Scrum Master vs. gestor de proyectos: Definición, diferencias clave y similiaridades

Liderar un equipo de personas no es una tarea sencilla: requiere paciencia, experiencia técnica y una gran cantidad de habilidades de liderazgo.

Si trabajas en el sector tecnológico, es probable que hayas escuchado los términos “Scrum Master” o “Project Manager” en muchas de las conversaciones diarias.

Y si eres nuevo en la industria, quizás te hayas preguntado qué diferencia realmente a estos dos roles. Después de todo, ¿no trabajan ambos con equipos de gestión de proyectos?

Curiosamente, aunque un Scrum Master y un project manager (gestor de proyectos) pueden tener responsabilidades que se superponen, en realidad desempeñan funciones distintas. Conozcamos mejor estos roles y descubramos qué los hace únicos.

¿Qué es un Scrum Master?

Un Scrum Master es la persona encargada de facilitar el trabajo de un equipo Scrum para garantizar que los proyectos avancen según lo previsto. En esencia, el Scrum Master ayuda al equipo a mantener el marco de trabajo Scrum y a aumentar el valor general de sus actividades.

El Scrum Master tiene responsabilidades tanto con el Product Owner como con el equipo de desarrollo. Su labor consiste en fomentar un entorno de trabajo óptimo que permita a los equipos operar de la manera más eficiente posible.

Las responsabilidades de un Scrum Master

El Scrum Master tiene responsabilidades con dos grupos principales de personas:

• El equipo Scrum.
• El propietario o responsable del proyecto/producto.

La mayoría de las tareas de un Scrum Master están directamente relacionadas con estos dos actores clave. Por ello, es fundamental recordar que un equipo Scrum está compuesto por individuos autogestionados que son responsables del proyecto y deben colaborar de manera eficiente para obtener resultados sobresalientes.

Facilita los procesos de equipo

En un sentido más amplio, un Scrum Master es un facilitador. Aunque un equipo Scrum es autogestionado, aún se necesita una guía adecuada para mantener el proyecto en la dirección correcta.

Más específicamente, el Scrum Master se encarga de garantizar que el equipo siga el marco de trabajo Scrum y logre los resultados deseados de manera eficiente.

Sin embargo, el Scrum Master no es responsable de los resultados del proyecto, aunque a primera vista pueda parecerlo. La responsabilidad del proyecto recae en todo el equipo Scrum, no solo en el SM.

Teniendo esto en cuenta, es aún más crucial fomentar un entorno cohesivo entre los miembros del equipo para alcanzar resultados óptimos.

Gestiona los blacklogs

Ningún proyecto es perfecto. Es inevitable encontrarse con problemas imprevistos que puedan causar retrasos en el desarrollo. El marco de trabajo Scrum está diseñado específicamente para abordar estos desafíos. Un equipo Scrum debe ser lo suficientemente flexible para manejar problemas inesperados a medida que surjan y asegurarse de que los backlogs se gestionen de manera eficiente.

Un Scrum Master puede ayudar a definir estos backlogs y garantizar que se prioricen adecuadamente junto con los demás aspectos del proyecto. Al hacerlo, es más probable que el equipo logre mejores resultados.

Facilitia las reuniones

Uno de los principios fundamentales del marco de trabajo Scrum es la realización de reuniones diarias de stand-up. El propósito de estas reuniones es que los miembros del equipo se actualicen sobre el progreso del proyecto y discutan cualquier obstáculo que les impida desempeñar su trabajo de manera efectiva.

Idealmente, estas reuniones de stand-up no deberían tomar mucho tiempo y, por lo general, se llevan a cabo al comienzo de cada día. Sin embargo, las reuniones de stand-up o scrum pueden realizarse en cualquier momento, especialmente si el equipo trabaja con empleados en otros países.

Mantiene las dinámicas de equipo

El éxito de un equipo Scrum depende de la capacidad de sus miembros para trabajar bien juntos. Sin una comunicación y cooperación adecuadas, toda la eficiencia del marco de trabajo Scrum se pierde por completo.

Un buen Scrum Master ayuda a crear una dinámica de equipo productiva que fomente una producción de alto valor y mejore la eficiencia en el lugar de trabajo.

¿Qué es un gestor de proyectos?

Un gestor de proyectos, o project manager, generalmente tiene la responsabilidad de asegurarse de que todas las piezas de un proyecto encajen entre sí. A menudo, un PM debe encargarse de las siguientes tareas principales:

• Planificación,
• Control,
• Monitoreo,
• Reporte.

Todo esto se lleva a cabo con el objetivo de completar el proyecto dentro de ciertas limitaciones de tiempo, presupuesto y otros recursos.

