Saviez-vous que plus de la moitié des organisations ont rencontré un échec de projet au cours de l’année passée ? Bien qu’il soit facile de blâmer les conditions du marché, les concurrents ou les ressources insuffisantes, le coupable se trouve souvent beaucoup plus près de chez nous.
Un manque de gestion efficace de la charge de travail, un leadership solide et des processus bien structurés sont des facteurs courants qui influent sur le succès d’un projet. Un leadership fort est essentiel, non seulement pour motiver et développer les équipes à leur plein potentiel, mais aussi pour gérer efficacement la charge de travail tout au long des différentes phases du projet.
Les responsables qui privilégient la gestion de la charge de travail de l’équipe peuvent identifier les goulots d’étranglement potentiels dès le début, optimiser l’allocation des ressources et garantir la productivité tout au long du cycle de vie du projet.
Que vous soyez un vétéran expérimenté ou un nouveau gestionnaire de projet cherchant à comprendre comment gérer efficacement la charge de travail, ces conseils vous aideront à développer les compétences utilisées par les leaders les plus performants. Vous serez mieux préparé à mener vos projets à bien et à obtenir des résultats durables en apprenant à gérer stratégiquement la charge de travail de votre équipe.
Qu’est-ce que la gestion de la charge de travail ?
La gestion de la charge de travail consiste à déléguer efficacement et à développer la productivité de l’équipe. La structure est souvent guidée par des cadres et des méthodologies tels que SCRUM, le Scaled Agile Framework (SAFe) ou Kanban.
En travaillant sous l’égide de ces théories, les tâches sont distribuées en conséquence. Des règles de priorisation et de gestion du changement sont également mises en place, définissant la “Définition de Terminé” et la “Définition de Prêt”. Votre rôle en tant que gestionnaire de projet est d’optimiser et de personnaliser ces principes pour obtenir les meilleurs résultats.
Pour améliorer la gestion de la charge de travail et promouvoir une culture de travail à distance productive, pensez à offrir des opportunités de développement professionnel, notamment des formations en gestion de projet avec des certifications. Ces formations peuvent offrir une formation complète sur diverses méthodologies et outils de gestion de projet, fournissant aux gestionnaires et aux membres de l’équipe des compétences et des connaissances précieuses.
Pourquoi la gestion de la charge de travail est-elle importante ?
Une gestion adéquate de la charge de travail entraîne une équipe plus productive et une meilleure vision de la santé d’un projet. Vous aurez une vue d’ensemble qui vous permettra de prédire les goulots d’étranglement et de préparer un plan d’action avant qu’ils ne se produisent.
Grâce à un processus de gestion de la charge de travail bien géré, vous serez capable de déterminer si des ressources supplémentaires sont nécessaires pour atteindre les étapes clés et identifier les membres de votre équipe les plus efficaces. Cette approche de gestion de la charge de travail garantit que les membres de l’équipe sont motivés et émotionnellement investis dans leur travail.
Le résultat est un processus de gestion de la charge de travail qui conduit à une productivité accrue, à une réduction du taux de rotation du personnel, à une meilleure communication et qualité, et à plus de solutions proposées par les membres de l’équipe.
Saviez-vous que plus de la moitié des organisations ont connu un projet échoué au cours de l’année écoulée ? Bien qu’il soit facile de blâmer les conditions du marché, les concurrents ou le manque de ressources, le coupable habituel est souvent plus proche de chez soi.
Un manque de gestion efficace de la charge de travail et des processus obsolètes peuvent avoir un impact significatif sur la réussite d’un projet. Une bonne gestion de la charge de travail nécessite un leadership qui motive et développe les équipes pour atteindre leur potentiel et évalue constamment les processus pour maintenir la productivité tout au long d’un projet.
Que vous soyez un gestionnaire de projet expérimenté ou débutant, apprendre à gérer la charge de travail de l’équipe et appliquer ces techniques efficaces vous aidera à améliorer les résultats du projet.
