Le nouveau Google Business Center est conçu pour favoriser les rencontres fortuites entre les employés. Yahoo a mis fin à la possibilité pour ses employés de travailler à distance. Selon Marissa Mayer, sa PDG, « les gens sont plus collaboratifs et innovants lorsqu’ils sont ensemble. »
Dans notre société mondiale actuelle, les méthodes de travail évoluent rapidement, et la collaboration au bureau suit le même chemin. Le développement des technologies et la concurrence mondiale rendent les affaires plus complexes, interconnectées et dynamiques. À mesure que les modèles de travail à distance et hybrides se développent, il ne s’agit plus seulement de travailler au bureau. Les gens travaillent désormais à la fois en présentiel et à distance, et les bureaux doivent s’adapter à ces nouvelles façons de travailler. Tout cela a un impact direct sur les employés et leur espace de travail.
À cet égard, l’agencement du bureau pour la collaboration d’équipe devient un outil stratégique pour le développement de l’entreprise. Un espace de bureau bien conçu, qui encourage le travail d’équipe, aide à stimuler la créativité, améliorer la communication et rendre les équipes plus productives. Si vous souhaitez que votre entreprise soit à la hauteur des attentes actuelles, cet article est fait pour vous.
Pourquoi chaque bureau a-t-il besoin d’une zone de collaboration ?
En plus de suivre la bonne stratégie de collaboration d’équipe, de choisir les bons outils de collaboration et d’écouter les besoins de vos collègues, il est tout aussi important de créer un espace de collaboration au bureau qui encourage les employés à travailler ensemble.
Le bureau est un lieu merveilleux pour générer de nouvelles idées d’affaires, travailler, favoriser la communication d’équipe et tout ce qui fait partie intégrante de la vie professionnelle. L’agencement de la collaboration au bureau attire beaucoup d’attention car il façonne l’image de l’entreprise, soutient la culture d’entreprise, encourage le développement du potentiel créatif des employés et contribue ainsi au succès de l’entreprise.
Quelles sont les considérations à prendre en compte lors de la planification d’un espace de collaboration au bureau ?
- Le plus grand nombre d’idées créatives naît dans des groupes d’experts provenant de différents départements.
- Jusqu’à 80 % de tout le travail est effectué en petits groupes.
- L’espace de travail est l’un des principaux outils pour augmenter l’interaction entre les employés du bureau et l’administration.
- Le travail d’équipe efficace se déroule rarement dans les salles de réunion traditionnelles. Aujourd’hui, la coopération est permanente, spontanée et se déroule dans n’importe quelle partie de l’espace de bureau tout au long de la journée de travail.
Les employés préfèrent travailler dans un environnement où les éléments suivants sont les plus accessibles : l’interaction avec les collègues, des zones de collaboration au bureau, l’accès à la technologie et un espace dédié pour soutenir les quatre formes de travail suivantes :
- travail individuel ;
- travail d’équipe ;
- relations sociales au sein d’une équipe ;
- formation et échange de connaissances et d’expériences.
Il ne suffit pas de déplacer les meubles et de s’attendre à ce que cela devienne le meilleur bureau pour la collaboration, où les employés commenceront à mieux coopérer entre eux — cela nécessite de la planification, des changements dans la politique de l’entreprise, et un peu de chance. Quelles exigences l’espace de bureau doit-il satisfaire pour garantir la meilleure coopération interne possible entre les employés ?
Idées de Collaboration au Bureau
- Meilleur agencement de bureau pour la collaboration
L’agencement de bureau ouvert, où les cloisons et les portes n’empêchent pas les employés de communiquer, est désormais populaire. En effet, environ 70 % des centres d’affaires sont conçus sous forme de bureaux ouverts. Un tel agencement est plutôt économique et permet aux entreprises d’accueillir plus de travailleurs dans un espace limité.
L’avantage considérable de ces espaces de bureau collaboratifs est la facilité de communication entre les employés, car ils se connaissent généralement bien. Travaillant côte à côte, les gens commencent à mieux se comprendre, à saisir rapidement les idées de leurs collègues et à obtenir des résultats collectifs.
De plus, il devient plus facile de maintenir la discipline dans l’entreprise lorsque tout le monde respecte les mêmes règles. L’espace de travail commun est également une excellente occasion de mener une séance de brainstorming impromptue ou de résoudre des problèmes complexes. En outre, les employés moins expérimentés peuvent beaucoup apprendre et acquérir de l’expérience en observant leurs collègues.
Cependant, le manque de communication est l’un des plus grands obstacles à la création d’une équipe soudée. Lorsqu’un département ne sait pas vraiment ce que l’autre est en train de faire ou combien d’employés sont submergés de travail, les conflits sont inévitables.
- Mobilier de Bureau pour la Collaboration
Il n’est pas secret que le mobilier de bureau reflète le succès de l’entreprise. Chaque visiteur, partenaire ou client doit d’abord prêter attention à la manière dont l’espace de travail est aménagé. Un mobilier confortable et fonctionnel donne aux employés confiance dans la position solide de leur entreprise et favorise une attitude respectueuse envers la direction de l’entreprise.
Si le mobilier est inconfortable, le travail devient un véritable enfer. Une table ou un fauteuil doit être aussi confortable que possible pour éviter les douleurs aux yeux, au cou ou au dos. C’est pourquoi il est nécessaire de prêter attention non seulement à l’apparence, mais aussi à la taille du mobilier. Un travail confortable qui procure du plaisir augmente le succès et, au final, les résultats du travail.