Las responsabilidades de una gestor de proyectos

Un gestor de proyectos, al igual que un Scrum Master, está a cargo de una amplia gama de tareas. Estas actividades pueden abarcar desde la planificación del proyecto hasta la gestión del presupuesto para cubrir todos los costos necesarios.

Antes de profundizar en las responsabilidades de un PM, aquí hay algunas cualidades que caracterizan a un buen gestor de proyectos:

• Buenas habilidades de liderazgo.
• Excelentes capacidades organizativas.
• Sólidas habilidades de pensamiento crítico.
• Dominio de la comunicación.

¿Cómo impacta el desempeño de un gran gestor de proyectos en los negocios? ¡Veamos un ejemplo!

Para organizar un trabajo ágil y eficiente, se necesita un gestor de proyectos que sea un verdadero experto en su campo. Y si este especialista comete errores, diseña un plan deficiente o gestiona mal la organización del trabajo, algunos competidores podrían adelantar a la empresa en términos de velocidad en la prestación de servicios.

Detallar la envergadura del proyecto

Uno de los roles principales de un gestor de proyectos es definir el alcance completo del proyecto. Este es el punto de partida de la mayoría de los proyectos y un aspecto crucial para llevar un programa hasta su finalización.

Sin una definición clara del alcance por parte del gestor de proyectos, un proyecto puede fracasar debido a un presupuesto mal calculado, esfuerzos mal dirigidos y una desorganización general.

Esta responsabilidad incluye:

• Definir los objetivos del proyecto.
• Identificar los entregables.
• Determinar a los stakeholders del proyecto.

Gestionar el presupuesto y los recursos de los proyectos

Otra de las responsabilidades clave de un gestor de proyectos es gestionar el presupuesto. En casi cualquier proyecto que puedas imaginar, el presupuesto es casi siempre una de las consideraciones más importantes. A menos que se disponga de fondos ilimitados, es muy probable que se necesite experiencia en presupuestación para lograr el éxito.

El gestor de proyectos es el responsable de garantizar que los desembolsos financieros se realicen según lo previsto y de acuerdo con el plan.

Del mismo modo, un gestor de proyectos también debe asegurarse de que los recursos del proyecto se utilicen de manera eficiente. Esto puede significar desde la entrega puntual de resultados hasta una gestión adecuada de los recursos humanos.

Gracias a la gestión eficiente del equipo y sus recursos por parte de un gestor de proyectos, cualquier proyecto puede convertirse en un gran éxito.

Evaluación de riesgos

Un buen gestor de proyectos debe ser experto en evaluar riesgos en cualquier etapa del proyecto. Identificar los riesgos y gestionarlos adecuadamente es fundamental cuando se busca generar el máximo valor para los stakeholders.

Por ejemplo, si eres un gestor de proyectos en una empresa de pruebas de software, debes estar preparado para plazos ajustados, cambios constantes o la falta de requisitos precisos.

Sin una evaluación de riesgos, los proyectos pueden desmoronarse fácilmente. En cualquier momento, las circunstancias pueden cambiar y la dinámica puede modificarse. El nivel de riesgo de un proyecto depende en gran medida de múltiples factores, incluidos los mencionados anteriormente.

Una evaluación de riesgos adecuada reduce el costo de los errores y mejora la eficiencia general, ya que permite que los equipos ajusten sus métodos si es necesario. Esto ahorra tiempo y dinero tanto para la empresa como para el equipo que trabaja en el proyecto.

Al mismo tiempo, es necesario evaluar los riesgos a largo plazo. Por ejemplo, en el sector asegurador, esta industria dio un gran salto en 2020 con la introducción de nuevas tecnologías. Para evitar quedarse atrás frente a la competencia en los próximos años, es recomendable recurrir a servicios de transformación digital en el sector asegurador.

Liderar comunicaciones

Un gestor de proyectos también es responsable de liderar las comunicaciones con los stakeholders, ya sea el patrocinador del proyecto, el propietario o el propio equipo.

Mencionamos que los buenos gestores de proyectos deben tener excelentes habilidades de comunicación. Esto es fundamental, ya que los líderes deben transmitir ideas de manera efectiva. Los gestores de proyectos suelen encontrarse realizando las siguientes tareas con frecuencia:

• Mediar en conflictos entre los miembros del equipo;
• Conciliar las necesidades del proyecto con los requisitos de los patrocinadores;
• Comunicar los requisitos del proyecto al equipo;
• Negociar para mantener el proyecto dentro del cronograma.

¿Un Scrum Master es igual a un gestor de proyectos?

