Trabajar remotamente puede resultar ser más conveniente, pero mantenerse al día con tu cronograma desde la comodidad de tu casa puede ser todo un desafío.
Con tantas oportunidades para procrastinar o realizar quehaceres del hogar en lugar de trabajar, nuestro rendimiento laboral puede verse afectado ¿Qué pueden hacer los trabajadores remotos para planificar mejor sus días y sacar ventaja de su eficiencia productiva?
Es aquí cuando entra en juego el planificador diario.
Consejo: Para una mejor planificación diaria, puedes probar Chanty. Una plataforma de colaboración para equipos que ofrece mucho más que solo un chat. Puedes crear tareas a partir de mensajes, establecer plazos límite, prioridades y asignar tareas a los miembros del equipo.
Una plantilla para planificadores diarios es un modelo imprimible vacío distribuido en horas, permitiendo que establezcas tu cronograma de forma apropiada. Las plantillas suelen ser tablas vacías sólo con horas u otro tipo de información. Puedes llenar las plantillas de acuerdo a tus planes para el día o la semana.
Las plantillas pueden ser imprimibles o digitales; estas últimas suelen ser muy personalizables. Pueden venir en distinto formatos, como documentos de texto, PDF o imágenes. Con respecto a los tipos de planificadores diarios, estos pueden ser por hora, segmentos del día, según la actividad con un horario personalizado, etc.
aydesigner.com
El objetivo del planificador es ayudarte a mantenerte al día con tu agenda, ser más productivo y gestionar tu tiempo de manera eficiente. Por lo que personalizar tu planificador siempre será una buena idea. En términos de diseño, puede hacer que tu planificador sea tan minimalista o colorido como desees. También puedes probar varios tipos de plantillas para descubrir cuál se ajusta mejor a tu estilo.
En cuanto a gestionar nuestra productividad y nuestro tiempo en el trabajo, los programas de email marketing y los gestores de proyectos no son suficientes. Pero los planificadores nos ayudan a anticipar nuestras tareas pendientes diarias y semanales, aportando muchos beneficios a nuestras vidas personales y laborales.
A continuación, los beneficios particulares de contar con una planificación diaria:
Como puedes ver, los planificadores diarios y semanales te presentan numerosas oportunidades de crecimiento. Y ya que solo te toman solo unos minutos del día, resultan ser un joya tanto para desarrollo profesional como personal.
Hay muchas maneras distintas para gestionar tu horario y mejorar la gestión del tiempo, por día o por semana. Incluso puedes planificar tus días y semanas por cada media hora, en segmentos de tiempo, turnos o actividades particulares.
Para encontrar el mejor enfoque para gestionar el tiempo, solo tienes que ponerlo a prueba y ver cuál funciona mejor para ti. A continuación, algunas ideas para plantillas de planificadores diarios y semanales para ti.
Los planificadores diarios son ideales si tienes muchas tareas y diligencias laborales diariamente y quieres asegurarte de no pasar algo por alto. También puedes marcar las tareas finalizadas a medida que avanzas en tu día para que te enorgullezca tu productividad.
Existen distintas formas en la que puedes planificar tu día, pero sólo hablaremos de 3 plantillas para planificadores diarios: por hora, a través de una línea de tiempo y por actividades.
Planear tu día por hora es ideal si tienes que realizar muchas tareas pequeñas o reuniones durante el día. Puedes usar esta plantilla para planificar solamente tu trabajo o incorporar tus otros quehaceres para visualizar cómo será tu día.
calendarpedia.com
Un ejemplo de la primera mitad del día en un planificador por hora sería así:
| 8 | 00 | |
| 30 | Despertar | |
| 9 | 00 | Desayunar |
| 30 | Comenzar a trabajar y revisar el correo electrónico | |
| 10 | 00 | Reunión con Anna |
| 30 | Trabajar en la versión final | |
| 11 | 00 | |
| 30 | Tomar un café | |
| 12 | 00 | Revisar la versión final y enviarla para para revisión |
| 30 | Almuerzo |
Una línea de tiempo diaria es otra manera de planificar tus actividades diarias, tanto personales como laborales. La visualización puede ser muy útil para comprender tus planes diarios y así poder hacer multitasking. Por ejemplo, puedes planificar cocinar tu cena mientras trabajas en un proyecto.
Además, la representación visual te permite fácilmente ver si tienes la posibilidad de agregar una reunión o una tarea urgente, saber si una tarea te está tomando más tiempo del debido y ver cuánto tiempo te queda para finalizar la tarea que estás haciendo.
