बेशक, सभी दिन एक जैसे नहीं हो सकते। आप इंसान हैं, मशीन नहीं। लेकिन अगर आप खुद को यह कहते हुए पाते हैं कि “कार्यों की सूची लंबी होती जा रही है” से ज्यादा “काम पर मेरा दिन बहुत उपयोगी रहा”, तो आप सही जगह पर आ गए हैं।
यह ब्लॉग हर किसी के लिए है – मैनेजर, कर्मचारियों और संस्थापकों के लिए जो अपने दिन पर कब्ज़ा करना चाहते हैं और कार्यों से भटकना नहीं चाहते हैं।
शुरू करने से पहले, मुझे यह बताना होगा कि बढ़ती कार्यों की सूची में जरूरी नहीं कि आपकी गलती हो। ऐसे कई बाहरी कारक हैं जो भूमिका निभाते हैं।
रिपोर्ट के अनुसार 70% श्रमिकों ने स्वीकार किया कि जब वे काम पर होते हैं तो वे किस तरह विचलित महसूस करते हैं।
काम पर अपनी प्रभावशीलता को अधिकतम करने के लिए चैंटी का प्रॉडक्टिविटी पाठ्यक्रम लेने के लिए आपका स्वागत है ।
बातचीत करने वाले सहकर्मी और ऑफिस का शोर 80% कर्मचारियों के लिए सबसे ज्यादा ध्यान भटकाने वाली चीज़ के रूप में उजागर किए गए और 60% से ज्यादा उत्तरदाताओं ने मीटिंग को उनके प्रॉडक्टीव होने के रास्ते में एक और रुकावट के रूप में देखा।
फिर भी, इसके कई अन्य कारण भी हैं। सवाल यह है कि आप क्या कर सकते हैं?
खैर, आप जो सबसे अच्छा कर सकते हैं वह यह पहचानना है कि आपके प्रॉडक्टिविटी स्तर पर क्या प्रभाव पड़ रहा है और उस पर काम करें। कभी-कभी, ये छोटे-छोटे बदलाव ही होते हैं जो महत्वपूर्ण अंतर ला सकते हैं। ज्यादा प्रॉडक्टीव होने के लिए जहां भी आवश्यक हो, आवश्यक परिवर्तन करने के लिए तैयार रहना ही आदर्श है। अन्यथा, वह दिन दूर नहीं जब सारा तनाव बर्नआउट की ओर ले जाएगा।
रुकिए, वास्तव में प्रॉडक्टीव दिन किसे कहा जा सकता है?
सीधे शब्दों में कहें तो एक प्रॉडक्टीव दिन वह होता है जब आप प्राथमिकता वाले कार्यों को पूरा कर लेते हैं या ऐसे परिणाम प्राप्त कर लेते हैं जो परियोजना को आगे बढ़ाने में आपकी मदद कर सकते हैं। यह आपके काम के घंटों को बढ़ाने और व्यायाम करने, कपड़े धोने आदि जैसे व्यक्तिगत कार्यों से समझौता करने के बराबर नहीं है।
अपने कार्यदिवस के अंत तक, आपको असहनीय लंबित कार्य सूची से डरे बिना अपने लिए समय निकालने में सक्षम होना चाहिए। लेकिन ऐसा कैसे करें क्या आप सुनिश्चित करते हैं कि आपके पास एक है? नीचे हम 11 टिप्स साझा करते हैं:
1. कार्यों को प्राथमिकता दें
क्या आपने कभी यह कहावत सुनी है “पहले जीवित मेंढक खाओ और इससे बुरा कुछ नहीं होगा”?
