वर्कप्लेस चैट क्या है और अपने बिजनेस के लिए सही चैट कैसे चुनें?

पॉज़िटिव और सेहतमंद कामकाजी माहौल का एक रहस्य असरदार कम्युनिकेशन है। एक खुश, मोटिवेटेड और दृढ़ता से जुड़ी टीम के साथ, लक्ष्य आसानी से हासिल किए जाते हैं और प्रोजेक्ट कम संघर्ष के साथ आगे बढ़ती हैं।

दुर्भाग्य से, आज वास्तविकता यह है कि कई आधुनिक वर्कप्लेस खराब कम्युनिकेशन का अनुभव करते हैं।

कम्युनिकेशन के उचित तरीकों की कमी होती है, उनमें गलतफहमियां, अस्पष्ट जरूरतएं और कार्यों को लेकर भ्रम आम है । इन सबका कर्मचारी के प्रदर्शन पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

ग्रुप चैट जैसे डिजिटल टूल जरूरी हैं।

छोटे संगठनों से लेकर बड़े इंडस्ट्री तक, प्रत्येक बिजनेस सहयोग को अधिक सुविधाजनक बनाने के लिए किसी न किसी प्रकार के कम्युनिकेशन टूल में निवेश कर रहा है।

क्या आप वर्कप्लेस चैट सॉफ़्टवेयर के बाज़ार में हैं? आपको किन विशेषताओं पर ध्यान देना चाहिए? आप अपने कर्मचारियों को बोर्ड पर कैसे लाते हैं? पता लगाने के लिए पढ़ें!

वर्कप्लेस चैट सॉफ़्टवेयर क्या है?

टीम चैट या वर्कप्लेस चैट सॉफ़्टवेयर ऑफिस में इस्तेमाल किया जाने वाला एक कम्युनिकेशन टूल है जो विभिन्न प्रोजेक्ट और टास्क के प्रोग्रेस में मदद करता है। यह सॉफ़्टवेयर कई सहयोग सुविधाओं जैसे त्वरित संदेश, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, ईमेल ड्राफ्टिंग और प्रोजेक्ट शेयरिंग के साथ आता है।

वर्कप्लेस चैट आपकी टीम के लिए कम्युनिकेशन का एक केंद्रीय केंद्र है। इन ऐप्स के साथ, टीम के मेम्बर एक साथ अधिक कुशलता से काम करने में सक्षम होते हैं। भ्रम एवं गलतियाँ कम हो जाती हैं तथा प्रत्येक कार्य सुव्यवस्थित हो जाता है।

मैनेजर आभासी मीटिंग भी आयोजित कर सकते हैं, कार्य प्रगति शेयर कर सकते हैं, भविष्य की प्रोजेक्ट की योजना बना सकते हैं, या तुरंत प्रतिक्रिया दे सकते हैं और मांग सकते हैं।

वर्कप्लेस पर अच्छी बातचीत के क्या लाभ हैं?

एक अच्छी वर्कप्लेस चैट ऑफिस में एक जरूरी टूल है। इस अनुभाग में, हम आपके बिजनेस के लिए अच्छे वर्कप्लेस चैट सॉफ़्टवेयर के कई लाभों का पता लगाएंगे।

बेहतर कम्युनिकेशन

बिजनेस को लाभदायक बनाए रखने के संघर्ष में, कई नियोक्ता अपने कर्मचारियों की भलाई पर नज़र रखना भूल जाते हैं। फिर भी बिजनेस को असल में चालू रहने और फलने-फूलने के लिए, उन्हें सहयोगी और निवेशित टीम के सदस्यों की जरूरत होती है ।

इस समस्या का एक सरल समाधान एक अच्छा डिजिटल सहयोग टूल है जिसमें सहायक विशेषताएं हैं जो कर्मचारी जुड़ाव को बढ़ावा देती हैं।

वर्कप्लेस चैट एक अविश्वसनीय टूल है जिसका इस्तेमाल मैनेजर और कर्मचारी बातचीत करने और प्रोजेक्ट पर एक साथ काम करने के लिए कर सकते हैं। अगर आप एक मजबूत टीम बनाना चाहते हैं तो असरदार कम्युनिकेशन अत्यंत महत्वपूर्ण है। जो कर्मचारी स्वस्थ सहयोगात्मक कार्य वातावरण में काम करते हैं वे बेहतर प्रदर्शन करने और उच्च गुणवत्ता वाले परिणाम देने के लिए जाने जाते हैं।

