असरदार वर्कलोड मैनेजमेंट के लिए 5 टिप्स

क्या आप जानते हैं कि आधे से ज्यादा ऑर्गनाइज़ेशन ने पिछले वर्ष के भीतर एक असफल प्रोजेक्ट का अनुभव किया है? हालाँकि बाज़ार की स्थितियों, प्रतिस्पर्धियों या अपर्याप्त संसाधनों को दोष देना आसान है, सामान्य अपराधी अक्सर घर के बहुत करीब होता है।

असरदार नेतृत्व की कमी और पुरानी प्रक्रियाएँ एक ऐसी बीमारी है जो किसी प्रोजेक्ट की सफलता पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालती है। असरदार नेतृत्व टीमों को उनकी अधिकतम क्षमता के लिए प्रेरित और विकसित करता है और किसी प्रोजेक्ट के जीवन चक्र के माध्यम से अधिकतम प्रोडक्टिविटी सुनिश्चित करने के लिए बिजनेस प्रोसेस का लगातार मूल्यांकन करता है।

चाहे आप एक अनुभवी या जूनियर PM हों, आप इन टिप्स के साथ उन कुछ कौशलों को अपनी प्रोजेक्ट में शामिल करने में सक्षम होंगे जो सबसे असरदार प्रधान मंत्री प्रतिबद्ध हैं।

वर्कलोड मैनेजमेंट क्या है?

वर्कलोड मैनेजमेंट असरदार प्रतिनिधिमंडल और टीम प्रोडक्टिविटी का विकास है। संरचना को अक्सर SCRUM, स्केल्ड एजाइल फ्रेमवर्क ( SAFe ), या कनबन जैसे फ्रेमवर्क और कार्यप्रणाली द्वारा निर्देशित किया जाता है।

इन सिद्धांतों के अनुसार कार्य करते हुए तदनुसार कार्यों का वितरण किया जाता है। प्राथमिकता निर्धारण और परिवर्तन मैनेजमेंट के नियम भी लागू किए गए हैं और पूर्ण की परिभाषा और तैयार की परिभाषा को परिभाषित किया गया है। प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में आपकी भूमिका सर्वोत्तम आउटपुट प्राप्त करने के लिए इन सिद्धांतों को अनुकूलित और अनुकूलित करने की है।

वर्कलोड मैनेजमेंट को बढ़ाने और प्रॉडक्टीव रिमोट कार्य वातावरण को बढ़ावा देने के हिस्से के रूप में, व्यावसायिक विकास के अवसर प्रदान करने पर विचार करें, जैसे प्रमाणपत्रों के साथ प्रोजेक्ट मैनेजमेंट पाठ्यक्रम। ये पाठ्यक्रम विभिन्न प्रोजेक्ट मैनेजमेंट पद्धतियों और उपकरणों में व्यापक प्रशिक्षण प्रदान कर सकते हैं, जो प्रबंधकों और टीम के सदस्यों को मूल्यवान कौशल और ज्ञान प्रदान करते हैं।

वर्कलोड मैनेजमेंट क्यों महत्वपूर्ण है?

उचित वर्कलोड मैनेजमेंट के परिणामस्वरूप ज्यादा प्रॉडक्टीव टीम और प्रोजेक्ट के स्वास्थ्य की मजबूत समझ पैदा होती है। आपके पास बाधाओं की भविष्यवाणी करने और उनके घटित होने से पहले हमले की योजना का मसौदा तैयार करने का स्पष्ट दृष्टिकोण होगा।

एक अच्छी तरह से प्रबंधित वर्कलोड प्रक्रिया के साथ, आप यह निर्धारित करेंगे कि मील के पत्थर को पूरा करने के लिए ज्यादा संसाधनों की जरूरत है या नहीं और आपके सबसे असरदार संसाधन कौन हैं।

एक अतिरिक्त बोनस यह है कि टीम के सदस्य प्रेरित होते हैं और इसलिए अपने काम के परिणामों में भावनात्मक रूप से निवेशित होते हैं। परिणाम एक ज्यादा प्रॉडक्टीव टीम, कम मंथन, ज्यादा संचार, बढ़ी हुई गुणवत्ता और टीम के सदस्यों द्वारा ज्यादा समाधान पेश करना है।

