6 कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट उदाहरण के साथ

असरदार कम्युनिकेशन प्लांस किसी भी बिजनेस के लिए बेहद जरूरी होते हैं। आपको अपने खास बिजनेस मैसेज के बारे में बताना होगा जो आपकी बिजनेस स्थितियों के बारे में पूरा विवरण देते हों। इससे यह तय करने में मदद मिल सकती है कि आपके कर्मचारी और स्टेकहोल्डर्स आपकी इच्छानुसार काम कर सकें। इसका परिणाम यह होता है कि आप अपने कम्युनिकेशन टार्गेट तक पहुँच जाते हैं।

बात यह है कि, कुछ बिजनेस स्थितियाँ एक से ज्यादा बार सामने आती हैं। इसलिए, अगर आप लिखते हैं कि हर बार आपकी कंपनी के मार्केटिंग कैम्पेन के दौरान क्या कहा जाना चाहिए, तो आपको उस पीरियड के दौरान चलाए गए कैम्पेन के आधार पर एक ही महीने में तीन या चार या पांच लंबी रिपोर्टें लिखनी पड़ सकती हैं।

एक ही चीज़ के बारे में दोबारा लिखना काफी उबाई और समय लेने वाला हो सकता है। यह आपका ध्यान दूसरी, ज्यादा जरूरी बिजनेस एक्टिविटी से दूर कर सकता है।

जैसा कि कहा गया है, सवाल यह है: क्या कोई ऐसा तरीका है जिससे आप इन बार-बार आने वाली स्थितियों में इतना समय बर्बाद किए बिना कैसी कम्युनिकेशन स्ट्रैटेजी अपना सकते हैं?

हाँ, आप बेशक ऐसा कर सकते हैं! आइए मैं आपको बिजनेस कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट के बारे में कुछ जरूरी बातें बताता हूँ।

कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट क्या है?

कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट एक पहले से लिखा गया डॉकयुमेंट है जो अलग-अलग स्थितियों में आपके बिजनेस मैसेज की रूपरेखा तैयार करता है। इसके अनुसार आपको यह जानने में मदद मिलेगी कि पूरे कम्युनिकेशन स्ट्रैटेजी में हर एक कम्युनिकेशन टास्क की ज़िम्मेदारी किस इंसान की है। 

जब आपके पास एक टेम्पलेट तैयार हो जाता है, तो आप अपनी स्ट्रैटेजी को अपने कर्मचारियों या दूसरे स्टेकहोल्डर्स तक जल्दी और असरदार ढंग से प्रसारित कर सकते हैं। आख़िरकार, आपको बस वेरिएबल भरना है और सेंड दबाना है।

निःसंदेह, आपको जैसा-तैसा टेम्पलेट नहीं लेना चाहिए। कम्युनिकेशन प्लांस के लिए अच्छे बिजनेस टेम्पलेट आपको अपना मैसेज पहुँचाने में मदद करेंगे। चाहे आप अपना टेम्प्लेट टीम कम्युनिकेशन टूल के जरिए भेजें या ऑफ़लाइन, इसे पढ़ने के बाद, इसमें शामिल सभी लोगों को पता होना चाहिए कि कम्युनिकेशन टार्गेट को पाने के लिए क्या करना है।

लेकिन आपको ये टेम्पलेट कहां से मिलेंगे? 

अच्छी खबर यह है कि आपके पास हमेशा एक अच्छा कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट मौजूद होता है। मैं उनमें से कुछ के बारे में आपको बताता हूँ। 

बिजनेस के लिए 6 कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट

मैनेजमेंट में बदलावों के बारे में कम्युनिकेशन करने से लेकर रोमांचक नए प्रॉडक्ट लॉन्च की घोषणा करने तक, यहां छह मैसेज टेम्पलेट हैं जिनका इस्तेमाल आप अपने अलग-अलग बिजनेस कम्युनिकेशन लक्ष्यों के लिए कर सकते हैं।

1. मैनेजमेंट कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट में बदलाव करना

