लगभग सभी इसे जानते हैं कि असरदार कम्युनिकेशन किसी भी सफल संगठन का एक मजबूत आधार होता है। हालाँकि, अपना मैसेज भेजने के लिए सबसे अच्छे कम्युनिकेशन चैनल या माध्यम को देखना मुश्किल हो सकता है। कम्युनिकेशन के विभिन्न माध्यमों और उनके उपयोगों का ज्ञान प्राप्त करने से आपको यह पहचानने में मदद मिल सकती है कि कौन सा माध्यम आपके उद्देश्य के लिए सबसे उपयुक्त है।
इस आर्टिकल में, मैं इस बारे में बात करूंगा कि कम्युनिकेशन माध्यम क्या है, यह समय के साथ कैसे विकसित हुआ है, सही कम्युनिकेशन माध्यम चुनने का महत्व, कम्युनिकेशन माध्यमों के प्रकार और अंत में अपने लिए सबसे अच्छा माध्यम चुनने की युक्तियां।
तो आइए कम्युनिकेशन माध्यम को जाने से शुरुआत करते हैं
कम्युनिकेशन माध्यम कम्युनिकेशन प्रक्रिया में एक चैनल या मार्ग है जिसके माध्यम से प्रेषक अपना मैसेज प्राप्तकर्ता तक पहुंचाता है। यह विभिन्न रूप ले सकता है जिसके बारे में इस पाठन में बाद में विस्तार से बताया जाएगा लेकिन कुछ उदाहरणों में ईमेल, वॉयस मैसेज आदि शामिल हो सकते हैं।
संक्षेप में, कम्युनिकेशन माध्यमों का उद्देश्य आपके मैसेज को लक्षित दर्शकों तक भेजना है।
क्या समय के साथ कम्युनिकेशन माध्यम विकसित हुए हैं?
इंटरनेट और आम जनता के बीच कम्युनिकेशन माध्यमों की उपस्थिति ने बहुत सी चीज़ों को अच्छे के लिए बदल दिया है। इस सफलता से पहले, किताबें, मैसेज और साक्षरता हस्तलिखित थीं, यही कारण है कि यह व्यापक नहीं थी।
हालाँकि, समय के साथ जैसे-जैसे कम्युनिकेशन माध्यम विकसित हुए, उसके साथ बिजनेस कम्युनिकेशन पद्धतियाँ और तकनीकें भी बदलती गईं। लेखन प्रौद्योगिकी के आगमन के कारण मानव कम्युनिकेशन केवल आमने-सामने की बातचीत के माध्यम से मुक्त हो गया।
लिखित पाठ के विकास और प्रसार को स्वचालित करके, प्रिंटिंग प्रेस तकनीक ने लेखन के माध्यम को काफी उन्नत किया। हस्तलिखित ग्रंथों की तुलना में, इसने ब्रोशर, पत्रिकाओं, समाचार पत्रों, ब्लॉगों और बहुत कुछ के रूप में जन कम्युनिकेशन के एक नए विकास को चिह्नित किया।
क्या कम्युनिकेशन के माध्यमों को सावधानी से चुनना सचमुच ज़रूरी है?
यह तय करने के लिए कि आपका मैसेज आपके लक्षित दर्शकों तक पहुंचे और वे मैसेज के अर्थ और महत्व को पूरी तरह से समझें, उपयुक्त चैनल का चयन करना जरूरी है। जब आप आदर्श माध्यम का चयन करते हैं, तो श्रोता आप जो कह रहे हैं उसे सुनने, देखने या पढ़ने और उसे समझने के लिए अधिक इच्छुक होते हैं।
उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति के साथ आमने-सामने बातचीत करने से यह सुनिश्चित हो सकता है कि वे आपके इच्छित मैसेज को समझते हैं और उन्हें स्पष्टीकरण के लिए प्रश्न पूछने का अवसर भी मिलता है। दूसरी ओर, कम जरूरी कम्युनिकेशन माहौल में या दूर के किसी व्यक्ति के साथ बातचीत करते समय ईमेल भेजना बेहतर हो सकता है।
आइए विभिन्न प्रकार के कम्युनिकेशन माध्यमों के बारे में जानते हैं
पर्सनल कम्युनिकेशन
कई चैनलों में से, व्यक्तिगत कम्युनिकेशन, जिसे आमने-सामने कम्युनिकेशन भी कहा जाता है, सबसे लोकप्रिय प्रकार के कम्युनिकेशन मॉडलों में से एक है। जैसा कि नाम से पता चलता है, यह तब होता है जब दो या दो से अधिक लोग व्यक्तिगत रूप से एक-दूसरे के साथ बातचीत करते हैं।
हालाँकि, यह एक या दो-तरफ़ा कम्युनिकेशन हो सकता है – उदाहरण के लिए, अगर कोई वक्ता किसी कार्यक्रम में उपभोक्ताओं के समूह को कंपनी के उत्पादों पर एक प्रस्तुति दे रहा है; इसे एकतरफा कम्युनिकेशन माना जाएगा।
