Los planes de comunicación efectivos son de suma importancia para cualquier empresa. Necesitas detallar con especificidad tus mensajes profesionales y quién debería decirlos a través de las distintas situaciones empresariales. Esto puede ayudar a que tu personal y otras partes interesadas actúen como tú lo deseas. El resultado es que logres tus objetivos de comunicación.
La cosa es que, algunas situaciones empresariales, surgen inesperadamente más de una vez. Así que, si escribes sobre lo que se debe decir cada vez que tu firma tiene una campaña de marketing, quizás tengas que escribir tres largos informes en un mes, o hasta cuatro o cinco, dependiendo las campañas que realices durante ese periodo.
Escribir sobre lo mismo una y otra vez, consume mucho tiempo. Además que hace que no le prestes atención a otras actividades empresariales de mayor importancia.
Dicho eso, la pregunta es: ¿Hay alguna forma de anunciar estrategias de comunicación sin perder mucho tiempo en estas situaciones repetitivas?
¡Sí, es posible! Permítenos presentarte las plantillas para planes de comunicación.
¿Qué es una plantilla para plan de comunicación?
Un plan de comunicación es un documento preescrito que esquematiza tus mensajes empresariales a través de distintas situaciones. Indican quién es responsable de cada tarea de comunicación en la estrategia general de comunicación.
Cuando cuentas con una plantilla preparada, puedes distribuir rápidamente y de forma efectiva tu estrategia entre tu personal y otras personas interesadas. Después de todo, lo único que necesitas hacer es rellenar las variables y presionar enviar.
Claro, no debes usar cualquier tipo de plantilla. Las buenas plantillas para planes de comunicación empresarial deben ayudarte a transmitir tu mensaje. Bien sea que envías tu plantillas a través de herramientas de comunicación para equipos u offline, luego de leerla, todos los involucrados deben saber con exactitud qué hacer para lograr los objetivos de comunicación.
Pero, ¿dónde puedes conseguir estas plantillas?
La buena noticia es que siempre habrá una plantilla a tu alcance. Te compartiremos un par de ellas en la siguiente sección.
6 de plantillas para planes de comunicación
Desde comunicar cambios en la gestión hasta anunciar nuevos y emocionantes lanzamientos de un producto, aquí hay seis plantillas que puedes usar para tus distintos objetivos de comunicación empresarial.
- Plan de comunicación para cambios de gestión
Necesitas anunciar cualquier cambio en la gestión de una empresa o un proyecto. Después de todo, si los empleados no saben a quién reportar, cualquier flujo de trabajo existente se verá interrumpido.
Un plan de comunicación para cambios de gestión debe detallar la información que se comunicará a los interesados y empleados. El mensaje principal, claramente, es el cambio en la gestión. El tono de tu mensaje, sin embargo, puede variar según tus diferentes audiencias objetivo.
Por ejemplo, es posible que debas tener más tacto al anunciar el cambio a los empleados de nivel inferior. Cuando te dirijas a los empleados con puestos superiores, quizás tengas que ser más firme.
El propósito del plan de comunicación es ayudar a todos los involucrados a comprender sus respectivos roles. Una comunicación efectiva sobre los detalles de la transición, a su vez, ayudará a convencer a las personas sobre los beneficios del cambio.
Aquí hay una excelente plantilla para la comunicación cambios de gestión:
La plantilla específica las distintas partes interesadas, los métodos de comunicación, la frecuencia y las partes responsables de la tarea de comunicación. También tiene espacio para notas adicionales. Cuanto más específica sea tu estrategia de comunicación, más efectivamente se comunicará el cambio en la gestión.
- Plan de comunicación de marketing
Un plan de comunicación es de suma importancia cuando se ejecutan campañas de marketing. Después de todo, en el centro del marketing efectivo se encuentra la comunicación efectiva. Necesitas saber cómo comunicarte con los diferentes segmentos de tu audiencia para impulsarlos a la acción.
Pero tus clientes potenciales no son las únicas personas con las que necesitas hablar cuando se trata de tus esfuerzos de marketing. Tu plan (y, respectivamente, tu plantilla) también debe incluir cómo debes dirigirte a los socios publicitarios, en especial si te encuentras organizando eventos que te gustaría que cubrieran.
Echa un vistazo a la plantilla de plan de comunicación de marketing a continuación:
La clave para crear un buen plan de comunicación es mirar tu campaña de marketing de manera holística. De esta manera, puedes determinar los tipos de audiencias que requieren diferentes enfoques de comunicación.
También se deben especificar las plataformas utilizadas para difundir tus mensajes. Por ejemplo, al hablar con los coordinadores de un evento de marketing, tu plataforma predilecta podría ser el correo electrónico. Al hablar con tus clientes actuales, tus plataformas predilectas podrían ser las redes sociales, el correo electrónico y tu sitio web.
Si planeas utilizar herramientas de automatización de marketing para tus campañas, también deben estar listadas en tu plan.
