Cada viernes, recibes un informe en una hoja de cálculo en tu bandeja de entrada. Muestra tus ingresos, el número de órdenes y otras métricas clave de tu negocio. Es algo importante. Y Jonathan hace un gran trabajo recopilando toda esta información.
Sin embargo, Jonathan se ausenta un par de días debido a una gripe. Y no recibes ningún informe. Al parecer, es el único que sabe cómo hacerlo. Todos confían en Jonathan, ese no es el problema. Pero no existe un plan de respaldo que te permita seguir recibiendo tus resultados clave.
Todos los informes anteriores están en tu sistema de gestión del conocimiento, por lo que está a tu disposición el historial de registros. Pero la realidad es que nadie sabe cómo hacer los informes. Esto es un problema de los flujos de proceso.
¿Qué es un proceso de flujo de trabajo?
Un proceso de flujo de trabajo es un sistema de implementación, documentación, monitoreo y mejoramiento continuo de las tareas repetitivas que se realiza un equipo y de los procesos empresariales que ocurren en un orden particular para lograr un objetivo específico. Los flujos de trabajo le dan más estructura a los procesos organizacionales cotidianos.
¿Cómo cambiar la cultura en torno a los procesos de flujo de trabajo?
Dentro de un contexto empresarial, existe una tensión entre la manera en la que se llevan a cabo los procesos y la manera correcta de hacerlos. Hay una tensión entre la manera en la que la que opera la funcionalidad de tu equipo y cómo debería hacerlo. Quizás tengas procesos por escrito pero, ¿de qué sirve si todos los hacen de manera diferente? Podrían ser rediseñados cada vez.
Existen muchos más problemas con el proceso de flujo de trabajo que Jonathan usa, incluso si sus informes son objetivamente correctos.
En este artículo hablaremos de los pasos que debes seguir para implementar un mejor proceso de flujo de trabajo que funcione todo el tiempo.
1. Escucha con atención
Cambios en una empresa puede ser una montaña rusa emocional. Es igual de emocionante, frustrante y confuso simultáneamente. Lo más importante es escuchar primero.
Antes de implementar cambios generales en los procesos de flujo de trabajo, escuchar y entender cómo y porqué se están haciendo las cosas actualmente.
Esto tomará tiempo, investigación y probablemente algunas reuniones para poder discutir abiertamente los procesos.
El cambio quizás necesite ocurrir persona por persona, dependiendo del interés, la inversión y el nivel de capacidades involucradas.
Por ejemplo, si Jonathan fue el creador o el instigador del método actual, le tomará más tiempo adaptarse. Escuchar su perspectiva será fundamental antes de llevar a cabo algún cambio en cualquier proceso de flujo de trabajo.
2. Colabora para darle forma a los procesos de flujo de trabajo
Si tu equipo funciona de manera colaborativa en la creación de un proceso, es más probable que sea adoptado. Más personas serán conscientes de cómo funcionará y rápidamente podrán identificar cualquier error.
En el caso de Jonathan, es importante pedirle que escriba cada paso y luego pedirle a un colega o a un gerente, o a ambos, que los revise. Quizás proporcionen información adicional para que se aplique más rápidamente u otras métricas clave necesarias.
Trabajar colaborativamente hará que el proceso de flujo de trabajo sea mejor integrado.
3. Reconoce el valor de crear hábitos
Una vez que tengas establecido procesos de flujo de trabajo, responde únicamente a las solicitudes que lleguen a través del proceso aprobado.
Si Jonathan trabaja en el informe, déjale saber que el informe no será considerado como finalizado a menos que se realicen todos los pasos del proceso de flujo de trabajo. Esto quizás genere dolores de cabeza al comienzo, pero fluirá a la larga.
Es difícil crear nuevos hábitos ¡Pueden pasar hasta dos meses antes de que un nuevo proceso sea totalmente integrado!
Pero si lo abandonas a mitad del camino, nunca sucederá.
4. Crea transparencia en tus procesos de flujo de trabajo
Parte del problema con los informes de Jonathan era que no había transparencia ni espacio para la retroalimentación.
A pesar de todas las maravillas que han hecho los correos electrónicos, no es una buena forma de asignar trabajo, especialmente dentro de una compañía.
Los correos electrónicos carecen de transparencia y claridad.
Los mensajes pueden ser enviados de forma ocasional o alguien puede olvidar incluir a alguien en copia (cc) por accidente. Hay un punto crítico al momento de decidir entre hacer clic en “Responder” o “Responder a todos”, y el riesgo de inundar la bandeja de entrada de todos con mensajes innecesarios.
En un sistema de gestión de proyectos, los miembros de un equipo pueden balancear las prioridades y también evaluar cuántas solicitudes similares se están realizando.
No puedes hacer esto a través de un correo electrónico.
Un proceso de flujo de trabajo claro debe ser transparente inherentemente.
5. Ahorra tiempo mediante procesos de flujo de trabajo replicables
Si tu equipo se encuentra constantemente reinventándose con cada proyecto similar, entonces tienes un problema con el proceso de flujo de trabajo.
De hecho, los procesos deben poder ser replicables al igual que editables con el paso del tiempo. Se debe poder hacer ajustes.
Listas de verificación impresas u hojas de cálculo dificultan todo esto. Nadie sabe con exactitud cuándo ha cambiado el proceso.
Contar con plantillas en un software de gestión de proyectos como ClickUp garantiza que tus procesos sean replicables. Solo escoge el proyecto o la plantilla correcta, añádelo a tu lista de verificación y estarás listo para comenzar.
6. Documenta tus procesos de flujo de trabajo
Hemos visto a distintas empresas donde usan sistemas de gestión de conocimiento. Estos funcionan a la perfección para los memorandos más recientes de la empresa, los comunicado de prensa o el historial de documentación sobre campañas publicitarias, por ejemplo.
Pero no son tan prácticos para los procesos empresariales diarios ¿Por qué no? Porque son difíciles de asignar y ser usados una y otra vez. Normalmente tienes que copiar y pegar para que una entrada en un sistema de gestión de conocimiento sea replicable.
Por lo que tus procesos deben ser documentados de una manera utilizable. Los softwares de gestión de proyectos brindan una plataforma centralizada para la comunicación de tu equipo y almacenamiento de procesos.
Luego puedes usarlos junto con tareas y otros proyectos, y no estarán aislados en tu sistema de gestión de conocimiento.
Mejora los procesos de flujo de trabajo
La próxima vez, Jonathan será más responsable con su informe. Puede marcar cada casilla directamente en el sistema de gestión de proyectos, compartirlo con todos los demás e incluso establecer plazos de entrega para saber cuándo se necesita finalizar la próxima tarea.
Todos pueden comentar y proporcionar información sin hacer explotar las bandejas de entrada.
Jonathan podrá estar tranquilo la próxima vez que necesite ausentarse o tomarse unas vacaciones. Otro miembro del equipo familiarizado con el proceso podrá hacerse cargo.
¿Tu equipo conoce sus procesos? O, mejor aún, ¿hay más de una persona que conozca el proceso?
¿Cómo puedes hacer cambios en tus procesos de flujo de trabajo para enriquecer a tu compañía?