गैर जरूरी मीटिंग में समय बर्बाद करना कम करें

कोई भी इस बात से सहमत होगा कि अधिकांश मीटिंग बेकार होती हैं। किसी समस्या को जानबूझकर और स्पष्ट रूप से हल करने के लिए समय का इस्तेमाल करने के बजाय, ये मीटिंग घंटों तक खिंच जाती हैं। इससे हर किसी का वह समय भी नष्ट हो जाता है जिसका इस्तेमाल कार्यों को पूरा करने के लिए किया जा सकता था।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के साथ एक वर्कप्लेस चैट सॉफ़्टवेयर सभी को वस्तुतः बैठकों में शामिल होने की अनुमति देकर इस समस्या का समाधान करता है। निजी मीटिंग के विपरीत, वर्चुअल मीटिंग उतनी फॉर्मल नहीं होती हैं।

आप अपनी टीम के सभी मेम्बर के साथ लिंक शेयर करने से पहले प्रत्येक मीटिंग के लिए एक एजेंडा भी निर्धारित कर सकते हैं। आभासी मीटिंग सुविधाजनक हैं और जरूरतनुसार कम संगठन के साथ की जा सकती हैं।

प्रोडक्टिविटी में वृद्धि

अगर आप चाहते हैं कि कर्मचारी आपके लिए कड़ी मेहनत करें, तो जब उन्हें सहायता की जरूरत हो तो आपको भी वहां मौजूद रहना होगा। यह सिर्फ एकतरफ़ा मामला नहीं है. वर्कप्लेस चैट कर्मचारियों को वास्तविक समय पर पत्राचार देकर प्रोडक्टिविटी में सुधार करती है।

ईमेल के विपरीत, जो तेज़ है लेकिन तत्काल नहीं, चैट ऐप्स आपको अनौपचारिक रूप से प्रतिक्रिया देने और अपने कर्मचारियों की मदद करने की अनुमति देते हैं जो किसी कार्य में “अटक गए” हैं। ये ऐप्स व्यक्ति का समय बर्बाद किए बिना आपको मुद्दे तक पहुंचने में भी मदद करते हैं।

चैंटी के टीम कम्युनिकेशन सॉफ्टवेयर के साथ, आपकी टीम के मेम्बर असरदार ढंग से एक साथ काम कर सकते हैं, जिससे प्रोडक्टिविटी 55% तक बढ़ सकती है। चैंटी का सॉफ्टवेयर टीम वर्क को ध्यान में रखकर बनाया गया है ताकि मेम्बर बिना किसी देरी के कई प्रोजेक्ट पर आसानी से काम कर सकें।

जब कोई समस्या होती है जो आपकी टीम (विशेष रूप से नए लोगों) को अगले चरण पर जाने से रोकती है, तो उन्हें मदद करने या चीजों को स्पष्ट करने के लिए किसी के आसपास रहने की जरूरत होती है। जिस प्रकार बिजनेस के लिए अच्छे अकाउंटिंग टूल वित्तीय मैनेजमेंट को आसान बनाते हैं , उसी प्रकार एक बेहतरीन वर्कप्लेस चैट टूल आपकी टीम की कार्यकुशलता और सटीकता को बढ़ा सकता है। वे डेटा को अकाउंटिंग सर्विसेज के प्रोपोजल में इंटीग्रेट करना भी आसान बनाते हैं।

कर्मचारी को काम पर लगाना

कर्मचारी प्रोडक्टिविटी पर नए रिसर्च से पता चलता है कि जुड़ी हुई संस्कृति वाली कंपनियों में 58% कर्मचारी बेहतर शारीरिक और भावनात्मक कल्याण का अनुभव करते हैं। गलत कम्युनिकेशन के कारण वर्कप्लेस पर झगड़े या टीम संघर्ष भी कम होते हैं।

वर्कप्लेस चैट गैर-कार्य-संबंधित वार्तालापों को बढ़ावा देकर कर्मचारी जुड़ाव में सुधार करती है जो टीम के सदस्यों के बीच संबंधों को गहरा करती है। बेशक, यह कभी भी आमने-सामने की बातचीत की जगह नहीं ले सकता है, और अगर आप एक ही ऑफिस में काम करते हैं, तो आमने-सामने बातचीत को प्रोत्साहित किया जाना चाहिए।

