क्या आप जानते हैं कि बिजनेस में असरदार कम्युनिकेशन इतना जरूरी है कि पेंगुइन का एक ग्रुप भी इसके बिना काम नहीं कर सकता? यह सही है, वे खाने की तलाश करने और कठोर वातावरण में जीवित रहने के लिए कम्युनिकेशन करते हैं। और अगर वे ऐसा कर सकते हैं, तो आपकी टीम भी ऐसा कर सकती है!
अपने कम्युनिकेशन को बेहतर बनाने का एक तरीका ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल का इस्तेमाल करना है। यकीन नहीं हो रहा है? आइए गहराई से देखें और जानें कि यह आपकी टीम को पेंगुइन के झुंड की तरह आगे बढ़ने में कैसे मदद कर सकता है।
कम्युनिकेशन का ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल क्या है?
क्या आप कभी शब्दों के साथ हॉट पोटैटो गेम में शामिल हुए हैं, और तय नहीं कर पा रहे थे कि अगला शब्द कौनसा होगा? बधाई हो, आपने अभी-अभी कम्युनिकेशन के ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल को काम करते देखा है! इस मज़ेदार डांस में, हम सेंडर और रिसीवर की भूमिकाओं के बीच स्विच करते हैं और विचारों को आगे-पीछे करते हैं।
जबकि आमने-सामने की बातचीत और फोन कॉल ट्रैंज़ैक्शनल संबंधी कम्युनिकेशन के बेहतर उदाहरण हैं, इस मॉडल को अलग-अलग वर्कप्लेस सेटिंग्स में लागू किया जा सकता है।
ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल असरदार है क्योंकि यह दो या दो से अधिक लोगों के बीच एक अच्छी तरह से कोरियोग्राफ किया गया डांस है। आप एक-दूसरे की आलोचना किए बिना शालीनता और सौहार्दपूर्ण ढंग से संवाद करने के लिए अपनी टीम का नेतृत्व कर सकते हैं।
कम्युनिकेशन का लाइनर बनाम ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल
कम्युनिकेशन के ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल की शक्ति को असल में समझने के लिए, इसकी तुलना इसके समकक्ष: लाइनर मॉडल से करना मददगार साबित होगा। लाइनर मॉडल एक-तरफ़ा सड़क के रूप में कार्य करता है, जहाँ कम्युनिकेशन रिसीवर से प्रतिक्रिया की अपेक्षा किए बिना एक ही दिशा में प्रवाहित होता है। इस मॉडल में, प्राथमिक उद्देश्य एक विशिष्ट मैसेज देना है।
इसे एक वीडियो घोषणा जारी करने या सहकर्मी समीक्षा के लिए फ़्लो चार्ट साझा करने जैसा समझें। इन उदाहरणों में, जानकारी सीधे विचारों या प्रतिक्रिया का आदान-प्रदान किए बिना प्राप्त करने और समझने के लिए भेजी जाती है।
लाइनर मॉडल के विपरीत, जो एक-तरफ़ा कम्युनिकेशन पर ध्यान केंद्रित करता है, ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल कम्युनिकेशन को एक गतिशील, दो-तरफ़ा प्रक्रिया के रूप में देखता है जो कई प्रतिभागियों के बीच चल रही बातचीत की विशेषता है।
इस मॉडल का प्राथमिक उद्देश्य मैसेज पहुंचाना और कम्युनिकेटर के बीच सार्थक संबंध बनाना है।
आमने-सामने संचार, वीडियो कॉल की तरह, कम्युनिकेशन के ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल का एक उदाहरण है, जहां प्रतिभागी सक्रिय रूप से विचारों और भावनाओं का आदान-प्रदान करते हैं।