उचित वर्कलोड मैनेजमेंट के लिए पाँच स्टेप्स 

1। अपनी टीम के वर्कलोड का विश्लेषण करें

जब कार्यों का ढेर हो और कई प्रोजेक्ट एँ एक साथ चल रही हों तो प्रत्येक सदस्य के लिए वर्कलोड की वास्तविक मात्रा को समझना कठिन है। पूरी टीम और व्यक्तिगत टीम के सदस्यों का वर्कलोड निर्धारित करने के लिए आपको यहां क्या करना होगा –

• अपनी टीम की जिम्मेदारी के तहत प्रोजेक्ट और प्रक्रियाओं की पूरी सूची बनाएं। उनमें आंतरिक विभाग प्रोजेक्ट और पारस्परिक कंपनी प्रोजेक्ट के खंड शामिल हैं।
• प्रत्येक प्रोजेक्ट की समयसीमा और दायरा निर्धारित करें। उनका आकार और कठिनाई भी जानें। प्रोजेक्ट के उन हिस्सों की पहचान करें जिनका संचालन आपकी टीम ने किया है।
• प्रोजेक्ट को कार्यों और उपकार्यों में विभाजित करें। जब आप अपनी टीम के कुल काम को जानते हैं, तो आप प्रोजेक्ट को ऐसे कार्यों में विभाजित कर सकते हैं जिन्हें असाइन करना और ट्रैक करना आसान हो।
• प्रत्येक कार्य के लिए प्राथमिकताएँ निर्धारित करें। वे स्थानीय और वैश्विक योजना बनाने में आपकी सहायता करेंगे।
• प्रत्येक टीम सदस्य के पास मौजूद बैंडविड्थ का विश्लेषण करें। जानें कि प्रत्येक सदस्य प्रोजेक्ट के लिए कितना समय और प्रयास समर्पित कर सकता है। इससे आपको सही व्यक्तियों को कार्य सौंपने और यथार्थवादी उम्मीदें रखने में मदद मिलेगी। टाइम ट्रैकर का इस्तेमाल करने से आपको यह आकलन करने में मदद मिल सकती है कि आपकी टीम का प्रत्येक सदस्य कितना प्रॉडक्टीव है।

2। प्रोजेक्ट को टास्क और सबटास्क में बांटें 

एक बार जब आपको अपनी टीम के वर्कलोड का अंदाजा हो जाए, तो आप टास्क डिस्ट्रीब्यूशन को परिभाषित कर सकते हैं। संसाधनों का आवंटन इस प्रकार किया जाना चाहिए कि टीम के प्रत्येक सदस्य की क्षमताओं के आधार पर वर्कलोड उचित रूप से वितरित हो।

यहां बताया गया है कि आप संसाधनों को असरदार ढंग से कैसे आवंटित कर सकते हैं:

1. सबसे पहले, सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्यों के आधार पर एक पुनरावृत्ति (यानी, एक स्प्रिंट) बनाएं। यह सुनिश्चित करें कि किसी भी कार्य की निर्भरताएँ पूरी हो गई हैं और उन कार्यों से संबंधित किसी भी संभावित जोखिम पर भी चर्चा करें। यदि उच्च-प्राथमिकता वाले कार्य निर्भरता पर प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो पहले योजना बनाएं कि निर्भरता को कैसे पूरा किया जाए। अगला कदम प्लान किए गए टास्क की जटिलता को निर्धारित करने के लिए टीम के साथ एक योजना बैठक करना है। यह अक्सर यह निर्धारित करने के लिए कि कोई कार्य कितना कठिन हो सकता है, स्टोरी पॉइंट्स की कार्य मात्रा निर्दिष्ट करके किया जाता है।
2. सुनिश्चित करें कि टीम को कार्य सौंपते समय आप यथार्थवादी अपेक्षाएँ निर्धारित करें। एक असरदार रणनीति यह विश्लेषण करना है कि एक टीम सदस्य आमतौर पर कितने स्टोरी पॉइंट्स को पूरा करने में सक्षम है। आप पाएंगे कि ज्यादा कनिष्ठ सदस्य कई कम जटिल कार्यों को पूरा करने में आगे निकल सकते हैं, लेकिन जटिल कार्यों में उलझ सकते हैं।
3. टास्क मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का इस्तेमाल करके यह ट्रैक करने के लिए वर्कफ़्लो बनाएं कि कौन से कार्य पूरे हो गए हैं और कौन से लंबित हैं। प्रोजेक्ट की प्रकृति के आधार पर, पूर्ण किए गए कार्यों और संभावित अवरोधकों पर चर्चा करने के लिए एक दैनिक स्टैंडअप बैठक या, कम से कम, एक साप्ताहिक टीम मीटिंग अनिवार्य है। टीम का फीडबैक लें और सुनिश्चित करें कि उनके पास अपना काम समय पर पूरा करने के लिए उपकरण और संसाधन हों।

