“हमें कम्युनिकेशन को लेकर थोड़ी समस्याएं हो रही हैं।”
आपने शायद कई चीज़ों का बहाना बनाते हुए इसे वाक्य को अक्सर सुना होगा। चाहे वह अधूरा काम हो, खराब मूड में कोई कर्मचारी हों, खराब टीम वर्क हो या कुछ और, यह वाक्य अक्सर सामने आता है। अगर कुछ सर्वे पर नजर डालें तो खराब कम्युनिकेशन वर्कप्लेस पर समस्याओं का सबसे बड़ा कारण है।
लेकिन ख़राब कम्युनिकेशन का आपके लिए क्या मतलब है?
जब कम्युनिकेशन खराब होता है, तो डेडलाइन पूरी नहीं होती है। प्रोजेक्ट शुरू करना मुश्किल हो जाता है। आइडिया पर ठीक से चर्चा नहीं होती। कर्मचारी काम में अपना बेस्ट नहीं देते हैं। अक्सर झगड़े होते रहते हैं। और यह तो सिर्फ सामने नजर आने वाली चीजें हैं, ऐसी कई बातें हैं जो नजर नहीं आती।
ऐसी स्थिति की कल्पना करें जहां नर्स डॉक्टर को यह न बताए कि उसे किस पैर का ऑपरेशन करना चाहिए। या फिर सह-पायलट ने पायलट को हवाई जहाज के किसी इंजन की मरम्मत के बारे में नहीं बताया।
चाहे यह ओवर-कम्युनिकेशन कम-कम्युनिकेशन हो या बीच में कुछ हो, यह आपकी टीम के काम करने के तरीके पर असर डालती है। हमने काफी रिसर्च किया है और हम आपकी टीम के साथ बेहतर कम्युनिकेशन करने के 50 तरीकों की एक बड़ी लिस्ट सूची लेकर आए हैं।
आइए शुरू करें – हमें उम्मीद है कि आपको कम से कम कुछ ऐसी टिप्स तो जरूर मिलेंगी जिनका इस्तेमाल आप अपनी टीम के साथ कर सकते हैं!
नए कर्मचारियों को शामिल करना
जब कोई नया कर्मचारी आपकी कंपनी में जॉइन करता है, तो संभवतः वह एक नई शुरुआत करने और अपनी नई भूमिका को सफलतापूर्वक शुरू करने के लिए बहुत ज्यादा उत्साहित होता है। हालाँकि, साथ ही वह काफी तनावग्रस्त भी होता है। वह घबरा जाता है क्योंकि उसने पहली बार अपने नए वर्कप्लेस और टीम को देखा हिय और उनके साथ कम्युनिकेशन करना शुरू करता है।
अगर 69% कर्मचारियों को शानदार ऑनबोर्डिंग का अनुभव होता है, तो उनके किसी कंपनी में तीन साल तक बने रहने की संभावना ज्यादा होती है। (स्रोत)
हम सभी जानते हैं कि ग्रुप में नया लड़का या लड़की होना कैसा लगता है, चाहे वह स्कूल में हो, काम पर हो, या कहीं और हो। नए लोगों से मिलना रोमांचक है, लेकिन कम्युनिकेशन करना चुनौतीपूर्ण भी हो सकता है। अगर आप नई नियुक्ति पर ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को आसान बनाना चाहते हैं, तो कुछ तरीके हैं।
- उन्हें अपने नए सहकर्मियों से ठीक से मिलवाएं। नए कर्मचारियों का परिचय देते हुए एक वीडियो बनाएं और पब्लिकली उनकी घोषणा करें, इसे गुप्त न रखें।
- कंपनी में सभी को एक ईमेल भेजें और उन्हें बताएं कि कोई नया व्यक्ति जॉइन कर रहा है। अपनी टीम को नई नियुक्ति के बारे में थोड़ा बताएं।
- नए कर्मचारी को उनके डेस्क या दरवाजे पर एक नेमप्लेट दें, और उनके लिए कुछ बिजनेस कार्ड ऑर्डर करें ।
- उन्हें कंपनी के इंटरनल जानकारी या डॉकयुमेंट एक्सेस करने की सुविधा दें। इस तरह, वे आपके काम करने और कम्युनिकेशन करने के तरीके के आदी हो सकते हैं।
अगर आप नई नियुक्तियों के लिए समय बचाना चाहते हैं, तो एक ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट बनाना सुनिश्चित करें जिसे आप बाद में दुबारा इस्तेमाल कर सकें।
वर्कप्लेस पर विविधता का आनंद उठाएँ
आजकल, ऐसी टीम में काम करना असामान्य बात नहीं है जहाँ हर कोई अलग-अलग शहरों, देशों या यहाँ तक कि महाद्वीपों से आता है। चैन्टी में हमारी टीम में कुछ कर्मचारी हैं जो यूरोप के विभिन्न हिस्सों में घर से काम करते हैं। याद रखने वाली महत्वपूर्ण बात यह है कि विभिन्न संस्कृतियों में चीजों को समझने और फीडबैक देने के अलग-अलग तरीके होते हैं।