जिन्होंने ऐसा नहीं किया, उनके लिए इसका मतलब है कि सबसे कठिन काम पहले करना और बाकी दिन आसान हो जाएगा।कैसे? यह काम करता है क्योंकि आप सबसे कठिन कार्य से भागते नहीं हैं, और काम के घंटों को नहीं खींचते हैं। AI-संचालित चैटजीपीटी कार्य प्रक्रियाओं को अनुकूलित करके आपका समय बचा सकता है।
आगे समझाने के लिए, आपके लिए कार्यों को, चाहे सूची कितनी भी लंबी हो, दो श्रेणियों में विभाजित करना आवश्यक है- महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक। कार्यों को इन श्रेणियों में क्रम से व्यवस्थित करें और विश्लेषण करें। आप जो करना चाहते हैं उसके आधार पर अपनी सूची या अपने दिमाग से कार्यों को बेतरतीब ढंग से चुनना बंद करें। इस तरह आप हमेशा बहुत कुछ करते रहेंगे और फिर भी अधूरापन महसूस नहीं करेंगे।
बिस्तर पर जाने से पहले या जागने पर यह कार्य सूची बनाने की आदत डालें। सौंपे जा सकने वाले कार्यों की पहचान करना भी एक अच्छा अभ्यास है ।
2. कुशलतापूर्वक कम्युनिकेशन करें
पैनोप्टो पर एक सर्वेक्षण के अनुसार , “कर्मचारी आवश्यक ज्ञान और इनपुट प्राप्त करने के इंतजार में हर सप्ताह औसतन 5 घंटे बिताते हैं।”
यह काम के देरी से होने या भूल जाने या रद्द होने का एक बड़ा कारण बन जाता है। ऐसी स्थितियों से निपटने के दो तरीके यहां दिए गए हैं:
– अगर आप प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं और कार्य अत्यधिक जरूरी नहीं है, तो दिन के लिए अगले कार्य पर जाएं। अगर इनपुट की तत्काल आवश्यकता है, तो मेल पर फ़ॉलो करने के बजाय टीम चैट टूल,
चैन्टी को कॉल करने या उपयोग करने पर विचार करें। – अगर आप एक सहकर्मी या प्रबंधक हैं जिसे प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है, जब तक कि आप अत्यधिक व्यस्त न हों, आवश्यक कार्य करें। अगर आप किसी मीटिंग में हैं या किसी कार्य के लिए समय अवरुद्ध कर दिया है, तो आपको प्राप्त होने वाले ईमेल पर एक स्वचालित उत्तर साझा करें, “मैं अगले x घंटों के लिए अपने ईमेल की जाँच नहीं कर रहा हूँ, अगर यह अति आवश्यक हो तो कृपया कॉल करें।” हर किसी की
प्रॉडक्टिविटी की खातिर , हमें कम्युनिकेशन को संक्षिप्त और सार्थक रखने का भी प्रयास करना चाहिए। इधर-उधर भटकने से बचें और मुद्दे पर आएं-मीटिंग, ईमेल, आमने-सामने की बातचीत- हर जगह।
3. जरूरी ब्रेक लें
जब अपने कार्यों की बात आती है तो अधिकांश कामकाजी पेशेवरों की जीवनशैली काफी गतिहीन होती है। इसके अलावा, फोकस न खोना और एक के बाद एक काम करते रहना कठिन है। हर घंटे या हर बड़े काम के बाद छोटा ब्रेक लेना सबसे अच्छी बात है।
समय का उपयोग टहलने, एक कप ग्रीन टी पीने, कॉल करने या यहां तक कि अपना सोशल मीडिया देखने, स्टैंडअप कॉमेडी आदि के लिए करें। आप इसका उपयोग अपने दिमाग और शरीर को तरोताजा करने और वह सब करने के लिए कर सकते हैं जो आपके लिए काम करता है। आप कुछ माइंडफुलनेस तकनीकों का भी अभ्यास कर सकते हैं जो आपको आराम करने और पूरे दिन चिंता से निपटने में मदद करेंगी।
हालाँकि, याद रखें कि अपने सोशल मीडिया को स्क्रॉल करते समय खो न जाएँ और अगले कार्य को पूरा करने के लिए समय पर कार्य डेस्क पर वापस आ जाएँ। अगर आप अतिमहत्वाकांक्षी होने की कोशिश करते हैं और सभी कार्यों को एक बार में करने की योजना बनाते हैं और फिर एक लंबा ब्रेक लेते हैं, तो चीजें खराब हो सकती हैं।
कोई भी ब्रेक-इन घंटे मानसिक थकान का कारण नहीं बन सकता। दूसरी ओर, अगर आप ब्रेक लेते हैं, तो आपके पास आगे के कार्यों के लिए ज्यादा ऊर्जा और ध्यान केंद्रित होगा।
4. आरामदेह वर्क चेयर का इस्तेमाल करें