दूसरी ओर, अगर उपभोक्ता प्रस्तुति में भाग लेते हैं तो यह कम्युनिकेशन का दोतरफा रूप होने की अधिक संभावना है।
इसके अलावा, व्यक्तिगत कम्युनिकेशन के सबसे बड़े फायदों में से एक चेहरे या शरीर के भावों का इस्तेमाल करने, पढ़ने और देखने में सक्षम होना है, जिन्हें वक्ता और दर्शकों के गैर-मौखिक संकेतों के रूप में भी जाना जाता है।
तो मान लीजिए, आप वक्ता हैं, अपने श्रोताओं के गैर-मौखिक संकेतों को देखते हुए, आप आसानी से निर्णय ले सकते हैं कि क्या वे आपके मैसेज को अच्छी तरह से समझ सकते हैं – या शायद वे आपके भाषण से बहुत ऊब नहीं रहे हैं। किसी भी तरह से, आप अपना भाषण बदल सकते हैं और उनका ध्यान आकर्षित कर सकते हैं ताकि आप अपना मैसेज अच्छी तरह से पहुंचा सकें।
इसके विपरीत, दर्शक आपके गैर-मौखिक संकेतों को भी पढ़ने में सक्षम होंगे, इसलिए इसे और अधिक रोचक और आकर्षक बनाने के लिए अपने हाथ के इशारों, चेहरे के भाव और शारीरिक भाषा के साथ बातचीत करना सुनिश्चित करें।
कम्युनिकेशन के इस माध्यम की तात्कालिकता एक बड़ा बोनस है। बातचीत में हर कोई हिस्सा ले सकता है. यह प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा किए बिना विचारों के स्वतंत्र और खुले आदान-प्रदान को सक्षम बनाता है।
वर्चुअल कम्युनिकेशन
वर्चुअल कम्युनिकेशन वांछित दर्शकों को मैसेज भेजने के लिए इंटरनेट का इस्तेमाल है। यह वर्बल और नॉन-वर्बल कम्युनिकेशन सहित विभिन्न रूप ले सकता है
उदाहरण के लिए, ईमेल वर्चुअल कम्युनिकेशन का एक बहुत ही सामान्य रूप है।
यह वास्तव में अपने मैसेज को बड़े पैमाने पर दर्शकों या यहां तक कि एक व्यक्ति तक पहुंचाने का सबसे अच्छा तरीका है – चाहे वह आपके ग्राहकों को प्रोमोशनल ईमेल भेजना हो या किसी सहकर्मी को एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ भेजना हो; ईमेल हरफनमौला हैं!
आप पाठक से क्या चाहते हैं यह स्पष्ट करने के लिए और उचित गंतव्य के लिए एक लिंक प्रदान करने के लिए आप अपने ईमेल हस्ताक्षर में एक CTA भी जोड़ सकते हैं।
टेक्स्ट या त्वरित मैसेज भेजना, वीडियो या ऑडियो कॉल शेड्यूल करना, या पेजर या इंटरकॉम कॉल का इस्तेमाल करना भी वर्चुअल कम्युनिकेशन के अन्य रूप हैं।
असल में, वर्चुअल कम्युनिकेशन को दूरस्थ टीमों के लिए कम्युनिकेशन माध्यम का एक उत्कृष्ट रूप माना जाता है। महामारी के दौरान और उसके बाद लोगों ने कम्युनिकेशन के इस माध्यम का सबसे अधिक इस्तेमाल किया और अब वे इसके लाभों और इस्तेमाल के आदी हो गए हैं।
मुद्रित संचार (प्रिंटेड कम्युनिकेशन)
कम व्यापक होने के बावजूद तकनीकी सुधारों के परिणामस्वरूप, मुद्रित संचार, जिसे लिखित कम्युनिकेशन भी कहा जाता है, फिर भी कार्यस्थल में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकता है। कुछ उदाहरणों में डायरी, हस्तलिखित नोट्स और ज्ञापन शामिल हो सकते हैं।
स्थिति के आधार पर, मुद्रित कम्युनिकेशन अनौपचारिक और औपचारिक दोनों हो सकता है; और तकनीकी कम्युनिकेशन के रूप में भी जा सकता है। उदाहरण के लिए, कम्युनिकेशन का एक अनौपचारिक रूप सहकर्मियों को अनुस्मारक के रूप में एक हस्तलिखित नोट छोड़ना है। दूसरी ओर, किसी सहकर्मी को किसी कार्यक्रम में आमंत्रित करने के लिए हस्तलिखित नोट औपचारिक मुद्रित कम्युनिकेशन का एक रूप है।
मुद्रित संचार, दूरस्थ कम्युनिकेशन की तरह, व्यक्तिगत कम्युनिकेशन की तुलना में कम अंतरंग होता है।