उदाहरण के लिए, बोस्टन में एक प्रोजेक्ट मैनेजर ब्राज़ील में एक डेवलपर को कुछ जल्द पूरा करने के लिए कहता है। समस्या यह है कि “जल्द” का उनका विचार बहुत भिन्न हो सकता है। भाषाएँ और संस्कृतियाँ उन शब्दों के अलग-अलग अर्थ बता सकती हैं जिन्हें हम सभी हल्के में लेते हैं।
आजकल ऐसे लोगों का होना बहुत आम है जो आपके साथ काम करते हैं लेकिन आपकी भाषा नहीं बोलते हैं, इसलिए आपको अंग्रेजी जैसी सामान्य भाषा का इस्तेमाल करना होगा।
“भाषा बाधाओं को एक कारण के रूप में सूचीबद्ध किया गया था कि 40 प्रतिशत वैश्विक आभासी टीमें सफल क्यों नहीं हुईं। ( स्रोत )
हालाँकि, आप सांस्कृतिक रूप से विविध वर्कप्लेस में कम्युनिकेशन में सुधार भी कर सकते हैं।
- कर्मचारियों को एक-दूसरे के साथ बेहतर कम्युनिकेशन करने का तरीका सीखने में मदद करने के लिए भाषा सीखने की कक्षाएं प्रदान करें।
- गैर-देशी वक्ताओं से बात करते समय मुहावरों, कठबोली भाषा या पेशेवर शब्दजाल का अत्यधिक इस्तेमाल न करें। अपनी भाषा सरल और समझने में आसान रखें।
- दोनों भाषाएं बोलने वाले किसी ऐसे व्यक्ति से पूछें जो किसी गैर-देशी वक्ता को अपने विचार बेहतर ढंग से समझाए।
- विभिन्न संस्कृतियों के लोगों के साथ घूमें! एक ही देश के लोग अक्सर एक साथ रहते हैं – इससे बचने की कोशिश करें और वर्कप्लेस पर सभी से बात करें।
मनोविज्ञान का इस्तेमाल करना: परिभाषित करें कि कौन कौन है
आपने संभवतः उन अजीब व्यक्तित्व प्रश्नोत्तरी में से एक में भाग लिया है जो आपको बताती है कि आप किस प्रकार के बर्गर या फ़ॉन्ट या पल्प फिक्शन चरित्र हैं। इसे स्वीकार करें, यह जानकर कुछ संतुष्टि मिलती है कि आप मार्सेलस वालेस की तुलना में विन्सेंट वेगा से ज्यादा हैं।
इन परीक्षणों का कुछ हिस्सा मूर्खतापूर्ण हो सकता है, लेकिन उनमें हमारी रुचि का कारण यह नहीं है। वह ज्ञान आपको यह जानने में मदद कर सकता है कि अपने साथियों के साथ बेहतर तरीके से कैसे काम किया जाए – यह सफल, प्रॉडक्टीव टीमों के निर्माण और काम करने के लिए महत्वपूर्ण है। कुछ व्यक्तित्व परीक्षण हैं जिन्हें आप आज़मा सकते हैं:
- बिग फाइव पर्सनैलिटी टेस्ट
- जंग टाइपोलॉजी टेस्ट
- “रोर्सचाक” परीक्षण
सभी कर्मचारियों की अपनी-अपनी पहचान है। मैनेजर को वर्कप्लेस में विभिन्न प्रकार के विभिन्न स्वभावों से निपटना पड़ता है। तो, आप अपनी टीमों में अलग-अलग व्यक्तित्व होने से कैसे लाभ उठा सकते हैं? कर्मचारियों के चरित्रों का सही मिश्रण बनाएं और उन्हें सही तरीके से बातचीत करने में मदद करें।
- मिश्रित व्यक्तित्व वाली टीमें बनाएं। आपका वर्कप्लेस ज्यादा स्थिर होगा और आपका कम्युनिकेशन ज्यादा प्रभावी होगा।
- पहचानें कि कुछ कर्मचारी प्रभावशाली हैं और अन्य ज्यादा अंतर्मुखी हैं, लेकिन हर कोई कुछ न कुछ योगदान दे सकता है। इसलिए आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि हर कोई बैठकों और चर्चाओं में भाग ले।
- सभी प्रकार के व्यक्तित्वों के मूल्य को पहचानें। सिर्फ इसलिए कि कोई व्यक्ति अलग तरीके से कार्य करता है, इसका मतलब यह नहीं है कि वह आपके संगठन में योगदान नहीं दे सकता है। अगर आप सही मैनेजमेंट स्टाइल चुनते हैं , तो आप वर्कप्लेस में विभिन्न व्यक्तित्वों को जोड़ सकते हैं।
अलग-अलग कर्मचारियों को अलग-अलग नजरिए की जरूरत होगी। आपको विभिन्न प्रकार के स्वभावों और उनमें से प्रत्येक के साथ प्रभावी ढंग से कैसे काम करना है, इसके बारे में सूचित किया जाना चाहिए। इस तरह, आप एक नेता के रूप में सभी के साथ बेहतर कम्युनिकेशन करेंगे और आपकी टीम ज्यादा सुसंगत और सफल होगी।
अपने आप को संभालें, फीडबैक पर ध्यान दें