ट्रैंज़ैक्शनल कम्युनिकेशन के लक्षण
अपने वर्कप्लेस में कम्युनिकेशन के ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल को लागू करने पर एक मजबूत पकड़ पाने के लिए, आइए महत्वपूर्ण तत्वों पर गौर करें। यहाँ एक संक्षिप्त विवरण है:
- गतिशीलता। मॉडल कम्युनिकेशन को एक गतिशील प्रक्रिया मानता है जिसमें सेंडर और रिसीवर के बीच आगे-पीछे मैसेज का आदान-प्रदान शामिल होता है।
- रियल टाइम। ट्रैंज़ैक्शनल संबंधी माने जाने के लिए कम्युनिकेशन को वास्तविक समय में होना चाहिए, लेकिन जरूरी नहीं कि यह आमने-सामने हो, इसलिए वीडियो, फोन कॉल और इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप सभी ट्रैंज़ैक्शनल संबंधी कम्युनिकेशन के अंतर्गत आते हैं।
- परस्पर जिम्मेदारी। कम्युनिकेशन कितना असरदार है, इसके लिए सेंडर और रिसीवर दोनों संयुक्त जिम्मेदारी साझा करते हैं।
- प्रसंग। कम्युनिकेशन का ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल उस भौतिक, सामाजिक, सांस्कृतिक, संबंधपरक और मनोवैज्ञानिक संदर्भ को ध्यान में रखता है जिसमें कम्युनिकेशन होता है।
- नॉनवर्बल कम्युनिकेशन। मॉडल कम्युनिकेशन पर चेहरे के भाव और हावभाव जैसे नॉन-वर्बल संकेतों और व्यवहार के प्रभाव को पहचानता है और लोगों के बातचीत करने पर जानकारी प्राप्त करने में मदद करता है।
- संबंध बनाना। मॉडल के अनुसार, कम्युनिकेशन का लक्ष्य दीर्घकालिक है – कोई विशिष्ट मैसेज देना नहीं बल्कि कम्युनिकेटर के बीच संबंध बनाना।
- प्रतिक्रिया। इसका तात्पर्य यह है कि कम्युनिकेशन के बारे में जानकारी देना और प्राप्त करना कम्युनिकेशन का अभिन्न अंग है।
- शोर। बाहरी और आंतरिक कारक कम्युनिकेशन को प्रभावित करते हैं, जिनमें शोर, ध्यान भटकाना और सेंडर और रिसीवर की भावनात्मक स्थिति शामिल हैं।
- साझा अर्थ। इस मॉडल में, कम्युनिकेशन तब सफल माना जाता है जब सेंडर और रिसीवर मैसेज का समान अर्थ साझा करते हैं।
- निरंतरता। कम्युनिकेशन निरंतर है और सचेतन और अचेतन दोनों तरह से होता है।
कम्युनिकेशन मॉडलों से कैसे अलग किया जाए। अब अगला क्या होगा?
वर्कप्लेस पर ट्रैंज़ैक्शनल का दृष्टिकोण अपनाएं
किसी टीम के भीतर ट्रैंज़ैक्शनल कम्युनिकेशन में परिवर्तन करते समय निपटने के लिए अलग-अलग पहलू होते हैं, इसलिए यहां एक विवरण दिया गया है।
1. अलग-अलग कम्युनिकेशन शैलियों को अपनाएं। ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल यह मानता है कि व्यक्तियों के पास अलग-अलग कम्युनिकेशन शैलियाँ होती हैं। सांस्कृतिक पृष्ठभूमि, पालन-पोषण और व्यक्तिगत अनुभव जैसे कारक लोगों के खुद को अभिव्यक्त करने के तरीके को आकार देते हैं।
विविध कम्युनिकेशन शैलियों को समझकर और उनका सम्मान करके, टीम के सदस्य संभावित अंतराल को पाट सकते हैं और आपस में बेहतर समझ को बढ़ावा दे सकते हैं।
2. एक्टिव रूप से सुनने बढ़ावा दें। एक्टिव रूप से सुनने में कम्युनिकेशन के दौरान पूरी तरह उपस्थित रहना और मानसिक रूप से शामिल होना शामिल है।
