वर्कप्लेस पर वर्बल कम्युनिकेशन में सुधार लाने के लिए 6 जरुरी स्टेप्स

वर्बल कम्युनिकेशन असरदार वर्कप्लेस मैनेजमेंट में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। हालाँकि, सफल वर्बल कम्युनिकेशन से जड़ने के लिए स्किल और ज्ञान की जरुरत होती है।

क्योंकि लोग शब्दों को अलग-अलग तरीकों से इस्तेमाल करते हैं और अलग-अलग तरीके से इसका मतलब समझते हैं, इसलिए कभी-कभी आप जो कहना चाहते हैं वह आपके दर्शकों/श्रोताओं तक पहुंचने में सफल नहीं हो सकता है।

इसके संभावित परिणामों में कार्य परियोजनाओं में देरी या विफलताएं, साथ ही कर्मचारियों में तनाव और कम मनोबल शामिल हैं।

बिजनेस के फलने-फूलने और कर्मचारियों के विकास के लिए, वर्कप्लेस में मजबूत वर्बल कम्युनिकेशन स्किल्स जरूरी होते हैं।

इस आर्टिकल में, हम वर्बल कम्युनिकेशन के महत्व और बिजनेस में इसकी आवश्यकता दोनों पर चर्चा करेंगे जहां उसकी सबसे ज्यादा जरूरत है।

हम उन सामान्य चुनौतियों पर भी गौर करें जिनका आप सामना कर सकते हैं और उनसे कैसे जल्दी और असरदार ढंग से निपटें।

वर्बल कम्युनिकेशन क्या है?

मीडिया और कम्युनिकेशन की ऑक्सफोर्ड डिक्शनरी के अनुसार वर्बल कम्युनिकेशन “भाषाई रूप में शब्दों या मैसेज के इस्तेमाल के माध्यम से मानवीय संपर्क है।”

इस परिभाषा के अनुसार, जब भी आप कम्युनिकेशन के लिए वॉइस, इशारों या बॉडी लैंगवेज़ के बजाय भाषा का इस्तेमाल करते हैं, तो आप वर्बल कम्युनिकेशन में संलग्न होते हैं।

वर्कप्लेस में, आप किसके साथ बातचीत कर रहे हैं और किस तरीके से बातचीत कर रहे हैं, इसके आधार पर विभिन्न प्रकार के वर्बल कम्युनिकेशन होते हैं तो आप सिंक्रोनस कम्युनिकेशन चुनते हैं। दो मुख्य श्रेणियां फॉर्मल और इनफॉर्मल कम्युनिकेशन हैं।

वर्बल कम्युनिकेशन के प्रकार:

इनफॉर्मल वर्बल कम्युनिकेशन

• अपने डेस्क पर किसी अन्य कर्मचारी से बातचीत करना
• अपने लंच ब्रेक पर किसी सहकर्मी के साथ काम के सिलसिले में बात करना
• हल्के, रोजमर्रा के विषयों पर चर्चा

फॉर्मल वर्बल कम्युनिकेशन

• मैनेजर, स्टेकहोल्डर, ग्राहकों या थर्ड पार्टी के लोगों से बात करना
• एक निर्धारित मीटिंग के दौरान प्रेजेंटेशन

वर्कप्लेस पर, फॉर्मल और इनफॉर्मल कम्युनिकेशन के बीच का अंतर सिर्फ यह नहीं है कि आप किससे बात कर रहे हैं। इसके लिए सेटिंग, उद्देश्य और तैयारी भी महत्वपूर्ण कारक हैं।

अगर आप किसी निर्धारित मीटिंग में हैं, तो वह अचानक हुई मीटिंग से ज्यादा फॉर्मल है। और इसी तरह, अगर आपका उद्देश्य महत्वपूर्ण जानकारी के बारे में बताना है जो कंपनी में कई लोगों को प्रभावित करेगी, तो यह किसी प्रोजेक्ट के साथ आगे बढ़ने के संभावित तरीकों के बारे में किसी सहकर्मी के साथ आरामदायक चर्चा से ज्यादा फॉर्मल है।

