हॉट डेस्किंग क्या है और के लिए इसके ट्रेंड क्या हैं?

रिमोट टास्क के लचीलेपन और लाभों ने इसे वर्तमान समय में एक पसंदीदा कार्य मॉडल बना दिया है। कर्मचारी सुबह के ट्रैफ़िक और अराजक वर्कप्लेस से दोबारा निपटने से बचना चाहते हैं। दूसरी ओर, नियोक्ता ऐसे बड़े ऑफिस को किराए पर न लेकर या उनका स्वामित्व न लेकर बड़ी बचत करते हैं, जिनके लिए भारी ऑपरेशन ओवरहेड की जरूरत होती है।

2023 में बिजनेस शुरू करने वालों के लिए, हॉट डेस्किंग बूटस्ट्रैपिंग स्टार्टअप के लिए बड़ी बचत करने में मदद कर सकती है। कई नए बिजनेस काम करने के नए तरीकों के लिए बेहतर अनुकूल और लागत-कुशल बने रहने के लिए हॉट डेस्क और बैठने की व्यवस्था के दूसरे रूपों पर फिर से विचार कर रहे हैं।

किसी निश्चित वर्कप्लेस प्लानिंग के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले अपने आप से पूछें कि क्या हॉट डेस्किंग आपकी कंपनी के बिजनेस टार्गेट में फिट बैठती है और क्या यह आपके टास्कफोर्स की बदलती मांगों के अनुकूल हो सकती है।

हालाँकि, रिमोट टास्क केवल आंशिक रूप से ऑफिस के वातावरण के लाभों को प्रतिस्थापित करता है। उदाहरण के लिए, ऑफिस स्थान बेहतर सहयोग, उन्नत कार्य ट्रैकिंग और निगरानी प्रदान करते हैं, और वाटर कूलर ब्रेक सेब्रेनस्टोर्मिंग के मौके मिलते हैं। इन चीजों के बावजूद, अगर आपने रिमोट वर्किंग या फ्रीलांसिंग को चुना है, तो आपको पता होना चाहिए कि बेस्ट फ्रीलांस वेबसाइटें हैं और एक बार वहां रजिस्टर्ड होने के बाद, आप सर्वोत्तम उपयुक्त नौकरियों की तलाश शुरू कर सकते हैं।

कंपनियों ने हाइब्रिड काम अपनाकर इसका बीच का समाधान ढूंढ लिया है। एक रिपोर्ट बताती है कि 63% ज्यादा-रेवेन्यू ग्रोथ कंपनियां इस मॉडल को अपनाती हैं। और इससे हाइब्रिड वर्किंग के उत्तर के रूप में हॉट डेस्किंग में वृद्धि हुई है।

हॉट डेस्किंग क्या है

हॉट डेस्किंग एक ऐसा मॉडल है जहां कर्मचारी ऐसे डेस्क का दावा करते हैं, पारंपरिक मॉडल के विपरीत जहां उन्हें एक डेस्क सौंपी जाती है। उदाहरण के लिए, WeWork एक हॉट डेस्किंग सिस्टम अपनाता है जहां कर्मचारी कोई भी उपलब्ध डेस्क लेते हैं और ऑफिस पहुंचने पर शिफ्ट के लिए साइन अप करते हैं। ऑफिस की जगह का कुशलतापूर्वक इस्तेमाल करने के लिए हॉट डेस्किंग ने निजी ऑफिस में भी लोकप्रियता हासिल की है।

इसके अलावा, 37% ग्लोबल ऑर्गनाइज़ेशन महामारी के बाद सह-कार्य या फ्लेक्स स्पेस का इस्तेमाल बढ़ाने की योजना बना रहे हैं।

जबकि हॉट डेस्किंग कर्मचारियों को उपलब्ध डेस्क के आधार पर बैठने की जगह चुनने में मदद करती है, फिर भी आपको इसे मैनेज और कार्यान्वित करने के लिए एक कार्यात्मक सिस्टम की जरूरत होगी। डेलॉइट और माइक्रोसॉफ्ट जैसी प्रमुख कंपनियों ने हॉट डेस्किंग को प्रभावी ढंग से लागू किया है, संचार और सहयोग में सुधार किया है जिसके लिए एडवांस टूल अपनाने की जरूरत है। उचित प्रबंधन और कार्यान्वयन में विफलता के कारण कर्मचारी असंतुष्ट हो सकते हैं।

हॉट डेस्किंग कैसे काम करती है?

