10 meilleurs outils de communication (avec avantages et inconvénients)

Lorsque vous êtes une équipe de deux, tout est simple. Vos rôles et responsabilités sont clairs. La communication d’équipe est également facile. Un petit coup de coude et un amical “Ça va, mon pote ?” suffisent à faire avancer les choses.

Mais à mesure que votre entreprise grandit, la communication de groupe peut devenir un véritable défi. Soudainement, la communication d’équipe peut sembler chaotique. Vous vous retrouvez peut-être à jongler avec différentes plateformes comme WhatsApp, Facebook et Skype. Cela peut devenir un véritable casse-tête !

L’importance des outils de communication

Les documents essentiels semblent disparaître dans l’air, vous faisant perdre un temps précieux pendant que vous tentez de les retrouver. Vous avez l’impression que le travail n’avance plus.

Cela vous semble familier ?

Il est temps d’adopter un outil pour organiser la communication d’équipe et tout remettre en ordre. Le bon logiciel de communication d’équipe peut vous aider à organiser tout cela et à garder votre équipe sur la bonne voie.

Notre équipe chez Chanty travaille d’arrache-pied sur notre outil de communication. Naturellement, nous avons rencontré plusieurs concurrents et réalisé des analyses approfondies de différentes applications. En conséquence, nous avons dressé une liste des outils de communication interne les plus fiables, avec leurs avantages et inconvénients, pour vous faciliter la tâche.

Il est maintenant temps de découvrir les meilleurs outils de communication.

1. Chanty

Ça ne serait pas notre blog si nous ne commencions pas la liste par une application que nous développons. Chanty est une plateforme de collaboration d’équipe dotée d’une interface claire et d’une expérience utilisateur intuitive. Cela en fait un excellent choix pour toutes sortes d’équipes de travail, même celles qui ne sont pas très à l’aise avec la technologie.

Chanty offre un historique de messages illimité. Vous pouvez communiquer dans des conversations publiques, privées et en tête-à-tête avec vos collègues via des messages texte, des appels audio/vidéo et des messages vocaux. Tout message peut être facilement transformé en tâche et assigné à n’importe quel membre de l’équipe.

Chanty propose également le concept unique de “Teambook”, qui organise toutes vos communications. Si vous avez l’impression que votre chat au travail devient un “trou noir”, vous allez adorer Chanty, où il est très facile de retrouver quoi que ce soit. Globalement, réaliser son travail est plus rapide et plus simple avec Chanty.

Si vous avez des questions sur Chanty, n’hésitez pas à laisser un commentaire. Sinon, rejoignez notre communauté soudée d’utilisateurs de Chanty et essayez notre application. ⬇️ Nous attendons avec impatience vos retours.

2. HubEngage

HubEngage est une plateforme unifiée multicanal pour les communications internes, la reconnaissance des employés, les réseaux sociaux d’entreprise, les enquêtes, la messagerie instantanée et la recherche par intelligence artificielle. Les entreprises de toutes tailles peuvent atteindre et engager tous leurs employés à travers un intranet, des applications mobiles, des e-mails, des SMS / messages texte et des affichages numériques.

HubEngage s’intègre également à Slack, MS Teams, SharePoint et WhatsApp pour aider à rejoindre les employés là où ils se trouvent. Les organisations disposent de la flexibilité de choisir les modules dont elles ont besoin tout en ayant la possibilité d’ajouter facilement d’autres modules au fil du temps sans avoir à acheter une autre plateforme, gérer de nouvelles intégrations ou demander aux employés de passer d’une application à une autre. Avec une seule application pour les employés, les organisations peuvent voir une productivité améliorée, un engagement élevé et des coûts réduits.

3. ProofHub

ProofHub, contrairement aux autres outils de communication d’équipe mentionnés dans cette liste, est une application tout-en-un de gestion de projets et de communication d’équipe. Il intervient lorsque l’utilisation de plusieurs outils pour discuter, planifier, organiser et suivre l’avancement du travail génère des données éparpillées, des utilisateurs distraits, du travail supplémentaire et une absence de vue d’ensemble sur les performances. Ainsi, à mesure que la synchronisation des équipes devient de plus en plus compliquée avec la croissance de votre entreprise, vous pourriez décider de consacrer du temps et de l’argent à un seul outil au lieu de plusieurs. C’est là que ProofHub brille.

4. Brosix IM

Brosix IM est une application de communication d’équipe spécialisée dans les réseaux privés et entièrement administrés pour les équipes. Brosix s’efforce de fournir un package de collaboration tout-en-un et propose une gamme de fonctionnalités telles que les discussions audio et vidéo, le transfert de fichiers pair à pair, des salons de discussion dédiés et le partage d’écran.

