बिजनेस कम्युनिकेशन के लिए 10 इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप्स

बिजनेस को इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल और प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर को अपनाना चाहिए क्योंकि अलग-अलग जगहों से कम्युनिकेशन और एक साथ काम करने की जरूरत लगातार बढ़ रही है।

यह आर्टिकल इस बात पर प्रकाश डालता है कि इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप्स रिमोट कार्य के लिए कम्युनिकेशन को कैसे बढ़ा सकते हैं और दस ऐप्स प्रस्तुत करते हैं जिनका इस्तेमाल बिजनेस लीडर किसी ऑफिस में काम नहीं करने पर कनेक्टिविटी को बढ़ावा देने के लिए कर सकते हैं।

इंस्टेंट मैसेजिंग क्या है?

इंस्टेंट मैसेजिंग एक टेक्स्ट-आधारित कम्युनिकेशन है जहां दो या दो से ज्यादा लोग अपने कंप्यूटर या मोबाइल डिवाइस से रियल टाइम की बातचीत में भाग लेने के लिए इंटरनेट संचालित ऐप का इस्तेमाल करते हैं।

टेक्स्ट मैसेजिंग, जिसके लिए आपके पास किसी का मोबाइल नंबर होना जरूरी है और मैसेज भेजने के लिए सेलुलर फोन नेटवर्क का इस्तेमाल करना भी कम्युनिकेशन का एक इंस्टेंट रूप है। हालाँकि, व्हाट्सएप और फेसबुक मैसेंजर दोनों से एक दिन में भेजे जाने वाले 50 बिलियन मैसेज की तुलना में एक दिन में 23 बिलियन टेक्स्ट भेजे जाते हैं।

कम्युनिकेशन के प्रमुख रूप के रूप में इंस्टेंट मैसेजिंग ने फोन कॉल और ईमेल को भी पीछे छोड़ दिया है । यहां कुछ कारण दिए गए हैं:

• क्विक मैसेज तुरंत प्राप्त होते हैं, जिसका अर्थ है कि उनके पास क्विक फीडबैक देने का समय होता है।
• आप एक साथ कई चर्चाओं और ग्रुप जॉइन कर सकते हैं।
• ज़्यादातर इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप्स ने वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, स्क्रीन शेयरिंग और फोटो और डॉकयुमेंट शेयरिंग सहित अलग-अलग कम्युनिकेशन सुविधाओं को शामिल करने के लिए विस्तार किया है।
• इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप्स का इस्तेमाल व्यक्तिगत और बिजनेस दोनों तरह के इस्तेमाल के लिए किया जा सकता है।

व्यक्तिगत इस्तेमाल के लिए, परिवार और दोस्तों से संपर्क करने के लिए, व्हाट्सएप, स्नैपचैट और फेसबुक मैसेंजर जैसे सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म इंस्टेंट मैसेज भेजने के लिए लोकप्रिय हैं। जबकि बिजनेस अपने कर्मचारियों को पेशेवर रूप से जोड़ने के लिए चैंटी, स्लैक, गूगल चैट और माइक्रोसॉफ्ट टीम का इस्तेमाल करते हैं ।

क्या इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप्स रिमोट कम्युनिकेशन को बढ़ाते हैं?

53% रिमोट कर्मचारियों का कहना है कि ऑनलाइन अपने सहकर्मियों से जुड़ाव महसूस करना ज्यादा चुनौतीपूर्ण है।

रिमोट कम्युनिकेशन से तात्पर्य ऑनलाइन टूल और ऐप्स से है जो रिमोट कर्मचारियों के अलग-अलग स्थानों से कम्युनिकेशन और सहयोग करने के तरीके को बढ़ाते हैं। 50% रिमोट कर्मचारियों के लिए सहयोग क्विक मैसेजिंग ऐप्स के माध्यम से होता है , इसके बाद 22% ईमेल के माध्यम से होता है, और फिर 19% पर मीटिंग होती हैं।

ग्रुप कम्युनिकेशन के लिए इंस्टेंट मैसेज सबसे लोकप्रिय विकल्प क्यों है , क्योंकि यह फोन कॉल या वीडियो कॉल की तरह तुरंत काम करता है, लेकिन आपके वर्कफ़्लो को बाधित नहीं करता है।