फोर्ब्स के अनुसार, 61% कर्मचारियों ने दूर से काम करना पसंद किया, जबकि 97% ने दूर से काम करने और ऑफिस स्थानों के बीच लचीलेपन को प्राथमिकता दी। इस तरह की बढ़ती प्रवृत्ति से संकेत मिलता है कि फ्लेक्सिबल कामकाज ही रोजगार के लिए भविष्य का दृष्टिकोण है। और यहां, हॉट डेस्किंग संगठनों के लिए फायदे के द्वार खोल सकती है, क्योंकि वे अब ऑफिस स्थानों को छोटा कर सकते हैं या पूर्णकालिक रिमोट टास्क भी लागू कर सकते हैं।

संगठनों द्वारा इस मॉडल को चुनने के साथ, 77% बिजनेस हॉट डेस्किंग को शामिल करने के लिए ऐसे अवसरों का इस्तेमाल करते हैं। इससे रियल एस्टेट की लागत और ऑपरेशन कामकाज में कटौती होगी। ऐसा इसलिए है क्योंकि हॉट डेस्किंग संगठनों को कम लागत पर वर्कप्लेस को मैनेज करने की अनुमति देती है।

आइए अब हम हॉट डेस्किंग के कुछ प्रमुख पहलुओं का पता लगाएं जिससे कि आगे चलकर बिजनेस को इसे अपनाने से किस तरह का लाभ होगा।

मीटिंग रूम की बुकिंग फ्लेक्सिबल हो जाती है

हॉट डेस्किंग का बढ़ता चलन बुकिंग को सुव्यवस्थित करने की मांग करता है। हॉट डेस्क बुक करने और कॉन्फ्रेंस रूम और अन्य सुविधाएं आरक्षित करने के लिए ऐप्स और वेब प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से स्मार्ट ऑफिस समाधान प्रदान करें।

हॉट-डेस्किंग समाधान प्रदान करने वाले ऑफिस यूजर्स और ग्राहकों (कंपनियों) को आरक्षण प्लेटफ़ॉर्म प्रदान करते हैं जो यह दर्शाते हैं कि बुकिंग और शेड्यूल मैनेज करने में मदद के लिए डेस्क बुक किया गया है या नहीं।

यह डबल और ओवरबुकिंग से बचने के लिए डेस्क की उपलब्धता के आधार पर लचीला शेड्यूल सेट करने में मदद करता है। यह उपलब्ध संसाधनों को बेहतर ढंग से मैनेज करने में भी मदद कर सकता है।

बिजली के आउटलेट और फोन बूथ की एक्सेस 

सुविधा और इस्तेमाल में आसानी के लिए हॉट डेस्क सुविधाओं में कई पावर आउटलेट, यूएसबी पोर्ट और इंटरनेट पोर्ट हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि कर्मचारियों के पास निश्चित वर्कप्लेस नहीं होंगे, इसलिए कोई भी उपलब्ध स्थान उनकी आवश्यकताओं को समायोजित करने में सक्षम होना चाहिए। एक फ़ोन बूथ यूजर्स को निजी वातावरण में कॉल लेने या प्राप्त करने की भी अनुमति देता है।

हॉट डेस्क सुविधाओं में नेटवर्क के लिए सामान्य लाउंज और बिना किसी झंझट के एक आकस्मिक बैठक आयोजित करना भी शामिल हो सकता है।

टेक्नोलॉजी और इंटरनेट

हॉट डेस्क सुविधाओं का लाभ उठाने वाले लगभग सभी यूजर्स लैपटॉप और स्मार्टफोन से सुसज्जित हैं। वैसे, लोगों को ऑफिस में इंटरनेट तक पहुंचने में मदद करने के लिए सभी हॉट डेस्किंग सुविधाओं में वाई-फाई होना चाहिए।