फीडबैक के बिना, आप जो सबसे अच्छी उम्मीद कर सकते हैं वह है कि आप अपने लक्ष्य तक अचानक पहुंच जाएं। सबसे बुरी स्थिति में, आप भटकते रहेंगे, बिना यह जाने कि आपने कुछ सही किया या गलत। अगर आप वर्कप्लेस पर एक प्रभावी फीडबैक तंत्र बनाना चाहते हैं, तो निम्नलिखित पर ध्यान दें।
- ओपन-डोर पॉलिसी रखें
वर्कप्लेस पर कर्मचारियों की सबसे बड़ी समस्याओं में से एक उनके मैनेजर और सीईओ के साथ कम्युनिकेशन संबंधी समस्याएं हैं। वे संपर्क करने में असहज महसूस करेंगे, इसलिए वे कम्युनिकेशन से पूरी तरह बचेंगे।
एक ओपन-डोर पॉलिसी शुरू करने का प्रयास करें जहां कर्मचारी आपसे संपर्क कर सकें और जब उन्हें ऐसा लगे तो वे आपके ध्यान में कुछ ला सकें। इस स्थिति में हर कोई जीतता है।
13. बेनाम फीडबैक के लिए एक प्लैटफ़ार्म प्रदान करें।
बेनाम कर्मचारी सर्वे भेजकर या उन्हें एक गुमनाम सुझाव बॉक्स का इस्तेमाल करने की अनुमति देकर अपनी राय छोड़ने दें।
एक मीटिंग सेंसेई बनें
हर जगह अनप्रॉडक्टीव मीटिंग क्यों हो रही हैं? इसका एक कारण यह है कि हर किसी को एक मीटिंग की लागत नहीं पता होती है। जेसन फ्राइड और डेविड हेनमीयर की पुस्तक रिवर्क के इस उद्धरण पर विचार करें:
मान लीजिए कि आप एक घंटे तक चलने वाली मीटिंग शेड्यूल करने जा रहे हैं, और आप इसमें भाग लेने के लिए दस लोगों को आमंत्रित करते हैं। वह दस घंटे की मीटिंग है, एक घंटे की मीटिंग नहीं। आप एक घंटे की मीटिंग के समय के लिए दस घंटे की प्रोडक्टिविटी का व्यापार कर रहे हैं।
यह कैसा लगता है?
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दूसरी ओर, हम इस फ़ैक्ट को नजरअंदाज नहीं कर सकते हैं कि बैठकें सहयोग करने का #1 तरीका है – आप बैठकों को पूरी तरह से छोड़ नहीं सकते हैं। हालाँकि, उन्हें ज्यादा कुशल बनाने के कुछ तरीके हैं।
- प्रत्येक मीटिंग के लिए एक स्पष्ट एजेंडा रखें – कौन क्या और कब बोलता है।
- एक टाइमर सेट करें और उसके ख़त्म होने पर मीटिंग समाप्त करें। हम 30 मिनट से ज्यादा की मीटिंग नहीं करते, 15 मिनट तो और भी बेहतर है।
- जितना हो सके उतने कम लोगों को आमंत्रित करें।
- केवल उन्हीं लोगों को आमंत्रित करें जो चर्चा किए जा रहे मुद्दे से प्रासंगिक हों।
- प्रत्येक मीटिंग को स्पष्ट परिणाम के साथ समाप्त करें और इसे पूरा करने के लिए किसी को जिम्मेदार बनाएं।
- बैठकों के अलावा नियमित रूप से आमने-सामने बातचीत करें। इस तरह, प्रबंधन कर्मचारियों को बेहतर ढंग से समझेगा और इसके विपरीत।
आप अपनी टीम के लिए एक अच्छा कम्युनिकेशन टूल भी प्राप्त कर सकते हैं, जो आपको योजनाओं पर चर्चा करने, कार्य सौंपने और एक ही स्थान से सभी कम्युनिकेशन और सहयोग को संभालने की सुविधा देता है। इस तरह, आप अपनी बैठकों की संख्या को प्रभावी ढंग से कम कर सकते हैं।
कुछ उचित कम्युनिकेशन टूल प्राप्त करें
20. सबसे पहले, ईमेल का इस्तेमाल केवल कम्युनिकेशन करने के लिए न करें।
हो सकता है कि आपको ईमेल पसंद हों, लेकिन आपको कम्युनिकेशन का कोई अन्य तरीका आज़माने की ज़रूरत है। कर्मचारी ईमेल नहीं पढ़ते हैं और वे अक्सर उन्हें भूल जाते हैं, अनदेखा कर देते हैं, या बिना उत्तर दिए उन्हें हटा देते हैं।
- एक टीम कम्युनिकेशन ऐप प्राप्त करें
हम टीम कम्युनिकेशन ऐप्स में बहुत बड़े हैं – आप उस टूल से बता सकते हैं जिसे हम बना रहे हैं। हम अकेले नहीं हैं – आज बहुत सारे कम्युनिकेशन टूल मौजूद हैं। उनके इतने लोकप्रिय होने का कारण यह है कि वे केवल कम्युनिकेशन बढ़ाते हैं।
ऐसे परिदृश्य की कल्पना करें जहां एक सहकर्मी आपको काम के लिए एक महत्वपूर्ण लिंक भेजता है। आप यह याद रखने की कोशिश करते हैं कि उन्होंने इसे कहां भेजा है और आप घंटों तक फंसे रहते हैं। क्या यह वाइबर, मैसेंजर, स्काइप, ईमेल, या कुछ और था? और क्या आप निश्चित हैं कि यह उसी सहकर्मी ने भेजा है या किसी और ने?