En comparación con plantillas anteriores, esta permite una planificación más minuciosa ya que no se limita a segmentos de 30 minutos. Por el contrario, puedes dedicar 5, 25, 45 minutos o cualquier cantidad de tiempo necesario a una tarea.
officetimeline.com
Un planificador enfocado en las actividades en lugar de las horas es perfecto para que descubras qué tipo de planificación se ajusta mejor a ti. El principal objetivo de planear por tareas es crear una lista de todas las cosas pendientes del día y asignarle hora a las tareas urgentes.
Por lo general, este tipo de planificación resulta muy flexible y no limita tus tareas a plazos de tiempo. Pero, para crear una estructura de tu día, puedes enlistar tus tareas pendientes de manera cronológica o agregar plazos de tiempo (por ejemplo, de 8:00 a.m. a 10:00 p.m. tiempo personal). Esto te ayudará a separar mentalmente el tiempo que dedicas a trabajar de las demás actividades, lo cuál puede resultar difícil cuando trabajas desde casa.
Por lo tanto, este tipo de planificación es ideal para freelancers y aquellos con trabajos que requieran de creatividad. Con el tiempo podrás saber en qué momentos eres más productivo o te encuentras más inspirado, y planificar tu día, sin sacrificar el tiempo para tus hobbies o diligencias.
calendarpedia.com
Aquí una plantilla de ejemplo para que planifiques tu día por actividades:
| Actividades | Lista de tareas pendientes | Prioridades | Nota |
| Meditación | Organizar el escritorio | Finalizar el borrador de ayer | Quizás la cena con mamá sea a las 7:00 p.m. |
| 9:30 a.m. a 10:30 a.m. – Sesión de lluvia de ideas con Richard | Comprar víveres | ||
| 11:00 a.m. a 1:00 p.m. – Trabajo | |||
| 2:00 p.m. a 5:00 p.m. – Trabajo | |||
| 6:30 p.m. – Cena con mamá | |||
| Comprar víveres |
Como puedes ver, algunas actividades no tienen un plazo de tiempo. Se debe a que no tenemos que precisar cuándo hacerlas. Puedes meditar justo después de despertar, bien sea a las 6:00 a.m. o las 7:30 a..m., organizar tu escritorio durante el almuerzo y comprar víveres luego de cenar con tu mamá, lo que puede tomar una o dos horas.
También cuentas con todo lo necesario para realizar tus tareas pendientes, pero sin tanto detalle. Terminarás el borrador en algún punto de tu horario de trabajo, cuando te sientes más productivo e inspirado.
Así como los planificadores diarios, los planificadores semanales son importantes para mantener tu vida en orden. Planificar las actividades semanales permite una mejor distribución de la carga de trabajo. Puedes ver cuáles son los días más ajetreados y planificar las tareas laborales o los eventos personales libre de estrés.
Nuevamente, las personas gestionan el tiempo de diferentes maneras: Algunos trabajan mejor con agendas apretadas, mientras que otros disfrutan de tener más flexibilidad. Como regla general, ninguna forma es mejor que otra. Sólo tienes que encontrar la que te mantenga más productivo.
A continuación, algunas plantillas que puedes probar para planificar tu semana, bien sea por hora o por segmentos de tiempo, en una línea de tiempo, turno, o actividades.
Planificar la semana por horas te brinda una visión general de qué tan ocupado estás y te permite planificar eventos inusuales o únicos. Esto incluye algunas reuniones o tareas de trabajo, como presentar los informes trimestrales o asuntos personales, como citas médicas o tu tiempo libre.
Este enfoque es ideal para aquellos con muchas tareas pequeñas pendientes y tienen que pasar de una a otra durante el día. No tiene sentido usar un planificador por hora si las tareas toman la mayor parte de tu jornada laboral, ya que la mayoría de las celdas estarán vacías.
templatelab.com
Una planificación en segmentos se ubica entre un planificador semanal en horas y un planificador por actividades. Esto significa que divides tu día en 3 segmentos de tiempo, o la cantidad que mejor se ajuste a tus necesidades, y planificar las actividades para esos plazos de tiempo.
Este enfoque combina la flexibilidad y la estructuración, y mantiene tu productividad sin la presión de seguir un cronograma estricto. Este modelo es especialmente útil si tus tareas cambian en términos del tiempo que ocupan o el número de tareas que haces durante el día.