साथ ही, कुछ कर्मचारियों को काम करते समय विभिन्न उपकरणों की जरूरत हो सकती है। इसलिए, आपकी हॉट डेस्किंग सुविधाओं में वीजीए (वीडियो ग्राफिक्स ऐरे), डीवीआई (डिजिटल विज़ुअल इंटरफ़ेस), या एचडीएमआई (हाई-डेफिनिशन मल्टीमीडिया इंटरफ़ेस) कनेक्शन और अतिरिक्त मॉनिटर भी शामिल हो सकते हैं। यह कर्मचारियों को काम करते समय दूसरी स्क्रीन तक पहुंचने की अनुमति देता है।

पर्सनल स्टोरेज स्पेस 

हॉट डेस्किंग सुविधाओं की एक अन्य प्रमुख विशेषता यह है कि वे पर्सनल स्टोरेज स्पेस प्रदान करते हैं। कर्मचारी अस्थायी रूप से अपना सामान छोड़ सकते हैं, जैसे कि बैठकों में भाग लेते समय या अवकाश या दोपहर के भोजन पर बाहर जाते समय। कर्मचारियों को क्यूबीहोल या सुरक्षित लॉकर उपलब्ध कराने का प्रयास करें।

हॉट डेस्किंग का इस्तेमाल करने के कारण

बिजनेस के मालिक हमेशा कर्मचारी प्रोडक्टिविटी में सुधार के तरीकों की तलाश में रहते हैं। हॉट डेस्किंग खर्चों को कम करने और प्रोडक्टिविटी बढ़ाने के तरीके प्रदान करती है।

• कर्मचारी संतुष्टि में सुधार: हॉट डेस्किंग उन कर्मचारियों के लिए उपयोगी है जिनके पास स्थायी डेस्क या वर्कप्लेस नहीं है। शोध से पता चलता है कि 46% कर्मचारी हॉट डेस्क वातावरण में अधिक प्रॉडक्टीव महसूस करते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि उनके पास व्यक्तिगत परियोजनाओं या अन्य कार्यों से विचलित होने के लिए उतना समय नहीं है जो उनकी नौकरी केपीआई से संबंधित नहीं हो सकते हैं।
• सहयोग बढ़ाएँ: हॉट डेस्किंग कर्मचारियों को बेहतर सुविधाओं और उपकरणों के साथ अधिक तत्परता से सहयोग करने में सक्षम बनाती है। चूंकि एक कर्मचारी के लिए कोई निर्दिष्ट स्थान नहीं है और वे स्वतंत्र रूप से घूम सकते हैं, एक त्वरित झगड़ा या हंगामा फलदायक परिणाम लाने के लिए कनेक्शन को बढ़ावा दे सकता है। अक्सर, इसके लिए सहयोग टूल्स का लाभ उठाने की जरूरत होती है जो प्रक्रियाओं और संचार को सुव्यवस्थित करते हैं।
• हाइब्रिड वर्कप्लेस की सुविधा प्रदान करता है: हॉट डेस्किंग हाइब्रिड कार्य वातावरण को सुविधाजनक बनाने का एक शानदार तरीका है जहां आप घर से काम करने वाले कर्मचारियों, ऑफिस कर्मचारियों और कभी-कभार आने वाले फ्रीलांसरों की मेजबानी करते हैं। चूंकि प्रत्येक व्यक्ति के लिए कोई निर्दिष्ट स्थान नहीं है, इसलिए जरूरत के हिसाब से सभी को एक ही कमरे या क्षेत्र में रखना आसान है।

हॉट डेस्किंग कैसे लागू करें?