- Plan de comunicación para el lanzamiento de un producto
Lanzar un nuevo producto es emocionante. Un buen producto es la mitad de la ecuación del éxito. La otra mitad requiere que se trabaje en equipo para comunicar de manera efectiva el lanzamiento del producto. Al final de todo, si no comunicas tu lanzamiento, no puedes esperar generar ventas, al menos no tan rápido como quisieras.
Aquí es donde necesitas un plan de comunicación para el lanzamiento de un producto.
Tu plantilla debería tener campos para los diferentes mensajes que se difundirán durante el lanzamiento del producto. Por ejemplo, podrías decidir enviar un kit del producto a tus clientes. Y, en cuanto a los medios, podrías decidir enviarles un comunicado de prensa en su lugar. Necesitarás especificar el contenido de cada uno de estos mensajes en tu plantilla.
También deberás incluir otros detalles específicos. Como, por ejemplo: ¿Usarás una plantilla de correo electrónico de ventas personalizada como parte de tu serie de correos electrónicos a tus suscriptores? ¿Qué tono usarás en tus mensajes para cada uno de tus grupos de interés?
Aquí hay una plantilla de plan de comunicación para el lanzamiento de un producto que puedes editar:
PLAN DE COMUNICACIÓN PARA EL LANZAMIENTO DE UN PRODUCTO
OBJETIVOS
1.
2.
MERCADO OBJETIVO
1.
2.
MATRIZ DE MENSAJES
| Canal de medios | Mensaje | Mercado objetivo |
MIEMBROS DEL EQUIPO
1.
2.
3.
Puedes personalizar la plantilla para que coincida con los colores de tu marca, solo con fines de branding. Luego, comparte el documento con tus equipos de marketing y ventas a través de correo electrónico, si les asignaste tareas de comunicación también.
Puedes simplemente utilizar nuevamente la plantilla para tu próximo lanzamiento de producto.
- Plan de comunicación para la gestión de proyectos
Si lo piensas bien, los planes y plantillas que discutimos anteriormente (como el plan y plantilla de comunicación de marketing, por ejemplo) también pueden considerarse como planes de comunicación para la gestión de proyectos.
Sin embargo, hay otros proyectos que no han sido cubiertos por las plantillas que hemos discutido hasta ahora. Por lo tanto, en esta sección discutiremos por separado.el plan de comunicación para la gestión de proyectos
En general, un gerente de proyecto debe ser claro sobre lo que su equipo necesita hacer cuando trabajan juntos en un proyecto. Su trabajo es asegurarse de que todos los aspectos sean atendidos correctamente y a tiempo. El problema es que los miembros de tu equipo podrían no ser las únicas personas con las que necesitas hablar para implementar exitosamente el proyecto.
Si, por ejemplo, estás diseñando un sitio web para un cliente, tendrás que coordinar con el diseñador web freelance y con el cliente en distintas etapas del proyecto. Si planeas abrir tu propia tienda pero no sabes cómo iniciar un negocio, tendrías que hablar con más personas aún. Necesitarías preguntarle a un abogado sobre los permisos, consultar a un coach empresarial sobre cuáles son las mejores estrategias y, más adelante. pedirle a un reclutador que te ayude a contratar al mejor talento.
Aquí es donde entra en juego el plan de comunicación para la gestión de proyectos. El plan puede ayudarte a organizar tus tareas de comunicación relevantes, asegurando el éxito general del proyecto.
PLAN DE COMUNICACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Detalles del trabajo
Cliente y marca:
Nombre y número del trabajo:
Resumen del proyecto
Objetivos de comunicación
1.
2.
3.
4.
Resumen de las partes interesadas
PERSONAS CONTACTO INFORMACIÓN FRECUENCIA FORMATO/CANAL
1.
2.
3.
Si no eres el único coordinando con diferentes grupos de interés, el plan puede ayudar a que los miembros de tu equipo estén en la misma página. Solo comparte el plan con ellos para que conozcan con especificidad sus tareas en el proceso de comunicación.
Aquí tienes un excelente plan de comunicación para la gestión de proyectos que puedes usar como plantilla o para inspirarte:
Simplemente ajusta los detalles y el alcance de tu plan de comunicación según el tipo de proyecto.
Al igual que con tus otros planes de comunicación, tendrás que detallar los métodos y los canales de comunicación que utilizarás para contactar a los grupos de interés. Estos pueden incluir reuniones en persona o por video, correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes directos, redes sociales, u otros métodos.
También incluye los detalles del cómo ¿Proporcionarás informes de estado semanales o quincenales al cliente? ¿Hablarás con los que te proveen los materiales de construcción los miércoles o jueves? Recuerda, cuanto más detallado sea tu plan de comunicación, mejor será para ti.
- Plan de comunicación estratégico
Un plan estratégico de comunicación te ayuda a comunicar la visión y objetivos de tu organización para el futuro. El plan debe especificar las diferentes formas en que puedes hacer que todos en la empresa, desde la alta administración hasta los empleados de menor rango, estén conscientes de ellos. El fin de comunicar estos objetivos es motivar a todos y que tomen acciones que ayuden a la empresa a lograrlos.
