क्या आपको याद है जब हम स्कूल में थे और हमें ग्रुप प्रोजेक्ट करने थे? आइडिया एक टीम के रूप में काम करने और विचारों को शेयर करने का था।
बस यही एक छोटी सी बात थी: हर किसी की बात नहीं सुनी गई या उस पर विचार नहीं किया गया। जब तक आप टीम में ज़ोरदार व्यक्ति न हों, अपनी राय बताना सच में कठिन था।
याद आया न? 😀
यही बात आज भी लागू है जब हम वयस्क होकर कुछ अधिक गंभीर प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं। किसी कंपनी में काम करते समय असरदार कम्युनिकेशन काफी मददगार साबित हो सकता है।
कई लोग कहेंगे कि व्यापार जगत में असफल होने का सबसे बड़ा कारण खराब निर्णय लेना है। हालाँकि इससे एक कंपनी को लाखों डॉलर का नुकसान हो सकता है, लेकिन इससे भी बड़ा ख़तरा है: कम्युनिकेशन ब्रेकडाउन।
आज दुनिया भर में हो रही महामारी के साथ यह और भी सच है। अधिकांश बिजनेस ने दूर से काम करना शुरू कर दिया, जिसका मतलब था कि हमें संवाद करने के नए तरीके सीखने थे। संक्षेप में, यह कहना कि वर्कप्लेस पर कम्युनिकेशन महत्वपूर्ण है, बहुत बड़ी बात होगी।
बिजनेस की दुनिया में “इसे कहने की जरूरत नहीं” फ्रेज को हटा दिया जाना चाहिए, क्योंकि अगर कुछ महत्वपूर्ण है तो वह कहे बिना ही चला जाता है। इस तेज़ गति वाली डिजिटल दुनिया में, अपने लक्ष्यों और कार्यों की स्पष्ट समझ किसी बिजनेस को बना या बिगाड़ सकती है।
कम्युनिकेशन ब्रेकडाउन क्या है?
कम्युनिकेशन ब्रेकडाउन कम्युनिकेशन की कमी है, दो या दो से अधिक लोगों के बीच सूचनाओं के आदान-प्रदान में विफलता है।
अच्छा कम्युनिकेशन बेहतर बिजनेस पर्फोर्मेंस, बेहतर प्रोडक्टिविटी और उच्च स्टाफ रिटेंशन में परिलक्षित होता है। किसी ऑर्गनाइज़ेशन के लिए कम्युनिकेशन प्राथमिकता होनी चाहिए। अगर कोई समस्या है तो सभी को इसमें शामिल होना चाहिए और उन्हें दूर करने का प्रयास करना चाहिए।
कम्युनिकेशन ब्रेकडाउन के उदाहरण
आइए निम्नलिखित बुनियादी परिदृश्य पर एक नज़र डालें:
रमेश और सुरेश एक साथ एक प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं। काम पूरा करने के लिए उन्हें एक काम पूरा करना होता है, लेकिन वे दोनों सोचते हैं कि दूसरा इसे संभाल लेगा। पूरी बात एक डेडलाइन चूकने और उन दोनों के बीच इस बात पर उंगली उठाने की ओर ले जाती है कि किसने क्या किया।
अगर वे इसके बारे में अधिक खुलकर बात करते तो इसे रोका जा सकता था। मुद्दा संसाधनों की कमी नहीं बल्कि कम्युनिकेशन का ब्रेकडाउन था। यह कम्युनिकेशन के पूरी तरह से अस्त-व्यस्त हो जाने का केवल एक उदाहरण है।
उदाहरण सहित कम्युनिकेशन ब्रेकडाउन के अन्य संभावित कारण:
- धारणाओं पर भरोसा करना – जैसा कि मैंने ऊपर के उदाहरण में बताया है, यह गलतफहमी कि कौन क्या करेगा, भ्रमित कर सकता है। एक बार जब कर्मचारी धारणाएं बनाना शुरू कर देते हैं, तो यह ऊपर से नीचे तक खराब प्रबंधन कम्युनिकेशन का संकेतक है।
- गलत व्याख्या – जब हम आमने-सामने मीटिंग कर रहे होते हैं तो स्पष्टता प्राप्त करना आसान होता है। आप इस समय हमेशा अनुवर्ती प्रश्न पूछ सकते हैं। हालाँकि, जिस लिखित कम्युनिकेशन का हम अभी अधिकतर उपयोग कर रहे हैं, वह अवसर खो गया है।