अपनी टीम के सदस्यों को दूसरे क्या कह रहे हैं उस पर ध्यानपूर्वक ध्यान केंद्रित करके सक्रिय रूप से सुनने का अभ्यास करने के लिए प्रोत्साहित करें। इसका मतलब है स्पष्ट प्रश्न पूछना, अतिरिक्त जानकारी मांगना और मैसेज की गहरी समझ सुनिश्चित करने के लिए रचनात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करना।
3. फीडबैक संस्कृति को बढ़ावा दें। फीडबैक प्रदर्शन को बढ़ाने और पेशेवर विकास को बढ़ावा देने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। आश्चर्य की बात यह है कि आधे से अधिक कर्मचारी तत्काल प्रतिक्रिया चाहते हैं।
फीडबैक प्रदान करने और अनुरोध करने की संस्कृति को प्रोत्साहित करने से टीम के सदस्य किसी भी गलतफहमी को तुरंत दूर करने में सक्षम होते हैं। यह खुले संवाद की अनुमति देता है, अपेक्षाओं को स्पष्ट करता है और कम्युनिकेशन को मजबूत करता है, जिससे कार्य पूरा होने में भ्रम या संभावित बाधाओं के लिए कोई जगह नहीं बचती है।
4. स्पष्टता पर जोर दें। प्रारंभिक संदेशों और टीम कम्युनिकेशन में स्पष्टता के अभाव के परिणामस्वरूप प्रति सप्ताह औसतन 7.47 घंटे का नुकसान हो सकता है।
इससे निपटने के लिए, टीम के सदस्यों को स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा के लिए प्रयास करना चाहिए। विचारों और निर्देशों को सीधे व्यक्त करने से संभावित मुद्दों और गलत व्याख्याओं को कम किया जा सकता है।
स्पष्टता पर जोर देने से व्यक्तियों को असरदार ढंग से संवाद करने, वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करने और अनावश्यक बाधाओं को रोकने का अधिकार मिलता है।
5. प्रासंगिक कारकों पर विचार करें। ट्रैंज़ैक्शनल संबंधी दृष्टिकोण स्वीकार करता है कि अलग-अलग प्रासंगिक कारक कम्युनिकेशन को प्रभावित करते हैं। ये कारक कम्युनिकेशन वातावरण के भौतिक, सामाजिक, सांस्कृतिक, संबंधपरक और मनोवैज्ञानिक पहलुओं को शामिल करते हैं।
उदाहरण के लिए, किसी गैर-देशी अंग्रेजी वक्ता के साथ कम्युनिकेशन करते समय, आपको संदेशों को अधिक सावधानी से वाक्यांशबद्ध करना पड़ सकता है। फिर भी, यह संदर्भ बातचीत कर रहे दो देशी वक्ताओं को प्रभावित नहीं कर सकता है।
इसी तरह, शोरगुल वाली कॉफी मशीन के पास एक टीम के सदस्य के साथ बातचीत करने से इस बात पर प्रकाश पड़ता है कि भौतिक वातावरण मैसेज वितरण को कैसे प्रभावित कर सकता है।
6. आपसी जिम्मेदारी को प्रोत्साहित करें। ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल में, सेंडर और रिसीवर दोनों असरदार कम्युनिकेशन के लिए जिम्मेदारी साझा करते हैं। टीम के सदस्यों को कम्युनिकेशन प्रक्रिया में अपनी भूमिकाओं को पहचानना और अपनाना चाहिए।
वे यह सुनिश्चित करने के लिए सहयोग करते हैं कि संदेशों को स्पष्ट और सटीक रूप से संप्रेषित किया जाए, वे अपनी समझ के लिए जवाबदेही लेते हैं और जरूरत पड़ने पर सक्रिय रूप से स्पष्टीकरण मांगते हैं।
रिमोट टीमों में मॉडल लागू करना