हालाँकि, यह बिखरी हुई टीमों और ऑफिस से बाहर के कर्मचारियों के लिए अच्छा है। कुल मिलाकर, अच्छी वर्कप्लेस चैट कम्युनिकेशन को सुव्यवस्थित करती है और काम करते समय आपकी टीम के संबंधों को बेहतर बनाती है।

टीम चैट सॉफ़्टवेयर चुनते समय ध्यान देने योग्य बातें

अगर आप बेहतर कार्य चैट सॉफ़्टवेयर की तलाश में हैं, तो आपके बिजनेस के लिए सही ऐप चुनने में आपकी सहायता के लिए यहां एक सरल मार्गदर्शिका दी गई है। किसी नए वर्कप्लेस चैट में निवेश करने से पहले आपको निम्नलिखित बातों पर शोध करना चाहिए:

क्या चैट ऐप का इस्तेमाल करना आसान है?

आपकी टीम चैट सॉफ़्टवेयर को आपको अपने सहकर्मियों के साथ आसानी से सहयोग करने की अनुमति देनी चाहिए। यह इंस्टेंट मैसेजिंग के लिए सिर्फ एक ऐप से कहीं अधिक होना चाहिए। आपका बिजनेस बिना किसी अतिरिक्त परेशानी के दैनिक कार्य कार्यों को संचालित करने में इसका इस्तेमाल करने में सक्षम होना चाहिए।

एक अच्छा उदाहरण चैन्टी की टीम कम्युनिकेशन सुविधाएँ हैं। चैंटी सभी टीम कम्युनिकेशन को एक ही स्थान पर सुव्यवस्थित कर सकता है। आपको जानकारी ढूंढने के लिए कई अलग-अलग ऐप्स खोलने या विभिन्न ईमेल थ्रेड्स को खंगालने की ज़रूरत नहीं है। चैंटी कम्युनिकेशन को तेज़, आसान और परेशानी मुक्त बनाता है।

अगर आप अन्य प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल या ईआरपी प्लेटफ़ॉर्म जैसे नेटसुइट या ओरेकल का इस्तेमाल करते हैं, तो चैट ऐप संगत होना चाहिए और बिना किसी समस्या के काम करना चाहिए। दूसरे शब्दों में, यह प्रोडक्टिविटी और कर्मचारी जुड़ाव को सुविधाजनक बनाने के लिए एक ऑल-इन-वन टूल होना चाहिए।

क्या यह सुरक्षित है? डेटा कैसे संग्रहीत किया जाता है?

अधिकांश चैट सॉफ़्टवेयर में किसी न किसी प्रकार की सुरक्षा और डेटा संगठन होता है। हालाँकि, यह ईमेल या अन्य प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल जितना असरदार नहीं है । फ्री वर्कप्लेस चैट ईमेल की तरह नहीं हैं जहां प्रत्येक विषय और खतरे को एक मैसेज में विभाजित किया गया है।

ऐप चुनते समय, ऐसी सुविधाएं चुनें जो आपको जानकारी खोजने या बैकट्रैकिंग सक्षम करने की अनुमति देती हैं, ताकि आप कभी भी कोई महत्वपूर्ण मैसेज न चूकें।

क्या आपका बिजनेस इसे अफोर्ड कर सकता है?

अपनी पहली वैश्विक महामारी से गुज़रते हुए, कई बिजनेस ने सीखा कि टेक्नोलॉजी में निवेश करना कितना महत्वपूर्ण है। लेकिन यही एकमात्र चीज़ नहीं है जो महत्वपूर्ण है। सॉफ़्टवेयर में निवेश करने से पहले, अपने वर्तमान वित्त पर नज़र डालें और देखें कि क्या आपका बिजनेस इसका समर्थन कर सकता है।

टीम चैट सॉफ़्टवेयर प्रोडक्टिविटी बढ़ाने और आपके बिजनेस लाभ को बढ़ाने का एक शानदार तरीका हो सकता है। लंबे समय में, यह छोटा निवेश वास्तव में आपके बिजनेस की वृद्धि, कर्मचारी संतुष्टि दर और समग्र राजस्व में सुधार कर सकता है।

क्या इससे बिजनेस को अपने लक्ष्य हासिल करने में मदद मिलेगी?