- यह मानते हुए कि हर कोई कंपनी की बातों को समझता है – यह विशेष रूप से आम है जब नए लोग किसी टीम में शामिल होते हैं। कर्मचारी अपनी कॉर्पोरेट भाषा का उपयोग करना जारी रखते हैं, और नए लोग यह पूछने में सहज महसूस नहीं करते हैं कि इसका क्या मतलब है। जब ऐसा होता है, तो उनमें समझ की कमी हो जाती है और वे आमतौर पर सुनना बंद कर देते हैं।
- एकतरफा कम्युनिकेशन – बेशक, कुछ स्तर का अधिकार जरूरी है, लेकिन फिर भी, मैनेजर और कर्मचारियों को सहयोग करने की जरूरत है। अगर रिश्ता एक तानाशाह बनाम नौकर जैसा दिखने लगे, तो कुछ पुनर्मूल्यांकन करने का समय आ गया है।
- लगातार नकारात्मक प्रतिक्रिया – समय-समय पर नकारात्मक प्रतिक्रिया मिलना ठीक है, यह स्वस्थ भी है। इससे हमें अगली बार बेहतर प्रदर्शन करने में मदद मिलती है। समस्या यह है कि जब हम कुछ अच्छा कर रहे होते हैं तो हमारी लगातार आलोचना होती रहती है और प्रशंसा नहीं मिलती। नकारात्मक बातों पर ध्यान केंद्रित करने से लोगों को लगता है कि कंपनी उन्हें महत्व नहीं दे रही है। जल्द ही, एक और कंपनी होगी जो उन्हें प्रोत्साहित करेगी और उन्हें महसूस कराएगी कि उन्हें देखा जा रहा है।
- सांस्कृतिक भिन्नताएँ – अगर हम अंतरराष्ट्रीय ग्राहकों या विदेश के कर्मचारियों के साथ काम करते हैं, तो हमें सांस्कृतिक विविधता का सामना करना पड़ता है। विभिन्न पृष्ठभूमि के लोगों को मिलाने का प्रयास करना महत्वपूर्ण है, हालांकि, प्रबंधकों को समान या समान संस्कृति के लोगों द्वारा राजी किया जाता है, जिससे कम्युनिकेशन करते समय सभी को चुनौतियों का सामना करना पड़ता है।
कम्युनिकेशन ब्रेकडाउन के और भी कई कारण हैं, लेकिन एक बार जब हम तय कर लें कि उन्हें संबोधित करने का समय आ गया है तो उन सभी को हल करना आसान है। कम्युनिकेशन समस्याओं को हल करने के लिए हमें कम्युनिकेट करने की जरूरत है। किसी ऑर्गनाइज़ेशन के भीतर समाधान खोजने में यह महत्वपूर्ण है। तो आगे क्या करें?
कम्युनिकेशन ब्रेकडाउन होने से कैसे बचें?
अब जब हमने समस्याओं की जड़ों का पता लगा लिया है, तो कुछ समाधान तलाशने का समय आ गया है।
- आइडिया को शेयर करने के लिए एक सुरक्षित स्पेस बनाएं – हम सभी विचारों को साझा करने या दूसरों के सामने चिंता व्यक्त करने में सहज नहीं हैं। निजी तौर पर, जब मैं सार्वजनिक रूप से बोलता हूं तो मुझे ऐसा लगता है जैसे मुझे स्टैंड पर रख दिया गया है। मैं यहां जो सुझाव दूंगा वह यह है कि हर किसी को गुमनाम प्रतिक्रिया देने का मौका दिया जाए, या केवल इस बात पर जोर दिया जाए कि विचार साझा करते समय कोई नतीजा न निकले।
- खुले दरवाज़े की नीति रखें – जैसा कि मैंने पहले कहा था, हममें से सभी सार्वजनिक रूप से बात नहीं करना चाहते हैं इसलिए बस अपना दरवाज़ा खुला रखें, या आज की दुनिया में, अपनी बातचीत। लेकिन सावधान रहना। इससे पूरे दिन में कई रुकावटें आ सकती हैं। दूसरी बात यह है कि कई लोग किसी भी समय अपने प्रश्नों का उत्तर देने के लिए आप पर निर्भर हो जाएंगे। मेरा सुझाव है कि कुछ निश्चित घंटे निर्धारित करें जब लोगों को प्रश्न पूछने के लिए स्वागत हो ताकि आप बाकी समय अपने काम पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
