बेहतर सिंक्रोनस कम्युनिकेशन के लिए 7 जरूरी टूल्स

इन दिनों, साथियों और सहकर्मियों के साथ कम्युनिकेशन एक बहुत बड़ी जरूरत बन गई है, और कई सॉफ्टवेयर कंपनियां बिजनेस में सही ढंग से बातचीत को सामने लाने में मदद करने के लिए मौजूद हैं। 

भले ही आज कई अलग-अलग ऑप्शन उपलब्ध हैं, लेकिन अगर आप यह जानते हैं कि कौन से टूल्स आपके बिजनेस के लिए सबसे बढ़िया हैं, तो आप यह तय कर सकते हैं कि आप अपने पैसे और समय का ज्यादा से ज्यादा लाभ उठा रहे हैं।

आइए थोड़ी गहराई से जानें कि 2023 में कर्मचारी एक-दूसरे के साथ ऑनलाइन कैसे बात करेंगे और इस समय के कम्युनिकेशन के लिए उन्हें किन टूल्स की जरूरत पड़ सकती है।

रिमोट टास्क टीम में सिंक्रोनस कम्युनिकेशन

किसी भी टीम की रीढ़ की हड्डी के रूप में असरदार कम्युनिकेशन होना ही चाहिए। यह उन रिमोट टीम के लिए भी जरूरी है जो बार-बार नहीं मिलती हैं।

रिमोट कम्युनिकेशन के सबसे लोकप्रिय साधनों में ईमेल, चैट, इंट्रानेट, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और टीम सहयोग सॉफ्टवेयर जैसे बेसिक टूल्स से लेकर इंटीग्रेटेड डिजिटल वर्कप्लेस प्लेटफार्मों में रिमोट टास्क टूल्स तक सब कुछ शामिल है।

जब हम अलग-अलग कम्युनिकेशन स्टाइल और रूपों के बारे में बात करते हैं, तो अपनी स्ट्रैटेजी तक पहुंचने के लिए टीम को संरेखित करने के कई तरीके होते हैं। रिमोट कार्य टीम के लिए एसिंक्रोनस और सिंक्रोनस दोनों कम्युनिकेशन स्ट्रैटेजी के फायदे और नुकसान हैं।

असिंक्रोनस कम्युनिकेशन (जैसे ईमेल) मददगार साबित हो सकता है क्योंकि टीम के मेम्बर अपनी सुविधानुसार फीडबैक दे सकते हैं। हालाँकि, इस तरह के कम्युनिकेशन से गलत कम्युनिकेशन और गलतफहमियाँ भी पैदा हो सकती हैं।

सिंक्रोनस कम्युनिकेशन (जैसे वेबिनार टूल्स) टीम मेम्बर को रियल टाइम में एक-दूसरे को देखने और सुनने की अनुमति देकर गलत कम्युनिकेशन को कम करने में मदद कर सकता है।

हालाँकि, इस तरह का कम्युनिकेशन कम सुविधाजनक हो सकता है क्योंकि टीम मेम्बर को एक साथ उपलब्ध होना चाहिए। अंततः, किसी रिमोट टीम के लिए सर्वोत्तम कम्युनिकेशन स्ट्रैटेजी मेम्बर की जरूरतों और प्राथमिकताओं पर निर्भर करती है।

यह ब्लॉग सिंक्रोनस कम्युनिकेशन टूल्स के लिए कुछ सर्वोत्तम विकल्पों पर गौर करेगा।

असिंक्रोनस और सिंक्रोनस कम्युनिकेशन के बीच प्राइमरी अंतर

असिंक्रोनस कम्युनिकेशन एक तरह का कम्युनिकेशन है जो रियल टाइम में नहीं होता है। इसका मतलब यह है कि मैसेज भेजे जाने से लेकर उसके प्राप्त होने, पढ़ने और उत्तर दिए जाने तक थोड़ी देरी होती है।

मुझे सिंक्रोनस टूल का इस्तेमाल कब करना चाहिए?