इंस्टेंट मैसेजिंग एक तेज़ गति वाला सामुदायिक स्थान प्रदान करता है जहाँ लोग सवाल कर सकते हैं, फीडबैक दे सकते हैं और प्राप्त कर सकते हैं, या दूसरे कार्यों को करते समय समस्याओं को जल्दी से हल करने में दूसरों की मदद कर सकते हैं।

काम से संबंधित चैट के अलावा , कर्मचारी अनौपचारिक बातचीत भी कर सकते हैं, जो रिमोट कर्मचारियों को मेलजोल बढ़ाने और कम अकेलापन महसूस करने का एक तरीका प्रदान करता है।

बिजनेस कम्युनिकेशन के लिए 10 इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप्स

लगभग 50% लोगों ने बताया कि अप्रभावी कम्युनिकेशन ने नौकरी की संतुष्टि को प्रभावित किया। रिमोट कार्य वातावरण के लिए कर्मचारियों को अलग-अलग इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप्स से परिचित होने और उनका अच्छी तरह से इस्तेमाल करने की जरूरत होती है।

यहां 10 बेस्ट ऑप्शन दिए जा रहे हैं:

चैन्टी

अनलिमिटेड इंस्टेंट मैसेजिंग के साथ-साथ, चैन्टी टीमों को वॉयस मैसेजिंग, ऑडियो और वीडियो कॉल और स्क्रीन शेयरिंग के माध्यम से संवाद करने की अनुमति देता है।

चैंटी का इस्तेमाल प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स के रूप में भी किया जा सकता है। इसका कंबन फीचर एक विज़ुअल बोर्ड है जो आपको टू-डू लिस्ट बनाने, टास्क असाइन करने, डेडलाइन तय करने और कर्मचारी प्रोग्रेस को ट्रैक करने की सुविधा देता है। इसे जैपियर और ट्रेलो जैसे दूसरे कार्य मैनेजमेंट टूल के साथ इंटीग्रेट किया जा सकता है।

चैंटी की टीमबुक टास्क, आमने-सामने चर्चा, प्राइवेट ग्रुप, पब्लिक ग्रुप, कॉल, पिन किए गए मैसेज, शेयर की गई फ़ाइलें और लिंक, सभी को एक ही स्थान पर देखने वाला एक ऑर्गनाइज़ प्लैटफ़ार्म है।

फ्री प्लान 5 मेम्बर तक प्राइवेट और ग्रुप चैट की अनुमति देती है, जो इसे छोटे बिजनेस के लिए एक उत्कृष्ट विकल्प बनाती है। यदि आप ज्यादा टीम मेम्बर को जोड़ना चाहते हैं, तो $3/यूजर्स/माह सालाना या $4/यूजर्स/माह मासिक भुगतान पर बिजनेस प्लान में अपग्रेड करें।

चैन्टी द्वारा प्रस्तुत मुख्य विशेषताएं हैं:

• अनलिमिटेड इंस्टेंट मैसेज सर्विस 
• स्क्रीन शेयरिंग के साथ ऑडियो/वीडियो कॉलिंग
• कानबन व्यू के साथ बिल्टइन टास्क मैनेजर 
• वॉइस मैसेज

उपलब्धता: Android, iOS, Windows, macOS, Linux और वेब ब्राउज़र।

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स 

छोटे-से-मध्यम बिजनेस (SMB) के लिए आदर्श माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, आपको ग्रुप और व्यक्तियों को इंस्टेंट मैसेज भेजने की अनुमति देती हैं। कुछ प्रमुख हाइलाइट्स में शामिल हैं:

• ऑटो-अनुवाद सुविधा रिमोट टीमों के बीच भाषा बाधाओं को कम करती है।
• आप अपनी टीम को हर दो मिनट में दोहराई जाने वाली सूचनाएं भेजकर बहुत जरूरी मामलों के बारे में सूचित रह सकते हैं।
• आप किसी सहकर्मी या कर्मचारी का ध्यान आकर्षित करने और इंस्टेंट फीडबैक पाने के लिए उसका उल्लेख कर सकते हैं।

इंस्टेंट मैसेज सेवा के साथ-साथ, Microsoft टीम फ़ाइल शेयरिंग, डॉकयुमेंट एडिटिंग और वीडियो चैट का समर्थन करती है।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सुविधा कर्मचारियों को अपनी स्क्रीन शेयर करने और धुंधले प्रभाव या कस्टमाइज्ड बैकग्राउंड का इस्तेमाल करने की अनुमति देती है, जो होम ऑफिस से वीडियो कॉल के दौरान भटकाव को कम करती है।

