असरदार कम्युनिकेशन हासिल करने की पूरी गाइड

डेडलाइन को पूरा करने में विफलता, लंबे ईमेल थ्रेड्स, मीटिंग के दौरान विवाद, खराब प्लान वाले प्रोजेक्ट, गुम फाइलें, फीडबैक में देरी और भी कई दिक्कतें हैं। उन मीटिंग के बारे में क्या ख्याल है जहां लोग एक-दूसरे से बात कर रहे हैं और सोच रहे हैं कि वे एक ही चीज़ पर चर्चा कर रहे हैं, लेकिन यह स्पष्ट है कि वे ऐसा नहीं करते हैं?

दिमाग की बत्ती जली? बिलकुल यही है। हम सभी ऐसा करते हैं। 

टीम कम्युनिकेशन हमेशा उतना असरदार नहीं होता जितना हम चाहते हैं, और इसका ऑर्गनाइज़ेशन के हर क्षेत्र पर सीधा प्रभाव पड़ता है। इसका टीम की गतिशीलता, लोग कैसे सहयोग करते हैं, नेतृत्व कम्युनिकेशन और बहुत कुछ पर प्रभाव पड़ता है। कम्युनिकेशन एक कठिन कार्य को आसान बना सकता है, लेकिन यह एक सरल कार्य को असंभव भी बना सकता है।

अप्रभावी कम्युनिकेशन लंबे समय से किसी भी ऑर्गनाइज़ेशन की शीर्ष समस्याओं में से एक रहा है। असरदार टीम कम्युनिकेशन के लिए हमें किन कौशलों की जरूरत है ? और अच्छे कम्युनिकेशन को प्रोत्साहित करने के लिए क्या किया जा सकता है?

हमने अपने वर्कप्लेस में सुधार लाने में मदद के लिए असरदार कम्युनिकेशन के लिए यह व्यापक गाइड बनाई है। हम जानेंगे कि सफल कम्युनिकेशन कैसा दिखता है, इससे क्या लाभ मिलते हैं और हम इसे अपने वर्कप्लेस में कैसे लागू कर सकते हैं।

असरदार कम्युनिकेशन क्या है?

हर कोई रोजाना कम्युनिकेशन करता है। अपने मूल रूप में, कम्युनिकेशन केवल दूसरे व्यक्ति से बात करना, सूचना और निर्देश देने का एक साधन है। निश्चित रूप से यह रोजमर्रा की जिंदगी में महत्वपूर्ण है क्योंकि यह हमें अपने आस-पास के लोगों के साथ गहरे संबंध बनाने की अनुमति देता है, लेकिन क्या यही सब कुछ है? बस शब्द?

बिल्कुल नहीं…

लहजा, शारीरिक मुद्रा और आंखों के संपर्क सहित नॉन-वर्बल कम्युनिकेशन के अलग-अलग तत्वों की एक विस्तृत श्रृंखला शामिल है । आपको विश्वास हो सकता है कि आप एक महान कम्युनिकेटर हैं क्योंकि आप दिन के दौरान बहुत सारी बातें करते हैं, लेकिन ऐसे व्यक्ति के बीच एक अंतर है जो बहुत सारी बातें करता है और जो वास्तव में समझता है कि कैसे संवाद करना है और अच्छी तरह से संवाद करना है।

असरदार कम्युनिकेशन एकतरफ़ा व्याख्यान के बजाय संवाद होना चाहिए। एक चर्चा प्रत्येक संबंधित व्यक्ति को खुले और ईमानदार तरीके से महत्वपूर्ण जानकारी देने और इकट्ठा करने की अनुमति देती है ताकि अंतिम, अच्छी तरह से सूचित निर्णय लिया जा सके।

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असरदार कम्युनिकेशन के सात “C”।

कम्युनिकेशन के सात “सी” यह सुनिश्चित करने के लिए दिशानिर्देशों का एक सेट हैं कि लिखित और मौखिक कम्युनिकेशन असरदार हैं। सात सी में स्पष्टता, शुद्धता, संक्षिप्तता, शिष्टाचार, संक्षिप्तता, विचारशीलता और पूर्णता शामिल है।