3। प्रोग्रेस की कल्पना करें और वास्तविक डेडलाइन तय करें

जैसे ही आप प्रोग्रेस को एनलाइज करते हैं और प्रतिक्रिया प्राप्त करते हैं, समस्याओं के आते ही उनका समाधान करना सुनिश्चित करें। अक्सर, व्यावसायिक ज़रूरतें बीच-बीच में बदल सकती हैं, और यहीं पर आपकी परिवर्तन मैनेजमेंट रणनीति काम आती है।

विशिष्ट उदाहरण किसी सुविधा में परिवर्तन होंगे या यदि कोई निर्भरता योजना के अनुसार लागू करने के लिए बहुत जटिल थी। आप इन घटनाओं में प्राथमिकताओं का उल्लेख कर सकते हैं और भविष्य की प्राथमिकताओं को वर्तमान प्राथमिकताओं के साथ बदलकर अपेक्षित डिलीवरी को पुन: व्यवस्थित कर सकते हैं जो पूरा होने के लिए तैयार नहीं हैं। व्यावहारिक समय सीमा निर्धारित करने और उन्हें आसानी से संशोधित करने के लिए, हर कदम पर अपनी टीम का समर्थन करने के लिए एक टाइमलाइन बनाने की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है।

4। तेजी से एक्सेक्यूशन के लिए प्राथमिकताएँ निर्धारित करें

चाहे आप किसी स्टार्टअप पर काम कर रहे हों और अपने प्रॉडक्ट डेवलपमेंट प्रोसेस को बेहतर बनाने और सबसे व्यवहार्य उत्पाद (MVP) देने या किसी स्थापित उत्पाद को रिवर्स-इंजीनियरिंग करने के तरीकों की तलाश कर रहे हों, निष्पादन को अधिकतम करने के लिए हमेशा वेग पर नज़र रखें। ऊपर वर्णित उचित योजना के माध्यम से, आपके पास निर्भरता के साथ-साथ टीम क्षमताओं की एक मजबूत भावना होनी चाहिए।

एक प्रोजेक्ट रोडमैप के माध्यम से अपने दीर्घकालिक वर्कलोड की योजना बनाएं। पूर्ण वर्कलोड के लिए प्रोजेक्ट के जीवन के लिए मासिक या त्रैमासिक वितरण योग्य कार्यक्रम निर्धारित करें और इसे जोखिम कारकों के साथ एनोटेट करें।

5। चुनौतियों के लिए योजना बनाएं

सर्वोत्तम वित्त पोषित कंपनियों में भी संसाधनों की कमी एक वास्तविकता है। सबसे सफल कंपनियों में से कुछ समय और खर्चों के लिए सख्त बजट निर्धारित करेंगी और अतिरिक्त संसाधन हासिल करने में पीछे नहीं हटेंगी। आपकी टीम और उसके परिणामों दोनों को नियंत्रित करने की क्षमता वर्कलोड मैनेजमेंट की आधारशिला है।

अपने वर्कलोड मैनेजमेंट का विश्लेषण करने और समस्याओं को कम करने का सबसे अच्छा तरीका सही उपकरणों का इस्तेमाल करना है। Azure DevOps या Zira जैसा पूर्ण PMs सुइट बड़ी प्रोजेक्ट के लिए एक सामान्य समाधान है। अन्य विकल्पों में ट्रेलो, असाना और बेसकैंप शामिल हैं। उनके फायदों में त्वरित कार्य मॉडलिंग, कार्य के प्रत्येक चरण को नियंत्रित करने की क्षमता, विशिष्ट शर्तें निर्दिष्ट करना, त्वरित रिपोर्ट आदि शामिल हैं।

