¿Estás cansado de sentirte desorganizado, abrumado y confundido cuando se trata de tus tareas y responsabilidades diarias?
Es momento de optimizar tu flujo de trabajo con un planificador de productividad.
Ya sea que trabajes para una empresa remota, en un puesto presencial o para ti mism@, necesitas un sistema sólido para mantenerte en el camino.
Si estás listo para superar la sobrecarga y ponerte organizado de una vez por todas, sigue leyendo. En este artículo, veremos por qué los planificadores de productividad son importantes, cómo crear uno efectivo y siete herramientas que puedes usar para gestionar tus tareas.
¡Echemos un vistazo!
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¿Por qué son importantes los planificadores de productividad?
Dos palabras: Excelencia operativa.
No importa en qué rol te encuentres, tu trabajo funciona como una parte de una máquina operativa más grande. La organización para la que trabajas (o que diriges) tiene partes móviles infinitas que la mantienen unida: sus procesos, sistemas, departamentos y flujos de trabajo. Sin estos controles y balances en su lugar, una empresa no puede funcionar de manera óptima.
Aquí está la clave.
Nuestros niveles de productividad afectan directamente a las empresas para las que trabajamos. Si una tarea se queda atrás, no eres el único que enfrenta las consecuencias. Múltiples partes interesadas, miembros del equipo y clientes también deben lidiar con las repercusiones.
En otras palabras, para que una empresa logre la excelencia operativa, la planificación y ejecución de la productividad son esenciales, no algo opcional. Y es por eso que los planificadores de productividad son vitales para el éxito de una empresa.
1. Define tus metas de productividad
Uno de los pasos más importantes para crear un planificador de productividad efectivo es establecer metas SMART. SMART significa Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Tiempo determinado. Estos criterios te ayudan a definir tus objetivos y seguir tu progreso.
Por ejemplo, si deseas mejorar tus habilidades en inteligencia empresarial, podrías establecer la siguiente meta SMART: “Completaré el curso en línea sobre análisis de datos antes de finales de julio de 2023 y aplicaré los conceptos aprendidos a mi proyecto actual antes de finales de agosto de 2023.”
Como puedes ver, esta meta es específica (explica lo que deseas hacer), medible (indica cómo sabrás cuando lo hayas logrado), alcanzable (es posible de lograr), relevante (es importante para tu carrera) y con un tiempo determinado (has establecido plazos para lograr tu objetivo).
Entonces, reflexiona sobre lo siguiente:
- ¿Qué necesita tu atención?
- ¿Qué necesitas organizar y en qué enfocarte?
- ¿Qué necesitas lograr y para cuándo?
- ¿Cómo se verá el resultado final?
2. Elige tu sistema de planificación
Una vez que tengas claras tus metas, elige el sistema de planificación que usarás para mantener organizado tu cronograma.
Veamos algunas opciones de cronograma y por qué podrías elegirlas:
Sistema de planificación de 12 meses: Ideal para metas anuales
Has redactado una publicación en el blog sobre 11 ideas de negocios pequeños y estás listo para decidir cuál opción te gustaría seguir.
Como emprendedor en ciernes, sabes que no hay nada más importante que el tipo de negocio que vas a iniciar, pero estás confundido sobre qué dirección seguir. En lugar de elegir al azar, decides dedicar un mes a probar cada idea de la lista, durante un total de 11 meses de pruebas. El mes 12 lo dedicarás a finalizar tu idea, reunirte con un especialista en marca y legalizar tu nuevo negocio.
Sistema de planificación de 90 días: Ideal para metas trimestrales
Estás tratando de encontrar una herramienta de programación de redes sociales que le guste a tu gerente de marketing, pero ya has presentado cuatro opciones la semana pasada que no cumplen con las expectativas. En lugar de apresurar el proceso, decides reunirte con tu gerente de marketing para aclarar sus prioridades.
En la reunión, tu gerente repasa las características principales que espera que tenga el software y cuánto está dispuesto a pagar la empresa. Tu gerente dice que el equipo está dispuesto a esperar la mejor opción, así que pides un plazo de tres meses: un mes para investigar el software, un mes para registrarte en pruebas gratuitas y demostraciones, y un mes para presentar y probar las opciones finales como equipo.
Sistema de planificación de 30 días: Ideal para metas mensuales
Estás organizando un retiro de empresa para tu departamento de recursos humanos, para revisar nuevos protocolos y disfrutar de un merecido descanso.