Une attention particulière est accordée à la sécurité et à la confidentialité sur les réseaux privés Brosix, avec un chiffrement de bout en bout de tous les canaux de communication et un contrôle administratif sur les personnes qui rejoignent le réseau. Cela fait de Brosix un excellent choix si vous recherchez une application de communication d’équipe offrant un haut niveau de sécurité.

5. Slack

Slack est une application populaire pour la communication et la collaboration d’équipe. Elle propose une messagerie instantanée, le partage de fichiers, des appels audio/vidéo, une recherche puissante et le plus grand nombre d’intégrations parmi ses concurrents.

6. Flock

Flock est une application de communication d’équipe originaire d’Inde, proposant des messages instantanés, de multiples intégrations, des tâches intégrées et des sondages. Les appels audio et vidéo sont disponibles grâce à une intégration avec Appear.in.

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams, faisant partie de la suite Office 365, est un outil de communication pour les équipes conçu pour les entreprises. Avec sa fonctionnalité puissante mais peu intuitive, MS Teams propose des discussions instantanées, des appels audio/vidéo via Skype for Business, et des intégrations pratiques avec les outils de Microsoft Office 365.

8. Ryver

En unifiant la communication d’équipe avec un gestionnaire de tâches, Ryver propose une application de communication d’équipe gratuite avec messages et stockage de données illimités. L’intégration avec Zapier permet de connecter Ryver à plus de 500 applications. L’application est gratuite tant que vos membres d’équipe n’utilisent pas les tâches. Pendant les 14 premiers jours, vous bénéficierez des services premium gratuitement.

9. Fleep

Fleep vous permet de communiquer avec d’autres utilisateurs de Fleep ou même d’envoyer des e-mails à n’importe qui via Fleep. Une équipe dans Fleep équivaut à un canal privé dans Slack. Les appels audio et vidéo sont disponibles grâce à l’intégration appear.in, qui permet jusqu’à huit personnes lors d’un appel.

10. FlippingBook

FlippingBook propose un outil en ligne et un logiciel de bureau pour créer des livres interactifs numériques. L’outil convertit les fichiers PDF en documents professionnels interactifs qui peuvent être partagés sous forme de liens. FlippingBook facilite la collaboration des équipes : elles peuvent créer des livres interactifs dans un espace de travail privé, utiliser des dossiers privés ou partagés et intégrer d’autres outils pour des flux de travail plus fluides. L’outil offre plusieurs fonctionnalités déjà intégrées pour plus de commodité : du formulaire de capture de prospects aux options de design en passant par des statistiques détaillées natives au produit. De plus, vous pouvez l’intégrer avec n’importe quel autre outil via Zapier.

Avec une grande variété d’outils de communication interne, la question se pose :

Comment choisir les meilleurs outils de communication ?

Choisir le bon logiciel de communication pour votre équipe peut prendre beaucoup de temps. Bien que chaque équipe soit unique et que les besoins individuels varient, vous pouvez utiliser les critères suivants pour vous guider dans votre choix :

1. Assurez-vous qu’il s’agit d’un espace d’équipe fermé

Les outils de communication d’équipe sont plus privés que des plateformes régulières comme Skype. Avec Skype, vous pouvez recevoir des messages d’amis ou de la famille, ce qui peut être distrayant lorsque vous essayez de travailler. Parfois, vous pouvez inviter un client ou un freelance à rejoindre la discussion de votre équipe, mais c’est surtout vous et votre équipe qui communiquez autour des tâches et des projets.

2. Un chat d’équipe puissant

Bien que vous soyez peut-être un grand fan des appels vidéo et audio, la communication par texte reste essentielle pour toute équipe. C’est pourquoi je suis souvent surpris de voir Google Hangouts et FaceTime dans les listes d’« outils de communication d’équipe ». Le meilleur logiciel de communication d’équipe devrait offrir plus que de simples messages de base. Vous devriez pouvoir partager des fichiers, rechercher dans l’historique de vos messages, modifier, supprimer, transférer des messages, épingler des conversations importantes, etc. Pourquoi se contenter de texte ou de vidéo alors que vous pouvez avoir les deux, et bien plus encore ?

3. Vérifiez la confidentialité et la sécurité de vos outils de communication

Les informations sensibles que vous partagez avec votre équipe ne doivent être accessibles qu’à votre entreprise. Vous ne voulez pas de fuites de données ou d’accès non autorisés aux conversations privées. Certains outils de communication d’équipe permettent aux administrateurs de voir les discussions privées, ce qui peut être acceptable dans certaines entreprises, mais inacceptable dans d’autres. Nous recommandons de bien examiner la politique de confidentialité et de poser toutes vos questions sur la protection des données à votre représentant de l’outil de communication d’équipe. De plus, vous pouvez envisager d’investir dans une solution d’accès alimentée par l’IA, où les membres et administrateurs de l’équipe n’ont accès aux données sensibles que s’ils remplissent certains critères.