रिमोट टीम सहयोग में, टीम के सदस्यों की अलग-अलग उपलब्धता के कारण ट्रैंज़ैक्शनल कम्युनिकेशन की सुविधा अद्वितीय चुनौतियों का सामना कर सकती है।
इस नए दृष्टिकोण को स्थापित करने में एक महत्वपूर्ण विचार उपयुक्त कम्युनिकेशन चैनलों का चयन करना है। जबकि ईमेल का इस्तेमाल आमतौर पर किया जाता है, यह सुनिश्चित करना कि आपकी टीम त्वरित मैसेज और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफ़ॉर्म तक पहुंच सकती है, वास्तविक समय की बातचीत को सक्षम बनाती है और विचारों और प्रतिक्रिया के आदान-प्रदान को बढ़ावा देती है।
हालाँकि, अंतर्राष्ट्रीय टीमों के मामले में, समय क्षेत्र के अंतर के कारण समस्याएँ उत्पन्न होने पर उन तक पहुँचने और उनका समाधान करने की क्षमता सीमित हो सकती है। ऐसे मामलों में, ईमेल एक मूल्यवान संसाधन बन जाते हैं।
पिच डेक टेम्पलेट भरने के लिए सहयोगी टूल का इस्तेमाल करना, पहले दिए गए सुझावों का पालन करना महत्वपूर्ण है, जिनमें शामिल हैं:
- प्रतिक्रिया प्रदान करना और अनुरोध करना
- स्पष्ट मैसेज
- संदर्भ और अलग-अलग कम्युनिकेशन शैलियों को स्वीकार करना
- आपसी जिम्मेदारी को बढ़ावा देना
यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि ईमेल को अक्सर कम्युनिकेशन का एक लाइनर रूप माना जाता है, जिसमें तत्काल प्रतिक्रिया और अन्य कम्युनिकेशन चैनलों के सक्रिय श्रवण पहलुओं का अभाव होता है।
हालाँकि, ईमेल कम्युनिकेशन में भी, अपनी उपस्थिति और सहभागिता प्रदर्शित करना महत्वपूर्ण है। इसे ईमेल मार्केटिंग में लेनदेन संबंधी ईमेल के तंत्र को नियोजित करने के रूप में सोचें। चूंकि उपयोगकर्ता की कार्रवाई एक स्वचालित ईमेल प्रतिक्रिया को ट्रिगर करती है, इसलिए अपने दूरस्थ सहकर्मियों के साथ जुड़े रहने के लिए समान दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।
बिना पावती के उनके संदेशों को “पढ़ें” पर छोड़ने से बचें। इसके बजाय, एक सरल ईमेल रणनीति विकसित करें जो आपकी सक्रिय भागीदारी और उनके कार्यों की स्वीकृति को दर्शाती हो।
उदाहरण के लिए, आप उनके विचारों के जवाब में अपडेट प्रदान कर सकते हैं:
“अपना विचार साझा करने के लिए धन्यवाद। मैं इसे प्रोजेक्ट में लागू करने पर विचार कर रहा हूं और अपने विचारों के साथ आपके पास वापस आऊंगा।
यह दृष्टिकोण दर्शाता है कि आपने उनका मैसेज देखा है और सक्रिय रूप से उनके इनपुट पर विचार कर रहे हैं। अन्य मामलों में, एक साधारण “नोट” व्यक्ति को यह बता सकता है कि उनका मैसेज देखा और सुना गया है।
ऊपर सूचीबद्ध चरणों को लागू करके और ईमेल कम्युनिकेशन के लिए इस दृष्टिकोण को अपनाकर, आप अपने वर्कप्लेस के भीतर, यहां तक कि दूरस्थ सेटिंग्स में भी लेनदेन मॉडल को लागू करना शुरू कर सकते हैं।
अगला भाग इस मॉडल के विशिष्ट लाभों पर प्रकाश डालेगा।
ट्रैंज़ैक्शनल संबंधी कम्युनिकेशन पर स्विच करने के लाभ
आप अब भी आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि मुझे अपनी टीम के कम्युनिकेशन के तरीके को बदलने की आवश्यकता क्यों है। यहां वर्कप्लेस पर मॉडल द्वारा लाए जाने वाले लाभों का विस्तृत अवलोकन दिया गया है।