आपकी पसंद चाहे जो भी हो, वर्कलोड मैनेजमेंट के दृष्टिकोण से, प्रोडक्टिविटी को अनुकूलित करने के लिए रिपोर्ट जरूरी हैं। दैनिक बैठकों में, आप प्रोडक्टिविटी में किसी भी कमी की जांच के लिए बग रिपोर्ट, वेग, बर्नडाउन और अन्य महत्वपूर्ण कारकों को सामने ला सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आप किसी वेबसाइट प्रोमोट करते हैं, तो आपको वर्तमान खोज परिणामों की स्थिति, विज़िटर संख्या में परिवर्तन, वेबसाइट के लिंक की संख्या आदि को दर्शाने वाली समय-समय पर रिपोर्ट की जरूरत होती है। उन रिपोर्टों को SEO रिपोर्ट जेनरेटर का इस्तेमाल करके स्वचालित रूप से बनाना आसान होता है जिसमें शामिल हैं विभिन्न रिपोर्ट विकल्प और वेबसाइट प्रदर्शन डेटा इकट्ठा करें (आप इसे वेबसाइट मॉनिटरिंग टूल से भी इकट्ठा कर सकते हैं), कीवर्ड रैंकिंग एनालिसिस, प्रतिस्पर्धी अनुसंधान, आदि।

टकराव और मोटिवेशन मैनेजमेंट 

इन दो जरूरी घटकों के बिना उचित वर्कफ़्लो मैनेजमेंट कुछ भी नहीं है। आपको सीखना होगा कि अपनी टीम को कैसे मोटिवेट करें और टकराव से कैसे बचें। यह सिर्फ एक स्पष्ट तथ्य नहीं है बल्कि कई शोध प्रयासों और खोजों का आधार है।

मोटिवेशन 

यह प्रोडक्टिविटी बढ़ाने में महत्वपूर्ण हो सकता है। साथ ही, इसकी कमी एक टीम और पूरे प्रोजेक्ट को नष्ट कर सकती है। एक मोटिवेटेड मेम्बर किसी मोटिवेट नहीं किए गए पेशेवर की तुलना में काफी ज्यादा प्रॉडक्टीव होता है। यहां बुनियादी सिफारिशें दी गई हैं:

• इस प्रक्रिया में अपनी टीम को शामिल करें। सबसे अच्छे तरीके व्यक्तिगत साक्षात्कार और समूह बैठकें हैं। प्रश्नोत्तर अनुभागों के साथ लाइव प्रस्तुतियों का इस्तेमाल करें। वे उबाऊ नहीं होने चाहिए और उनमें केवल प्रासंगिक विवरण होने चाहिए। सदस्यों के साथ निजी बातचीत के दौरान, प्रोजेक्ट के लिए उनके महत्व पर जोर दें और सुनिश्चित करें कि उन्हें मिलने वाले कार्य उनकी क्षमताओं से ज्यादा न हों।
• सदस्यों को प्रोजेक्ट में उनके योगदान को महसूस करने दें। उदाहरण के लिए, यहां तक कि मामूली सफलता, वेबसाइट के लिए एक अच्छी तरह से तैयार किया गया बटन, को भी नजरअंदाज नहीं किया जाना चाहिए। सबसे सफल भागों को हाइलाइट करके सभी परिणामों की जाँच करें। बताएं कि ये भाग अंतिम वैश्विक परिणाम को कैसे प्रभावित करेंगे।
• आपका विश्वास और आशावाद जरूरी है। टीम के सदस्य अपने टीम लीडर को देखते हैं, और प्रत्यक्ष या अवचेतन रूप से उनकी उपस्थिति और मनोदशा की नकल करते हैं। आपको माहौल को महसूस करने और संभावित तनाव को दूर करने की जरूरत है। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका है एक साधारण मुस्कान, कुछ व्यावसायिक तारीफें, अच्छे से किए गए काम की सराहना करना, या वास्तविक जीवन से एक अच्छी कहानी।
• विस्तृत और स्पष्ट कार्य सौंपें। जब टीम का कोई सदस्य ठीक-ठीक जानता है कि क्या करना है, तो उसके लिए समय सीमा को पूरा करना और गुणात्मक परिणाम लाना आसान हो जाएगा।
• पर्याप्त प्रतिक्रिया दें। इससे किसी शिक्षक को किसी छात्र को अच्छे या बुरे ग्रेड देने की चिंता नहीं है । आपको सकारात्मक क्षणों पर जोर देने, टीम के विभिन्न सदस्यों की प्रगति की तुलना करने और हमेशा उनकी गतिविधि के व्यावहारिक परिणामों का उल्लेख करने की जरूरत है।