Le mobilier de bureau pour la collaboration améliore l’état d’esprit au travail, réunit tous les employés dans un environnement détendu, favorise l’échange d’idées et permet de tenir une réunion collaborative ou privée dans une atmosphère constructive mais conviviale.
- Espace de Bureau Lounge pour la Collaboration
Les différents bruits de bureau ont un impact significatif sur la concentration et la productivité des employés. Les travailleurs ont besoin d’un endroit calme et pratique où rien ne viendra les déranger, c’est pourquoi l’aménagement collaboratif du bureau est impossible sans une salle de détente.
Il est préférable d’organiser un espace de repos dans une pièce séparée. Toute partie d’un espace de travail, séparée par des cloisons ou des armoires, fera également l’affaire. Une zone de détente bien aménagée aide à se détendre, à gérer le stress et à faciliter la communication et l’interaction.
Le style de la zone lounge doit être le même que celui de l’ensemble du bureau, ou être harmonisé avec le reste de l’espace. Lors du choix du style pour l’espace collaboratif du bureau, il est important de créer une atmosphère confortable et accueillante où la tranquillité, la communication informelle et la relaxation totale peuvent prospérer.
Par exemple, décorez les fenêtres avec des rideaux doux et des plantes, et installez des lampes avec une lumière douce et chaleureuse. Les aquariums, les petites fontaines d’intérieur et les tableaux contribueront également à créer une atmosphère conviviale.
Certaines entreprises équipent leurs zones lounge de circuits de course, de vélos d’appartement, de steppers et de cabines de douche. Il n’est pas secret que l’activité physique régulière améliore le fonctionnement de notre cerveau. Bien sûr, ce type de zone lounge est le plus efficace, il aide les employés à se rétablir plus rapidement, mais il nécessite des investissements importants et beaucoup d’espace libre.
Conception de Bureau Collaboratif pour l’Ère du Travail Hybride
Avec de plus en plus de personnes travaillant à domicile, cela a créé de nouveaux défis et oppositions pour ceux qui travaillent sur site. De nos jours, les employés ne sont plus liés uniquement au travail au bureau. Si certains employés vont travailler depuis le bureau et d’autres ailleurs, l’agencement du bureau doit être ajusté pour faciliter leurs interactions et collaborations, même lorsqu’ils se trouvent à des endroits différents.
Si vous souhaitez favoriser la collaboration et le travail d’équipe au sein de vos équipes, le bureau partagé est une excellente option. En général, il s’agit d’espaces de travail flexibles sans sièges fixes. Les employés peuvent participer à différentes activités dans le bureau, ce qui leur permet d’interagir avec d’autres collègues et départements.
Il est également important de réfléchir à la manière dont vous allez utiliser les espaces pour les appels Zoom et les visioconférences lorsque vous concevez des espaces de travail hybrides. Ces unités sont différentes des unités de visioconférence classiques, car ce sont des chambres visuellement fermées et insonorisées, idéales pour passer des appels vidéo. Elles garantissent également que toutes les personnes participant à la discussion, quel que soit leur emplacement, sont réunies. De nos jours, les assistants n’aident pas seulement au bureau. Ils peuvent participer à des visioconférences avec des collègues dans d’autres bureaux ou même avec des équipes de travail, ce qui permet aux managers de suivre les choses et de résoudre les problèmes de communication.
Il est aussi important d’inclure certains espaces dédiés dans le bureau. Cela pourrait être une pièce réservée aux discussions rapides, un coin pour une pause thé, ou un espace où quelques personnes peuvent travailler tranquillement. Ces espaces sont équipés de toutes les technologies nécessaires au travail d’équipe, même si certains membres des équipes sont à distance.
L’intégration de tels éléments dans votre plan de bureau favorisera la collaboration de vos équipes hybrides, indépendamment de leur position géographique. Si vous fusionnez les environnements de travail numériques et physiques, vous créerez une culture de travail d’équipe où chacun se sent à l’aise.
Mots de Conclusion sur les Idées d’Espace de Bureau
Vos employés veulent-ils quitter leur lieu de travail dès que possible ? Il va sans dire que l’efficacité de ce type de travail sera minimale. Seule une approche complète et intégrée des affaires aidera toute entreprise à se développer de manière efficace et réussie. L’office idéal n’est pas simplement un endroit où les gens viennent s’asseoir pendant 8 heures, exécutant mécaniquement certaines tâches chaque jour.
Lorsque la conception du bureau est bien planifiée, favorisant la communication et la collaboration, les employés comme la direction de l’entreprise en bénéficient.
Un espace de bureau partagé bien conçu permet aux gens de se sentir chez eux, les rend plus heureux au travail et leur permet d’être plus productifs. En variant les types d’espaces de travail – des zones ouvertes pour le travail d’équipe aux espaces calmes pour le travail concentré – vous vous assurez que vos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes dans leurs rôles.
Il est important de bien concevoir l’agencement, le mobilier et les espaces de détente pour garantir que votre entreprise offre les meilleures conditions de travail. En outre, si vous optimisez votre espace de bureau pour favoriser la collaboration physique et virtuelle, vos équipes pourront travailler ensemble de manière fluide, peu importe où elles se trouvent. À mesure que notre façon de travailler évolue, les espaces hybrides et les outils numériques deviennent tout aussi essentiels pour favoriser la collaboration. Si vous prenez en compte tous les éléments dont nous avons parlé, vous serez un pas plus près d’améliorer votre entreprise sous tous ses aspects et de créer un lieu où les idées peuvent grandir.
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