- खुले दरवाजे की नीति की बात करते हुए, सुनिए – इसलिए न केवल दरवाजे खुलें, बल्कि कान भी खुलें, क्योंकि कम्युनिकेशन दोनों तरफ से होता है। इसके अतिरिक्त, जब हम संवाद करते हैं तो हमें सहानुभूति का अभ्यास करना चाहिए; जजी मैकजुजर्सन बनने के बजाय खुद को दूसरों की जगह पर रखें और दूसरों को बोलने के लिए प्रोत्साहित करने का प्रयास करें। जब हम लोगों की प्रशंसा करते हैं और उन्हें प्रोत्साहित करते हैं, तो वे स्वागत और मूल्यवान महसूस करने लगते हैं, और वे संभवतः अपने काम में और अधिक प्रयास करेंगे। दैनिक स्टैंड-अप या आमने-सामने हमारी सामान्य प्रथा होनी चाहिए जहां हर किसी को अपनी बात कहने का मौका मिले।
- सही सॉफ़्टवेयर टूल में निवेश करें – सही टूल कम्युनिकेशन को बेहतर बना सकते हैं। इस समय हम सभी जिस भौतिक दूरी का सामना कर रहे हैं, उसके कारण कम्युनिकेशन संबंधी सभी समस्याएं और भी गंभीर हो सकती हैं। हमारे लिखित कम्युनिकेशन पर भरोसा करना कोई पिकनिक नहीं है। चेहरे के भाव और शारीरिक भाषा के बिना, किसी को गलत समझना अविश्वसनीय रूप से आसान है। तो बस यहां-वहां एक इमोजी फेंकें और अगली सबसे अच्छी बात – समय-समय पर अपना कैमरा चालू करें। स्वाभाविक रूप से, इसे प्राप्त करने के लिए आपको सही सॉफ़्टवेयर की जरूरत है। इस दृष्टि से, चैंटी एक बड़ी संपत्ति होगी। यह एक ज्ञान-साझाकरण मंच और सभी जरूरी जानकारी प्राप्त करने के लिए एक केंद्रीय स्थान के रूप में भी कार्य कर सकता है। कार्यों की खोज करें, लक्ष्यों की समीक्षा करें और कंपनी में अपने साथियों से बात करें।
- कमांड चेन को परिभाषित करें – हर किसी को स्पष्ट विचार होना चाहिए कि किससे बात करनी है और किसे रिपोर्ट करना है। किसी कार्य के लिए एक लीड नियुक्त करें जो संपूर्ण प्रगति और सूचना के प्रवाह का प्रभारी होगा। और स्वाभाविक रूप से, सभी को बताएं।
- टीम-निर्माण का उपयोग करें – जब लोग व्यक्तिगत स्तर पर एक-दूसरे को जानते हैं, तो पेशेवर स्तर थोड़ा आसान हो जाता है। एक-दूसरे को जानने के लिए टीम-निर्माण एक बेहतरीन आइस-ब्रेकर है। और यह ज़रूरी नहीं है कि यह सप्ताहांत की छुट्टी हो। काम के घंटों के दौरान या उसके बाद (निश्चित रूप से सभी सुरक्षा उपायों का पालन करते हुए) टीम-निर्माण एक मज़ेदार खेल हो सकता है। यहां तक कि शुक्रवार को ड्रिंक पर एक साधारण कॉल भी काम कर सकती है।
कम्युनिकेशन ब्रेकडाउन क्यों होता है?
मुझे डर है कि कम्युनिकेशन ब्रेकडाउन की समस्या का सामना हम सभी को अपने करियर में कभी न कभी करना पड़ेगा। नकारात्मक बातों पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय, हम सभी को अपना सर्वश्रेष्ठ करने का प्रयास करना चाहिए और अपने आस-पास के लोगों के साथ बेहतर संबंधों को बढ़ावा देना चाहिए।
मजबूत रिश्ते बनाने में समय और मेहनत लगती है, लेकिन अंत में, यह इसके लायक है। अपने साथियों के साथ खुला ग्रुप कम्युनिकेशन करने से सभी को अपने काम में संतुष्ट और आरामदायक महसूस करने में मदद मिलती है। उम्मीद है, ये जानकारियां हमें एक-दूसरे, एक टीम या ऑर्गनाइज़ेशन और प्रबंधन के साथ स्वस्थ और अधिक उत्पादक संबंधों का रास्ता खोजने में मदद कर सकती हैं।
अगर हम सर्वोत्तम अभ्यास तकनीकों को लागू करके इंटरनल कम्युनिकेशन में सुधार करना चाहते हैं, तो हम सभी अपने काम और करियर में उत्कृष्टता प्राप्त कर सकते हैं। तो बेझिझक मुझे एक पंक्ति छोड़ें और बताएं कि यह कैसा चल रहा है। क्या आपने कभी कम्युनिकेशन व्यवधान का अनुभव किया है और आपने उस पर कैसे काबू पाया?
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