टीम कम्युनिकेशन ऐप का इस्तेमाल करने का हमारा मुख्य कारण हमारे सभी सबसे महत्वपूर्ण कम्युनिकेशन को एक ही स्थान पर रखना है। विभिन्न ऐप्स में ईमेल और वार्तालापों पर नज़र रखना जल्दी ही थका देने वाला हो गया इसलिए हमने काम के लिए केवल एक ऐप का इस्तेमाल करना शुरू कर दिया।
न केवल आपके पास एक ही स्थान पर आपके सभी कम्युनिकेशन हैं, बल्कि आप अपनी सभी कार्य फ़ाइलों को भी आसानी से पा सकते हैं। इसके अलावा, आप हर जगह, हर चीज़ तक पहुँच सकते हैं। अंत में, आजकल टीम चैट ऐप में बहुत सारी फीचर्स हैं जो आपकी टीम की प्रोडक्टिविटी को बढ़ा सकती हैं । उदाहरण के लिए, चैंटी आपको ऐप के भीतर संदेशों को कार्यों में बदलने की अनुमति देता है।
- भावनात्मक बातचीत के लिए जगह बनाएं
जब काम पर कम्युनिकेशन की बात आती है, तो अनौपचारिक बातचीत आपके विचार से ज़्यादा महत्वपूर्ण और कठिन होती है। आप वाटर कूलर पलों के लिए अपनी टीम चैट ऐप का इस्तेमाल कर सकते हैं और निर्दिष्ट चैनलों में काम से असंबंधित चीजों के बारे में बात कर सकते हैं। अगर आप एक रिमोट टीम में काम करते हैं , तो इस प्रकार का कम्युनिकेशन विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।
- एक ऑनलाइन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल प्राप्त करें
सहयोग अच्छे टीम कम्युनिकेशन के केंद्र में है। अच्छी और बुरी खबर यह है कि बहुत सारे ऑनलाइन पीएम टूल हैं जो आपकी टीम के कम्युनिकेशन में आपकी सहायता करते हैं। आप अपने कार्यों की प्रगति को ट्रैक करने के लिए उनका इस्तेमाल कर सकते हैं ताकि हर कोई एक ही पृष्ठ पर हो। ये उपकरण आपके सभी कार्यों को आसानी से दस्तावेज़ीकृत करने में आपकी सहायता करते हैं।
परियोजना जीवनचक्र में प्रत्येक बाधा अराजकता की संभावना है। एक सर्वेक्षण में पाया गया कि जब संगठन परियोजना प्रबंधन में बेहतर हो जाते हैं, तो KPI में उल्लेखनीय वृद्धि होती है, और प्रोडक्टिविटी में 60 प्रतिशत से ज्यादा सुधार हो सकता है।
कुछ बिंदु पर, आपको एहसास होगा कि आप स्प्रैडशीट्स के साथ सब कुछ प्रबंधित नहीं कर सकते हैं और यह तब होता है जब आप प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल का इस्तेमाल करना शुरू करते हैं। ये उपकरण आपका समय बचाने और आपकी टीम के साथ प्रभावी ढंग से सहयोग करने में मदद करेंगे ।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल का इस्तेमाल करने के कई लाभ यहां दिए गए हैं:
– योजना और पूर्वानुमान
– प्रोग्रेस ट्रैकिंग
– रियल टाइम में सभी ऐप्स तक लगातार पहुंच
– सुरक्षा
अगर आप अपनी प्रोजेक्ट को स्प्रेडशीट और ईमेल से प्रबंधित नहीं कर सकते हैं, तो इसके बजाय एक प्रोजेक मैनेजमेंट टूल आज़माएँ।
मोटिवेशन के बारे में न भूलें
मोटिवेशन के महत्व को समझने में विफल रहती हैं ।
इस विषय पर गैलप के नवीनतम सर्वेक्षण के अनुसार, “अमेरिकी वर्कप्लेस की स्थिति”
70 प्रतिशत कर्मचारियों में किसी न किसी स्तर पर सहभागिता का अभाव है। अनुमान है कि अमेरिका को प्रति वर्ष प्रोडक्टिविटी में भारी $450 बिलियन से $550 बिलियन का नुकसान होगा।
इसके विपरीत, कर्मचारियों को प्रेरित करने से प्रोडक्टिविटी में वृद्धि हो सकती है और संगठन को उच्च स्तर का आउटपुट प्राप्त करने की अनुमति मिल सकती है।
- एक सामान्य लक्ष्य पहचानें
हर कंपनी के भीतर, चाहे वह एक विज्ञापन एजेंसी हो या B2C ईकॉमर्स स्टोर , कुछ सामान्य लक्ष्य होते हैं, जो व्यवसाय के फोकस पर काफी हद तक निर्भर हो सकते हैं। सामान्य लक्ष्यों की पहचान करना और उन्हें स्पष्ट करना कई लाभों के साथ आ सकता है। आख़िरकार, एक टीम के लिए उसके प्रत्येक सदस्य की समान मानसिकता से ज्यादा महत्वपूर्ण कुछ भी नहीं है।