क्लेयरिटी – स्पष्टता

मैसेज स्पष्ट होने चाहिए ताकि पाठक को यह जानने के लिए अपना सिर खुजलाना न पड़े कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं और अपनी धारणाएं नहीं बनानी पड़े। यदि ऐसा होता है, तो आप ईमेल को आगे-पीछे करने में समय बर्बाद करेंगे। एक ही मैसेज में बहुत ज्यादा जानकारी देने का प्रयास न करें. अन्यथा, पाठक का ध्यान कमजोर हो जायेगा। सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं या आप ऐसा क्यों कर रहे हैं। वाक्य छोटे होने चाहिए, सक्रिय आवाज़ में लिखे जाने चाहिए और बुलेट पॉइंट का इस्तेमाल करने का प्रयास करें।

करेक्टनेस- सही होना 

जब एक दिन में लिखने के लिए बहुत सारे ईमेल होते हैं, तो लोग जल्दी-जल्दी टाइप करते हैं और वर्तनी की गलतियाँ करते हैं। यदि गलत वर्तनी वाला शब्द वास्तव में अंग्रेजी भाषा का कोई दूसरे शब्द है, तो वर्तनी जांच इसका पता नहीं लगा पाएगी। सुनिश्चित करें कि आप उन्हें ठीक से संबोधित करते हैं और उनके नाम की वर्तनी सही ढंग से लिखते हैं। इसके अलावा, आपको यह गारंटी देनी होगी कि कम्युनिकेशन में आपके द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले तकनीकी वाक्यांशों को समझने के लिए पाठक के पास जरूरी विशेषज्ञता और शिक्षा है ।

कनसिसनेस-संक्षिप्ति

लोग अक्सर उन स्थानों पर दो वाक्य लिखते हैं जहां उन्होंने मैसेज को केवल एक में पूरा किया होगा। इससे सभी का समय बर्बाद होता है और परिणामस्वरूप प्रोडक्टिविटी पर असर पड़ता है। “प्रकार,’ ‘मेरा मतलब है’, ‘अनिवार्य रूप से,’ ‘उदाहरण के लिए’, इत्यादि जैसे फिलर्स का इस्तेमाल करने से बचें। एक सटीक मैसेज देने का प्रयास करें.

कर्टसी -शिष्टाचार

बिजनेस में विनम्र रहना काफी महत्वपूर्ण है। जो लोग एक साथ काम करते हैं वे जरूरी रूप से मित्र नहीं होते हैं, इसलिए मजबूत कामकाजी संबंध बनाए रखने के लिए विनम्र होना जरूरी है। छिपे हुए अपमान और कठोर लहजे व्यक्तियों के लिए परेशान करने वाले हो सकते हैं, जिसके परिणामस्वरूप मनोबल और प्रोडक्टिविटी में कमी आ सकती है।

अपनी बातचीत में सम्मानजनक, ईमानदार, सुखद और खुला रहने का प्रयास करें। यदि आप इसे ध्यान से कहेंगे तो यह वास्तव में प्रभावशाली और महत्वपूर्ण होगा। आपत्तिजनक भाषा से लोगों को विचलित किया जा सकता है।

कंक्रीटनेस-विश्वास 

आपको खुद पर और उस मैसेज पर विश्वास करना चाहिए जो आप दर्शकों को व्यक्त करना चाहते हैं। यदि आप जो मैसेज दे रहे हैं वह ठोस है तो आपके दर्शकों के पास इस बात की स्पष्ट तस्वीर होगी कि आप उन्हें क्या बताने की कोशिश कर रहे हैं। यह तभी मूर्त होगा जब इसका समर्थन उपयुक्त डेटा द्वारा किया जाएगा। आपके तर्क को डेटा और आंकड़ों द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए, जिससे दर्शकों के लिए अपने स्वयं के परिदृश्यों को समझने के लिए कोई जगह न बचे।