क्या हो अगर आपको किसी बिजनेस या प्रोजेक्ट के मैनेजमेंट में बदलाव के बारे में बताना है। आख़िरकार, अगर कर्मचारियों को पता नहीं है कि उन्हें किसे रिपोर्ट करना चाहिए, तो सारे मौजूदा वर्कफ़्लो में रुकावट आ सकती है।

मैनेजमेंट कम्युनिकेशन प्लान में बदलाव में उस जानकारी का विवरण होना चाहिए जिसे आप स्टेकहोल्डर्स और कर्मचारियों को कम्युनिकेट करेंगे। बेशक, मुख्य मैसेज मैनेजमेंट में बदलाव के बारे में है। हालाँकि, आपके मैसेज का लहजा आपके अलग-अलग टार्गेट आडियन्स के लिए अलग-अलग हो सकता है।

जैसा कि मान लीजिए, सामान्य कर्मचारियों के लिए विकास की घोषणा करते समय आपको ज्यादा आश्वस्त होने की जरूरत हो सकती है। अपर मैनेजमेंट के साथ ऐसा करते समय, आपको थोड़ा ध्यान रखना पड़ सकता है।

कम्युनिकेशन प्लान का उद्देश्य मैसेज के प्रसार में शामिल सभी लोगों को उनकी संबंधित भूमिकाओं को समझने में मदद करना है। बदले में, हैंडओवर के विवरण का असरदार कम्युनिकेशन लोगों को बदलाव के लाभों के बारे में समझाने में मदद करेगा।

यहां परिवर्तन मैनेजमेंट कम्युनिकेशन के लिए एक बेस्ट टेम्पलेट है।

टेम्प्लेट अलग-अलग स्टेकहोल्डर्स, कम्युनिकेशन मेथड, फ्रिक्वेंसि और कम्युनिकेशन टास्क के लिए जिम्मेदार पार्टी को निर्दिष्ट करता है। इसमें नोट्स के लिए भी जगह होती है। आपकी कम्युनिकेशन स्ट्रैटेजी जितनी ज्यादा खास होगी, मैनेजमेंट में बदलाव उतने ही ज्यादा असरदार ढंग से कम्युनिकेट किया जाएगा।

2. मार्केटिंग कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट

जब आप मार्केटिंग कैम्पेन चला रहे हों तो कम्युनिकेशन प्लान महत्वपूर्ण होती है। आख़िरकार, असरदार मार्केटिंग के मूल में असरदार कम्युनिकेशन है। आपको यह जानना होगा कि अपने अलग-अलग श्रोता वर्गों के साथ कैसे संवाद किया जाए ताकि आप उन्हें कार्रवाई के लिए प्रेरित कर सकें।

लेकिन जब आपके मार्केटिंग कोशिशों की बात आती है तो आपके संभावित ग्राहक ही वे एकमात्र लोग नहीं होते जिनसे आपको बात करने की जरूरत होती है। आपकी प्लान (और टेम्पलेट) में यह भी शामिल होना चाहिए कि आपको मीडिया पार्टनर को कैसे संबोधित करना चाहिए, खासकर अगर आप ऐसे कार्यक्रम आयोजित कर रहे हैं जिन्हें आप कवर करना चाहते हैं।

नीचे मार्केटिंग कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट देखें।

मार्केटिंग कैम्पेन को समग्र रूप से देखना है। इस तरह, आप उन दर्शकों के प्रकार निर्धारित कर सकते हैं जिनके लिए अलग-अलग कम्युनिकेशन नजरिए की जरूरत होती है।

आपके मैसेज के बारे में बताने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले प्लेटफ़ॉर्म भी निर्दिष्ट किए जाने चाहिए। जैसा कि मान लीजिए, किसी मार्केटिंग इवेंट के लिए इवेंट कोऑर्डिनेटर से बात करते समय, आपका कोई पसंदीदा प्लेटफ़ॉर्म ईमेल या सुरक्षित मैसेजिंग ऐप हो सकता है। अपने वर्तमान ग्राहकों से बात करते समय, आपका कोई पसंदीदा प्लेटफ़ॉर्म सोशल मीडिया, ईमेल और आपकी वेबसाइट हो सकता है।