Así luciría una semana planificada por segmentos:
| Domingo | Lunes | Martes | Miércoles | Jueves | Viernes | Sábado | |
| 29 | 30 | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 |
| 6: 00 a.m. a 9:00 a.m. | Rutina matutina | Hacer ejercicios | Cita médica a las 8:00 a.m. | Hacer ejercicios | Hacer ejercicios | ||
| 9:00 a.m. a 12:00 p.m. | Caminata | Reuniones | Reunión telefónica con Jenny a las 11:00 a.m. | Reuniones | Reunión El primer día del nuevo interno | Reuniones | Rutina matutina |
| 12:00 p.m. a 3:00 p.m. | Tareas de alta prioridad | Tareas de alta prioridad | Tareas de alta prioridad | Tareas de alta prioridad | Tareas de alta prioridad | Limpiar | |
| 3:00 p.m. a 6:00 p.m. | Tareas restantes | Tareas restantes | Fecha de entrega del proyecto a las 5:00 p.m. | Tareas restantes | Planificar la próxima semana | ||
| 6:00 p.m. a 9:00 p.m. | Cena de cumpleaños de Sarah | Cena con mamá | |||||
| 9:00 p.m. a 12:00 a.m. | Cena de cumpleaños de Sarah | Noche de películas |
Como puedes ver, esta plantilla te ayuda a distribuir tu trabajo y tu tiempo personal, así como destacar tareas, eventos importantes y fechas de entrega. También puedes usar este enfoque para planificar trabajo de acuerdo a tus momentos de mayor productividad, por ejemplo, entre el mediodía y las 3:00 p.m., y dejar el resto para tus responsabilidades para más tarde.
Una línea de tiempo semanal es otra gran forma de planificar tu trabajo. Al llenar la plantilla, tendrás la capacidad de ver cuánto tiempo restante te queda para hacer otras actividades y mantener el balance entre tu vida personal y laboral. O, si no tienes un horario fijo, también puedes monitorear el momento ideal para trabajar de acuerdo a tu propia planificación.
Claro, gracias a este enfoque disfrutarás de más información, por lo que esta línea de tiempo es más una adición a tu arsenal de planificación. Pero si necesitas planear tus tareas de manera más minuciosa, la línea de tiempo semanal funcionará perfectamente con otros planificadores, como los planificadores diarios y semanales por hora.
officetimeline.com
También puedes agregar más líneas en otros colores para planificar otras áreas de tu vida, como tus rutinas de ejercicio, tus momentos de descanso, lectura, salida, etc.
Planificar tu semana según tus turnos resulta muy útil. De esta manera, puedes identificar tus horas pico y planificar otras diligencias. También puedes ver las horas que abarcan tus turnos de trabajo durante la semana y monitorear si la planificación se ajusta a ti.
Hay distintas maneras de planificar los turnos: Enlistar todos los turnos y destacar los indicados por día, o llenando tus horas de trabajo en la planificación semanal. A simple vista, el primer método parece ser más fácil, pero puedes probar cuál de los dos se ajusta mejor a tus necesidades.
template.wps.com
Como puedes ver, solo tienes que rellenar las celdas que se cruzan entre el día y tu turno para ver cómo luce tu semana de trabajo.
Así como planificar tu día de acuerdo a las actividades, la planificación de las tareas semanales ayuda a darle estructura a tu vida y garantizar que no olvides tu próxima fecha de entrega. Si tienes muchas responsabilidades en el trabajo, puedes enfocarte exclusivamente en asuntos laborales.
Por ejemplo, como freelancer con un alta exigencia creativa, seguramente no sepas cuando completarás tu proyecto en término de horas o días, por lo que puedes planear de manera aproximada otras tareas y diligencias en lugar de asignar horas exactas a cada tarea.
Este enfoque de monitoreo semanal también resulta útil cuando no sabes cómo irá tu día, pero que de todas formas quieres planificar hacer varias tareas.
Al mismo tiempo, si tus tareas laborales suelen ser repetitivas o consumen mucho tiempo, puedes hacer un planificador general. Que incluya tanto tareas laborales como fecha y hora, o solo periodos de trabajo durante el día, así como otras cosas que necesites hacer. Desde los quehaceres del hogar hasta actividades relacionadas a tu bienestar físico y mental.
De esta manera podrás evitar que tu trabajo consuma tus ratos libres y mejorar el equilibrio entre la vida personal y laboral.
picmonkey.com
A continuación, un ejemplo de cómo se vería un planificador semanal. También puede establecer tareas urgentes en la sección de “Objetivos”
Los planificadores diarios vienen en una amplia variedad de plantillas y todos pueden encontrar uno que los ayude a ser más productivos, tener un mejor desempeño laboral y disfrutar de una menor nivel de estrés. Bien sea que uses un planificador de horario diario o semanal, notarás los cambios positivos en tu vida personal y laboral mientras continúas trabajando desde casa.