- मिशन और विजन स्पष्ट करें
कंपनी के मूल्यों और मिशन को समझाने के लिए समय निकालें, चाहे कॉर्पोरेट प्रशिक्षण के हिस्से के रूप में या कर्मचारियों को नियमित अनुस्मारक के रूप में। जब कर्मचारियों की कंपनी के लक्ष्यों के बारे में समझ मजबूत हो जाएगी, तो वे उन तक पहुंचने के लिए एक-दूसरे के साथ ज्यादा प्रभावी ढंग से कम्युनिकेशन करने में सक्षम होंगे।
अपने कम्युनिकेशन स्किल लिस्ट निकालें
प्रत्येक नियोक्ता चाहता है कि उसके कर्मचारी कम्युनिकेशन करें, लेकिन आपके अपने कम्युनिकेशन कौशल के बारे में क्या? अगर आप एक आदर्श नेता के रूप में सेवा करना चाहते हैं, तो ऐसा करने का एकमात्र तरीका आत्म-विकास है।
- प्रश्न पूछें
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार की कंपनी चलाते हैं, प्रत्येक कर्मचारी चीजों को अपने तरीके से समझता है। अगर आप अपने कर्मचारियों से पूछते हैं कि वे कैसे कम्युनिकेशन करना चाहते हैं, तो आप अपने संगठन के लिए एक बेहतर कम्युनिकेशन प्लान बना सकते हैं । इसके अलावा, आपके कर्मचारी इस तथ्य को पसंद करेंगे कि आप पूछताछ करने के लिए पर्याप्त विचारशील हैं।
- अपना पूरा ध्यान दें
अगर आप किसी के साथ बातचीत कर रहे हैं और वे अपना फोन चेक करते रहते हैं या कहीं और देखते रहते हैं, तो आप बातचीत जारी रखने के मूड में नहीं होंगे। आंखों का ध्यान उतना ही बनाए रखें जितना स्वीकार्य और विनम्र हो और दूसरे व्यक्ति को यह दिखाने के लिए बाकी सब कुछ एक तरफ रख दें कि आप ध्यान से सुन रहे हैं।
- सुनने के लिए समय निकालें
बातचीत में एक से ज्यादा व्यक्तियों को बात करने की जरूरत होती है। अगर आप हर समय बोलने वाले ही रहेंगे, तो लोग आपकी आलोचना करना शुरू कर देंगे और आप जो कुछ भी कहेंगे उसका कोई मतलब नहीं निकलेगा। दूसरों को बोलने देने के लिए कभी-कभी ब्रेक लें। इस तरह, बातचीत में अन्य प्रतिभागियों को लगेगा कि वे भी सक्रिय रूप से भाग ले रहे हैं।
- इस बात का ध्यान रखें कि आप कैसे कम्युनिकेशन कर रहे हैं
माइंडफुल कम्युनिकेशन शब्दों से कहीं ज्यादा है। अपनी मुद्रा, चेहरे के भाव और शारीरिक भाषा पर ध्यान दें। अपनी बाहों को अपनी छाती के ऊपर से पार करने के बजाय आराम दें – इसे रक्षा के संकेत के रूप में समझा जाता है । जब उचित हो तब मुस्कुराएं, जब कोई बात कर रहा हो तो अपना सिर हिलाएं और आंखों से संपर्क स्थापित करें।
- लिखित में फॉलोअप करें
मीटिंग में होने वाली हर बात किसी को याद नहीं रहती। मीटिंग के बारे में कुछ संक्षिप्त नोट्स बनाएं और जिन्हें भी सूचित करना हो उन्हें ईमेल से भेजें।
- इन्फॉर्म करें और मोटिवेट करें
यह करने से ज्यादा कहने में आसान, लेकिन अपने कम्युनिकेशन प्रयासों में कार्रवाई करने के लिए अपने कर्मचारियों को प्रेरित करने का प्रयास करें। अगर आप इसे स्वयं प्रबंधित नहीं कर सकते, तो आप किसी सलाहकार या ट्रेनर को नियुक्त कर सकते हैं।
- इसे दोतरफा बनाएं
अगर आप अपने कर्मचारियों को फीडबैक देते हैं, तो उनसे भी इसका अनुरोध करना सुनिश्चित करें। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, वे ईमानदार फीडबैक देने से बहुत डर सकते हैं, इसलिए आप ज्यादा सही उत्तर प्राप्त करने के लिए सिस्टम को गुमनाम बना सकते हैं।
33. आमने-सामने रखें
टीम कम्युनिकेशन ऐप संपर्क में आने का सबसे कुशल और तेज़ तरीका हैं। हालाँकि, अपने सहकर्मियों को आमने-सामने देखने से आपके कम्युनिकेशन में ईमानदारी और प्रामाणिकता में सुधार होता है।
- ओवर कम्युनिकेशन न करें