गलत या असुविधाजनक कुर्सी पर एक ही मुद्रा में बैठने से पीठ दर्द और खराब मुद्रा हो सकती है। अगर काम ऑन-फील्ड नहीं है तो हम ज्यादातर समय खुद को लैपटॉप पर बैठकर काम करते हुए पाते हैं।
कुछ भी हो, महामारी के बाद से यह और भी बढ़ गया है। एक आरामदायक कुर्सी में निवेश करना और भी ज्यादा सार्थक है। घर या कार्यालय में, ऊंचाई और चौड़ाई समायोजन, कुंडा और रिक्लाइन फ़ंक्शन आवश्यक विशेषताएं हैं।
5. एक कार्यसूची बनाएं
कार्य शेड्यूल बनाना विशेष रूप से कुछ उद्योगों या जॉब प्रोफाइल के पेशेवरों के लिए सहायक होता है, जहां उन्हें रोटेशनल या विषम घंटों की शिफ्ट में काम करना पड़ता है। कार्य शेड्यूल निर्माता आपको आसानी से अपनी पाली की योजना बनाने, जांचने या बदलने में मदद करता है। यह टाइम-ऑफ़ अनुरोधों का स्पष्ट दृश्य देता है, शिफ्ट स्वैप को देखता है, और परिणामस्वरूप प्रॉडक्टिविटी में बड़ी वृद्धि होती है। अपने कर्मचारियों को इसे अनुकूलित करने और बिना किसी प्रतिरोध के इसे स्वीकार करने के लिए, एक मोबाइल ऐप की तलाश करें जो मोबाइल ऐप के साथ आता है।
6. रेगुलर एकसरसाइज़ करें
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, बहुत सारे बाहरी कारक हमारी प्रॉडक्टिविटी को प्रभावित करते हैं, उनमें से एक है शरीर की गति। हमारी गतिहीन जीवनशैली के कारण हमें आंखों पर तनाव, हृदय रोग और पीठ दर्द का खतरा रहता है।
काम पर असर डालने वाली और इसके विपरीत ऐसी समस्याओं से बचने के लिए आपको नियमित रूप से व्यायाम करना चाहिए। यह न केवल आपको सक्रिय रहने में मदद करेगा, बल्कि आपकी मुद्रा को सही रखने में भी मदद करेगा। यह भी माना जाता है कि अच्छी मुद्रा आपको आत्मविश्वासी बनाती है, तनाव कम करती है, और झुककर बैठने/खराब मुद्रा से नकारात्मक विचार उत्पन्न हो सकते हैं।
अनजान लोगों के लिए, शारीरिक व्यायाम ज्यादा एटीपी उत्पन्न करता है जो आपकी मानसिक और शारीरिक ऊर्जा के लिए बहुत अच्छा है जिससे ज्यादा प्रॉडक्टिविटी होती है ।
7. स्वस्थ भोजन खायें
यह कोई खबर नहीं है कि बहुत ज्यादा जंक फूड खाने से आप सुस्त हो सकते हैं। यही कारण है कि आप क्या खाते हैं और कितना खाते हैं, इस पर नियंत्रण रखना महत्वपूर्ण है। अपने भोजन के पोषण को संतुलित करना शुरू करें और बिना सोचे-समझे खाना बंद कर दें। ज्यादा हरी सब्जियाँ और फल खाना सबसे अच्छा है।
वास्तव में, अपने दिन की शुरुआत संतुलित पोषण वाले पौष्टिक नाश्ते से करना सबसे अच्छा है। समय पर जागें, मन लगाकर खाएं, जल्दबाजी में नहीं। कॉफ़ी या चाय की जगह स्मूदी का उपयोग करने जैसे छोटे से काम से शुरुआत करें और प्रगति करते रहें। नाश्ता जितना अच्छा होगा, प्रॉडक्टिविटी उतनी ही बेहतर होगी।
दोपहर के भोजन के लिए, भारी खाने से बचें क्योंकि शरीर पचाने में ऊर्जा का उपयोग करना शुरू कर देगा, आपको नींद भी आ सकती है। सलाद और उबली हुई सब्जियाँ एक अच्छा विकल्प हो सकती हैं। हालाँकि, अगर आप कुछ भारी खाते हैं, तो छोटा हिस्सा लें।
8. अपना समय प्रबंधित करें
ईमेल की जाँच करना, फोन पर उन सूचनाओं को प्राप्त करना, कॉल, मल्टीटास्किंग और सभी शोर को प्रमुख समय हत्यारों के रूप में गिना जाता है । आपको समय अवरोधन का प्रयास करना चाहिए और मोनोटास्किंग शुरू करनी चाहिए।
अपनी टू-डू लिस्ट के अनुसार, अपने महत्वपूर्ण कार्यों का समय निर्धारित करें और उसी समय-सीमा में उन पर कार्य करें। जब आपका एक काम पूरा हो जाए, तो 10 मिनट का ब्रेक लें और फिर अगले पर जाएं। अगर कार्य में 1 या 2 घंटे से ज्यादा समय लगेगा, तो आप 2 मिनट के नियम का पालन कर सकते हैं।