Cinq étapes pour une gestion appropriée de la charge de travail
1. Analysez la charge de travail de votre équipe
Il est difficile de comprendre la charge de travail réelle de chaque membre lorsqu’il y a une multitude de tâches et plusieurs projets en cours simultanément. Voici ce que vous devez faire pour déterminer la charge de travail de l’ensemble de l’équipe et des membres individuels :
- Faites une liste complète des projets et processus sous la responsabilité de votre équipe. Cela inclut les projets internes du département ainsi que les segments de projets communs à l’entreprise.
- Définissez le calendrier et l’étendue de chaque projet. Apprenez à connaître leur taille et leur difficulté. Identifiez les parties du projet qui sont dirigées par votre équipe.
- Divisez les projets en tâches et sous-tâches. Lorsque vous connaissez la charge totale de travail de votre équipe, vous pouvez décomposer les projets en tâches faciles à attribuer et à suivre.
- Définissez les priorités de chaque tâche. Elles vous aideront à planifier au niveau local et global.
- Analysez la capacité de chaque membre de l’équipe. Découvrez combien de temps et d’efforts chaque membre peut consacrer au projet. Cela vous aidera à attribuer les tâches aux bonnes personnes et à avoir des attentes réalistes. L’utilisation d’un outil de suivi du temps peut vous aider à évaluer la productivité de chaque membre de votre équipe.
2. Divisez les projets en tâches et sous-tâches
Une fois que vous avez une idée de la charge de travail de votre équipe, vous pouvez définir la distribution des tâches. L’allocation des ressources doit être effectuée de manière à ce que la charge de travail soit équitablement répartie en fonction des capacités de chaque membre de l’équipe.
Voici comment vous pouvez allouer les ressources de manière efficace :
- Tout d’abord, construisez une itération (c’est-à-dire un sprint) en commençant par les tâches les plus prioritaires. Assurez-vous de vérifier que toutes les dépendances des tâches sont respectées et discutez également des risques potentiels liés à ces fonctions. Si des tâches à haute priorité sont en attente de dépendances, planifiez comment satisfaire d’abord ces dépendances.
- L’étape suivante consiste à organiser une réunion de planification avec l’équipe pour déterminer la complexité des tâches prévues. Cela se fait souvent en attribuant des points d’histoire pour évaluer la difficulté d’une tâche.
- Veillez à définir des attentes réalistes lors de l’attribution des tâches à l’équipe. Une stratégie efficace consiste à analyser combien de points d’histoire un membre de l’équipe peut typiquement accomplir. Vous constaterez que les membres moins expérimentés peuvent exceller dans l’accomplissement de nombreuses tâches simples, mais peuvent se retrouver bloqués avec des tâches plus complexes.
- Créez des flux de travail pour suivre les tâches terminées et celles en attente en utilisant un logiciel de gestion du travail. En fonction de la nature du projet, une réunion quotidienne ou, au minimum, une réunion hebdomadaire de l’équipe pour discuter des tâches terminées et des éventuels obstacles est impérative. Prenez en compte les retours de l’équipe et assurez-vous qu’ils disposent des outils et des ressources nécessaires pour terminer leur travail dans les délais.
3. Visualisez les progrès et fixez des délais réalistes
Au fur et à mesure que vous analysez les progrès et recevez des retours, veillez à résoudre les problèmes dès qu’ils surviennent. Souvent, les besoins commerciaux peuvent évoluer en cours de route, et c’est là que votre stratégie de gestion du changement devient essentielle pour gérer efficacement la charge de travail.
Des exemples typiques incluent des changements dans une fonctionnalité ou si une dépendance s’avère trop complexe à mettre en œuvre comme prévu. Vous pouvez vous référer aux priorités dans ces situations et réajuster les délais de livraison en remplaçant les priorités futures par des priorités actuelles qui ne sont pas prêtes à être complétées.
Pour établir des délais pratiques et les modifier facilement, il est fortement recommandé de créer un calendrier pour soutenir votre équipe à chaque étape du processus.