अगर आप अपने मार्केटिंग कैम्पेन के लिए मार्केटिंग ऑटोमेशन टूल का इस्तेमाल करने का प्लान बना रहे हैं, तो उन्हें भी अपनी प्लान में सूचीबद्ध करें।

3. प्रॉडक्ट लॉन्च कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट

एक नया प्रॉडक्ट लॉन्च करना रोमांचक होता है। एक अच्छे प्रॉडक्ट की सफलता समीकरण का आधा हिस्सा है। दूसरे आधे हिस्से में प्रॉडक्ट लॉन्च के उचित कम्युनिकेशन को तय करने के लिए एक साथ काम करने वाली टीम की जरूरत होती है। आख़िरकार, अगर आपको अपने लॉन्च के बारे में जानकारी नहीं मिलती है, तो आप सेल्स उत्पन्न होने की उम्मीद नहीं कर सकते, कम से कम उतनी तुरंत नहीं जितनी आप चाहते थे।

यहीं पर आपको प्रॉडक्ट लॉन्च कम्युनिकेशन प्लान की जरूरत होती है।

आपके टेम्प्लेट में आपके द्वारा बताए जाने वाले अलग-अलग प्रॉडक्ट लॉन्च मैसेज के लिए अलग फ़ील्ड होनी चाहिए। जैसा कि मान लीजिए, आप अपने ग्राहकों को प्रॉडक्ट सुविधा किट भेजने का निर्णय ले सकते हैं। जहां तक मीडिया का सवाल है, आप इसके बजाय उन्हें एक प्रेस रिलीज भेजने का निर्णय ले सकते हैं। आपको अपने टेम्पलेट में इनमें से प्रत्येक प्रॉडक्ट लॉन्च मैसेज के कंटेन्ट निर्दिष्ट करने की जरूरत होगी।

आपको दूसरे खास बातें भी शामिल करनी होंगी। जैसा कि मान लीजिए, क्या आप ग्राहकों को अपनी ईमेल सीरीज के हिस्से के रूप में एक कस्टम सेल्स ईमेल टेम्पलेट का इस्तेमाल करेंगे? आप अपने हर एक स्टेकहोल्डर्स को प्रॉडक्ट लॉन्च मैसेज में किस लहजे का इस्तेमाल करेंगे?

यहां एक प्रॉडक्ट लॉन्च कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट है जिसे आप अपने अनुसार एडिट कर सकते हैं:

प्रॉडक्ट लॉन्च कम्युनिकेशन प्लान

OBJECTIVES

1.

2.

TARGET MARKET

1.

2.

MESSAGING MATRIX

TEAM MEMBERS

1.

2.

3. 

आप केवल ब्रांडिंग उद्देश्यों के लिए टेम्पलेट को इस प्रकार कस्टमाइज़ कर सकते हैं कि यह आपके ब्रांड के रंगों से मेल खाए। फिर ईमेल के माध्यम से डॉकयुमेंट को अपनी मार्केटिंग और सेल्स टीमों के साथ शेयर करें, अगर आपने उन्हें कम्युनिकेशन कार्य भी दिए हैं।

आप अपने अगले प्रॉडक्ट लॉन्च के लिए टेम्पलेट का दुबारा इस्तेमाल कर सकते हैं।

4. प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट

अगर आप इसके बारे में सोचते हैं, तो जिन प्लांस और टेम्पलेट्स के बारे में हमने पिछले सेक्शन में बात की थी (जैसा कि मार्केटिंग कम्युनिकेशन प्लान और टेम्पलेट) भी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कम्युनिकेशन प्लान हैं।

हालाँकि, ऐसी दूसरे प्रोजेक्ट भी हैं जो उन टेम्पलेट्स में शामिल नहीं हैं जिनकी हमने अब तक चर्चा की है। इसलिए, हम इस सेक्शन में प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कम्युनिकेशन प्लान पर अलग से चर्चा करेंगे।