फ्री प्लान 100 प्रतिभागियों के साथ 60 मिनट की वीडियो कॉल और फ़ाइल शेयरिंग और रियल टाइम सह-संपादन के लिए 5 GB स्टोरेज स्पेस प्रदान करती है। प्रीमियम प्लान, जो ज्यादा प्रतिभागियों और स्टोरेज स्पेस की अनुमति देती हैं, $4/यूजर्स/माह से शुरू होती हैं।

उपलब्धता: विंडोज़, macOS, एंड्रॉइड, iOS और वेब ब्राउज़र।

गूगल चैट

Google चैट, जिसे पहले Google Hangout के नाम से जाना जाता था, में अद्वितीय चैटरूम सुविधाओं की एक श्रृंखला है, जिनमें शामिल हैं:

• इमोजी फीडबैक
• सुझाए गए जवाब। इंटरनल कम्युनिकेशन प्रक्रिया को तेज़ करने के लिए प्लेटफ़ॉर्म कई उत्तर विकल्प प्रदान करेगा ।
• फ़िल्टर सर्च का विकल्प 

Google वर्कस्पेस के एक भाग के रूप में, Google चैट यूजर्स Google ड्राइव (फ़ाइलें शेयर करने के लिए), Google कैलेंडर (मीटिंग शेड्यूल करने के लिए), Gmail (ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए), और Google मीट (वीडियो कॉन्फ्रेंस में शामिल होने और शुरू करने के लिए) तक भी पहुंच सकते हैं।

Google चैट छोटे बिजनेस के लिए सीमित सुविधाओं के साथ एक फ्री प्लान प्रदान करता है। बड़े संगठनों के लिए, Google Workspace की प्रीमियम प्लानओं में से एक खरीदें, जो $6/यूजर्स/माह से शुरू होती है। सशुल्क प्लानओं के साथ, आपको एक कस्टम ईमेल (@yourcompany.com), अनलिमिटेड ग्रुप ईमेल पते, बड़ी भंडारण क्षमता और बहुत कुछ मिलता है।

उपलब्धता: Android, iOS और वेब ब्राउज़र

स्लैक 

85% यूजर्स का कहना है कि स्लैक ने कम्युनिकेशन में सुधार किया है, जबकि 86% को लगता है कि दूर से काम करने की उनकी क्षमता में सुधार हुआ है।

स्लैक कर्मचारियों को एक-पर-एक इंस्टेंट मैसेज भेजने और प्राप्त करने और विशिष्ट प्रोजेक्ट, टीमों या विभागों के लिए चैनल (ग्रुप) में शामिल होने और बनाने की अनुमति देता है। इसके अलावा, यूजर्स ऑडियो और वीडियो कॉल में भाग ले सकते हैं।

कर्मचारी डॉकयुमेंट शेयर कर सकते हैं, थ्रेड शुरू कर सकते हैं और महत्वपूर्ण मैसेज को चैनल पर पिन कर सकते हैं। दूसरे उल्लेखनीय विशेषताओं में शामिल हैं:

• विशिष्ट मैसेज, फ़ाइलों, चैनलों और लोगों को ढूंढने में आपकी सहायता के लिए एक अंबिल्टइन सर्च इंजन मौजूद है।
• एक ऐप डाइरैक्टरी मौजूद है जो ग्राहक सहायता, प्रोडक्टिविटी, वीडियो कॉल, फ़ाइल मैनेजमेंट और बहुत कुछ के लिए 2,400 से ज्यादा टूल के साथ इंटीग्रेशन प्रदान करती है।

स्लैक छोटी कंपनियों के लिए सीमित सुविधाओं के साथ एक फ्री प्लान प्रदान करता है। बड़ी टीमों के लिए, प्रीमियम प्लान $7.25/यूजर्स/माह से शुरू होती हैं।

उपलब्धता: विंडोज़, macOS, एंड्रॉइड, iOS और वेब ब्राउज़र।

हबएंगेज 

हबएंगेज अपने कर्मचारी ऐप के साथ टीम कम्युनिकेशन के लिए एक मोबाइल-फर्स्ट दृष्टिकोण प्रदान करता है, जिसका इस्तेमाल कर्मचारी इन सभी के लिए कर सकते हैं:

• व्यावसायिक अपडेट, सूचना और संसाधनों तक एक ही स्थान पर पहुँचें।
• इवेंट की जानकारी देखें और आमंत्रणों का जवाब दें।
• सहकर्मी माइलस्टोन और मान्यताएँ देखें, जैसे जन्मदिन और कार्य वर्षगाँठ।
• एक-दूसरे को मैसेज भेजने के लिए सहकर्मियों को नाम, पदवी, विभाग या स्थान के आधार पर इंस्टेंट रूप से खोजें।
• रुचि, प्रोजेक्ट या कार्य के विषयों के आधार पर ग्रुप बनाएं।
• कर्मचारी सर्वेक्षण में भाग लें।

प्राइवेट और ग्रुप मैसेजिंग दोनों में टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग सुविधाएँ और दस्तावेज़, लिंक और मीडिया शेयर करने का विकल्प होता है।

कर्मचारी ऐप का एक मुख्य आकर्षण ब्रांडिंग है। हबएंगेज का ऐप आपके पहचानने योग्य रंगों, लोगो और मेनू के साथ आपके संगठन के लिए पूरी तरह से ब्रांडेड हो सकता है।

उपलब्धता: विंडोज़, macOS, एंड्रॉइड, iOS और वेब ब्राउज़र।

राइवर 

राइवर एक सहयोग टूल्स है जो एक-दूसरे के डाइरैक्ट मैसेज, ग्रुप मैसेज (फ़ंक्शन द्वारा बातचीत आयोजित करने के लिए बढ़िया), और पब्लिक प्लैटफ़ार्म के जरिए खुली चर्चा (कंपनी-व्यापी घोषणाएँ करने के लिए बढ़िया) प्रदान करता है। यह यूजर्स को इसकी भी अनुमति देता है:

• विशिष्ट विषयों पर आधारित चर्चा ऑर्गनाइज़ करें।
• नए मेम्बर की ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए साइनअप लिंक जेनरेट करें।
• Google ड्राइव और ड्रॉपबॉक्स के माध्यम से फ़ाइलें व्यवस्थित करें और शेयर करें।

इसके अलावा, राइवर एक प्रभावी टास्क मैनेजमेंट टूल्स है जो टीम को परसनलाइज्ड टास्क बोर्ड, चेकलिस्ट और असाइनमेंट बनाने की सुविधा देता है।

इसका कोई फ्री वर्जन उपलब्ध नहीं है, लेकिन प्लान $69/माह से शुरू होती हैं और आपके पास कितने कर्मचारी हैं इसके आधार पर बढ़ती हैं।

उपलब्धता: विंडोज़, macOS, एंड्रॉइड, iOS और वेब ब्राउज़र

Haiilo 

Haiilo एक इस्तेमाल में आसान कर्मचारी ऐप है जो निजी और ग्रुप कम्युनिकेशन दोनों के लिए उपयुक्त है। यह स्वचालित अनुवाद और आपके ब्रांड डिज़ाइन को जोड़ने दोनों के लाभ प्रदान करता है।

आप इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप में वॉयस नोट्स, इमेज और अटैचमेंट भेज सकते हैं। इसके अलावा, कर्मचारी कल्याण सर्वेक्षण, ग्रुप कार्यक्रमों और सार्वजनिक स्थिति अपडेट के माध्यम से संवाद कर सकते हैं।

एक प्रकाशन स्टूडियो भी है जो कर्मचारियों को ब्रांड एंबेसडर के रूप में कार्य करने के लिए आंतरिक और बाह्य रूप से सामग्री बनाने, शेयर करने और प्रचारित करने के लिए प्रोत्साहित करता है। लिंक्डइन के समान पोस्ट फ़ीड भी आपको अपने सहकर्मियों की सामग्री को पसंद करने और उस पर टिप्पणी करने की अनुमति देता है।

उपलब्धता: विंडोज़, macOS, एंड्रॉइड, iOS और वेब ब्राउज़र

रॉकेट.चैट 

Rocket.Chat उन SMB के लिए एकदम सही है जो इंस्टेंट मैसेज, ऑडियो और वीडियो कॉल, फ़ाइल शेयरिंग, थ्रेड और ऐप इंटीग्रेशन के माध्यम से अपने इंटरनल कम्युनिकेशन को बेहतर बनाने के लिए निजी और पब्लिक चैनल बनाना चाहते हैं।