कंसिडरेशन-सोच-विचार

दूसरों के स्थान पर कदम रखना. असरदार ढंग से कम्युनिकेशन करते समय दर्शकों के बैकग्राउंड, दृष्टिकोण, शिक्षा स्तर, मानसिकता और दूसरे कारकों पर विचार किया जाना चाहिए। अपने लक्षित दर्शकों, उनकी भावनाओं, मुद्दों और जरूरतों को चित्रित करने का प्रयास करें। अपने मैसेज को पूर्ण रहते हुए भी दर्शकों की जरूरतों को पूरा करने के लिए संशोधित करें।

कंप्लीटनेस-संपूर्णता

कभी भी कोई वाक्य अधूरा न छोड़ें. प्रत्येक मैसेज को समझदारी भरे नोट पर समाप्त करें। लोगों को इस बारे में अंधेरे में नहीं रहना चाहिए कि आगे और भी कुछ होने वाला है या नहीं।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका मैसेज पूरा है, अपने आप से ये प्रश्न पूछें:

• क्या कोई “कॉल टू एक्शन” है जो आपके दर्शकों को ठीक-ठीक बताता है कि आप उनसे क्या चाहते हैं?
• क्या आपने संपर्क नाम, दिनांक, समय और स्थान जैसी सभी जानकारी शामिल की है?

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असरदार टीम कम्युनिकेशन का महत्व

यदि हम चाहते हैं कि बिजनेस सुचारू रूप से चले तो टीम कम्युनिकेशन महत्वपूर्ण है। जो कर्मचारी कंपनी की कम्युनिकेशन श्रृंखला में ऊपर और नीचे कम्युनिकेशन कर सकते हैं, उनका मनोबल, प्रतिबद्धता और प्रोडक्टिविटी ज्यादा होगी। दूसरी ओर, जो नियोक्ता सिंक्रोनस कम्युनिकेशन के खुले चैनल स्थापित करने में समय और प्रयास का निवेश करते हैं, वे जल्दी से कर्मचारियों का विश्वास बना सकते हैं, जिससे प्रदर्शन और प्रोडक्टिविटी में वृद्धि होगी।

वर्कप्लेस पर असरदार ढंग से संवाद करने में सक्षम होने से और भी बहुत कुछ किया जा सकता है, जैसे:

• मोटिवेशन बढ़ाएँ
• स्टाफ और कस्टमर कनेक्शन में सुधार करें
• कार्य संतुष्टि बढ़ाएँ
• सकारात्मक कार्य वातावरण बनाएं
• विविधता बढ़ाएँ

टीम कम्युनिकेशन में सुधार के लिए टिप्स 

कम्युनिकेशन क्षमताओं को अभ्यास के माध्यम से बढ़ाया और सीखा जा सकता है। उन्हें विकसित होने के लिए समय और अनुभव की जरूरत होती है। कम्युनिकेशन प्रक्रिया के दौरान किसी भी बिंदु पर सफल कम्युनिकेशन में बाधाएँ उत्पन्न हो सकती हैं, जिसके परिणामस्वरूप गलतफहमी और भ्रम पैदा हो सकता है। बाधाओं को दूर करने और सफल टीम कम्युनिकेशन करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ संकेत दिए गए हैं:

1. कम्युनिकेशन टूल्स का इस्तेमाल करें

ऐप्स और क्लाउड-आधारित कम्युनिकेशन सॉफ़्टवेयर एक लक्ष्य को ध्यान में रखकर बनाए गए थे: आपके और टीम के लिए सूचनाओं के आदान-प्रदान को आसान बनाना। संपर्क सूत्र स्थापित करने से न डरें जो आपके जीवन को आसान बना देगा।

अपनी रोजमर्रा की कार्य गतिविधियों में निम्नलिखित में से किसी भी कम्युनिकेशन टूल्स को शामिल कर सकते हैं:

• चैन्टी – हमारा अपना सहयोग मंच। आप ऐप को अपने डेस्कटॉप या मोबाइल डिवाइस पर डाउनलोड कर सकते हैं और इसे ज़ूम या माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस जैसे दूसरे टूल से जोड़ सकते हैं।
• ज़ूम – ज़ूम कॉन्फ्रेंसिंग और वीडियो मीटिंग के लिए क्लाउड-आधारित वीडियो कम्युनिकेशन टूल्स है। यह उन रिमोट टीमों या कर्मचारियों के लिए आदर्श है जो समान कार्यालयों में काम नहीं करते हैं।
• स्मार्टशीट – सॉफ्टवेयर बिजनेस को अलग-अलग शीटों का इस्तेमाल करके प्रोजेक्ट और कार्यों को ट्रैक करने की अनुमति देता है। अपनी प्राथमिकताओं के आधार पर, आप अपनी शीट को गैंट, कैलेंडर या ग्रिड में व्यवस्थित कर सकते हैं।
• Microsoft Office 365 – इस Office सुइट में Microsoft Word, OneNote, Outlook, Excel और PowerPoint शामिल हैं। आप और आपकी टीम प्लेटफ़ॉर्म का इस्तेमाल करके अलग-अलग स्थानों से अपनी स्प्रैडशीट्स या दस्तावेज़ों के ऑनलाइन संस्करणों पर सहयोग कर सकते हैं।
• वॉनेज – यह क्लाउड कम्युनिकेशन प्रदाता अलग-अलग व्यावसायिक कम्युनिकेशन टूल्स प्रदान करता है जो हाइब्रिड और रिमोट टीमों के लिए आदर्श हैं। मानक वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग से परे जाकर, टूल में एक होस्टेड फ़ोन सर्विस, मैसेज API और ऐप-आधारित कम्युनिकेशन शामिल हैं।

2. एक सुरक्षित माहौल बनाएं

यदि आप सफल टीम कम्युनिकेशन चाहते हैं, तो बातचीत के लिए एक सुरक्षित वातावरण प्रदान करें।

जब कोई असुरक्षित कार्य होता है, तो हमें उस पर ध्यान देना चाहिए। टालमटोल से असुरक्षा की भावना ही बढ़ेगी। इसके बजाय, जब आपको हिंसा दिखे तो बातचीत से बाहर निकलने का प्रयास करें, इसे सुरक्षित बनाएं और फिर वापस लौट आएं।

बातचीत की शुरुआत में ही ईमानदारी स्थापित की जानी चाहिए। यदि लोग दंडित होने के डर के बिना अपने विचार कहने में आत्मविश्वास महसूस करें तो हम ज्यादा खुले और सफल संवाद करने में सक्षम होंगे।

सत्य, और सत्य के अलावा कुछ नहीं। जब हम सच्चाई पर पर्दा डालते हैं या किसी दूसरे तरीके से वास्तविकता को विकृत करते हैं, तो हम प्रॉडक्टीव बातचीत नहीं कर सकते। जितना संभव हो उतना वास्तविक बनें। लोगों के साथ खुले रहें. भले ही उनके पास सभी उत्तर न हों, वे आपके खुलेपन की सराहना करेंगे और ज्यादा सहायक होंगे।

3. टीम से लगातार बात करें

टीम के साथ नियमित रूप से मिलना-जुलना जरूरी है। आप टीम को अपने साथ जानकारी संप्रेषित करने और प्रगति करने के जितने ज्यादा अवसर देंगे, उनके प्रदर्शन में उतनी ही कम चुनौतियाँ आएंगी।

बेहतर परिणामों के लिए, हम इस तरह के सेटअप का इस्तेमाल करने का सुझाव देते हैं:

• टीम मीटिंग टीम के साथ चेक-इन के रूप में यह देखने के लिए होती हैं कि चीजें कैसी हैं और उन्होंने क्या प्लान बनाई है। यह दैनिक या साप्ताहिक कॉल हो सकती है।
• आमने-सामने चर्चा करने का समय होगा कि काम कैसा चल रहा है। भले ही आप इन सत्रों की संरचना कैसे भी करें, महत्वपूर्ण बात यह है कि आप बिना किसी रुकावट के बातचीत करने के लिए खुद को समय दें।
• टाउन हॉल मीटिंग आमतौर पर मासिक आधार पर आयोजित की जाती हैं। यह वह समय है जब हम कंपनी की उपलब्धियों को शेयर कर सकते हैं और प्रोडक्टिविटी में सुधार के बारे में सुझाव दे सकते हैं। ये सत्र यह सुनिश्चित करने का एक उत्कृष्ट अवसर है कि टीमें कंपनी भर में संरेखित हैं।