सामान्य तौर पर, एक प्रोजेक्ट मैनेजर को यह जानना चाहिए कि किसी प्रोजेक्ट पर एक साथ काम करते समय उनकी टीम को क्या करने की जरूरत है। यह तय करना उनका काम है कि हर चीज़ का सही ढंग से और समय पर ध्यान रखा जाए। बात यह है कि, एक सफल प्रोजेक्ट कार्यान्वयन के लिए आपकी टीम के सदस्य ही एकमात्र ऐसे लोग नहीं हो सकते हैं जिनसे आपको बात करने की जरूरत है।

अगर आप किसी क्लाइंट के लिए वेबसाइट डिज़ाइन कर रहे हैं , तो आपको प्रोजेक्ट के अलग-अलग स्टेज पर फ्रीलांस वेब डिज़ाइनर और उस क्लाइंट के साथ तालमेल बिठाना होगा। अगर आप अपना खुद का स्टोर बनाने का प्लान बना रहे हैं, लेकिन यह नहीं जानते कि बिजनेस कैसे शुरू करें, तो आपको और भी ज्यादा लोगों से बात करनी होगी। आपको परमिट के बारे में एक वकील से पूछना होगा, सबसे बढ़िया स्ट्रैटेजी पर एक बिजनेस कोच से परामर्श करना होगा, और फिर बाद में एक रिक्रूटर से बेस्ट प्रतिभा को नियुक्त करने में मदद करने के लिए कहना होगा।

यहीं पर एक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कम्युनिकेशन प्लान आता है। यह प्लान आपके कम्युनिकेशन टास्क को ऑर्गनाइज़ करने में मदद कर सकती है जो समग्र प्रोजेक्ट की सफलता के लिए प्रासंगिक हैं।

अगर आप अलग-अलग प्रोजेक्ट स्टेकहोल्डर्स के साथ कोऑर्डिनेट करने वाले अकेले नहीं हैं, तो प्लान आपकी टीम के सदस्यों को एक ही पेज पर रहने में मदद कर सकती है। बस उनके साथ प्लान शेयर करें ताकि वे अपने खास कम्युनिकेशन टास्क को जान सकें।

यहां एक बेहतरीन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कम्युनिकेशन प्लान है जिसे आप टेम्पलेट के रूप में इस्तेमाल कर सकते हैं या इससे प्रेरणा प्राप्त कर सकते हैं:

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कम्युनिकेशन प्लान

Job Details

Client and Brand:

Job Name and Number:

Project Summary

Communication Goals

1.

2.

3.

4.

Stakeholders’ Overview

PERSON CONTACT INFO FREQUENCY    FORMAT/CHANNEL

1. 

2.

3.

प्रोजेक्ट प्रकार के आधार पर बस अपनी कम्युनिकेशन प्लान की विशिष्टताओं और दायरे को एडजस्ट करें।

आपकी दूसरे कम्युनिकेशन प्लांस की तरह, आपको उन कम्युनिकेशन विधियों और चैनलों की रूपरेखा तैयार करनी होगी जिनका इस्तेमाल आप स्टेकहोल्डर्स से संपर्क करने के लिए करेंगे। इनमें व्यक्तिगत या वीडियो मीटिंग , ईमेल, फोन कॉल, डीएम, सोशल मीडिया या कोई दूसरे तरीके शामिल हो सकते हैं।

इसके अलावा, कैसे शामिल करें। क्या आप ग्राहक को साप्ताहिक या पाक्षिक स्थिति रिपोर्ट प्रदान करेंगे? क्या आप बुधवार या गुरुवार को अपने निर्माण सामग्री आपूर्तिकर्ताओं से बात करेंगे? फिर, आपकी कम्युनिकेशन प्लान जितनी ज्यादा विस्तृत होगी, आपके लिए उतना ही बेहतर होगा।