अच्छी मात्रा में ईमेल भेजने और किसी के इनबॉक्स को उड़ा देने के बीच एक महीन रेखा है। विशेष रूप से कार्यदिवस समाप्त होने के बाद, अपने सहकर्मियों को अनगिनत ईमेल न भेजें क्योंकि इससे सुबह तक इंतजार करना पड़ सकता है।
- आलोचना को कभी भी खुद से न जोड़ें
अगर आप किसी की आलोचना कर रहे हैं या आपकी आलोचना की जा रही है, तो हमेशा याद रखें कि किए जा रहे कार्य पर ध्यान दें, न कि किसी के इरादे पर। कार्रवाई करने से पहले आप वास्तव में कभी नहीं जान सकते कि कोई क्या करने का इरादा रखता है। जब भी संभव हो, भावनाओं को शामिल किए बिना आलोचना दें और स्वीकार करें।
- सोच-समझकर तारीफ करें
अगर आप किसी सहकर्मी को अच्छे काम के लिए बधाई देते हैं, तो वह सोच में पड़ सकती है कि उसने वास्तव में क्या सही किया। अपनी फीडबैक के बारे में विशिष्ट रहें – अगर कोई कुछ अच्छा (या खराब) करता है, तो उन्हें बताएं कि उन्होंने आपकी फीडबैक पाने के लिए विशेष रूप से क्या किया है। आपके कर्मचारियों को पता होगा कि अगली बार जब वे समान कार्य करेंगे तो उन्हें कौन सी दिशा अपनानी है।
- सुझावों को गंभीरता से लें और बताएं कि जब आप ऐसा नहीं कर सकते तो क्यों करें
हमेशा आपके सामने आने वाले सभी सुझावों को स्वीकार करें और अपने सहकर्मियों को ऐसा महसूस कराएं कि उनकी आवाज़ सुनी गई है। हालाँकि, बुरे लोगों को अस्वीकार करने से न डरें, बल्कि कारण बताएं कि उन्हें क्यों अस्वीकार किया जाता है।
टीम बनाना बहुत बड़ी बात है
अगर आप अपनी टीम के काम करने के तरीके में सुधार करना चाहते हैं, तो आपको किसी प्रकार की टीम निर्माण को शामिल करना चाहिए। ऐसी बहुत सी टीम-बिल्ड एक्टिविटी हैं जिन्हें आप घर के अंदर या बाहर आज़मा सकते हैं। आप खाना पकाने की कक्षाएं, संगीत कार्यक्रम, भाषा सीखना, टीम निर्माण खेल, साहसिक पार्कों और पालतू चिड़ियाघरों की यात्राएं, या यहां तक कि अपने सहकर्मियों के साथ शरारत करना और जो भी मन में आए, कर सकते हैं। यहां हमारी कुछ पसंदीदा टीम-बिल्डिंग एक्टिविटी दी गई हैं।
- ऑफिस से बाहर निकलें
अगर आप बहुत ज्यादा समय तक घर के अंदर रहते हैं, तो इसका सभी पर नकारात्मक मनोवैज्ञानिक प्रभाव पड़ सकता है। कभी-कभी, आप थोड़ी देर के लिए बाहर जाकर आश्चर्यजनक बदलाव ला सकते हैं। आम धारणा के विपरीत, अगर आप बाहर हैं, तो इसका मतलब यह नहीं है कि आप काम नहीं कर रहे हैं। आप बस एक अलग स्थान पर जा सकते हैं जहां आप किसी प्रोजेक्ट पर एक साथ काम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हमारी मार्केटिंग टीम की मीटिंग हमेशा पास के कैफे में होती है – इस तरह यह और भी मजेदार बन जाती है।
- रिट्रीट का प्रोग्राम बनाएँ
हर समय काम करने के बजाय, आप अपनी टीम को एक-दूसरे को और ज्यादा जानने देने के लिए एक या दो दिन का समय ले सकते हैं। ऐसा करने के लिए वर्क रिट्रीट एक उत्कृष्ट तरीका है और इसके लिए अत्यधिक बजट की भी जरूरत नहीं है, क्योंकि आप ऑफिस से एक घंटे की दूरी पर स्थित स्थानों की यात्रा कर सकते हैं – किसी भिन्न महाद्वीप में जाना आवश्यक नहीं है।
- कॉन्फ्रेंस में एक टीम के रूप में भाग लें
इसे दोहरी जीत के रूप में समझें – आपको एक सम्मेलन में भाग लेने और कुछ सीखने और अपनी टीम के साथ कुछ समय बिताने का मौका मिलता है। एक बार फिर, सम्मेलनों को महंगा होना जरूरी नहीं है – आप लोकल कॉन्फ्रेंस ढूंढ सकते हैं जो खर्च पर असर नहीं डालेगा।
- वॉटरकूलर चैट की अनुमति दें