टकराव का समाधान

कोई भी टीम टकराव के बिना काम नहीं कर सकती। एक लीडर के रूप में, आपको उन्हें हल करना होगा और दोनों पक्षों के लिए उन्हें आसान बनाना होगा। किसी टीम में टकराव नियमों, शर्तों और ज्ञान प्रणालियों के साथ एक अलग अनुशासन है। पूरे मुद्दे को कवर करने में सैकड़ों पेज लगेंगे। यहां, हम केवल कुछ सामान्य अनुशंसाएं देंगे:

• किसी टीम के अंदर अधिकांश झगड़े सुनने और समझाने की अनिच्छा के कारण प्रकट होते हैं। टीम के किसी सदस्य को समस्या का पूरा दृष्टिकोण बताने दें। उन्हें बीच में न रोकें। पूछें कि क्या उन्होंने अपना स्पष्टीकरण पूरा कर लिया है। सदस्यों द्वारा इस्तेमाल किये जाने वाले शब्दों और स्वर-शैली पर ध्यान दें। अपनी ओर से, किसी व्यक्ति को लंबे मोनोलॉग (वे 20 मिनट से ज्यादा नहीं होने चाहिए) से न थकाएं।
• किसी चीज़ को समझाते समय, शब्दों से ज्यादा – फ्री टेम्पलेट्स से भी इमेज का इस्तेमाल करने का प्रयास करें जो आपकी भावनाओं और बहुत कुछ को व्यक्त करते हैं।
• अगर आपको आलोचना करनी है तो ठीक से करें। कार्य के परिणाम के प्रति केवल अपने दृष्टिकोण के बारे में बोलें, उस व्यक्ति के बारे में नहीं जिसने इसे किया है। केवल कार्य संबंधी गलतियों को स्पर्श करें, व्यक्तित्व की विशेषताओं को नहीं। अपनी आलोचनात्मक व्याख्या में, अधिकांश ध्यान उस काम पर दें जो अच्छी तरह से किया गया है (80% बार)। उल्लेख करें कि आप भविष्य में क्या देखने की उम्मीद करते हैं (15% समय), और बदली जाने वाली चीज़ों के बारे में बताएं (समय का 5%)।
• किसी सदस्य की योग्यता के अनुसार कार्य सौंपने का प्रयास करें। यदि टीम का कोई सदस्य किसी कार्य को हल नहीं कर सकता है, तो इसे ज्यादा सक्षम सदस्य को सौंपना बेहतर है। साथ ही, आपको टीम के पहले साथी को बिना काम के नहीं छोड़ना चाहिए। सुझाव दें कि वे उस व्यक्ति की ज़िम्मेदारियों का हिस्सा लें जो उन्हें स्थानापन्न करता है। टीम के माहौल और बिजनेस प्रोसेस को बाधित किए बिना संघर्ष को हल करने का यही एकमात्र तरीका है।

वर्कलोड मैनेजमेंट स्ट्रैटेजी का लाभ उठाना

वर्कलोड और टीम मैनेजमेंट एक अलग प्रोजेक्ट और समग्र रूप से एक कंपनी दोनों के लिए जरूरी हैं। अपनी गतिविधियों के उचित एल्गोरिदम पर ध्यान दें, उचित उपकरणों का इस्तेमाल करें और परिणाम प्राप्त करने के लिए अपनी टीम के उतार-चढ़ाव को जानें।
जैसे ही आप इस लेख में वर्णित तंत्रों को लागू करना शुरू करेंगे, आपको सकारात्मक बदलाव दिखाई देंगे। और कुछ समय में, आप ज्यादा जटिल कार्यों को एक साथ हल करने के लिए पर्याप्त अनुभव प्राप्त करेंगे।