आप इस समय अंतराल का उपयोग बहुत ही मामूली लेकिन जरूरी कार्यों को करने के लिए कर सकते हैं और यहां तक कि ईमेल की जांच करने और उनका जवाब देने के लिए भी कर सकते हैं। अगर ऐसा नहीं है तो आप ईमेल चेक करने या कॉल लेने के लिए तीन समय तय कर सकते हैं- सुबह 11 बजे, दोपहर 2 बजे और शाम 5 बजे। यह सुनिश्चित करेगा कि आप विचलित न हों और ध्यान केंद्रित रहें।
9. यात्रा करते समय कौशल बढ़ाना
कार्यस्थल पर कुछ लोग हमेशा सीखने की गति में वृद्धि क्यों करते दिखते हैं? ऐसा इसलिए है क्योंकि वे कौशल निखारते हैं। जबकि आप सीखते हैं जैसे आपका काम सच्चा होता है, कभी-कभी आपको ज्यादा सफल होने के लिए कुछ नया सीखने की आवश्यकता होती है।
24 घंटे ही वह सब कुछ है जो हम सभी के पास है। हम उनका उपयोग कैसे करते हैं, इससे निश्चित रूप से बहुत फर्क पड़ता है। तो अगर आपको ज्यादा जानने के लिए समय नहीं मिल पा रहा है, आपको इसके लिए अपने आवागमन के समय का उपयोग करने का प्रयास करना चाहिए।
यह एक से ज्यादा तरीकों से लाभ पहुंचाता है। आपको समय बीतने का एहसास भी नहीं होगा और आप सोशल ऐप्स या गेम या गानों पर अपना समय बर्बाद करने के बजाय सीख रहे होंगे।
10. ना कहना सीखें
अगर आपके कार्यों की सूची लंबी होती जा रही है तो आपको सबसे पहले ना कहने की कला सीखनी चाहिए। उन अनुरोधों पर विचार करना बंद करें जो आपके प्रदर्शन लक्ष्यों के अनुरूप नहीं हैं। जब आपके काम में पहले से ही बहुत कुछ है, तो अनुचित अनुरोधों को अस्वीकार करना ही सही बात है।
अगर नहीं, तो आपके कार्यों की सूची लंबी होती जाएगी, जिससे आपका तनाव बढ़ेगा। याद रखें, आप वर्तमान में अपना समय कैसे व्यतीत करना चुनते हैं, यह आपके भविष्य के लिए दिशा तय करेगा।
उदाहरण के लिए, अगर उस दिन आपका काम एक ब्लॉग लिखना है, और सेल्स डिपार्टमेंट का कोई व्यक्ति आपसे उसी दिन सेल्स पिच पर काम करने का अनुरोध करता है; आप जानते हैं कि क्या कहना है- “मैं इसे आज नहीं ले सकता, अगर यह गंभीर है, तो कृपया इस संबंध में मेरे प्रबंधक को एक मेल भेजें।”
11. समय पर सोएं
आदर्श नींद की घड़ी में खलल डालने से जितना आप सोचते हैं उससे कहीं ज्यादा नुकसान होता है। इससे नींद संबंधी विकार हो सकते हैं, लेकिन इससे पहले ही इसका असर आपके काम पर दिखना शुरू हो जाता है। समय पर और 7-8 घंटे की अच्छी नींद न लेने से आपको पूरे दिन किसी भी चीज़ के साथ तालमेल बिठाने में कठिनाई होती है। आप पर्याप्त सतर्क नहीं हैं!
उन लोगों के लिए जो तर्क देते हैं कि उनका कार्यक्रम बहुत व्यस्त है – क्या पर्याप्त नींद न लेने और अपने प्रॉडक्टिविटी स्तर को उल्लेखनीय रूप से कम करने की तुलना में निर्बाध नींद लेना और काम पर प्रॉडक्टिविटी बढ़ाना बेहतर नहीं है? क्या पर्याप्त नींद लेना और कम घंटों में बेहतर काम करने के लिए ऊर्जावान महसूस करना बेहतर नहीं है, बजाय ज्यादा घंटों तक काम करने के और फिर भी काम पूरा नहीं होने पर?
परिणाम पर ध्यान दें, घंटों पर नहीं। अगर आप रात्रि उल्लू हैं, तो यह आपके लिए थोड़ा कठिन होगा, लेकिन असंभव नहीं। सामान्य से पहले जागने और व्यायाम करने से शुरुआत करें ताकि आपका शरीर जल्दी सोने के लिए पर्याप्त थक जाए।
एक प्रॉडक्टीव दिन बिताने के लिए क्या आवश्यक है?
अपनी आदतों को बदलना आसान नहीं है लेकिन अच्छी खबर यह है कि अगर आप प्रयास करते रहेंगे तो आप वहां पहुंच जाएंगे।
आपके लिए चुनने के लिए बहुत कुछ है – स्वस्थ भोजन करना, समय पर सोना, कार्यों की सूची बनाना, अपने कार्यों को समय पर करना, व्यायाम करना, ना कहना, और भी बहुत कुछ। आप किसके साथ शुरुआत करने की योजना बना रहे हैं? हमें टिप्पणियों में बताएं।