सिंक्रोनस या एसिंक्रोनस कम्युनिकेशन टूल्स का इस्तेमाल करना है या नहीं, यह तय करते समय विचार करने के लिए कई फैक्टर हैं। सबसे महत्वपूर्ण फैक्टर कम्युनिकेशन का उद्देश्य है। अगर टार्गेट ऐसी जानकारी पहुंचाना है जो समय के प्रति संवेदनशील है या तत्काल प्रतिक्रिया की जरूरत है, तो एक सिंक्रोनस कम्युनिकेशन टूल्स बेहतर विकल्प है।

इसके विपरीत, मान लीजिए कि कम्युनिकेशन का उद्देश्य उन सूचनाओं का आदान-प्रदान करना है जो समय के प्रति संवेदनशील नहीं हैं या जिन्हें तत्काल प्रतिक्रिया की जरूरत नहीं है। उस स्थिति में, एक असिंक्रोनस कम्युनिकेशन टूल्स बेहतर विकल्प है।

सिंक्रोनस कम्युनिकेशन के फायदे

सिंक्रोनस कम्युनिकेशन टूल्स के एसिंक्रोनस टूल्स की तुलना में कुछ फायदे हैं। एक के लिए, वे पार्टियों के बीच रियल टाइम कम्युनिकेशन की अनुमति देते हैं, जो समन्वय उद्देश्यों के लिए जरूरी हो सकता है।

इसके अलावा, सिंक्रोनस टूल्स उपस्थिति और कनेक्शन की भावना प्रदान कर सकते हैं जिसकी एसिंक्रोनस टूल में कमी हो सकती है।

अंत में, सिंक्रोनस टूल में गलत कम्युनिकेशन की संभावना कम हो सकती है क्योंकि सभी पक्ष आम तौर पर एक ही पृष्ठ पर (शाब्दिक और आलंकारिक रूप से) एक साथ होते हैं।

सिंक्रोनस कम्युनिकेशन के नुकसान

सिंक्रोनस कम्युनिकेशन टूल्स का इस्तेमाल करने के कई नुकसान हैं , जैसे तकनीकी कठिनाइयाँ जिसके कारण ऑडियो या वीडियो ख़राब या देरी से लोड होती है, जिससे असरदार ढंग से कम्युनिकेशन करना मुश्किल हो जाता है।

सिंक्रोनस कम्युनिकेशन बहुत समय लेने वाला हो सकता है। यह प्रॉडक्टीव कार्य समय को छीन सकता है, खासकर अगर इसका इस्तेमाल लंबी मीटिंग या कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए किया जाता है।

सिंक्रोनस कम्युनिकेशन से असिंक्रोनस कम्युनिकेशन की ओर रुझान में बदलाव

असिंक्रोनस कम्युनिकेशन भविष्य है क्योंकि यह लोगों को किसी विशिष्ट समय या स्थान से बंधे बिना संवाद करने की अनुमति देता है।

इस प्रकार का कम्युनिकेशन उन लोगों के लिए विशेष रूप से फायदेमंद है जो हमेशा चलते रहते हैं या जिनकी बहुत सारी प्रतिबद्धताएँ होती हैं। असिंक्रोनस कम्युनिकेशन लोगों को अपने समय और इसे खर्च करने के तरीके पर अधिक नियंत्रण भी देता है।

असिंक्रोनस कम्युनिकेशन लोगों को एक ही समय में एक ही स्थान पर रहे बिना संवाद करने की अनुमति देता है। यह वैश्विक अर्थव्यवस्था में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जहां लोगों को अक्सर समय क्षेत्रों में संवाद करने की जरूरत होती है।

दूसरा, एसिंक्रोनस कम्युनिकेशन सिंक्रोनस कम्युनिकेशन की तुलना में अधिक कुशल है क्योंकि यह लोगों को बिना किसी रुकावट के बातचीत करने की अनुमति देता है। इसका मतलब यह है कि लोग अधिक प्रॉडक्टीव बातचीत कर सकते हैं क्योंकि वे कहने से पहले सोच सकते हैं कि वे क्या कहना चाहते हैं।

अंत में, असिंक्रोनस कम्युनिकेशन सिंक्रोनस कम्युनिकेशन की तुलना में अधिक लचीला है क्योंकि यह लोगों को ईमेल, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और त्वरित मैसेज जैसे अलग-अलग कम्युनिकेशन टूल्स का इस्तेमाल करने की अनुमति देता है। यह लचीलापन लोगों के लिए एक कम्युनिकेशन विधि ढूंढना आसान बनाता है जो उनकी जरूरतों के अनुरूप हो।

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सिंक्रोनस कम्युनिकेशन के लिए अगली जेनेरेशन के टूल्स

लाइव स्ट्रीम

चैंटी

चैंटी एक सिंक्रोनस कम्युनिकेशन टूल्स है जो यूजर्स को रियल टाइम में कम्युनिकेशन करने की अनुमति देता है और कम्युनिकेशन हिस्ट्री को सीमित नहीं करता है। यह टीम सहयोग के लिए बहुत अच्छा है, क्योंकि यह केवल कम्युनिकेशन के अलावा और भी बहुत कुछ प्रदान करता है। आप वीडियो और वॉयस कॉल भी कर सकते हैं, फ़ाइलें शेयर कर सकते हैं और मैसेज से टास्क बना सकते हैं और कानबन बोर्ड की मदद से उन्हें मैनेज कर सकते हैं।