¿Cuáles son algunos ejemplos de objetivos empresariales? Por ejemplo, podrías querer mejorar la reputación de tu marca en cierta cantidad de meses. O podrías querer mejorar tus asociaciones con otras organizaciones.
Debido a que los objetivos empresariales, el orden en que deben lograrse y los empleados de la empresa encargados de las funciones de comunicación cambian, también necesitas de una plantilla que se ajuste a esta situación.
Una buena plantilla para un plan de comunicación estratégico deja espacio para los objetivos específicos del negocio. También te permite cambiar fácilmente las responsabilidades de comunicación de cada individuo.
PLAN DE COMUNICACIÓN ESTRATÉGICO
Iniciativa/objetivo:
Objetivos de comunicación:
1.
2.
3.
4.
Audiencia:
1.
2.
3.
4.
Mensajes clave:
1.
2.
3.
4.
La plantilla también debe permitirte especificar un cronograma para la difusión general de los objetivos. No solo brindes un cronograma general. Todos los involucrados en el proceso deben tener un plazo a cumplir. Por ejemplo, puedes indicar en tu plan que una persona de tu equipo debe hablar con los gerentes senior para el mes de mayo. Mientras tanto, otro deberá informarle a los empleados menores para agosto.
Esa es la única manera en que puedes garantizar una difusión fluida de los objetivos en toda la empresa.
Arriba está la plantilla de un plan estratégico de comunicación al que puede hacerle algunos ajustes.
- Plan de comunicación interno
Un plan de comunicación interno asegura que las partes interesadas, incluido tu equipo, estén actualizados sobre lo que está sucediendo en la empresa.
El plan de comunicación para los cambios de gestión que discutimos anteriormente es, de hecho, un tipo de plan de comunicación interno. Sin embargo, hay otros que valen la pena discutir.
Por ejemplo, utilizarías un plan de comunicación interno para compartir nuevas estrategias de incorporación o cambios en el lugar de trabajo (es decir, un nuevo arreglo que perciba a la mitad de la fuerza laboral trabajando de forma remota y la otra mitad en la oficina).
En el primer caso, una buena plantilla de plan de comunicación debería permitirte especificar qué herramientas utilizar para incorporar a los nuevos empleados. También debería permitirte explicar las plataformas que usarás para difundir los valores y políticas corporativas a los nuevos empleados. También deberías poder especificar los mensajes que darás.
Mientras tanto, una plantilla de plan de comunicación para los nuevos arreglos en el lugar de trabajo debería permitirte especificar las herramientas de colaboración que utilizará el equipo. Un plan de comunicación interno te ayudará con todo lo que necesitas para mantener a tu equipo en el buen camino.
Esta plantilla funcionará muy bien como punto de partida para el alcance de tu comunicación dentro de tu organización. Es gratuita y puedes imprimirla para su uso.
PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNO
OBJETIVOS Y METAS
| 1. |
| 2. |
| 3. |
AUDIENCIA
| NOMBRE | OFICINA | POSICIÓN |
| 1. | ||
| 2. | ||
| 3. |
MENSAJES POR PARTE DE INTERÉS
| 1. |
| 2. |
| 3. |
La plantilla es bastante fácil de entender. Primero, tendrás que decidir qué detalles compartir con las partes interesadas. Esas partes interesadas son esencialmente las personas en tu empresa que necesitan saber sobre los nuevos arreglos o políticas internas.
Entonces, las partes interesadas en nuestro ejemplo de nuevo arreglo del lugar de trabajo serían prácticamente todos en la empresa. Sin embargo, tus mensajes serían diferentes para distintas partes interesadas. Le dirías a la mitad de la fuerza laboral que se presente en la oficina y a la otra mitad que trabajen desde casa.
También tendrías que incluir en tu plantilla de plan de comunicación las nuevas políticas que comunicarás al equipo de trabajo remoto (por ejemplo, a qué hora deberían estar en línea, cómo deberían responder a los mensajes de sus compañeros, etc.).
¿Cómo puede ayudarte un plan de comunicación?
Los planes de comunicación pueden ayudarte a difundir la información correcta de manera efectiva a las partes interesadas adecuadas. Las plantillas empresariales para planes de comunicación, por otro lado, te ayudan a crear estos planes. Entonces, en lugar de escribirlos desde cero cada vez que surge una situación, solo tienes que completar las variables importantes para garantizar una comunicación efectiva de los objetivos.
Viste ejemplos de plantillas empresariales para planes de comunicación para distintos escenarios: Un cambio en la gestión, de marketing, para el lanzamiento de productos, para la gestión de proyectos, estratégico y para otros cambios internos.
Usa las plantillas a tu favor o inspírate en ellas. Observa cómo pueden ayudarte a llevar los mensajes correctos a las personas adecuadas ¿Quiéres saber otra buena noticia? No tuviste que pasar demasiado tiempo escribiendo.
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