डिजिटल वर्कप्लेस पर पॉज़िटिव कम्युनिकेशन हो तो आपके कर्मचारी बेहतर कार्य परिणाम देंगे और अपने लक्ष्यों को परिश्रमपूर्वक प्राप्त करेंगे। एक असरदार कम्युनिकेशन रणनीति वाली कंपनी के पास एक स्वस्थ कार्य वातावरण बनाने का बेहतर मौका होता है जो बेहतर कर्मचारी संतुष्टि और प्रेरणा में योगदान देता है।

टीम कम्युनिकेशन को असरदार कैसे बनाएं?

हालाँकि वर्कप्लेस पर बातचीत कम्युनिकेशन को सुविधाजनक बनाती है, लेकिन अगर ठीक से इस्तेमाल न किया जाए तो वे विकर्षण का स्रोत भी हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, क्या आप जानते हैं कि एक व्यक्ति को एक रुकावट से उबरने में औसतन 23 मिनट लगते हैं?

कैलिफ़ोर्निया विश्वविद्यालय में किए गए एक अध्ययन से पता चलता है कि लोग किसी काम में रुकावट आने पर उसे दोबारा शुरू करने में लगभग आधे घंटे का समय लगाते हैं। तो, आप वर्कप्लेस चैट के साथ टीम कम्युनिकेशन को और अधिक असरदार कैसे बना सकते हैं?

• सही टूल का इस्तेमाल करें : अधिकांश टीम चैट सॉफ़्टवेयर में कई सामाजिक टूल शामिल हैं जो आपके सहकर्मियों के साथ असरदार ढंग से संवाद करना और ज्ञान शेयर करना आसान बनाते हैं। केवल उन्हीं सुविधाओं का इस्तेमाल करें जिनकी आपकी टीम को जरूरत है।
• नियम और गाइडलाइन निर्धारित करें : सुनिश्चित करें कि हर कोई नियमों को जानता है – और उन्हें लिखित रूप में रखा गया है। कम्युनिकेशन नियमों के बारे में प्रलेखित दिशानिर्देश भ्रम और गलतफहमी को रोकेंगे।
• खुले और ईमानदार रहें : आपके पास कम्युनिकेशन के लिए सही सॉफ्टवेयर हो सकता है, लेकिन अगर आप काम में खुले कम्युनिकेशन और ईमानदारी को बढ़ावा नहीं दे रहे हैं – तो आपका सारा प्रयास बर्बाद हो गया है। निर्णय-मुक्त और संपन्न कार्य वातावरण बनाने के लिए ईमानदारी और जवाबदेही महत्वपूर्ण है।
• लगातार फीडबैक प्रदान करें : बेहतर कम्युनिकेशन की कुंजी पारदर्शिता है। आपके कर्मचारियों को यह जानना होगा कि वे अच्छा काम कर रहे हैं या नहीं। उन्हें अच्छी और नकारात्मक दोनों तरह की प्रतिक्रिया सुनने की जरूरत है। जब सही तरीके से किया जाता है, तो फीडबैक कर्मचारी के प्रदर्शन में सुधार कर सकता है।
• अपनी टीम की कम्युनिकेशन स्टाइल को समझें : आपकी टीम के प्रत्येक व्यक्ति की अपनी कार्यशैली हो सकती है । इन्हें सीखना और स्वस्थ, सम्मानजनक और सकारात्मक बातचीत को बढ़ावा देना महत्वपूर्ण है।
• अपनी टीम के कम्युनिकेशन को बेहतर बनाने के लिए प्रौद्योगिकी का लाभ उठाएं : चैंटी जैसे चैट ऐप्स आपकी कंपनी के लिए स्मार्ट टीम चैट टूल लागू करके कार्य और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को “मानवीकृत” कर रहे हैं।

टॉप 5 वर्कप्लेस चैट उपकरण

टीमचैट ऐप्स रिमोट और इन-ऑफिस दोनों वर्कप्लेस सेटिंग्स में क्रांति ला रहे हैं। पता लगाएं कि वर्कप्लेस कम्युनिकेशन के लिए कौन सी वर्कप्लेस चैट सर्वोत्तम है:

1. चैंटी

चैंटी एक इस्तेमाल में आसान लेकिन शक्तिशाली टीम चैट है जो टास्क, मैसेज और टास्क-संबंधी कंटेन्ट को एक ही स्थान पर ऑर्गनाइज़ करती है। यह टॉप सहयोग और मैसेजिंग समाधान अपने ” टीमबुक ” के लिए लोकप्रिय है, जो सभी कार्य डेटा के लिए एक एकल केंद्र है जिसे किसी भी डिवाइस या प्लेटफ़ॉर्म से एक्सेस किया जा सकता है।