हॉट डेस्किंग का लक्ष्य अधिक प्रभावी और फ्लेक्सिबल शेड्यूलिंग सिस्टम सुनिश्चित करना है। हालाँकि, एक निर्दिष्ट बुकिंग सिस्टम को अपनाने में असमर्थता खराब संगठन को प्रतिबिंबित कर सकती है, जिससे दोहरी बुकिंग और दोहराव वाली प्रक्रियाएँ हो सकती हैं।

इसलिए, एक साझा डेस्क आदर्श है जहां प्रत्येक सदस्य का रवैया समान हो और वह अपने कामकाजी माहौल की परवाह करे। कर्मचारी विभागों की पहचान करना और उन्हें वर्गीकृत करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, किसी सेल्स कर्मी को कोडर के साथ हॉट डेस्किंग करने से उसकी प्रोडक्टिविटी कम हो जाएगी, क्योंकि सेल्सपर्सन को बार-बार कॉल आ सकती हैं।

इसके लिए, जमीनी नियमों के साथ एक भूमिका-वार लेआउट सभी यूजर्स को मार्गदर्शन करने में मदद कर सकता है और यह सुनिश्चित कर सकता है कि हर किसी के पास अपने कामकाजी माहौल के प्रति अच्छा शिष्टाचार है।

तो आप वर्कप्लेस में अव्यवस्था से बचने के लिए हॉट डेस्किंग को ठीक से कैसे लागू करते हैं?

यहां फॉलो करने योग्य कुछ सुझाव दिए गए हैं:

आउट-ऑफ़-सर्विस डेस्क पर रिज़र्वेशन कराने से बचें

आउट-ऑफ़-सर्विस डेस्क केवल कुछ टीम मेम्बर के लिए उपलब्ध हैं, जिसका अर्थ है कि वे डेस्क हॉट डेस्किंग के लिए उपलब्ध नहीं हैं। कई बिजनेस अक्सर एक निश्चित डेस्क को लंबे समय तक बनाए रखते हैं, हर बार जब वे व्यस्त रहते हैं तो नहीं। लेकिन, अगर कर्मचारी उस स्थान का इस्तेमाल करने के लिए आता है तो इन खाली डेस्कों पर कब्जा करने से अव्यवस्था पैदा हो सकती है। इसलिए, आउट-ऑफ़-सर्विस डेस्क पर आरक्षण अक्षम करना सफलता की ओर पहला कदम है।

यहां, आप डेटा विज़ुअलाइज़ेशन के लिए स्मार्ट ऑफिस फ़्लोर प्लान फ़ंक्शन का इस्तेमाल कर सकते हैं ताकि आपको वास्तविक समय में उपलब्ध डेस्क देखने में मदद मिल सके। इससे रोजमर्रा के कर्मचारियों को उपलब्ध डेस्कों की जांच करने और उपलब्ध होने पर उन्हें बुक करने में मदद मिलती है।

ज़ोनिंग और होटलिंग लागू करें

होटलिंग एक ऐसी सिस्टम है जहां यूजर पहले से डेस्क बुक कर सकते हैं। इससे यूजर्स को हॉट डेस्किंग का लाभ मिलता है और सीटों के लिए दैनिक प्रतिस्पर्धा कम हो जाती है। एक ऑनलाइन हॉट डेस्क बुकिंग पोर्टल यहां मदद कर सकता है।

जब ऑफिस और बैठक स्थल महीनों पहले आरक्षित होते हैं, तो अंतिम मिनट के आरक्षण के अलावा अन्य विकल्प भी हो सकते हैं। आप अपने ऑफिस को “क्षेत्रों” में विभाजित करके और उनमें से कम से कम एक को आपातकालीन स्थिति में इस्तेमाल के लिए खाली रखकर ऐसा होने से रोक सकते हैं।

ज़ोनिंग एक ऐसी सिस्टम है जहां आप टीम मेम्बर के लिए एक साथ काम करने के लिए एक निर्दिष्ट क्षेत्र बुक करते हैं। यह अक्सर विशिष्ट परियोजनाओं के लिए एक अस्थायी व्यवस्था होती है (जिसे स्थायी बनाया जा सकता है)। शोध से पता चलता है कि 70% अध्ययन प्रतिभागियों ने बताया कि गतिविधि-आधारित वर्कप्लेस डिज़ाइन प्रोडक्टिविटी बढ़ा सकता है।

इस तरह के तरीकों को लागू करने से हॉट डेस्किंग स्पेस में पर्याप्त लचीलापन सुनिश्चित होता है, साथ ही टॉप डेस्क कुछ दिनों तक उपलब्ध रहते हैं।

