डाउनवर्ड कम्युनिकेशन क्या है? 

क्या आप जानते हैं कि 71% कर्मचारी कहते हैं कि जब वे कम्युनिकेशन के जरिए अपने सहकर्मियों से जुड़ाव महसूस करते हैं तो वे अधिक प्रॉडक्टीव होते हैं? यह वर्कप्लेस में असरदार कम्युनिकेशन के महत्व को दर्शाता है।

इसमें कोई शक नहीं है, वर्क एनवाइरनमेंट में इस्तेमाल की जाने वाली कम्युनिकेशन तकनीकें कर्मचारी के पर्फोर्मेंस और सहयोग प्रयासों को प्रभावित करती हैं। वर्कप्लेस में टॉप-डाउन कम्युनिकेशन, कम्युनिकेशन का एक सामान्य रूप है और इसका सहयोग प्रयासों और कर्मचारी जुड़ाव पर पॉज़िटिव और नेगेटिव दोनों प्रभाव पड़ता है।

डाउनवर्ड कम्युनिकेशन का क्या अर्थ है? यह वर्कप्लेस पर पर्फोर्मेंस और सहयोग को कैसे प्रभावित करता है? कर्मचारी सहभागिता को असरदार ढंग से उत्पन्न करने के लिए बिजनेस क्या कर सकते हैं?

इस आर्टिकल में, आप कम्युनिकेशन के इस रूप के प्रभाव के बारे में जानेंगे और बिजनेस कैसे कर्मचारियों के बीच कर्मचारियों की सहभागिता और सहयोग के प्रयासों को बेहतर बना सकते हैं। तो आप तैयार है? चलिए शुरू करते हैं। 

डाउनवर्ड कम्युनिकेशन: यह क्या है और यह कैसे काम करता है

किसी मैनेजर से कर्मचारी तक किसी भी प्रकार का कम्युनिकेशन, चाहे वह उनके सीधे मैनेजर से हो या उनकी मैनेजमेंट चेन में किसी दूसरे व्यक्ति से हो, को डाउनवर्ड कम्युनिकेशन के रूप में परिभाषित किया गया है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि व्यक्ति जानकारी को कैसे संसाधित करते हैं और तनाव पैदा करने वालों पर कैसे प्रतिक्रिया देते हैं, इस प्रकार का कम्युनिकेशन कर्मचारी की व्यस्तता, पर्फोर्मेंस और मनोबल को पॉज़िटिव या नेगेटिव रूप से प्रभावित कर सकता है।

इसे डाउनवर्ड कम्युनिकेशन यानी “ऊपर से नीचे कम्युनिकेशन” के रूप में भी जाना जाता है। कम्युनिकेशन के इस रूप में किसी ऑर्गनाइज़ेशन के पदानुक्रम के निचले भाग में मैसेज भेजना शामिल है। डाउनवर्ड कम्युनिकेशन तभी सफल माना जाता है जब ऑर्गनाइज़ेशन के सबसे निचले पद पर बैठे व्यक्ति को मैसेज मिल गया हो।

एक आदर्श दुनिया में, किसी ऑर्गनाइज़ेशन के भीतर प्रत्येक स्तर दैनिक कार्यों को पूरा करने और प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाने के लिए ऊपर और नीचे के लोगों के साथ काम करता है। व्यवहार में, कई संगठनों को विभागों के बीच बेहतर कम्युनिकेशन की जरूरत होती है, शायद सबसे विशेष रूप से कंपनी के ऊपरी मैनेजमेंट लेवल के बीच।

एक कारण यह है कि कई मैनेजर यह नहीं जानते कि अपने कर्मचारियों के साथ असरदार ढंग से कैसे संवाद किया जाए। इससे इस बात पर गलत कम्युनिकेशन या भ्रम पैदा होता है कि किस कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है और इसे क्यों करने की जरूरत है। इन मुद्दों से बचने के लिए, प्रबंधकों को अपने ऑर्गनाइज़ेशन के लिए कम्युनिकेशन का सबसे अच्छा माध्यम सीखना चाहिए, चाहे वह आमने-सामने की बातचीत हो, ईमेल हो, या लिखित मेमो हो।

डाउनवर्ड कम्युनिकेशन के उदाहरण और माध्यम

आज की कारोबारी दुनिया में, ऊपर से नीचे तक कम्युनिकेशन बड़े पैमाने पर और लगभग अपरिहार्य है। ऑर्गनाइज़ेशन के लक्ष्यों के बारे में अपडेट या स्पष्टीकरण साझा करते समय, इस प्रकार के कम्युनिकेशन का अक्सर इस्तेमाल किया जाता है। यहां टॉप-डाउन कम्युनिकेशन के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