4. Fixez des priorités pour une exécution plus rapide
Que vous travailliez sur une startup et cherchiez des moyens d’améliorer votre processus de développement produit et de livrer un Produit Minimum Viable (MVP), ou que vous soyez en train de rétroconcevoir un produit établi, gardez toujours un œil sur la vitesse d’exécution pour maximiser la productivité. Grâce à une planification appropriée comme détaillée ci-dessus, vous devriez avoir une bonne vision des dépendances ainsi que des capacités de votre équipe.
Planifiez votre charge de travail à long terme via une feuille de route de projet. Établissez un calendrier de livrables mensuels ou trimestriels pour la durée du projet, en indiquant les risques associés à chaque étape.
5. Prévoir les défis
La rareté des ressources est une réalité même dans les entreprises les mieux financées. Certaines des entreprises les plus prospères fixent des budgets stricts pour le temps et les dépenses, et peuvent être réticentes à obtenir des ressources supplémentaires. La capacité de contrôler à la fois votre équipe et ses résultats est un pilier de la gestion de la charge de travail.
La meilleure façon d’analyser votre gestion de charge de travail et de réduire les problèmes est d’utiliser les bons outils. Une suite complète pour les chefs de projet, comme Azure DevOps ou Jira, est une solution courante pour les projets de grande envergure. D’autres options incluent Trello, Asana et Basecamp. Parmi leurs avantages figurent la modélisation instantanée des tâches, la possibilité de contrôler chaque étape d’une tâche, l’assignation de termes spécifiques, des rapports instantanés, etc.
Quel que soit votre choix, d’un point de vue gestion de la charge de travail, les rapports sont essentiels pour optimiser la productivité. Lors des réunions quotidiennes, vous pouvez présenter des rapports de bugs, la vélocité, le burn-down, et d’autres facteurs importants pour examiner tout retard dans la productivité.
Par exemple, si vous promouvez un site web, vous avez besoin de rapports en temps réel reflétant les positions actuelles dans les résultats de recherche, les variations du nombre de visiteurs, le nombre de liens vers le site, etc. Ces rapports sont faciles à générer automatiquement en utilisant un générateur de rapports SEO qui propose diverses options de rapports et collecte des données de performance du site web (vous pouvez également les obtenir à partir d’outils de surveillance de sites), l’analyse du classement des mots-clés, la recherche des concurrents, etc.
Gestion des conflits et de la motivation
Une gestion appropriée des flux de travail n’a aucune valeur sans ces deux composants essentiels. Il est crucial d’apprendre à motiver votre équipe et à éviter les conflits. Ce n’est pas seulement un fait évident, mais un fondement de nombreuses tentatives de recherche et découvertes.
Motivation
Elle peut être déterminante pour accroître la productivité. En revanche, son absence peut détruire une équipe et un projet dans son ensemble. Un membre motivé est bien plus productif qu’un professionnel démoralisé. Voici quelques recommandations de base :
- Impliquer votre équipe dans le processus. Les meilleures méthodes sont les entretiens individuels et les réunions de groupe. Utilisez des présentations en direct avec des sections de questions-réponses. Elles ne doivent pas être ennuyeuses et doivent contenir uniquement des détails pertinents. Lors des échanges privés avec les membres, insistez sur leur importance pour le projet et assurez-vous que les tâches qu’ils reçoivent ne dépassent pas leurs capacités.
- Laissez les membres ressentir leur contribution au projet. Par exemple, même un succès mineur, comme un bouton bien conçu pour le site web, ne doit pas être ignoré. Analysez tous les résultats en mettant en avant les parties les plus réussies. Expliquez comment ces parties influenceront le résultat final.
- Votre foi et votre optimisme sont essentiels. Les membres de l’équipe regardent leur leader et imitent son apparence et son humeur, consciemment ou inconsciemment. Vous devez ressentir l’atmosphère et apaiser les tensions potentielles. Les meilleures façons de le faire sont un simple sourire, quelques compliments professionnels, la reconnaissance d’un travail bien fait ou une bonne histoire de la vie réelle.