कीमत 

• फ्री प्लान की कीमत हमेशा के लिए $0 है।
• बिजनेस प्लान की लागत $4 प्रति यूजर प्रति माह है।

फायदे 

• अनलिमिटेड मैसेजिंग
• ऑडियो/वीडियो कॉलिंग
• कानबन के साथ बिल्ट-इन टास्क मैनेजर 

नुकसान 

• किसी लिंक केजरिए कॉल जॉइन करने का फीचर अभी मौजूद नहीं है 

ज़ूम

ज़ूम एक सिंक्रोनस कम्युनिकेशन टूल्स है जिसका इस्तेमाल ऑनलाइन मीटिंग, वेबिनार और रिमोट शिक्षा के लिए किया जा सकता है। यह रियल टाइम में दूसरों से जुड़ने का एक अच्छा तरीका है, चाहे वे एक ही कमरे में हों या दुनिया भर में हों। ज़ूम उच्च अच्छी क्वालिटी वाले ऑडियो और वीडियो के साथ-साथ स्क्रीन शेयरिंग और चैट सुविधाएँ प्रदान करता है। इसका इस्तेमाल करना काफी आसान होता है और इसे किसी भी डिवाइस के जरिए एक्सेस किया जा सकता है।

फायदे 

• बड़ी टीम मेम्बर का समर्थन करता है
• फेसबुक पर मीटिंग/वेबिनार होस्ट कर सकते हैं
• ज़ूम को फ्री एक्सेस कर सकते हैं

नुकसान 

• सब्सक्रिप्शन बहुत ज्यादा है 
• HD क्वालिटी वाला वीडियो भी अच्छा नहीं है

गूगल मीट

Google मीट एक शक्तिशाली सिंक्रोनस कम्युनिकेशन टूल्स है जिसका इस्तेमाल अलग-अलग उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है। Google मीट के साथ, आप रियल टाइम में दूसरों के साथ आसानी से जुड़ सकते हैं, चाहे आप किसी प्रोजेक्ट पर एक साथ काम कर रहे हों या बस काम कर रहे हों।

Google मीट आपकी स्क्रीन या प्रेजेंट स्लाइड शेयर करना भी आसान बनाता है, जिससे आप किसी प्रेजेंटेशन या डॉकयुमेंट पर आसानी से सहयोग कर सकते हैं। और क्योंकि मीट Google इकोसिस्टम में बनाया गया है, आप जीमेल, कैलेंडर या ड्राइव का इस्तेमाल करने वाले अन्य लोगों से आसानी से जुड़ सकते हैं। चाहे आप सहकर्मियों या दोस्तों से जुड़ना चाह रहे हों, Google मीट सिंक्रोनस कम्युनिकेशन के लिए एक बढ़िया विकल्प है।

फायदे 

• अन्य Google वर्कप्लेस सर्विसेज के साथ नुकसान रहित रूप से इंटीग्रेट होता है।
• बहुत अच्छी कस्टमर सपोर्ट मौजूद है 
• एक्सेस करने में बेहद आसान है 

नुकसान 

• फीचर्स बहुत कम हैं 
• ज्यादा से ज्यादा 100 प्रतिभागी भाग ले सकते हैं 
• सेशन रिकॉर्ड करने की कोई क्षमता नहीं

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स 

माइक्रोसॉफ्ट टीम्स एक सहयोग मंच है जो यूजर्स को रियल टाइम में एक साथ संवाद करने और काम करने में सक्षम बनाता है। टीमें अलग-अलग प्रकार की सुविधाएँ प्रदान करती हैं जो यूजर्स को चैट, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, फ़ाइल साझाकरण और बहुत कुछ सहित जुड़े रहने और प्रॉडक्टीव रहने की अनुमति देती हैं।

टीमें सिंक्रोनस कम्युनिकेशन के लिए एक बढ़िया प्लैटफ़ार्म है, क्योंकि यह यूजर्स को तुरंत विचार शेयर करने और प्रोजेक्ट पर सहयोग करने की अनुमति देता है। प्लेटफ़ॉर्म अत्यधिक स्केलेबल भी है ताकि इसका इस्तेमाल छोटी टीम या बड़े संगठनों द्वारा किया जा सके। Microsoft Teams के साथ, बिजनेस संपूर्ण संगठन में कम्युनिकेशन और सहयोग में सुधार कर सकते हैं।

फायदे 

• सभी टूल्स को एक स्थान पर संयोजित करना
• कोई अतिरिक्त शुल्क नहीं
• सुविधाजनक चैट जोड़ता है
• निर्बाध फ़ाइल बैकअप, सहयोग और खोज