• प्रोजेक्ट फीडबैक 
• वार्षिक रिपोर्ट्स
• कंपनी की पॉलिसी के बारे में बताना 
• कंपनी के टार्गेट को समझाना 
• ट्रेनिंग 
• पर्फोर्मेंस मूल्यांकन
• कार्य निर्देश
• नोटिस या अपडेट 

ऊपर से नीचे कम्युनिकेशन के माध्यमों में शामिल हैं:

• ईमेल
• मेमो और न्यूजलेटर 
• फ़ोन पर बातचीत
• स्टाफ मीटिंग (आमने-सामने बैठकर चर्चा)

कर्मचारी में सहभागिता की भावना असरदार ढंग से कैसे लाएँ? 

आपके कर्मचारी आपके ऑर्गनाइज़ेशन के बारे में प्रतिदिन कैसा महसूस करते हैं, यह इस बात का हिस्सा है कि हम कर्मचारी सहभागिता को कैसे मापते हैं। दूसरा भाग वह ऊर्जा है जो वे कार्यालय में लाते हैं। हालाँकि, अपने कर्मचारियों की व्यस्तता को बनाए रखना मुश्किल हो सकता है, जो वर्कफ़्लो को प्रभावित कर सकता है।

कर्मचारियों की व्यस्तता बनाए रखने से पर्फोर्मेंस में वृद्धि होगी, टीम खुश होगी और अंततः प्रॉडक्टिविटी बढ़ेगी।

आपके ऑर्गनाइज़ेशन में कर्मचारी जुड़ाव बढ़ाने में मदद करने के लिए यहां शीर्ष युक्तियां दी गई हैं।

अपने कर्मचारियों की तारीफ करना 

कर्मचारियों की सहभागिता और प्रॉडक्टिविटी बढ़ाने का एक तरीका उनकी कोशिशों की तारीफ करना है। हर किसी को अपने मेहनत की तारीफ सुनना पसंद होता है। जब यह हासिल हो जाता है, तो कर्मचारी मूल्यवान महसूस करते हैं और अधिक काम करने के लिए प्रेरित होते हैं। इसके अलावा, यदि आप कर्मचारी प्रतिधारण से जूझ रहे हैं, तो अपने कर्मचारियों को पहचानने से इसमें मदद मिलती है।

इसके अतिरिक्त, जब एक कर्मचारी को मान्यता दी जाती है, तो दूसरों को भी मान्यता प्राप्त होने के लिए प्रेरित होने की संभावना होती है। रिजल्ट? वर्कप्लेस पर मनोबल में उल्लेखनीय वृद्धि।

अपनी टीम को पहचानने के लिए विभिन्न विचारों के साथ आएं। उदाहरण के लिए, आप अपने कर्मचारियों को ईमेल भेजकर उनकी प्रशंसा करते हुए और उनकी कार्य उपलब्धियों, वर्षगाँठ और जन्मदिन का जश्न मनाकर उन्हें पहचान सकते हैं। जब कर्मचारियों को वांछित और सराहना महसूस होगी, तो उनका मनोबल बढ़ेगा और वे अधिक व्यस्त हो जाएंगे।

फीडबैक देने को बढ़ावा देना 

तारीफ की तरह, फीडबैक से कर्मचारी जुड़ाव बढ़ता है। मैनेजर को अपनी टीम मेम्बर के साथ लगातार रिव्यू सेशन करने के लिए प्रोत्साहित करके शुरुआत करें। कर्मचारियों का फीडबैक पाने का दूसरा तरीका इन-हाउस सर्वे करना है। सर्वे संगठनों को कर्मचारियों के हितों को मापने और सुझाव और राय प्राप्त करने में मदद करते हैं। इससे सहयोग को बढ़ावा मिलता है।

नए कर्मचारियों को सही तरीके से ऑनबोर्ड करना और ट्रेनिंग देना 

कर्मचारियों को उनके काम में शामिल करने और उन्हें अपने ऑर्गनाइज़ेशन का हिस्सा महसूस कराने का एक आसान तरीका उन्हें उचित तरीके से शामिल करना है। सही तरीके से ऑनबोर्डिंग आपकी कंपनी में उनके अनुभव का आधार बनती है और साथ ही माहौल भी तैयार करती है। साथ ही, जब कोई ऑर्गनाइज़ेशन कर्मचारियों को ट्रेनिंग देने अपना समय लगाता है, तो इससे उन्हें अपने कौशल को निखारने में मदद मिलती है, जिससे उन्हें मूल्यवान महसूस होता है और उनके पर्फोर्मेंस में सुधार होता है।