En pocas palabras, no. Un Scrum Master no es lo mismo que un gestor de proyectos. Puede haber cierto solapamiento en sus funciones, pero en general, son dos posiciones diferentes con responsabilidades distintas.

Piénsalo de esta manera: el trabajo de un gestor de proyectos suele implicar habilidades propias de un Scrum Master, y en muchas ocasiones, estos profesionales son elegidos para desempeñar ese rol en algunos equipos. Sin embargo, las responsabilidades del Scrum Master tienden a ser más localizadas y específicas en ciertos aspectos, pero también más amplias en otros.

Por ejemplo, un gestor de proyectos puede encargarse de la visión general del proyecto—el presupuesto, el cronograma, la planificación, etc. Por otro lado, el Scrum Master puede involucrarse más en aspectos técnicos del trabajo.

No obstante, también hay casos en los que los equipos Scrum se crean y desarrollan para el éxito general de la empresa. En este contexto, los Scrum Masters buscan el crecimiento a nivel organizacional, mientras que los gestores de proyectos se enfocan en proyectos específicos sin necesariamente considerar la entidad en su conjunto.

Dicho esto, los Scrum Masters a menudo terminan asumiendo funciones propias de los gestores de proyectos—un hecho respaldado por estudios. Esto puede generar conflictos de interés en el lugar de trabajo, por lo que es fundamental establecer una distinción clara entre ambos roles.

Diferencias entre un scrum master y un gestor de proyectos

Exclusividad

El primer aspecto en el que queremos centrarnos es la exclusividad. Un Scrum Master está limitado a proyectos Scrum, donde existe una metodología específica para hacer las cosas. Mientras tanto, un gestor de proyectos puede estar asignado a cualquier proyecto, siempre que se ajuste a su conjunto de habilidades.

Alcance

Una forma de explicar el rol de un gestor de proyectos es con un enfoque en la logística. Los gestores de proyectos suelen centrarse en garantizar que todas las áreas de un proyecto estén bien alineadas entre sí y que contribuyan al éxito del proyecto. Esto implica trabajar en la gestión de riesgos, la planificación del presupuesto y muchas otras áreas.

Por otro lado, un Scrum Master mantiene una relación más cercana con el equipo para asegurar el éxito del proyecto. Sin embargo, esto no significa que el Scrum Master sea responsable del éxito del proyecto, ya que esta responsabilidad recae en todo el equipo.

Documentación

La documentación es un aspecto fundamental en la ejecución de un proyecto. Abarca el presupuesto, el cronograma, la planificación y el registro de riesgos. Como probablemente ya habrás notado, estas tareas suelen recaer en el gestor de proyectos.

Sin embargo, mientras que un gestor de proyectos se enfoca en la documentación, un Scrum Master no tiene asignadas estas responsabilidades. Es decir, no se encarga del presupuesto, la planificación ni la gestión de riesgos.

Similaridades entre un Scrum Master y un gestor de proyectos

Aunque un Scrum Master y un gestor de proyectos son roles diferentes, también comparten muchas similitudes.

Liderazgo y mediación

Tanto el Scrum Master como el gestor de proyectos asumen roles de liderazgo y deben dirigir un equipo. Aunque lo hagan de maneras distintas, hay algo seguro: ambos actúan como mediadores dentro de los grupos que lideran y tienen la tarea de gestionar conflictos de manera eficiente.

Eficiencia y éxito

Independientemente del método utilizado, un Scrum Master y un gestor de proyectos comparten un objetivo común: lograr el éxito del proyecto. Harán todo lo posible para garantizar que todo salga bien y se cumplan los criterios del proyecto.

No obstante, estos dos roles pueden emplear diferentes métodos y técnicas para alcanzar la máxima eficiencia. Pero mientras se logren los resultados, el proyecto será un éxito.

Resolución de problemas

Cuando un proyecto enfrenta obstáculos o los miembros del equipo tienen dificultades, es responsabilidad del Scrum Master o del gestor de proyectos abordar la situación, aunque cada uno lo haga a su manera.

¿Es mejor un Scrum Master que un gestor de proyectos?

No hay una respuesta única para esta pregunta. Como hemos visto a lo largo de nuestra discusión, cada rol tiene sus propias ventajas y prioridades.

Si bien los Scrum Masters suelen recibir un salario más alto que los gestores de proyectos, las responsabilidades de ambos son diferentes. Un Scrum Master es una excelente opción si buscas a alguien con mayor experiencia técnica que pueda involucrarse directamente en el desarrollo del proyecto.