5. स्ट्रैटेजिक कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट

एक स्ट्रैटेजिक कम्युनिकेशन प्लान आपको भविष्य के लिए अपने ऑर्गनाइज़ेशन के नजरिए और उसके लक्ष्यों को कम्युनिकेट करने में मदद करती है। प्लान में उन अलग-अलग तरीकों को निर्दिष्ट किया जाना चाहिए जिनसे आप कंपनी में हर किसी को – ऊपरी मैनेजमेंट से लेकर सामान्य कर्मचारियों तक – को इनके बारे में जागरूक कर सकें। इन लक्ष्यों को कम्युनिकेट करने का लक्ष्य सभी को कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करना है ताकि कंपनी उन्हें हासिल कर सके।

कुछ सैंपल बिजनेस लक्ष्य क्या हैं? जैसा कि हो सकता है कि आप X महीनों में अपने ब्रांड की प्रतिष्ठा में सुधार करना चाहें। या हो सकता है कि आप दूसरे ऑर्गनाइज़ेशन के साथ पार्टनरशिप बढ़ाना चाहें।

चूँकि बिजनेस लक्ष्य, उन्हें प्राप्त करने का क्रम, और कम्युनिकेशन भूमिकाओं के साथ काम करने वाली कंपनी में कर्मचारी बदलते हैं, आपको इस स्थिति में भी एक कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट की जरूरत होती है।

एक अच्छा स्ट्रैटेजिक कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट बिजनेस के खास लक्ष्यों के लिए जगह छोड़ता है। यह आपको प्रत्येक व्यक्ति की कम्युनिकेशन जिम्मेदारियों को आसानी से बदलने की भी अनुमति देता है।

स्ट्रैटेजिक कम्युनिकेशन प्लान

Initiative/Goal:

Communication Objectives:

1.

2.

3.

4.

Audience:

1.

2.

3.

4.

Key Messages:

1.

2.

3.

4.

टेम्प्लेट आपको बिजनेस लक्ष्यों के कंपनी-व्यापी प्रसार के लिए एक टाइमलाइन निर्दिष्ट करने की भी अनुमति देनी चाहिए। केवल एक सामान्य टाइमलाइन न दें। विस्तार प्रक्रिया में शामिल प्रत्येक व्यक्ति को मिलने की डेडलाइन होनी चाहिए। जैसा कि मान लीजिए, आप अपने प्लान में कह सकते हैं कि X को मई तक सीनियर मैनेजर से बात करनी चाहिए थी। इस बीच, Y को अगस्त तक रैंक-एंड-फ़ाइल कर्मचारियों को सूचित करना चाहिए था।

यही एकमात्र तरीका है जिससे आप कंपनी भर में बिजनेस उद्देश्यों का निर्बाध प्रसार तय कर सकते हैं।

ऊपर एक रणनीतिक कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट है जिसे आप अपने इस्तेमाल के लिए एडजस्ट कर सकते हैं।

6. इंटरनल कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट

एक इंटरनल कम्युनिकेशन प्लान यह तय करता है कि आपकी टीम सहित आपके स्टेकहोल्डर्स कंपनी में क्या चल रहा है, इसकी नवीनतम जानकारी रखते हैं।

जिस बदलाव वाले मैनेजमेंट कम्युनिकेशन प्लान की हमने ऊपर चर्चा की, वह असल में एक तरह का इंटरनल कम्युनिकेशन प्लान है। हालाँकि, चर्चा के लायक दूसरे इंटरनल कम्युनिकेशन प्लांस भी हैं।

जैसा कि मान लीजिए, आप नई ऑनबोर्डिंग स्ट्रैटेजी या वर्कप्लेस व्यवस्थाओं को कम्युनिकेट करने के लिए एक इंटरनल कम्युनिकेशन प्लान का इस्तेमाल करेंगे (यानी, एक नई व्यवस्था जिसमें आधे वर्कफोर्स को रिमोट और दूसरे आधे को साइट पर काम करते हुए देखा जाता है)।