मानसिक और शारीरिक स्वास्थ्य को प्राथमिकता देना 

कर्मचारी संभवतः अपनी नौकरियों में बेहतर ढंग से संलग्न होंगे जब उनके ऑर्गनाइज़ेशन यह जान लेंगे कि उनके मानसिक स्वास्थ्य को कैसे प्राथमिकता दी जाए। यही सिद्धांत शारीरिक स्वास्थ्य पर भी लागू होता है। इस श्रेणी में उच्च अंक प्राप्त करने के लिए, आप प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक कल्याण पहल का आयोजन कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, ऑर्गनाइज़ेशन सदस्यता छूट की पेशकश करने के लिए जिम के साथ सहयोग कर सकता है। इसके अलावा, एक ध्यान कक्षा कर्मचारियों को तब ब्रेक लेने में मदद कर सकती है जब वे परेशान हों और बर्नआउट से निपट रहे हों। इससे कर्मचारियों के पर्फोर्मेंस में सुधार लाने में काफी मदद मिलेगी।

डाउनवर्ड कम्युनिकेशन के फायदे 

वर्कप्लेस में कम्युनिकेशन के इस रूप के फायदे और नुकसान दोनों हैं। एक ओर, यह ऑर्गनाइज़ेशन के भीतर एकता की भावना पैदा करता है क्योंकि यह कार्यकारी स्तर और रैंक-एंड-फ़ाइल कर्मचारियों के बीच कम्युनिकेशन की एक ओपन लाइन बनाए रखने का एक तरीका है।

हालाँकि, इस प्रकार का कम्युनिकेशन दूसरे तरीकों से कम असरदार है, जैसे कि यह सुनिश्चित करना कि सभी कर्मचारी कंपनी की नीति के अनुरूप हैं। ऊपर से नीचे कम्युनिकेशन के कुछ फायदे नीचे जानें।

यह जिम्मेदारी सौंपना आसान बनाता है

वर्कप्लेस में प्रॉडक्टिविटी के लिए डेलीगेशन जरूरी है। जब मैनेजर डेलीगेट नहीं करते हैं, तो ऑर्गनाइज़ेशन खराब पर्फोर्मेंस करता है। कर्मचारी खुद को उपेक्षित और अप्रासंगिक महसूस करते हैं। कम्युनिकेशन का यह रूप मैनेजर या ऑफिसर को आसानी से टास्क डेलीगेट करने में मदद करता है। जब जानकारी ऊपर से नीचे तक प्रसारित की जाती है, जैसा कि नीचे की ओर कम्युनिकेशन के मामले में होता है, तो वर्कप्लेस सही रहता है, और पर्फोर्मेंस बढ़ता है। साथ ही, टॉप-डाउन कम्युनिकेशन कार्यों को आवंटित करने और वितरित करने की प्रक्रिया को सरल बनाता है।

यह अनुशासन पैदा करता है

आमतौर पर, इस प्रकार के कम्युनिकेशन में ऑर्गनाइज़ेशन में उच्चतम स्तर से निम्नतम स्तर तक जानकारी प्रसारित करना शामिल होता है। कम्युनिकेशन का यह रूप कर्मचारियों को प्रबंधकों के निर्देशों का अनुपालन करने के लिए प्रेरित करता है। यह कार्य वातावरण में अनुशासन को भी बढ़ावा देता है, जिससे प्रॉडक्टिविटी बढ़ती है।

इससे कार्यक्षमता बढ़ती है

भविष्य का वर्कप्लेस कार्यकुशलता पर निर्भर करता है। जब किसी ऑर्गनाइज़ेशन में ऊपर से नीचे तक निर्देश दिए जाते हैं, तो इससे न केवल अनुशासन पैदा होता है, बल्कि दक्षता भी बढ़ती है। इसका कारण यह है कि उच्चाधिकारी अपने पद से पारित निर्देशों का समन्वय करने में सक्षम होते हैं। साथ ही, कर्मचारी अपने पर्यवेक्षकों या मैनेजर से आसानी से फीडबैक प्राप्त कर सकते हैं। इससे पर्फोर्मेंस और सहयोग में वृद्धि होती है।