वित्तीय घाटा कम होना
80% से अधिक बिजनेस को न्यूनतम $10,000 की वित्तीय हानि का सामना करना पड़ता है। गलत कम्युनिकेशन और परिणामी त्रुटियों की भरपाई के लिए, कर्मचारी अक्सर समय सीमा से चूक सकते हैं और कार्यों पर अधिक समय बिताने की आवश्यकता होती है, जिसके परिणामस्वरूप अधिक संसाधन शामिल होते हैं।
इसलिए, यह सुनिश्चित करना कि कम्युनिकेशन असरदार है, संबंधित वित्तीय नुकसान को रोकने में मदद करता है।
ज्यादा से ज्यादा प्रॉडक्टिविटी
सहकर्मियों के दृष्टिकोण की गहरी समझ के साथ, टीम के सदस्य अधिक असरदार ढंग से और स्पष्ट रूप से संवाद करते हैं। यह समस्या-समाधान तकनीकों के तेज़ और असरदार अनुप्रयोग में योगदान देता है और गलतफहमी को कम करता है।
कम्युनिकेशन की प्रभावशीलता बढ़ने पर ज्ञान क्षेत्र के 50% से अधिक कर्मचारी अधिक प्रॉडक्टीव हो जाते हैं। इसलिए बेहतर कम्युनिकेशन के साथ, टीम के सदस्यों को कम समय में अधिक काम करने का मौका मिलता है, जिससे प्रॉडक्टिविटी बढ़ती है।
बेहतर टीम वर्क और ग्रुप डायनामिक्स
मॉडल आपसी जिम्मेदारी और प्रासंगिक कारकों के महत्व पर भी जोर देता है, जिससे कम्युनिकेशन के संबंध में जिम्मेदारी के स्पष्ट क्षेत्र सामने आते हैं।
इसके अलावा, संदर्भ के पहलू को स्वीकार करने से मैसेज में किसी भी अंतराल के मामले में कम्युनिकेटर को दोष दिए बिना कम्युनिकेशन पर बाहरी प्रभाव को अलग करने में मदद मिलती है।
अंततः, कम्युनिकेटर व्यक्तिगत दलों के रूप में भाग लेते हैं, प्रत्येक जिम्मेदारी लेता है और कम्युनिकेशन की प्रभावशीलता में योगदान देता है। और इससे टीम की डायनामिक्स बेहतर होती है और टीम वर्क मजबूत होता है।
आसान इनोवेशन
मॉडल स्पष्टता और फीडबैक की सुविधा देकर, खुले कम्युनिकेशन और असरदार टीम सहयोग को प्रोत्साहित करके टीम के सदस्यों के सहयोग के तरीके को बदलता है। यह एक ऐसा वातावरण बनाता है जो खुलेपन और स्वीकृति को बढ़ावा देता है, जिससे नवीन विचारों और दृष्टिकोणों के मुक्त आदान-प्रदान की अनुमति मिलती है।
मजबूत संबंध
स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा, प्रतिक्रिया और पारस्परिक जिम्मेदारी पर अपने जोर के माध्यम से, ट्रैंज़ैक्शनल दृष्टिकोण कम्युनिकेटर के बीच सम्मान और समानता की संस्कृति पैदा करता है। यह समावेशी वातावरण यह सुनिश्चित करता है कि टीम के प्रत्येक सदस्य को देखा और सुना जाए, जिससे अपनेपन और मूल्य की भावना को बढ़ावा मिले।
समय के साथ, यह सम्मानजनक और असरदार कम्युनिकेशन सहकर्मियों के बीच मजबूत, अधिक विश्वसनीय और पारस्परिक रूप से भरोसेमंद व्यावसायिक संबंधों को विकसित करता है।
कम्युनिकेशन के ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल को अपनाने में चुनौतियाँ
दुर्भाग्य से, एक नए कम्युनिकेशन दृष्टिकोण को अपनाने से ऐसी चुनौतियाँ पेश हो सकती हैं जिन पर सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता है। इसलिए, कार्यान्वयन शुरू करने से पहले अगली बाधाओं को जानना आवश्यक है।