पहले मामले में, एक अच्छे कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट से आपको यह निर्दिष्ट करने की अनुमति मिलनी चाहिए कि नए कर्मचारियों को शामिल करने के लिए कौन से टूल का इस्तेमाल करना है। इससे आपको उन प्लेटफार्मों को समझाने की भी अनुमति मिलनी चाहिए जिनका इस्तेमाल आप अपने कॉर्पोरेट मूल्यों और नीतियों को नए कर्मचारियों तक प्रसारित करने के लिए करेंगे। आपको अपने द्वारा दिए जाने वाले मैसेज को भी निर्दिष्ट करने में सक्षम होना चाहिए।

इस बीच, नई वर्कप्लेस व्यवस्था के लिए एक कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट आपको इस्तेमाल करने के लिए टीम से जुडने वाला टूल निर्दिष्ट करने की अनुमति देनी चाहिए। एक इंटरनल कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट आपकी टीम को ट्रैक पर रखने के लिए आवश्यक हर चीज़ में आपकी सहायता करेगा।

यह टेम्प्लेट आपके संगठन के भीतर कम्युनिकेशन आउटरीच के लिए एक शुरुआती बिंदु के रूप में बहुत अच्छा काम करेगा। यह मुफ़्त है और आप इसे इस्तेमाल के लिए प्रिंट कर सकते हैं।

इंटरनल कम्युनिकेशन प्लान

OBJECTIVES AND GOALS

AUDIENCE

MESSAGES PER STAKEHOLDER

टेम्पलेट काफी सेल्फ-एक्स्प्लेनेटरी है। सबसे पहले, आपको यह तय करना होगा कि स्टेकहोल्डर्स के साथ क्या डिटेल्स शेयर करना है। वे स्टेकहोल्डर्स जरूरी तौर पर आपकी कंपनी के वे लोग हैं जिन्हें उन नई इंटरनल व्यवस्थाओं या नीतियों के बारे में जानने की जरूरत है।

इसलिए, हमारे नए वर्कप्लेस व्यवस्था उदाहरण में स्टेकहोल्डर्स कंपनी में व्यावहारिक रूप से हर कोई होगा। हालाँकि, आपके मैसेज अलग-अलग स्टेकहोल्डर्स के लिए अलग-अलग होंगे। आप आधे कार्यबल को साइट पर रिपोर्ट करने के लिए और दूसरे आधे को ऑनलाइन रिपोर्ट करने के लिए कहेंगे।

आपको अपने कम्युनिकेशन प्लान टेम्पलेट में उन नई नीतियों को भी शामिल करना होगा जिनके बारे में आप दूरस्थ कार्यबल को सूचित करेंगे (जैसा कि मान लीजिए, उन्हें किस समय ऑनलाइन होना चाहिए, उन्हें सहकर्मियों के मैसेज का जवाब कैसे देना चाहिए, आदि)।

कम्युनिकेशन प्लान आपकी किस प्रकार मदद कर सकती है?

कम्युनिकेशन प्लांस आपको उचित स्टेकहोल्डर्स तक सही जानकारी असरदार ढंग से भेजने में मदद कर सकती हैं। इस बीच, कम्युनिकेशन प्लांस के लिए बिजनेस टेम्पलेट आपको ये प्लांस बनाने में मदद करते हैं। इसलिए, हर बार कोई स्थिति सामने आने पर उन्हें शुरू से लिखने के बजाय, आपको लक्ष्यों के असरदार कम्युनिकेशन को तय करने के लिए केवल जरूरी वैरिएबल भरने होंगे।

आपने अलग-अलग मौकों के लिए कम्युनिकेशन प्लांस के लिए बिजनेस टेम्पलेट्स के उदाहरण के बारे में जाना: मैनेजमेंट, मार्केटिंग, प्रॉडक्ट लॉन्च, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट, स्ट्रैटेजिक और दूसरे इंटरनल बदलाव।

अपने लाभ के लिए टेम्प्लेट का इस्तेमाल करें या उनसे प्रेरणा लें। देखें कि वे आपको सही मैसेज सही लोगों तक पहुंचाने में कैसे मदद कर सकते हैं। दूसरी अच्छी खबर? आपको लिखने में ज्यादा समय खर्च नहीं करना पड़ेगा।