डाउनवर्ड कम्युनिकेशन की कमियाँ

डाउनवर्ड कम्युनिकेशन करने से उन लोगों के लिए नेगेटिव रिजल्ट हो सकते हैं जो कड़ी मेहनत करते हैं लेकिन उन्हें ऊपरी मैनेजमेंट से तारीफ या पहचान की जरूरत होती है। इन मामलों में, टॉप-डाउन कम्युनिकेशन मैनेजर के जरिए अपनी रिपोर्ट को नियंत्रण में रखने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले नियंत्रण का एक रूप बन जाता है। इस प्रकार के कम्युनिकेशन में कुछ कमियाँ हैं।

यह गलतफहमी पैदा करता है

एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक भेजे गए मैसेज का गलत अर्थ निकाले जाने की संभावना रहती है। इसका कारण यह है कि लोग आसान से निर्देशों की भी अलग-अलग व्याख्या करते हैं। इसके अलावा, जब कोई मैसेज एक व्यक्ति से कई लोगों तक भेजा जाता है, तो वह शायद ही कभी एक टुकड़े में अंतिम व्यक्ति तक पहुंचता है।

महत्वपूर्ण जानकारी के बारे में मैनेजर को कड़ी मेहनत से अपडेट करने के बाद, आपको पता चलता है कि पदानुक्रमित सीढ़ी के नीचे पहुंचते ही मैसेज बदलने लगता है। अधिक से अधिक, आपको या तो एक सामान्य ईमेल बनाकर भेजना होगा, उदाहरण के लिए ईमेल टेम्प्लेट क्रिएटर्स का इस्तेमाल करके या आशा करें कि अंतिम व्यक्ति तक पहुंचने से पहले यह गलत न हो जाए। यह सहयोग प्रयासों और कर्मचारी पर्फोर्मेंस को प्रभावित कर सकता है।

फीडबैक अक्सर धीमा होता है

डाउनवर्ड कम्युनिकेशन करने का एक और दोष यह है कि यह त्वरित प्रतिक्रिया की अनुमति नहीं देता है। पहले ऊपर-ऊपर से आगे-पीछे की एक्टिविटी, फिर नीचे संगठनात्मक सीढ़ी तक, और फिर ऊपर, जो समय लेने वाली है। इसके परिणामस्वरूप विकृत मैसेज, धीमी प्रतिक्रिया और कभी-कभी विलंबित प्रतिक्रिया और अंततः कम पर्फोर्मेंस के परिणामस्वरूप समस्याएं उत्पन्न होती हैं।

ऊपर से नीचे तक कम्युनिकेशन मनोबल गिराने वाला हो सकता है

कम्युनिकेशन का यह रूप निर्देशात्मक है; इसलिए, यह कर्मचारियों और मैनेजमेंट को असरदार ढंग से संवाद करने की अनुमति नहीं देता है। कर्मचारियों के विचारों, राय और सुझावों पर केवल उच्च अधिकारियों के साथ ही चर्चा की जा सकती है, जिसके परिणामस्वरूप मोटिवेशन की कमी और निराशा होती है। इससे सहयोग और पर्फोर्मेंस पर नेगेटिव प्रभाव पड़ सकता है। 

कर्मचारी सहयोग और पर्फोर्मेंस की कुंजी कर्मचारी की सहभागिता है

प्रचार और हो-हल्ले के बावजूद, बहुत से बिजनेस को अभी भी पर्फोर्मेंस और सहयोग प्रयासों को बढ़ावा देने के लिए कर्मचारी जुड़ाव में सुधार करने में मदद की ज़रूरत है। यह आंशिक रूप से संगठनों के अभी भी पारंपरिक मैनेजमेंट और लीडरशिप प्रैक्टिस पर बहुत अधिक निर्भर होने के कारण है।

स्पष्ट लक्ष्यों, मार्गदर्शन और फीडबैक के साथ कर्मचारियों को सीधे शामिल करने के बजाय, मैनेजर अक्सर नीचे की ओर कम्युनिकेशन रणनीतियों पर सख्ती से भरोसा करते हैं। अफसोस की बात है कि इस प्रकार का कम्युनिकेशन पर्फोर्मेंस और सहयोग के लिए बहुत असरदार नहीं है। मुझे यह जानना अच्छा लगेगा कि इस प्रकार के कम्युनिकेशन ने आपके ऑर्गनाइज़ेशन में कर्मचारियों के पर्फोर्मेंस और सहयोग को कैसे प्रभावित किया है।