4. Optez pour la rapidité

Un excellent outil de communication d’équipe doit livrer les messages instantanément, en un clin d’œil – après tout, personne n’aime attendre que les messages se chargent. Mais parfois, un logiciel avec trop de fonctionnalités complexes peut ralentir les choses. Cependant, vérifiez d’abord votre connexion Internet avant de blâmer votre chat pour sa lenteur.

5. Testez les appels vidéo et audio

Si votre équipe est distante, les vidéoconférences font probablement partie de votre routine quotidienne ou hebdomadaire de travail. C’est pourquoi il est essentiel de choisir une application de communication d’équipe qui inclut des options d’appels vidéo et audio de haute qualité. Cette fonctionnalité peut être intégrée ou être fournie sous forme d’intégration avec un service de vidéoconférence (Chanty, Skype). Le meilleur logiciel de communication d’équipe garantit que les réunions virtuelles se déroulent aussi naturellement que possible, aidant ainsi votre équipe à rester connectée où qu’elle soit.

6. Choisissez des outils de communication basés sur le cloud

À moins que vous n’ayez besoin que le logiciel soit installé sur les ordinateurs ou serveurs de votre entreprise, le stockage cloud vous permet de synchroniser la communication d’équipe sur différents appareils et d’accéder à vos fichiers et messages de n’importe où. Les solutions cloud sont flexibles, faciles à configurer et ne nécessitent pas d’installation sur les ordinateurs de l’entreprise.

7. Optez pour la simplicité d’utilisation

La communication d’équipe se fait tous les jours, donc l’outil que vous choisissez doit être convivial et intuitif. Puisque nous passons une grande partie de notre vie au travail, pourquoi ne pas en faire un plaisir ? C’est exactement le genre de sensation que vous devez rechercher lorsque vous utilisez une application de communication d’équipe. Les meilleurs outils de communication rendent la collaboration facile, sans frustration, permettant à votre équipe de se concentrer sur ses tâches plutôt que de lutter avec le logiciel. Il n’y a pas de place pour l’irritation dans votre quotidien. C’est presque comme choisir un partenaire pour la vie – si vous ne supportez pas ses mauvaises habitudes, réfléchissez bien.

8. Intégrations

Les intégrations sont ce qui distingue généralement les outils de communication internes des logiciels destinés à la communication personnelle. Les intégrations transforment vos outils de communication d’équipe en un centre centralisé pour toutes vos notifications liées au travail. Cela signifie recevoir les notifications des logiciels que vous utilisez (cela peut aller de MailChimp à Zendesk en passant par Xero) en un seul endroit. Cela rationalise votre flux de travail et réduit le besoin de passer constamment d’une plateforme à l’autre. Définissez les applications que vous utilisez le plus au travail et vérifiez si l’application de communication d’équipe dispose des intégrations dont vous avez besoin.

9. Multi-plateforme

Rester connecté avec votre équipe est important dans l’environnement de travail rapide d’aujourd’hui. C’est là que les applications mobiles deviennent utiles, rendant la communication d’équipe plus facile et plus efficace. Peut-être que je souffre du FOMO (peur de manquer quelque chose), mais je tends à vérifier notre chat d’équipe le soir après le travail ainsi que pendant les week-ends. Utiliser un logiciel de communication d’équipe devrait être pratique sous tous ses aspects. Que vous soyez adepte de la version web, de macOS, de Windows ou des applications mobiles, le meilleur logiciel de communication d’équipe doit être facile à utiliser, flexible et accessible sur toutes les plateformes dont vous avez besoin. Il est toujours bon d’avoir un plan de communication.

10. Demandez les fonctionnalités dont vous avez besoin (et vérifiez également le support client)

Chaque équipe a des besoins uniques en matière de fonctionnalités d’application. N’hésitez pas à parler à un représentant de l’application ou à un responsable du service client pour en savoir plus sur les fonctionnalités dont vous avez besoin. Plus vous ferez de recherches avant de vous engager avec une application, plus votre communication d’équipe sera efficace et productive.

Notre équipe a exploré le web en analysant chacun des concurrents de Chanty. Naturellement, tous les outils de communication ont leurs points forts et leurs faiblesses. Nous avons soigneusement pris en compte tous les retours pour créer une application qui mérite votre attention. Jetez un œil à Chanty, l’application de communication d’équipe lancée en 2018, faite avec amour et passion.

C’est à vous maintenant. Quels outils envisagez-vous pour votre équipe et pourquoi ? Quels sont les plus grands défis de communication dans votre entreprise ? N’hésitez pas à partager dans les commentaires ci-dessous.