaccional puede implicar desafíos únicos debido a la variabilidad en disponibilidad de los miembros del equipo.
Un factor clave al establecer este nuevo enfoque es elegir los canales de comunicación apropiados. A pesar de que los correos electrónicos son comúnmente usados, asegurarse que tu equipo tenga acceso a plataformas de mensajería instantánea y videoconferencia permite interacciones en tiempo real, y fomenta un intercambio de ideas y opiniones.
Sin embargo, en el caso de equipos internacionales, las diferentes zonas horarias podrían limitar la habilidad de comunicación y resolución de problemas. En tales situaciones, los correos electrónicos se convierten en un valioso recurso.
Al usar el correo electrónico u otros métodos de comunicación no instantáneos, como usar herramientas colaborativas para rellenar una plantilla de presentación de negocio, resulta de suma importancia adherirse a los consejos anteriormente mencionados, incluyendo:
- Brindar y solicitar retroalimentación.
- Clarificar los mensajes.
- Considerar el contexto y los distintos estilos de comunicación.
- Promover mútua responsabilidad.
Es importante tomar en cuenta que los correos electrónicos suelen ser considerados como una forma de comunicación lineal, carente de una retroalimentación inmediata y los distintos aspectos de la escucha activa de los otros canales de comunicación.
Sin embargo, incluso en la comunicación mediante correo electrónico, resulta fundamental demostrar tu presencia y compromiso. Piensa como si estuvieras aplicando el mecanismo de los correos electrónicos transaccionales en una campaña de email marketing. Así como las acciones de los usuarios pueden activar una respuesta automática, mantenerse conectado con tus colegas remotos requiere de un enfoque similar.
Evita dejar mensajes sin responder. En cambio, desarrolla una estrategia sencilla que demuestra tu compromiso activo y que reconozca sus acciones.
Por ejemplo, pueden brindar una actualización como respuesta sus ideas:
“Gracias por compartir tu idea. Estoy considerando implementarla en el proyecto, luego te doy mi opinión.”
Este enfoque demuestra que has visto su mensaje y que estás activamente tomando en consideración su idea. En otros casos, un simple “Perfecto” puede hacerle saber a la persona que su mensaje ha sido tomado en consideración.
Al aplicar los pasos anteriores y adoptar este enfoque a la comunicación por correo electrónico, podrás comenzar a implementar el modelo de comunicación transaccional dentro de tu lugar de trabajo, incluso en entornos remotos.
La siguiente sección profundizará en las ventajas específicas de este modelo.
Ventajas de cambiar a la comunicación transaccional
Quizás te sigas preguntando por qué necesitas cambiar la manera en la que se comunica tu equipo. A continuación, un resumen detallado acerca de las ventajas que este modelo puede aportar a tu espacio de trabajo.
Reducción de pérdidas financieras
Alrededor del 80% de las empresas que experimentan una comunicación deficiente enfrentan una pérdida financiera de al menos $10.000. Como consecuencia de las fallas de comunicación y sus efectos, los trabajadores suelen pasar por alto los plazos de entrega, necesitando dedicarle más tiempo a las tareas, lo que se traduce en la necesidad de más recursos.
Por lo tanto, asegurarse que la comunicación sea efectiva ayuda a prevenir pérdidas financieras asociadas.
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Mayor productividad
Al entender a profundidad las perspectivas de los demás colegas, los miembros de un equipo son capaces de comunicarse de manera más efectiva y clara. Esto contribuye a la aplicación rápida y efectiva de técnicas de resolución de problemas y a minimizar los malentendidos.
Más del 50% de los empleados dentro del sector del conocimiento se vuelven más productivos cuando se aplica la comunicación efectiva. Así que, con una mejor comunicación, los integrantes de un equipo logran hacer más en menos tiempo, aumentando la productividad.
Mejor trabajo en equipo y dinámicas de grupo
El modelo también hace énfasis en la importancia de la responsabilidad mútua y los factores contextuales, conllevando a zonas de responsabilidad claras con respecto a la comunicación.