आप मान सकते हैं कि सबसे महत्वपूर्ण जानकारी हमेशा पारंपरिक फॉर्मल तरीकों के माध्यम से प्रेषित की जाती है जैसे कि पेशेवर ढंग से लिखे गए ईमेल, लेकिन असल में, यह इतना आसान नहीं है।

व्यस्त कार्य वातावरण में, आपको किसी भी रूप में जरूरी जानकारी देने या प्राप्त करने के लिए तैयार रहना होगा, वर्बल कम्युनिकेशन कौशल को लिखित कम्युनिकेशन कौशल के समान ही महत्वपूर्ण बनाना होगा।

एक सफल कम्युनिकेटर बनने के लिए, आपको अपनी बात सटीक और सम्मानपूर्वक रखने में सक्षम होना चाहिए, चाहे आप फॉर्मल प्रेजेंटेशन दे रहे हों या चैन्टी चैनल पर सहकर्मियों के साथ आकस्मिक रूप से बात कर रहे हों।

प्रोफेशनल संबंध बनाने में वर्बल कम्युनिकेशन के लाभ

सफल वर्बल कम्युनिकेशन के लिए न केवल सटीकता और स्पष्टता की जरुरत होती है; आपको अपने दर्शकों के अनुरूप अपने लहज़े और शब्द विकल्पों को भी समायोजित करना होगा। कोई भी आपके इरादे को समझने के लिए आपके दिमाग को नहीं पढ़ सकता; वे केवल आपके बात करने और कार्य करने के तरीके के आधार पर इसका अनुमान लगा सकते हैं। तो वर्बल कम्युनिकेशन के मुख्य लाभ मदद करते हैं:

समय की बचत

जब आपको अपने टीम के साथी, विभाग प्रबंधक, या ग्राहक से सीधे बात करने का मौका मिलता है तो इससे समय की काफी बचत होती है और आप किसी भी मुद्दे को कुछ ही मिनटों में हल कर सकते हैं।

फॉर्म कनेक्शन

वर्कप्लेस पर असरदार वर्बल कम्युनिकेशन सहकर्मियों को एक-दूसरे को बेहतर तरीके से जानने और एक-दूसरे के हितों और शौक के बारे में जानने में मदद करता है। यह एक ज्ञात तथ्य है कि टीमें असरदार ढंग से काम करती हैं अगर उनके बीच न केवल पेशेवर संबंध हों बल्कि मैत्रीपूर्ण संबंध भी हों।

गलतफहमियां दूर करें

अगर संदेश मौखिक रूप में प्रदान किया गया है, तो संभावना है कि गलतफहमी के लिए कोई जगह नहीं होगी और प्राप्तकर्ता इसे सही ढंग से समझ जाएगा।

टीम की प्रोडक्टिविटी बढ़ाएँ

अपनी टीम के साथ अच्छा व्यवहार करने के लिए पेशेवर और सम्मानजनक लहजा विकसित करना जरूरी है। जब आप एक-दूसरे को बेहतर जानते हैं तो आपके सहकर्मियों के साथ संवाद करने का तरीका समय के साथ विकसित और बदल सकता है। अगर सही तरीके से किया जाए तो इससे टीम वर्क और प्रोडक्टिविटी बढ़ेगी।

मोटिवेशन 

वर्कप्लेस पर असरदार वर्बल कम्युनिकेशन प्रेरणादायक होता है और लोगों को भाषणों, प्रस्तुतियों या व्यावसायिक बातचीत में सक्रिय भाग लेने के लिए मोटिवेट करता है।

वर्बल कम्युनिकेशन के नुकसान

वर्बल कम्युनिकेशन इसके कई नुकसान हैं, कुछ को दूसरों की तुलना में पहचानना और हल करना ज्यादा कठिन होता है। यहां कुछ सामान्य कारण दिए गए हैं:

अलग-अलग कम्युनिकेशन स्टाइल

यह उन व्यक्तिगत तरीकों को संदर्भित करता है जिनसे अलग-अलग लोग अपने शब्दों को चुनते हैं और उन्हें वितरित करते हैं। कुछ मामलों में, लोगों के पास कुछ शब्दों और वाक्यांशों के अर्थ के बारे में अलग-अलग विचार भी होते हैं, जिससे महत्वपूर्ण गलतफहमियां पैदा हो सकती हैं। स्वर, शारीरिक भाषा और सुनने का कौशल भी यहां काम आ सकता है।