हॉट डेस्किंग के लिए बुनियादी नियम निर्धारित करें

जबकि हॉट डेस्किंग दक्षता और प्रोडक्टिविटी में काफी वृद्धि कर सकती है, कुछ बुनियादी नियम निर्धारित करना सबसे अच्छा है। ऐसा इसलिए है क्योंकि कर्मचारियों के पास एक विशिष्ट कार्य क्षेत्र के बिना, उनके लिए कार्यभार संभालना और अपने कार्यस्थानों के लिए जिम्मेदार होना कठिन हो सकता है।

हॉट डेस्किंग के लिए कुछ सबसे महत्वपूर्ण बुनियादी नियमों में शामिल हैं:

• स्वच्छता: यह प्रमुख चुनौतियों में से एक है क्योंकि आप जीवन के विभिन्न क्षेत्रों के लोगों को होस्ट करते हैं। कर्मचारियों को अपना वर्कप्लेस वैसे ही छोड़ देना चाहिए जैसे उन्हें मिला हो। चूंकि प्रत्येक कर्मचारी के लिए कोई निर्दिष्ट स्थान नहीं है, इसलिए यह नियम बनाना महत्वपूर्ण है कि कौन से क्षेत्र वर्जित हैं और किन क्षेत्रों का इस्तेमाल सभी को करना चाहिए।
• डेस्क चुनना: एक अन्य महत्वपूर्ण हॉट डेस्किंग ग्राउंड नियम यह तय करना है कि कर्मचारी स्थान कैसे चुनते हैं। मुख्य नियम यह है कि विशिष्ट समूहों के लिए स्थान आरक्षित करने, कम से कम 24 घंटे पहले बुकिंग करने, 2 घंटे तक देर से चेक-इन करने आदि से बचें।
• मेंटेनेंस: अक्सर, इसमें ऑफिस स्थान की देखभाल के लिए तीसरे पक्ष के हाउसकीपिंग कर्मचारियों को काम पर रखना शामिल होता है। इसमें सामान्य स्थानों को बनाए रखना और आईटी विभाग द्वारा देखभाल किए जाने वाले उपकरणों का मेंटेनेंस शामिल है।
• विचार: उन नियमों को परिभाषित करें जो साझा ऑफिस वातावरण में आचार संहिता बताते हैं। कर्मचारियों को दूसरों के प्रति सचेत रहने और तेज़ आवाज़ में बात करने या दूसरों की डेस्क पर निजी सामान छोड़ने से बचने के लिए कहें।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि नियम लागू करने योग्य हैं, पूर्वाग्रह की भावनाओं से बचने के लिए ऑफिस में सभी के लिए समान नियम बनाएं।

क्या हॉट डेस्किंग आपके लिए अच्छा विकल्प है?

हॉट डेस्किंग प्रोडक्टिविटी बढ़ाने और बिजनेस करने की लागत को कम करने का एक शानदार तरीका हो सकता है। लेकिन हालाँकि लाभ कमियों से कहीं अधिक हैं, फिर भी आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि कार्यान्वयन प्रक्रिया अच्छी तरह से नियोजित हो।

हॉट डेस्किंग के लिए बुनियादी नियम निर्धारित करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर रहे। बुकिंग तकनीक के साथ आधुनिक टूल और सुविधाएं प्रदान करने जैसे प्रमुख हॉट डेस्किंग ट्रेंड का पालन करने से सफलता प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

आरंभ करने के लिए, अपने ऑफिस स्थान में एक विशिष्ट विभाग के साथ एक पायलट कार्यक्रम चलाने का प्रयास करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि हॉट डेस्किंग सभी के लिए काम करती है। अगर आपको नई सिस्टम को मैनेज करने में परेशानी हो रही है, तो हर बिजनेस के लिए हॉट डेस्क को काम में लाने के लिए किसी ऑफिस प्रबंधन विशेषज्ञ या संगठनात्मक सलाहकार की मदद लें, चाहे वे किसी भी उद्योग में सेवा दे रहे हों।