नुकसान 

• बहुत सारे समान टूल्स हैं
• अनावश्यक डेटा का इस्तेमाल
• सुरक्षा से जुड़ा खतरा

वेब कॉन्फ्रेंसिंग

जोहो 

ज़ोहो सिंक्रोनस कम्युनिकेशन के लिए एक महान टूल्स है क्योंकि यह लोगों, वार्तालापों और वर्कफ़्लो को एक ही स्थान पर व्यवस्थित करके व्यावसायिक प्रोडक्टिविटी को शक्ति प्रदान करता है। यह B2B कंपनियों को उनके साझेदारों, विक्रेताओं और अन्य व्यावसायिक हितधारकों को एक साथ रखने के लिए एक शेयर मंच बनाने में मदद करके उनके बिक्री संचालन में शीर्ष पर बने रहने में मदद करता है।

फायदे 

• कस्टमाइज़ करने के लिए सबसे बढ़िया CRM 
• शानदार वर्कफ़्लो टीम
• कस्टम वर्कफ़्लो बनाना आसान है
• कस्टमर सपोर्ट बेहतर है 
• एक्सेस करने में काफी आसान है

नुकसान 

• इंटीग्रेशन करना बहुत जटिल है 
• AI असिस्टेंट में सुधार की जरूरत है

ऑनलाइन व्हाइटबोर्डिंग

विस्मे

विस्मे का ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड गैर -डिजाइनरों और शुरुआती लोगों के लिए आदर्श है। आप तुरंत विचार विकसित कर सकते हैं, उन्हें निकाल सकते हैं और डिज़ाइन बना सकते हैं।

Visme के सभी व्हाइटबोर्ड टेम्पलेट पूरी तरह से अनुकूलन योग्य हैं, इसलिए आप कल्पनाशील डिज़ाइन तत्वों को शामिल करके अपने व्हाइटबोर्ड को एक अद्वितीय रूप दे सकते हैं। बस अपने मुफ़्त या प्रीमियम Visme अकाउंट में साइन इन करें, एक नया प्रोजेक्ट खोलें, “व्हाइटबोर्ड” चुनें और फिर अपना Visme व्हाइटबोर्ड सेट करना शुरू करें।

फायदे 

• सोशल मीडिया इन्फोग्राफिक्स को बहुत जल्दी तैयार करने के लिए आदर्श।
• असरदार कॉर्पोरेट प्रेजेंटेशन बनाने के लिए अच्छा है। 

नुकसान 

• बहुत सामान्य प्री-बिल्ड टेम्पलेट।
• इसकी कार्यक्षमता को समझने में समय लगता है।

मिरो

मिरो एक सिंक्रोनस कम्युनिकेशन टूल्स है जो रिमोट टीम को रियल टाइम में सहयोग करने की अनुमति देता है। मिरो के साथ, टीम मेम्बर विचार शेयर कर सकते हैं, फीडबैक दे सकते हैं और नवीनतम प्रोजेक्ट विकास पर अपडेट रह सकते हैं। मिरो का विज़ुअल इंटरफ़ेस सामग्री बनाना और व्यवस्थित करना आसान बनाता है, और इसकी अंतर्निहित विशेषताएं सहज और कुशल सहयोग की सुविधा प्रदान करती हैं। इन कारणों से, मिरो उन रिमोट टीम के लिए एक आदर्श टूल्स है जिन्हें बेहतर टीम डायनामिक्स गतिशीलता के लिए जुड़े रहने और प्रॉडक्टीव रूप से एक साथ काम करने की जरूरत है।

फायदे 

• अन्य प्लेटफार्मों के साथ आसानी से इंटीग्रेट होता है। 
• रियल टाइम की बातचीत
• एक साथ एक्जिक्युशन 

नुकसान 

• सबसे खराब बात यह है कि इसमें दिया गया है “केवल बोर्ड मालिक ही अनलॉक कर सकता है”, लेकिन फिर भी दूसरे यूजर्स लॉक खोला सकते हैं। 

निष्कर्षआजकल, कम्युनिकेशन टूल्स सिर्फ टूल्स नहीं बल्कि अनुभव भी हैं। कम्युनिकेशन के लिए हम जिन टूल्स का इस्तेमाल करते हैं वे सहज, आसान और इस्तेमाल में आसान होने चाहिए। इसे ध्यान में रखते हुए, हमने 2023 के लिए बेस्ट टूल लिस्ट किए हैं जो आपकी टीम के सिंक्रोनस कम्युनिकेशन को बढ़ावा देंगे। अपनी टीम के लिए एक कम्युनिकेशन प्लान बनाने के बारे में सोचें।