कम्युनिकेशन बाधाओं पर काबू पाना
ट्रैंज़ैक्शनल संबंधी कम्युनिकेशन मॉडल को लागू करने में कम्युनिकेशन बाधाओं पर काबू पाना एक महत्वपूर्ण कदम है। मॉडल के लाभों के बावजूद, भाषा बाधाएँ, अलग-अलग वर्क स्टाइल, तकनीकी मुद्दे और अन्य अभी भी मौजूद हो सकते हैं और असरदार सहयोग में बाधा बन सकते हैं।
परस्पर विरोधी कम्युनिकेशन शैलियों से निपटना
परस्पर विरोधी कम्युनिकेशन शैलियाँ एक और चुनौती है जिसका टीमों को सामना करना पड़ सकता है। उदाहरण के लिए, मुखर कम्युनिकेटर को निष्क्रिय कम्युनिकेटर के साथ सामान्य आधार खोजने में मदद की आवश्यकता हो सकती है। इसलिए, जबकि ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल अलग-अलग कम्युनिकेशन शैलियों को समझने पर जोर देता है, परस्पर विरोधी कम्युनिकेशन स्ट्रैटेजी अभी भी उत्पन्न हो सकती हैं और चुनौतियाँ पैदा कर सकती हैं।
कम्युनिकेशन में सांस्कृतिक अंतर को संबोधित करना
हालाँकि ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल संदर्भ के महत्व को पहचानता है, कम्युनिकेशन में सांस्कृतिक अंतर अभी भी चुनौतियाँ पेश कर सकता है। विविध सांस्कृतिक पृष्ठभूमि वाले लोगों को असरदार ढंग से संवाद करना और ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल को लागू करना सीखने में समय लग सकता है।
समय की पाबंदी
आज के तेज़ गति वाले कामकाजी माहौल में समय की कमी से निपटना एक और चुनौती है। चूंकि मॉडल फीडबैक और सक्रिय रूप से सुनने पर जोर देता है, इसलिए कम्युनिकेटर को खुद को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने और दूसरे व्यक्ति को पूरी तरह से समझने के लिए समय निकालने की आवश्यकता होती है। हालाँकि, समय की कमी के कारण अक्सर जल्दबाजी में कम्युनिकेशन या गलतफहमी हो सकती है।
परिवर्तन का विरोध
एक नए कम्युनिकेशन मॉडल को लागू करने के लिए टीम के प्रत्येक सदस्य से व्यक्तिगत समायोजन की आवश्यकता होती है। इसमें समकालिक कम्युनिकेशन के अन्य पहलुओं को संशोधित और परिवर्तित करना शामिल है, जैसे सुनने का कौशल और गैर-मौखिक संचार। परिणामस्वरूप, कर्मचारी अपनी स्थापित कम्युनिकेशन आदतों को बदलने से अभिभूत या प्रतिरोधी महसूस कर सकते हैं।
बदले में, टीम के सदस्यों को इस मॉडल को अपनाने के मूल्य और सकारात्मक परिणामों को समझने में मदद करने से परिवर्तन के प्रतिरोध को कम किया जा सकता है।
निष्कर्ष
असरदार कम्युनिकेशन और सहयोग किसी भी वर्कप्लेस के लिए आवश्यक हैं, और कम्युनिकेशन के ट्रैंज़ैक्शनल मॉडल को अपनाकर, टीमें अपने सहयोग की पूरी क्षमता को अनलॉक कर सकती हैं।
ट्रैंज़ैक्शनल संबंधी दृष्टिकोण निरंतर बातचीत, आपसी समझ और स्पष्ट कम्युनिकेशन पर ध्यान केंद्रित करके टीम वर्क, प्रॉडक्टिविटी और नवाचार को बढ़ाता है।
इस मॉडल को अपनाने से टीमों को मजबूत रिश्ते बनाने, बेहतर परिणाम प्राप्त करने और आज के गतिशील कार्य वातावरण में आगे बढ़ने में मदद मिलती है।
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