Además, considerar el factor del contexto resulta en poder discernir el impacto externo en la comunicación, sin culpar a los comunicadores en caso de que surjan malentendidos en la transmisión del mensaje.
Eventualmente, los comunicadores participan como partes individuales, cada uno asumiendo la responsabilidad y contribuyendo a la efectividad de la comunicación. Lo que conlleva a mejores dinámicas de grupo y trabajo en equipo.
Facilitación de la innovación
Este modelo cambia la manera en que los miembros de un equipo colaboran, dando paso a la claridad y la retroalimentación, promoviendo una comunicación abierta y la colaboración de equipo efectiva. Esto crea un entorno que nutre la apertura y la aceptación, permitiendo un intercambio libre de ideas y perspectivas innovadoras.
Fortalecimiento de las relaciones
Mediante su énfasis en el uso de un lenguaje claro y conciso, la retroalimentación y la responsabilidad mútua, el enfoque transaccional fomenta una cultura de respeto e igualdad entre los comunicadores. Este entorno inclusivo asegura que cada miembro del equipo se siente visto y escuchado, creando un sentido de pertenencia y valor.
Con el paso del tiempo, este tipo de comunicación, efectiva y respetuosa, da cabida a relaciones profesionales más fuertes y más confiables entre los colegas.
Desafíos al adoptar un modelo de comunicación transaccional
Desafortunadamente, adoptar un nuevo enfoque comunicacional puede venir con desafíos que requieren de una atención cuidadosa. Por lo que resulta importante saber todos los posibles obstáculos con antelación.
Superar barreras de comunicación
Superar barreras de comunicación es un paso crítico en la implementación de una modelo de comunicación transaccional. A pesar de las ventajas de este modelo, las barreras lingüísticas, los distintos estilos de trabajo, los problemas técnicos y otros factores siguen existiendo y pueden afectar negativamente la colaboración efectiva.
Lidiar con estilos de comunicación conflictivos
Los estilos de comunicación conflictivos es otro desafío que pueden enfrentar los equipos. Por ejemplo, los comunicadores asertivos pueden necesitar ayuda para encontrar un punto medio con los comunicadores pasivos. Por lo tanto, mientras el modelo de comunicación transaccional destaca el entendimiento entre diferentes estilos de comunicación, aún pueden surgir estrategias de comunicación conflictivas y generar obstáculos.
Abordar las diferencias culturales en la comunicación
Si bien el modelo de comunicación transaccional reconoce la importancia del contexto, las diferencias culturales pueden seguir siendo un desafío. A una persona con un antecedente cultural diverso le puede llevar más tiempo aprender a comunicarse de manera efectiva y aplicar el modelo de comunicación transaccional.
Restricciones de tiempo
Lidiar con las restricciones de tiempo es otro desafío en los entornos laborales acelerados de la actualidad. Puesto que el modelo resalta la retroalimentación y la escucha activa, necesita que los comunicadores se tomen el tiempo para expresarse con claridad y que entiendan a plenitud a la otra persona. Sin embargo, las restricciones de tiempo suelen resultar en una comunicación apresurada y a malentendidos.
Resistencia al cambio
Implementar un nuevo modelo de comunicación requiere de ajustes individuales de parte de cada miembro del equipo. Implica modificar y transformar otros aspectos de la comunicación sincrónica, como la capacidad de escuchar y la comunicación no verbal. Por lo tanto, los empleados podrían sentirse abrumados o incluso podrían resistirse a cambiar sus hábitos de comunicación establecidos.
A su vez, ayudar a los miembros del equipo a entender el valor y los resultados positivos que tendría adoptar este modelo, puede reducir la resistencia al cambio.
En conclusión
La colaboración y la comunicación efectiva son esenciales en cualquier lugar de trabajo y, al adoptar un modelo de comunicación transaccional, los equipos pueden desbloquear todo el potencial de su colaboración.
El enfoque transaccional mejora el trabajo en equipo, la productividad y la innovación, enfocándose en interacciones contínuas, una comprensión mútua y una comunicación transparente.
Adoptar este modelo permite a los equipos crear relaciones más fuertes, lograr mejores resultados y prosperar en la dinámica laboral actual.
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