- Attribuer des tâches détaillées et claires. Lorsqu’un membre de l’équipe sait exactement ce qu’il doit faire, il lui sera plus facile de respecter le délai et d’apporter des résultats qualitatifs.
- Donner un retour adéquat. Il ne s’agit pas de donner des bonnes ou mauvaises notes comme un enseignant à un élève. Vous devez mettre en évidence les points positifs, comparer les progrès des différents membres de l’équipe et toujours mentionner les résultats pratiques de leur activité.
Résolution des conflits
Aucune équipe ne peut se passer de conflits. En tant que leader, vous devez les résoudre et les rendre plus faciles à gérer pour les deux parties. Les conflits au sein d’une équipe constituent une discipline à part entière avec des règles, des termes et des systèmes de connaissances. Il faudrait des centaines de pages pour couvrir toute la question. Ici, nous allons seulement donner quelques recommandations générales :
- La majorité des conflits au sein d’une équipe surviennent en raison d’une incapacité à écouter et à expliquer. Laissez un membre de l’équipe exposer entièrement sa vision du problème. Ne l’interrompez pas. Demandez-lui s’il a terminé son explication. Faites attention aux mots et à l’intonation que les membres utilisent. De votre côté, ne fatiguiez pas la personne avec de longs monologues (ils ne doivent pas dépasser 20 minutes).
- Lorsque vous expliquez quelque chose, au-delà des mots, essayez d’utiliser des images, même des modèles gratuits qui transmettent vos sentiments et plus encore.
- Si vous devez critiquer, faites-le correctement. Parlez uniquement de votre attitude par rapport au résultat du travail, et non de la personne qui l’a effectué. Ne mentionnez que les erreurs d’action, et non les traits de caractère. Dans votre explication critique, consacrez la majeure partie de votre attention au travail qui a bien été fait (80 % du temps). Mentionnez ce que vous attendez pour l’avenir (15 % du temps) et parlez des aspects à changer (5 % du temps).
- Essayez d’attribuer des tâches en fonction des capacités de chaque membre. Si un membre de l’équipe ne parvient pas à accomplir une tâche, il est préférable de la déléguer à un membre plus compétent. En même temps, vous ne devez pas laisser le premier membre sans travail. Proposez-lui de prendre une partie des responsabilités de la personne qui le remplace. C’est la seule manière de résoudre un conflit sans perturber l’atmosphère de l’équipe et les processus commerciaux.
Exploiter les stratégies de gestion de la charge de travail
La gestion de la charge de travail et des équipes est essentielle au succès de tout projet et de votre organisation dans son ensemble. Pour parvenir à une gestion efficace de la charge de travail, commencez par analyser la charge de travail de votre équipe – cette vision est inestimable pour attribuer les tâches de manière judicieuse.
Divisez les projets en tâches et sous-tâches plus petites ; cela les rend non seulement plus faciles à gérer, mais aide également chacun à ressentir un sentiment d’accomplissement à mesure qu’il termine chaque partie.
N’oubliez pas de visualiser les progrès ! Que vous utilisiez des graphiques, des tableaux ou des logiciels, voir combien vous avez avancé peut être extrêmement motivant. Fixer des délais réalistes permet à chacun de rester sur la bonne voie et garantit que vous ne serez pas pris de court à la dernière minute.
Prioriser les tâches en fonction de leur urgence aide votre équipe à se concentrer sur ce qui compte vraiment, ce qui permet une exécution plus rapide. Et rappelez-vous, avoir un plan pour les défis potentiels vous prépare à affronter les obstacles de front.
En adoptant ces stratégies et en mettant en pratique les conseils de cet article, vous commencerez à voir des changements positifs dans votre gestion de la charge de travail. Avec le temps et l’expérience, vous deviendrez habile dans la gestion des charges de travail de l’équipe et serez prêt à aborder même les projets les plus complexes avec facilité.
Cet article a été initialement publié en mai 2023.
Add comment