4. टीम-निर्माण गतिविधियों का संचालन करें

टीम निर्माण गतिविधियों का टीम की प्रोडक्टिविटी और सामान्य टीम वर्क पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है। वे कर्मचारियों को ज्यादा असरदार ढंग से संवाद करने और एक दूसरे के साथ सकारात्मक संबंध बनाने में मदद कर सकते हैं। वे न केवल अपनी कम्युनिकेशन क्षमताओं में सुधार करते हैं, बल्कि विश्वास भी पैदा करते हैं और एक-दूसरे के साथ सकारात्मक संबंध विकसित करते हैं। आइसब्रेकर गेम, टीम लंच, फिटनेस सेशन, ग्रुप मीटिंग , आउटडोर गतिविधियां या पहेली सुलझाने वाले गेम, कुछ ऐसी गतिविधियां हैं जो एक नए ग्रुप को शानदार शुरुआत दे सकती हैं, या मौजूदा टीम को उन चुनौतियों से निपटने में मदद कर सकती हैं जो उन्हें ऐसा करने से रोक रही हैं। अपनी पूरी क्षमता तक पहुँचना।

5. प्रशिक्षण कार्यक्रमों में भाग लें

नए कर्मचारी प्रशिक्षण में उनकी नौकरी की भूमिका के साथ-साथ ऑर्गनाइज़ेशन के बारे में जानकारी भी शामिल होनी चाहिए। इसमें कंपनी के इतिहास, ग्राहकों और छुट्टियों और काम के घंटों के बारे में किसी भी आंतरिक मानक को शामिल किया गया है।

मौजूदा टीमों को उनके काम के हिस्से के रूप में असरदार टीम कम्युनिकेशन स्किल्स भी सिखाया जाना चाहिए।

असरदार कम्युनिकेशन के लिए बनाए गए कार्यक्रम व्यावसायिक समूहों को न केवल अपने ओरल कम्युनिकेशन में सुधार करने की अनुमति देते हैं लेकिन:

• उनके प्रेजेंटेशन के प्रभाव में सुधार करें
• नॉन-वर्बल संकेतों को पढ़ना सीखें
• संघर्षों के दौरान संवाद करें

6. फीडबैक मांगें और प्रोत्साहित करें

यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी अपने प्रश्नों और चिंताओं पर चर्चा करने में सहज महसूस करें। कंपनी का कम्युनिकेशन प्रवाह एकालाप के बजाय वार्तालाप होना चाहिए। जब नेता फीडबैक देते हैं, तो वे अक्सर इसे एकतरफा बातचीत में बदलने की गलती करते हैं। कर्मचारियों को अपनी चिंताएँ व्यक्त करने का अवसर नहीं दिया जाता है। दोतरफा फीडबैक को प्रोत्साहित करना मजबूत टीम कम्युनिकेशन की पहचान है। आलोचना स्वीकार करें और सुधार के लिए इसका इस्तेमाल करें।

बेहतर कम्युनिकेशन करना शुरू करें

कम्युनिकेशन हमारे पेशेवर और व्यक्तिगत संबंधों की सफलता के लिए जरूरी है। इस तरह हम दिखाते हैं कि हमें परवाह है और हम काम कैसे करते हैं। कम्युनिकेशन क्षमताओं को बेहतर बनाने के लिए केवल यही मोटिवेशन काफी है और सौभाग्य से, हम सभी सुधार कर सकते हैं।

याद रखें कि टीम कम्युनिकेशन में सुधार नई असरदार आदतें विकसित करने से शुरू होता है। सशक्त बातचीत करने के लिए, हमें अपने कौशल में सुधार करने की जरूरत है।

के बहुत सारे तरीके हैं , और यह हमें तय करना है कि कौन सा सबसे उपयुक्त है। इसे ठीक करने के लिए समय निकालना उचित है क्योंकि मुझ पर विश्वास करें, ऑफिस काम करने के लिए बहुत ज्यादा खुशहाल और ज्यादा सुखद जगह बन जाएगा।