Por otro lado, si necesitas a alguien experto en presupuestos y en la gestión global del proyecto, un gestor de proyectos es la mejor opción. Dicho esto, puede ser necesario contratar un consultor adicional para supervisar los aspectos técnicos, ya que los gestores de proyectos no siempre cuentan con la experiencia específica de la industria que el proyecto requiere.

¿Cómo sabes si tu proyecto necesita de un Scrum Master o un gestor de proyectos?

Cada proyecto tiene necesidades diferentes, eso lo sabemos bien. Determinar si un Scrum Master o un gestor de proyectos se adapta mejor a tus necesidades puede ser un momento clave para el éxito del proyecto.

Pero, en realidad, solo tú puedes tomar esta decisión. Asegúrate de analizar todos los factores y trata de ser lo más objetivo posible en el proceso. Si deseas aplicar el enfoque Scrum en tu proyecto, entonces un Scrum Master es claramente la mejor opción.

Si, en cambio, prefieres utilizar el método en cascada, probablemente un gestor de proyectos sea la persona ideal para liderar el trabajo.

Independientemente de si optas por el método en cascada o las metodologías ágiles, hay algo seguro: necesitarás a un líder confiable y capacitado para guiar a tu equipo hacia el éxito.

El futuro del Scrum Master y los gestores de proyectos dentro del lugar de trabajo

Los cambios rápidos en el entorno laboral exigen que los Scrum Masters y los gestores de proyectos se adapten a nuevas funciones. A medida que más organizaciones adoptan metodologías ágiles, la necesidad de Scrum Masters que enseñen los fundamentos de los procesos ágiles sigue creciendo. Actualmente, las líneas entre Scrum Masters y gestores de proyectos comienzan a difuminarse, ya que estos roles evolucionan para responder a las demandas de la fuerza laboral moderna.

Cada vez más organizaciones están adoptando formatos de trabajo híbridos y remotos, lo que genera nuevos desafíos y oportunidades. A medida que los equipos se vuelven más distribuidos, es fundamental contar con líderes sólidos que puedan cerrar brechas. Es posible que, en el futuro, los Scrum Masters asuman un papel de liderazgo más amplio, yendo más allá de la gestión de ceremonias Scrum. Serán responsables de garantizar la colaboración efectiva entre equipos ubicados en diferentes zonas horarias, culturas y entornos de trabajo.

Por otro lado, los gestores de proyectos están mostrando un mayor interés en los principios ágiles, especialmente a medida que las organizaciones combinan prácticas ágiles con sus métodos tradicionales de gestión de proyectos. Muchos gestores de proyectos están aprendiendo a adaptar sus habilidades para trabajar en entornos ágiles, equilibrando flexibilidad con una estructura clara.

Por supuesto, no se trata solo de procesos y herramientas. Con la llegada de nuevas tecnologías, tanto Scrum Masters como gestores de proyectos están encontrando formas innovadoras de mantenerse conectados con sus equipos y al día con los últimos avances. Es probable que, en el futuro, se requieran más herramientas de gestión de proyectos y comunicación para facilitar la colaboración, lo que hará que estas profesiones sean aún más tecnológicas.

Lo que sí es seguro es que las habilidades interpersonales serán cada vez más importantes en los próximos años. A medida que el liderazgo cambia su enfoque de las tareas a las personas, los Scrum Masters y gestores de proyectos deberán demostrar inteligencia emocional, habilidades para resolver conflictos y capacidad de adaptación. La gestión de proyectos ha evolucionado más allá de simplemente marcar tareas en una lista; ahora se trata de guiar a los equipos a través de cambios y mantenerlos comprometidos y alineados.

Sin importar cómo evolucionen estos roles, una cosa seguirá siendo cierta: los Scrum Masters y gestores de proyectos seguirán siendo figuras clave para ayudar a los equipos y organizaciones a navegar en un entorno laboral en constante transformación. Para prosperar en este escenario, es esencial ser flexible, comprender tanto a las personas como a los procesos en profundidad y liderar con empatía y creatividad.

Conclusión

En general, un Scrum Master y un gestor de proyectos tienen muchas diferencias entre sí. Utilizan métodos distintos para alcanzar los mismos objetivos. Sus roles varían en alcance, influencia e impacto tanto en la empresa como en el proyecto.

Sin embargo, a pesar de sus diferencias, también comparten varias similitudes. Tanto el Scrum Master como el gestor de proyectos trabajan para el éxito del proyecto o la empresa. Aunque lo hagan de maneras distintas, ambos líderes se esfuerzan por generar resultados de alto valor y garantizar que el trabajo se desarrolle de la mejor manera posible.