चैन्टी के साथ, टीम के मेम्बर वीडियो कॉल कर सकते हैं, सामग्री शेयर कर सकते हैं, प्रश्न पूछ सकते हैं, विचार सहेज सकते हैं और फ़ाइलें आसानी से भेज सकते हैं, जिससे चैन्टी समकालिक कम्युनिकेशन के लिए एक आदर्श मंच बन गया है ।

2. स्लैक

स्लैक के वर्चुअल स्पेस टीमों के लिए सहयोग करना, फ़ाइलों को सहेजना और प्लेटफ़ॉर्म से जानकारी तक पहुँचना आसान बनाते हैं। यह अच्छे मुफ़्त संस्करण के साथ इस समय सबसे अच्छे वर्कप्लेस चैट सॉफ़्टवेयर में से एक है। चाहे आप रिमोट या हाइब्रिड टीम का मैनेजमेंट करते हों , स्लैक आपको सभी से जोड़ता है, उन बाधाओं को नष्ट करता है जो आपको कुशलतापूर्वक एक साथ काम करने से रोकती हैं।

3. डिस्कॉर्ड

डिस्कॉर्ड एक चैट सॉफ़्टवेयर है जिसे मूल रूप से गेमर्स के लिए डिज़ाइन किया गया है। हालाँकि, आज, इसका इस्तेमाल व्यापक रूप से विभिन्न ऑनलाइन समुदायों और यहां तक कि कार्यस्थलों के लिए भी किया जा रहा है। हालाँकि इसमें बिजनेस-संबंधी बहुत सारी सुविधाएँ नहीं हैं जो इसे एक अच्छा टीम चैट सॉफ़्टवेयर बनाती हैं, डिस्कॉर्ड अपने उत्कृष्ट वॉयस चैनल कॉन्फ़िगरेशन, वीडियो चैट और गतिविधि निगरानी सुविधाओं के कारण सबसे अलग है।  डिस्कॉर्ड विकल्पों के बारे में और जानें ।

4. वायर

वायर का मैसेजिंग ऐप गोपनीयता और सुरक्षा को ध्यान में रखकर बनाया गया है। यह एंड-टू-एंड एन्क्रिप्शन का इस्तेमाल करता है और इसे अपने क्लाउड सर्वर, कंपनी सर्वर या व्यक्तिगत सर्वर पर तैनात किया जा सकता है। यह इसे वेब, मोबाइल या पीसी के लिए सुलभ बनाता है।

अपनी मजबूत सुरक्षा सुविधाओं के अलावा, वायर को अपने API के लिए भी अत्यधिक अनुशंसित किया जाता है जो संगठनों को ऐसे बॉट बनाने की अनुमति देता है जिनका इस्तेमाल टीम के वर्कफ़्लो में किया जा सकता है।

5. माइक्रोसॉफ्ट टीम्स 

माइक्रोसॉफ्ट टीम के चैट ऐप सॉफ़्टवेयर में अद्भुत फीचर्स शामिल हैं जो सहयोग, फ़ाइल शेयरिंग और रिमोट टास्क को एक सहज अनुभव बनाती हैं। सॉफ़्टवेयर विभिन्न Microsoft 365 टूल और अन्य थर्ड पार्टी ऐप्स को एक हब पर इंटीग्रेट करता है। इसलिए अगर आपकी टीम पहले से ही Microsoft का इस्तेमाल कर रही है, तो यह सॉफ़्टवेयर प्राप्त करने से आपको कई लाभ मिलेंगे।

सफल कार्य संबंधों के लिए कम्युनिकेशन महत्वपूर्ण है

असरदार कम्युनिकेशन सकारात्मक कार्य संस्कृति का आधार है। भले ही आप किसी भी प्रकार के काम या उद्योग में हों, एक बिजनेस स्वामी के रूप में वर्कप्लेस पर स्वस्थ बातचीत को प्रोत्साहित करना महत्वपूर्ण है। नतीजतन, सही वर्कप्लेस चैट चुनना एक मजबूत और स्वस्थ ऑफिस संबंध का सबसे अच्छा तरीका है।