कई नियोक्ताओं को यह पसंद नहीं आता जब उनके कर्मचारी ऑफिस में गैर-कार्यात्मक चीजों के बारे में बात करते हैं। हालाँकि, यह समय की बर्बादी नहीं है – यह बेहतर कम्युनिकेशन को बढ़ावा देने का एक शानदार तरीका है। जब भी संभव हो कर्मचारियों को गपशप करने के लिए प्रोत्साहित करें ताकि आपकी टीम के सदस्य एक-दूसरे के बारे में ज्यादा जान सकें और ज्यादा प्रभावी ढंग से कम्युनिकेशन कर सकें।
- अपने कर्मचारियों की उपलब्धियों का जश्न मनाएं
अगर कोई महान कार्य करता है, तो उसे मान्यता दी जानी चाहिए और पुरस्कार दिया जाना चाहिए। शायद आप उन्हें वेतन वृद्धि नहीं दे सकते, लेकिन आप उन्हें उतना ही कीमती कुछ दे सकते हैं – अपना समय। अपने कर्मचारियों को यह दिखाने के लिए अपने दिन से समय निकालें कि आप उनकी कड़ी मेहनत की सराहना करते हैं, और हमेशा यह सुनिश्चित करें कि आप इसे पूरी टीम के सामने सार्वजनिक रूप से करें।
- शर्मीले कर्मचारियों को पहचानें और उनसे बात करें
हम सभी का व्यक्तित्व अलग-अलग होता है और कुछ लोग स्वभाव से शर्मीले होते हैं। उन्हें बदलने का प्रयास करने के बजाय, उनके चरित्र लक्षणों को स्वीकार करें, और उन्हें खुद को और ज्यादा अभिव्यक्त करने में मदद करें। उन्हें वास्तविक रुचि दिखाएं और उनकी टिप्पणियों और विचारों को प्रोत्साहित करें ताकि वे भी सभी आकारों और रूपों में वर्कप्लेस कम्युनिकेशन में योगदान दें। याद रखें कि उनके व्यक्तित्व के आधार पर इसमें कुछ समय लग सकता है।
- कंपनी संस्कृति पर ध्यान दें
यह उन चीजों में से एक है जो कहने से ज्यादा आसान है। कंपनी संस्कृति उन मूल्यों का एक समूह है जिन पर आप विश्वास करते हैं, कुछ ऐसा जो आपको न केवल प्रतिस्पर्धा से, बल्कि अन्य सभी कंपनियों से अलग करता है। हमारे लिए, कंपनी की संस्कृति एकजुटता और पारदर्शिता के साथ-साथ कम्युनिकेशन में खुलेपन के बारे में है। अगर आपके पास समय है, तो बैठें और दस्तावेज़ करें कि काम आपके लिए क्या मायने रखता है और आपके काम करने के तरीके के पीछे क्या दर्शन है।
- क्रॉस-डिपार्टमेंटल शिक्षा को बढ़ावा दें
क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा अगर मार्केटिंग से जुड़ा कोई व्यक्ति बिक्री के बारे में सीख सके? और उदाहरण के लिए, विकास से जुड़ा कोई व्यक्ति उत्पाद विपणन के बारे में ज्यादा सीख सकता है। अगर आप अपने कर्मचारियों को एक-दूसरे से सीखने देते हैं (और इसे प्रोत्साहित करते हैं), तो लोग यह देख पाएंगे कि कुछ निर्णय क्यों लिए गए हैं और वे आपकी कंपनी, सेवा या उत्पाद का बेहतर अवलोकन कर पाएंगे। आप कभी नहीं जानते, आपका बिक्री प्रतिनिधि आपकी अगली मार्केटिंग टीम का सदस्य भी बन सकता है।
जब ऑफिस स्पेस की बात आती है तो कुछ हट के सोचें
लोगों को काम करने के लिए आरामदायक जगहों की जरूरत होती है। अगर आप अपनी टीम को ऐसे माहौल से घेरते हैं जो उन्हें असहज या नाखुश बनाता है, तो आप अच्छे परिणाम की उम्मीद नहीं कर सकते।
एर्गोनोमिक फर्नीचर में निवेश और स्थान के प्रभावी इस्तेमाल से प्रोडक्टिविटी 64% तक बढ़ सकती है।
- अपने ऑफिस को रिअरेंज करें
ऑफिस का मेकओवर करने के लिए आपको नया फर्नीचर खरीदने की ज़रूरत नहीं है। आज बहुत सारे ऑफिस पारंपरिक तरीके से स्थापित किए गए हैं जहां कर्मचारियों को कक्षों और दीवारों से अलग किया जाता है। बेहतर संगठनात्मक कम्युनिकेशन के लिए अपने ऑफिस को पुनर्व्यवस्थित करने की शुरुआत करने के लिए इन बाधाओं को दूर करना एक अच्छा तरीका है ।
47. चुप रहने की जरूरत का सम्मान करें
कुछ लोग शोर-शराबे वाले माहौल में अच्छा प्रदर्शन करते हैं, दूसरों को अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए एक शांत जगह की जरूरत होती है। किसी भी मामले में, जब हमें कोई मीटिंग करनी होती है तो हम सभी को एक शांत कमरे की ज़रूरत होती है या एक ऐसी जगह की ज़रूरत होती है जहाँ हम आराम कर सकें और आराम कर सकें। अपने ऑफिस में पूर्ण शांति के साथ एक अलग कमरा या कोना बनाने का प्रयास करें ताकि आपकी टीम के सदस्यों के पास यह विकल्प हो कि वे कब कुछ शांति पाना चाहते हैं।