टाइम का प्रेशर 

कभी-कभी आपके या आपके सहकर्मियों के पास बैठ कर किसी बात का पूरा विवरण देने का समय नहीं होगा, जिससे आपके लिए एक-दूसरे को समझना मुश्किल हो जाएगा।

असरदार डाउनवर्ड कम्युनिकेशन का अभाव

अगर किसी प्रोजेक्ट में एक मजबूत नेता का अभाव है, तो इसका परिणाम ख़राब हो सकता है डाउनवर्ड कम्युनिकेशन परस्पर विरोधी विचारों और सूचनाओं या अस्पष्ट निर्देशों के रूप में। जैसे-जैसे ये प्रबंधकों और उनकी टीमों के माध्यम से आगे बढ़ते हैं, जानकारी की स्पष्टता और भी कम हो सकती है।

सहकर्मियों के साथ नकारात्मक संबंध

जिन व्यक्तियों से आप पेशेवर या व्यक्तिगत स्तर पर सहमत नहीं हैं, उनके साथ असरदार ढंग से संवाद करना एक संघर्ष हो सकता है। आप बातचीत को जल्दी ख़त्म करने के लिए अपने स्पष्टीकरण में कटौती कर सकते हैं, और आपके श्रोता व्यक्तिगत पूर्वाग्रह के कारण बुरा इरादा मान सकते हैं।

कॉर्पोरेट कल्चर 

बुरी ख़बरें देना, कठोर निर्णय लेना, या अलोकप्रिय परिवर्तन लागू करना ऐसे सभी कार्य हैं जिनसे बहुत से लोग वर्कप्लेस पर कतराते हैं क्योंकि वे उनकी प्रतिष्ठा और उनके करियर को प्रभावित कर सकते हैं। इसके परिणामस्वरूप अप्रत्यक्ष या अस्पष्ट वाक्यांशों के कारण महत्वपूर्ण जानकारी अप्रभावी रूप से कम्युनिकेट हो सकती है।

शब्दजाल का इस्तेमाल

जब आप अपनी टीम के लोगों के साथ बातचीत करते हैं तो अत्यधिक विशिष्ट भाषा का इस्तेमाल करना ठीक है, लेकिन जब इसका इस्तेमाल उन ग्राहकों या सहकर्मियों के साथ किया जाता है जिनके पास आपके विशेष क्षेत्र का ज्ञान नहीं है तो यह समस्याएँ पैदा कर सकता है।

अप्रभावी कम्युनिकेशन प्रोडक्टिविटी और कर्मचारी मनोबल दोनों पर गंभीर प्रभाव डाल सकता है। जब वर्कप्लेस पर खराब कम्युनिकेशन के सबसे महत्वपूर्ण प्रभावों के बारे में पूछा गया, तो 52% लोगों ने कहा कि इसके परिणामस्वरूप अतिरिक्त तनाव होता है, और 44% ने कहा कि इससे उनके काम में देरी या विफलता होती है, इसलिए, इम्पोस्टर सिंड्रोम होता है।

असरदार वर्बल कम्युनिकेशन में बाधाएँ

किसी कंपनी के किसी भी क्षेत्र या स्तर पर, विभिन्न कारणों से कम्युनिकेशन से जुड़ी असुविधाए उत्पन्न हो सकता है। व्यक्तिगत कर्मचारी, नेतृत्व, प्रौद्योगिकी और बुनियादी ढाँचा सभी असरदार वर्बल कम्युनिकेशन में बाधा बन सकते हैं, और एक ही समय में कई बाधाएँ मौजूद हो सकती हैं।

यहां कुछ कम्युनिकेशन बाधाएं हैं जिनका आपको वर्कप्लेस पर सामना करना पड़ सकता है:

भाषा संबंधी बाधाएँ: रिमोट कार्य के कारण विभिन्न देशों के कर्मचारियों को एक ही टीम में काम करते हुए देखना आम होता जा रहा है। अधिकांश मामलों में, हर किसी की कम से कम एक भाषा समान होगी, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि हर कोई एक ही हद तक धाराप्रवाह है।

सांस्कृतिक बाधाएँ: लोग अपनी संस्कृति के आधार पर बहुत अलग तरीकों से काम कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, दुनिया के एक हिस्से में व्यावसायिक सेटिंग में आमतौर पर इस्तेमाल किए जाने वाले वाक्यांश भ्रमित करने वाले हो सकते हैं या दूसरे हिस्से में असभ्य माने जा सकते हैं, जिससे बारीकियां खो जाती हैं और गलतफहमियां पैदा होती हैं।

व्यक्तिगत कौशल: हर किसी को अपने काम के हिस्से के रूप में संवाद करना होता है, लेकिन केवल कुछ मुट्ठी भर लोगों को ही प्रोफेशनल कम्युनिकेशन ट्रेनिंग मिल रही है या स्वाभाविक रूप से इसमें अत्यधिक कुशल हैं। व्याकरण की गलतियाँ, शब्दों का दुरुपयोग, और चलते-फिरते वाक्य देशी और गैर-देशी वक्ताओं के बीच समान रूप से आम हैं।

अप्रभावी लीडरशिप: अगर किसी प्रोजेक्ट के लीडर के पास खराब कम्युनिकेशन स्किल है, तो यह समस्या और बढ़ जाएगी क्योंकि प्रबंधक अपनी टीमों को भ्रमित करने वाली जानकारी या अधूरे विचार देने का प्रयास करते हैं।

पुरानी तकनीक: कम्युनिकेशन के सीमित तरीकों वाली कंपनियां अपनी पूरी क्षमता से काम नहीं कर पाएंगी। दूरस्थ कार्य में वृद्धि के साथ, टीमों को आधुनिक सहयोग की जरुरत हैकार्यप्रवाह उपकरण संपर्क में रहना और असरदार ढंग से मिलकर काम करना।

अकुशल बुनियादी ढाँचा: संगठन अक्सर बड़े और जटिल हो सकते हैं, जिनमें परियोजनाएँ कई टीमों और विभागों में फैली होती हैं। अच्छी कंपनी के बुनियादी ढांचे के बिना, विभिन्न टीमों को पता नहीं चलेगा कि कौन क्या कर रहा है या उन्हें किसके साथ संवाद करना चाहिए।

वर्बल कम्युनिकेशन में चुनौतियों पर काबू पाना

यह ज्यादा आसान लग सकता है, लेकिन कम्युनिकेशन करते समय अपने दर्शकों को ध्यान में रखना अविश्वसनीय रूप से महत्वपूर्ण है। आप उनकी कम्युनिकेशन स्टाइल के बारे में क्या जानते हैं? क्या आप किसी ऐसे विषय को कवर कर रहे हैं जिसके बारे में उन्हें पूर्व ज्ञान की कमी हो सकती है? क्या आप उसी पेज पर बातचीत शुरू कर रहे हैं?

हालाँकि जब कम्युनिकेशन की बात आती है तो पालन करने के लिए सामान्य सर्वोत्तम प्रथाएँ होती हैं, कार्रवाई का सर्वोत्तम तरीका काफी हद तक मौजूदा स्थिति और इसमें शामिल विशिष्ट लोगों पर निर्भर होता है।

हालाँकि, ग़लतफहमियों को दूर करने या रोकने का एक अच्छा तरीका यह है कि आप वर्तमान स्थिति की पुष्टि करके और जिस विषय पर आप बात करने जा रहे हैं उस पर अपने दर्शकों के ज्ञान की सीमा का आकलन करके अपनी बातचीत शुरू करें। यह अतिरिक्त काम जैसा लग सकता है, लेकिन लंबे समय में यह आपका काफी समय बचा सकता है।

इसके अतिरिक्त, चर्चाओं को मैत्रीपूर्ण और समावेशी बनाए रखने के लिए, आरोपित विषयों और भाषा से दूर रहना सबसे अच्छा है। यह तब भी लागू होता है जब आपको विश्वास हो कि वर्तमान में मौजूद कोई भी व्यक्ति नाराज नहीं होगा।