No tienes muchas otras tareas pendientes y solo estás trayendo a un pequeño grupo de 10 empleados. Aunque tu equipo es mayormente remoto, todos viven en la misma ciudad: Austin, Texas. Necesitas organizar alojamiento para tres días, comidas y transporte. También debes armar una agenda diaria.
Para organizar tu cronograma de productividad, decides dedicar una semana a encontrar el lugar y el hotel, una semana a planificar el menú, una semana a organizar la logística y una última semana a crear el itinerario diario.
Sistema de planificación de 7 días: Ideal para metas semanales
Tienes un informe de 5.000 palabras que debes entregar la próxima semana. Decides dedicar un día a investigar el tema, un día a planificar el esquema, un día a escribir el borrador, dos días a escribir el borrador final y dos días a editar el trabajo.
Nota: Para los fines de este artículo, nos referiremos a un sistema de planificación de 12 meses.
3. Planifica tus fechas límite, reuniones y otras fechas importantes
Ahora que tienes tus metas y cronograma organizados, es momento de planificar los detalles.
Mira tus órdenes de trabajo y asignaciones de tareas, y planifica tus fechas límite, reuniones y otras fechas clave.
Aquí tienes un desglose simple:
Planificación anual
Mira el año que tienes por delante y anota todas las tareas, fechas límite, eventos y reuniones importantes.
Planificación mensual
Desglosa las tareas de tu cronograma anual en metas mensuales más pequeñas. Es decir, si tienes un estudio de caso para entregar el 15 de agosto, planifica comenzar la tarea el 1 de agosto. Si vas a organizar una reunión el 13 de diciembre, asegúrate de tener todo listo para el 11 de diciembre.
Planificación semanal
Desglosa tus tareas mensuales en metas semanales más pequeñas.
Por ejemplo, si vas a comenzar el estudio de caso el 1 de agosto, eso te da dos semanas para trabajarlo. ¿Qué puedes lograr en esas dos semanas?
Por ejemplo, podrías:
- Establecer los objetivos del estudio de caso para el 2 de agosto
- Programar entrevistas para el 4 de agosto
- Realizar entrevistas con las partes interesadas para el 9 de agosto
- Crear un esquema para el 10 de agosto
- Crear el primer borrador para el 11 de agosto
- Terminar el borrador final para el 14 de agosto
Planificación diaria
Desglosa tus tareas semanales en metas diarias más pequeñas.
Por ejemplo, si necesitas finalizar los objetivos de tu estudio de caso para el 2 de agosto, planifica trabajar en ellos del 1 al 2 de agosto. Si necesitas programar las entrevistas para el 4 de agosto, dedica tiempo el 2, 3 y 4 de agosto para hacer las llamadas y reservar las entrevistas.
4. Elige tus herramientas de productividad
¡Y ahora la parte divertida! Vamos a elegir las herramientas de productividad que usarás para documentar tu proceso de productividad y mantenerte organizado.
Pero antes de empezar…
Define lo que debe tener tu planificador de productividad
Por ejemplo, tal vez te gustaría un planificador físico que ofrezca un calendario, notas adhesivas y pestañas de colores.
O tal vez prefieres un bullet journal con marcadores profesionales de punta fina en varios colores.
O quizás eres de los que prefieren lo digital y te atrae un planificador de productividad en línea con vistas Kanban, herramientas de diagramas de Gantt y recordatorios automáticos de tareas.
Tener claro lo que necesitas es clave para mantenerte organizado mientras buscas tu planificador de productividad perfecto.
Aquí tienes una lista de verificación que puedes usar para organizar tus elementos no negociables:
- Mi planificador de productividad debe ofrecer las siguientes características de gestión del tiempo: _____________________________________________________________________
- Mi planificador de productividad debe ofrecer las siguientes características de programación: _____________________________________________________________________
- Mi planificador de productividad debe presentarse en el siguiente formato: _____________________________________________________________________
- Mi planificador de productividad debe incluir también las siguientes características: _____________________________________________________________________
Y sin más preámbulos…
Plantillas imprimibles de planificadores de productividad
Para soporte rápido en un apuro, echa un vistazo a los siguientes planificadores de productividad imprimibles:
1. Planificador diario Pomodoro de Onplanners.com:
Disponible para descarga instantánea en formato PDF
Ideal para: Mantenerse al día con las tareas diarias
Si luchas con la productividad, abandonas antes de completar un objetivo o careces de motivación diaria, ¡este planificador de productividad es para ti! La técnica Pomodoro es conocida por su efectividad en aumentar la productividad. Este planificador imprimible tiene todo lo que necesitas para aclarar tus metas, maximizar la productividad y seguir tu progreso.