48. “हॉट डेस्किंग” प्रयोग
” हॉट डेस्किंग ” नाम की कोई चीज़ होती है, जहां ऑफिस में कोई भी हर समय एक ही डेस्क पर काम नहीं करता है। इस तरह, लोग उस व्यक्ति के आधार पर बदलाव कर सकते हैं जिसके साथ उन्हें उस दिन सहयोग करने की जरूरत है। इसे लागू करना हमेशा आसान नहीं होता है, लेकिन यह आपकी टीम को सभी के साथ ज्यादा कम्युनिकेशन करने के लिए प्रेरित करने का एक शानदार तरीका है।
- एक ही कॉफी मशीन का इस्तेमाल करें
एक ऐसी कंपनी की प्रसिद्ध कहानी है जिसके पास पूरी इमारत के लिए एक ही कॉफी मशीन थी जो एक साथ काम करती थी – और उन्होंने आश्चर्यजनक परिणाम प्राप्त किए। यह सरल है – एक ही कॉफी मशीन होने से लोगों को ज्यादा कम्युनिकेशन करने के लिए मजबूर होना पड़ता है।
- सफेद दीवार वाले कमरे की तकनीक
सफ़ेद दीवार वाला कमरा आवश्यक रूप से सफेद दीवारों वाला कमरा नहीं है। यह एक ऐसा कमरा है जहां हर कोई आ सकता है और किसी समस्या को हल करने के लिए व्हाइटबोर्ड का इस्तेमाल कर सकता है। प्रत्येक टीम के प्रत्येक व्यक्ति को इस कमरे तक पहुंच मिलनी चाहिए ताकि वे एक साथ समस्या पर चर्चा कर सकें और समाधान का सुझाव दे सकें ताकि उन समस्याओं का समाधान किया जा सके ।
टीम वर्क और सहयोग के लिए अपने ऑफिस में व्हाइटबोर्ड का इस्तेमाल करते हैं । हमारे पास कार्यों के लिए एक व्हाइटबोर्ड है – जब कोई कार्य पूरा हो जाता है, तो हम उसे हटा देते हैं। दूसरे व्हाइटबोर्ड पर, जब हमारे पास कुछ भारी और जटिल होता है तो हम कार्य विवरण लिखते हैं। इस तरह, एक बोर्ड कार्यों पर टिक लगाने के लिए है, और दूसरा तब होता है जब हमारे पास कोई जटिल कार्य होता है जिसे स्पष्टीकरण की जरूरत होती है। यह जटिल लग सकता है, लेकिन यह वास्तव में बहुत सरल है और तैयार कार्यों को अपनी आंखों के सामने गायब होते देखना अविश्वसनीय रूप से संतोषजनक है।
एक आकर्षक वर्कप्लेस संस्कृति बनाने और खुले कम्युनिकेशन को बढ़ावा देने के लिए, विचार- मंथन सत्रों या यहां तक कि प्रस्तुतियों के लिए इस्तेमाल में आसान ग्राफिक टेम्पलेट्स जैसे दृश्य सहायता को एकीकृत करना उल्लेखनीय रूप से प्रभावी हो सकता है।
एक बोनस टिप: टेबल जो दीवारों में बदल जाती हैं
आप कभी नहीं जानते कि किसी काम को पूरा करने के लिए आपको कितने लोगों की जरूरत पड़ सकती है। कभी-कभी, आपको अतिरिक्त हाथों के लिए एक अतिरिक्त टेबल की जरूरत हो सकती है और इन स्थितियों में, फोल्डअवे टेबल बहुत मददगार हो सकती हैं। वे अतिरिक्त जगह नहीं लेते हैं और जब आपको अपने गियर के लिए कुछ अतिरिक्त जगह की जरूरत होती है तो वे वहां मौजूद होते हैं।
निष्कर्ष
हम आशा करते हैं कि आपको यह आर्टिकल पढ़ने में उतना ही आनंद आया होगा जितना हमें इसे लिखने में आया था! वर्कप्लेस पर कम्युनिकेशन और सहयोग को बेहतर बनाने के 50 बेहतरीन तरीकों की यह लिस्ट हमारे अपने अनुभव और चैंटी में काम करने के तरीके को बेहतर बनाने की इच्छा का परिणाम है। हमें पूरी उम्मीद है कि आपको यह उपयोगी लगेगा और आप इनमें से कम से कम कुछ युक्तियों को अपने वर्कप्लेस पर लागू कर सकते हैं। अगर आपके पास कोई अन्य सुझाव है जो हमें जानना चाहिए, तो कृपया हमें नीचे टिप्पणी में बताएं! 😉
यह आर्टिकल मूल रूप से मार्च 2017 में पोस्ट किया गया था, और मार्च 2024 में अपडेट किया गया था।
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