यह सुनिश्चित करना भी महत्वपूर्ण है कि चर्चा के दौरान व्यक्तियों को ऐसा महसूस न हो कि उन्हें निशाना बनाया जा रहा है या उन पर हमला किया जा रहा है, इसलिए आरोप लगाने वाली भाषा से बचें।

वर्कप्लेस में वर्बल कम्युनिकेशन में सुधार लाने के लिए 6 स्टेप्स 

क्या आप तुरंत अपने वर्बल कम्युनिकेशन कौशल में सुधार करना चाहते हैं? ऐसे बहुत से क्षेत्र हैं जिन पर आप तुरंत काम शुरू कर सकते हैं। असरदार ढंग से संवाद करने में आपकी सहायता के लिए नीचे कुछ क्विक टिप्स दी गई हैं:

एक्टिव होकर सुनने की प्रैक्टिस करें

एक्टिव होकर सुनना वर्बल कम्युनिकेशन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। अगर आप देखते हैं कि आप अक्सर लोगों से बात करते समय उनकी बात काट देते हैं या बातचीत के दौरान आमतौर पर जिस व्यक्ति से आप बात कर रहे हैं उसकी आवाज की तुलना में आपकी आवाज ज्यादा सुनाई देती है, तो पीछे हटने का प्रयास करें और दूसरों को अपनी बात रखने का मौका दें। आर-पार।

जब कोई आपके साथ प्रयास करने और संवाद करने के लिए समय और प्रयास करता है, तो आपके लिए यह जरूरी है कि आप उस पर अपना पूरा ध्यान दें और खुले दिमाग से उनके विचारों पर विचार करें। यह आपके सहकर्मियों के साथ बेहतर संबंधों और ज्यादा असरदार टीम वर्क दोनों में योगदान देगा।

अपनी बॉडी लैंग्वेज के प्रति सचेत रहें

शारीरिक हाव-भाव की खराब आदतें जैसे कि अपने पैर थपथपाना, अपनी बाहों को क्रॉस करना, अपनी घड़ी की जांच करना, या अत्यधिक इधर-उधर देखना असरदार वर्बल कम्युनिकेशन में बाधा डाल सकता है। इससे बातचीत के दूसरे पक्ष के व्यक्ति को जल्दबाजी, अनादर और उपेक्षा महसूस हो सकती है।

अपनी शारीरिक हाव-भाव को खुला और तटस्थ रखने पर काम करें ताकि आप अनजाने में कोई चेतावनी संकेत न दें जिससे दूसरों को असहज महसूस हो।

अपने दूसरे सॉफ्ट स्किल्स का इस्तेमाल करें

रिपोर्ट लिखने और एक्सेल जैसे कई मुश्किल स्किल्स वर्कप्लेस कम्युनिकेशन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। हालाँकि, रिपोर्ट और स्प्रेडशीट में मौजूद जानकारी को विशेष रूप से आम दर्शकों तक पहुँचाने के लिए, आपको अपने सॉफ्ट स्किल्स का इस्तेमाल करने की जरुरत है।

सॉफ्ट स्किल्स के कुछ उदाहरण जो आपके वर्बल कम्युनिकेशन को अगले स्तर पर ले जाएंगे:

• सहानुभूति
• लचिलापन 
• जिज्ञासा
• पूछताछ
• सांस्कृतिक संवेदनशीलता
• हंसमुख मिजाज 
• धैर्य

आपकी कंपनी कम्युनिकेशन प्रशिक्षण प्रदान कर सकती है या आपको किसी कोर्स पर भेजने के लिए सहमत हो सकती है, या आप अपने वर्बल कम्युनिकेशन कौशल को बढ़ाने के लिए टोस्टमास्टर्स में शामिल हो सकते हैं।

सही कम्युनिकेशन मेथड चुनें

वर्कप्लेस में विभिन्न वर्बल कम्युनिकेशन मेथड की एक महत्वपूर्ण संख्या मौजूद है। यहां महज कुछ हैं:

• सहयोग उपकरण (जैसे चैन्टी )
• वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग
• आमने-सामने की मुलाकातें
• प्रेजेंटेशन 
• आमने-सामने बातचीत
• ग्रुप चर्चा
• पहले से रिकॉर्ड किए गए वीडियो

आपकी स्थिति के लिए सबसे उपयुक्त तरीका कभी-कभी स्पष्ट हो सकता है, लेकिन कभी-कभी ऐसा नहीं भी हो सकता है। जब आप निर्णय लेने के लिए संघर्ष कर रहे होते हैं, तो ऐसे कई कारक होते हैं जिन पर आप विचार करके अपने विकल्पों को सीमित करने में मदद कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, बहुत जरूरी या जटिल मामलों को अक्सर आमने-सामने या वीडियो कॉल पर बेहतर तरीके से निपटाया जाता है। हालाँकि, अगर आप किसी नए कर्मचारी को प्रशिक्षण दे रहे हैं, तो पहले से रिकॉर्ड किया गया वीडियो व्यक्तिगत बातचीत के लिए इस्तेमाली पूरक हो सकता है क्योंकि वे इसे कई बार देख सकते हैं।

और आखिर में, एक सरल प्रश्न बिजनेस कम्युनिकेशन ऐप का इस्तेमाल करके भेजा जा सकता है। इस प्रकार का सॉफ़्टवेयर आपको गरी जरूरी मीटिंग को कम करने और अधिक संक्षिप्त रूप से संवाद करने में मदद कर सकता है।

स्पष्ट और संक्षिप्त रहें

सहकर्मियों, ग्राहकों या व्यावसायिक साझेदारों से बात करते समय सुनिश्चित करें कि आपका मुख्य बिंदु स्पष्ट है। अगर आप इसे बहुत ज्यादा बकवास या अप्रासंगिक जानकारी से घेरते हैं, तो श्रोता ट्रैक खो सकते हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है अगर श्रोता तैयार नहीं हैं और इस बात से अवगत नहीं हैं कि बातचीत किस बारे में होगी।

आमने-सामने बातचीत के दौरान इसे ध्यान में रखना भी जरूरी है, क्योंकि आप जितनी देर बात करेंगे, आपके दर्शकों का उतना ही ज्यादा समय बर्बाद होगा। यह लगभग एक गारंटी है कि उनके पास अन्य चीजें हैं जो उन्हें करने की ज़रूरत है, इसलिए वे अधीर हो सकते हैं और ध्यान खो सकते हैं।

अपने लहज़े का ध्यान रखें

आपका लहजा हमेशा सम्मानजनक होना चाहिए और यह दर्शाता है कि आप खुले विचारों वाले हैं और दूसरे पक्ष को क्या कहना है यह सुनने में रुचि रखते हैं। अपने दर्शकों को दिखाएं कि आप जो कह रहे हैं उसे सुन रहे हैं और तुरंत निर्णय लेने या उनके विचारों को खारिज करने के बजाय उस पर विचार कर रहे हैं।

वर्बल कम्युनिकेशन पर कुछ जरूरी बातें

लगभग किसी भी नौकरी या इंडस्ट्री में अच्छी तरह से विकसित वर्बल कम्युनिकेशन स्किल एक संपत्ति है, लेकिन कम्युनिकेशन में महारत हासिल करना कोई आसान काम नहीं है। सफल होने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप जो जानकारी दे रहे हैं वह स्पष्ट, संक्षिप्त और सटीक हो, साथ ही अपने दर्शकों के प्रति खुले विचारों वाला, चौकस और सम्मानजनक हो।जिन लोगों से आप अक्सर बात करते हैं उनकी जरूरतों और प्राथमिकताओं पर ध्यान देना भी महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि आप उन कर्मचारियों के साथ तेजी से बात करना जारी रखते हैं जो दूसरी या तीसरी भाषा के रूप में अंग्रेजी बोलते हैं, तो अपनी बात करने की गति पर ध्यान दें। यदि उन्होंने बार-बार आपसे धीमे चलने के लिए कहा है, तो संभावना है कि वे अपमानित और उपेक्षित महसूस करेंगे।