2. Plantilla de planificador diario 04 de TemplateLab:
Disponible para descarga instantánea en PDF, Word o Photoshop.
Ideal para: Rastrear citas
Si necesitas un planificador de productividad simple para organizar un día lleno de citas, esta plantilla es para ti. Este planificador básico también te ayudará a enfocarte en un objetivo principal, aclarar tus prioridades y seguir tareas sencillas. También tiene una opción para rastrear comidas (para esos días muy ocupados) y una sección de gratitud diaria.
3. Planificador semanal en forma de lista de tareas de DevelopGoodHabits.com:
Disponible para descarga instantánea en formato PDF.
Ideal para: Metas semanales y gestión de proyectos
Si necesitas organizar las tareas de gestión de proyectos semanales en bloques diarios o prefieres trabajar en bloques de tiempo, prueba esta opción. Este planificador ofrece un panel semanal para organizar todos tus bloques de tiempo, así como una lista de tareas, metas y una sección de notas.
Planificadores de productividad físicos
Si prefieres un planificador de productividad físico que puedas abrir y cerrar como un libro, echa un vistazo a las siguientes opciones:
4. Self Journal de BestSelf Co:
Disponible para compra en Amazon y bestself.co.
Ideal para: Estructura y consistencia
Si buscas optimizar tu día, abordar tus metas y mantener tus prioridades claras, el Self Journal es para ti. Este planificador de productividad puede ayudarte a mantenerte enfocado en tus metas más importantes y a vencer la fatiga de decisiones para que puedas concentrarte en lo que importa. Una de nuestras características favoritas es que ofrece vistas mensuales, semanales y diarias sin fechas. También incluye páginas adicionales de bullet journal para que tomes notas o diseñes tus propios registros de tareas.
5. Pro Version Dotted Journal de Scribbles That Matter:
Disponible para compra en Amazon.
Ideal para: Planificación de productividad personalizada
Si necesitas control total sobre la planificación de tu productividad, este bullet journal profesional es para ti. Con papel suave y una cuadrícula de puntos de última generación, puedes diseñar tus páginas y organizar tus registros de tareas a tu manera. Este cuaderno también viene con un bolígrafo de punta fina 0.7mm, un bolsillo para hojas de pegatinas y una guía divisoria. Además, ahorrarás tiempo de configuración, ya que el diario incluye una página clave prehecha, páginas numeradas con puntos e índice.
Planificadores de productividad digitales
Y finalmente, si prefieres organizar todas tus tareas en sistemas basados en la nube, consulta los siguientes planificadores de productividad en línea:
6. Plantilla de Matrix Eisenhower de monday.com:
Disponible para usar con una suscripción a monday.com.
Ideal para: Priorizar tareas semanales y gestionar actualizaciones de estado
Si necesitas un sistema que te ayude a organizar tus tareas y responsabilidades semanales, la plantilla de la matriz de Eisenhower de la plataforma monday.com Work OS puede ayudarte a ordenar tus prioridades. Con la plantilla personalizable, puedes registrar tareas y asignarles una prioridad según su urgencia e importancia. Luego, podrás decidir si atender la tarea tú mismo, delegarla, programarla o eliminarla.
7. Plantilla de productividad de Trello:
Disponible para usar con una suscripción a Trello.
Ideal para: Planificación de productividad estilo Kanban
Si te entusiasma la idea de arrastrar y soltar tus tareas de “por hacer” a “haciendo” y luego a “hecho”, te encantará la Plantilla de Productividad de Trello en estilo Kanban. Simplemente agrega tus tareas pendientes a la lista de “por hacer”, las tareas que estás trabajando a “haciendo” y las tareas completadas a “hecho”. También puedes crear listas adicionales, tarjetas y tableros para planificar, gestionar y seguir lo que necesites.
Para resumir
¡Y ahí lo tienes! Hoy cubrimos cómo configurar un planificador de productividad y qué herramientas puedes usar para mantener todo organizado.
Ahora es tu turno. Es momento de planificar tu planificador de productividad, elegir tus herramientas organizativas y comenzar a trabajar de manera más inteligente, no más dura.Y recuerda, si necesitas una forma de mantener a tu equipo organizado, no pases por alto Chanty. Regístrate para una cuenta gratuita o reserva una demostración, hoy mismo.