Rocket.Chat का इस्तेमाल करने का मुख्य आकर्षण यह है कि यह आपको अपनी टीम के वर्कफ़्लो और ब्रांड पहचान के अनुरूप इंस्टेंट मैसेजिंग इंटरफ़ेस को वैयक्तिकृत करने देता है।

Rocket.Chat का फ्री वर्जन अनलिमिटेड डाइरैक्ट मैसेज, ग्रुप चैट और प्रति माह 10,000 तक पुश नोटिफिकेशन प्रदान करता है। एंटरप्राइज़ प्लान में ज्यादा सुविधाएँ हैं और न्यूनतम 25 कर्मचारियों के लिए इसकी लागत $7/यूजर्स/माह है।

उपलब्धता: विंडोज़, macOS, लिनक्स, एंड्रॉइड और iOS

फ़्लीप 

फ़्लीप आपको खास टॉपिक, प्रोजेक्ट या विभागों के आधार पर आमने-सामने की चर्चा करने या ग्रुप बनाने की सुविधा देता है। फ़्लीप की कुछ और अनूठी विशेषताएं यहां दी गई हैं :

• आप किसी सहकर्मी की प्रोफाइल पर क्लिक करके उसकी उपलब्धता और अंतिम सक्रिय स्थिति की जांच कर सकते हैं।
• प्रत्येक सहयोगी टीम के सभी मेम्बर को देखने और संपादित करने के लिए महत्वपूर्ण संदेशों, लिंक या मीटिंग नोट्स को पिन करने के लिए पिनबोर्ड का इस्तेमाल कर सकता है।
• प्रत्येक चर्चा में एक टास्कबोर्ड होता है , जहां मेम्बर कार्य बना सकते हैं, उन्हें सौंप सकते हैं और उनकी प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं।
• लिखने और पढ़ने के संकेतक यह भी बताते हैं कि कोई उत्तर टाइप कर रहा है या उसने मैसेज पढ़ा है।

जबकि फ्री संस्करण अनलिमिटेड एक-पर-एक वार्तालाप प्रदान करता है, यह यूजर्स को एक ग्रुप चैट और 1 जीबी स्टोरेज स्पेस तक सीमित करता है। इसलिए, €5/यूजर्स/माह के बिजनेस प्लान के साथ सभी सुविधाओं को अनलॉक करने पर विचार करें ।

उपलब्धता: विंडोज़, macOS, लिनक्स, एंड्रॉइड, iOS और वेब ब्राउज़र

फ्लॉक

फ्लॉक विशिष्ट प्रोजेक्ट पर चर्चा करने, चुनाव बनाने, कार्य सूची शेयर करने और प्रगति को ट्रैक करने के लिए एक-पर-एक चैट या सार्वजनिक चैनलों के माध्यम से उन्नत कर्मचारी कम्युनिकेशन प्रदान करता है। 

फ्री प्लान आपको अनलिमिटेड मैसेज भेजने, एक-पर-एक वीडियो कॉल सेट करने और दस सार्वजनिक चैनल बनाने की सुविधा देती है – चाहे काम से संबंधित हो या सोशल इस्तेमाल के लिए।

इसके अलावा, फ्लॉक का प्रोसेस ऑटोमेशन टूल कर्मचारी ऑनबोर्डिंग, बजट प्लानिंग और लीड जनरेशन जैसे दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करके आपकी कंपनी के वर्कफ़्लो को सरल बनाता है।

उपलब्धता: विंडोज़, macOS, एंड्रॉइड, iOS और वेब ब्राउज़र

सही इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप चुनें 

इस आर्टिकल में खोजे गए शानदार इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप्स की प्रचुरता के बावजूद, 69% रिमोट कर्मचारियों ने डिजिटल कम्युनिकेशन टूल्स उपकरणों से बर्नआउट में वृद्धि की सूचना दी है।

सही कम्युनिकेशन प्लैटफ़ार्म चुनना और सभी कर्मचारियों को अच्छा वर्क-लाइफ बैलेन्स देने के लिए इसका बुद्धिमानी से इस्तेमाल करना कितना महत्वपूर्ण है।किसी रिमोट टीम को मैनेज करने के लिए महत्वपूर्ण स्किल की जरूरत होती है। अपने कर्मचारियों को लचीलापन, स्वतंत्रता और सही डेडलाइन देते हुए, आपको नियमित रूप से अपनी टीम के साथ जाँच करनी चाहिए और सुनिश्चित करना चाहिए कि हर कोई प्रॉडक्टीव है।