डिजिटली सामाजिक संचार
यह आम तौर पर किसी संगठन या व्यक्ति के सोशल प्लेटफॉर्म पर किया जाने वाला ऑनलाइन कम्युनिकेशन का एक रूप है। इन प्लेटफार्मों पर कम्युनिकेशन का इस्तेमाल आमतौर पर आंतरिक दर्शकों यानी आपके कर्मचारियों के विपरीत बाहरी दर्शकों यानी उपभोक्ताओं के साथ बातचीत करने के लिए किया जाता है।
कई बिजनेस प्रचार अभियानों के साथ अपने लक्षित दर्शकों तक पहुंचने के लिए सोशल मीडिया का इस्तेमाल करते हैं। बिजनेस ग्राहकों का ध्यान आकर्षित करने के लिए सोशल मीडिया का इस्तेमाल करते हैं, और इसमें कई कम्युनिकेशन माध्यमों का मिश्रण हो सकता है।
कुछ प्लेटफ़ॉर्म, जैसे फ़ेसबुक या इंस्टाग्राम कम्युनिकेशन के लिए फ़ोटो जैसे ग्राफ़िक्स का समर्थन करते हैं, जबकि YouTube जैसे अन्य प्लेटफ़ॉर्म वीडियो कम्युनिकेशन पर ध्यान केंद्रित करते हैं। कई सोशल मीडिया प्लेटफ़ॉर्म लोगों को सार्वजनिक और निजी दोनों चैट में संवाद करने की अनुमति देते हैं, जिससे दो या दो से अधिक लोगों को संवाद करने की अनुमति मिलती है।
आंतरिक रूप से, कुछ बिजनेस या कार्य समूह सोशल नेटवर्किंग का इस्तेमाल कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, सहकर्मी एक-दूसरे को तेजी से मैसेज पहुंचाने के लिए मैसेजिंग टूल का इस्तेमाल कर सकते हैं। अन्य मामलों में, लोग लिंक्डइन जैसे पेशेवर सोशल मीडिया चैनलों का इस्तेमाल करके संभावित थोक व्यापार भागीदारों के साथ संपर्क स्थापित कर सकते हैं।
इस तथ्य के बावजूद कि सोशल मीडिया को अक्सर कम्युनिकेशन का एक अनौपचारिक माध्यम माना जाता है, यह लक्षित दर्शकों या दर्शकों के साथ उस मामले में आपसे बातचीत करने का एक उपयोगी तरीका हो सकता है।
कम्युनिकेशन के सही माध्यम चुनने के लिए जरूरी टिप्स
हालाँकि हर माध्यम से बातचीत करना आकर्षक हो सकता है, अधिकांश कंपनियों को अधिक मापी गई और विचारशील रणनीति से लाभ होगा। इससे पहले कि आप अपने अंतर्वैयक्तिक कम्युनिकेशन के लिए कोई माध्यम चुनें, आप निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार कर सकते हैं।
अपने संचारी दर्शकों के साथ संबंध पर विचार करें
आपके उपभोक्ताओं, सहकर्मियों या बॉस के साथ आपका रिश्ता भी सही माध्यम चुनने का एक तत्व है। अगर आप अपने सहकर्मी के साथ संवाद करना चाहते हैं, तो संभावना है कि कुछ लोग व्हाट्सएप के साथ सहज भी होंगे।
कस्टम मोबाइल ऐप के माध्यम से अपना मैसेज पहुंचाना अधिक उचित है।
इसके अलावा, आप अपने बॉस के साथ कैसे संवाद करते हैं यह उनके द्वारा अपनाई गई नेतृत्व शैली पर भी निर्भर करता है।
कुछ फर्मों में, आप उन्हें केवल ईमेल कर सकते हैं जबकि कुछ में आप उन्हें टेक्स्ट भी कर सकते हैं। इसके प्रति अधिक पेशेवर दृष्टिकोण यह होगा कि बेहतर दस्तावेज़ीकरण के लिए अपना मैसेज ईमेल पर भी प्राप्त किया जाए।
अपनी टीम की जरूरतों से खुद को सामने लाएँ
यह स्पष्ट लग सकता है, लेकिन आपके द्वारा चुना गया कम्युनिकेशन माध्यम मुख्य रूप से आपकी टीम की प्राथमिकताओं से निर्धारित होता है। आपके पास किस प्रकार की टीम है और वे कैसे या कहाँ संवाद करना पसंद करते हैं? क्या यह ऑडियो, वीडियो या सिर्फ टेक्स्ट संदेशों के माध्यम से है?
इस स्थिति से परिचित होने के लिए, आप यह जानने के लिए कर्मचारी सर्वेक्षण कर सकते हैं कि उनकी जरूरतओं के लिए सबसे उपयुक्त क्या है। यह समझना कि आपके कर्मचारी अपना अधिकांश समय कहाँ बिताते हैं, कम्युनिकेशन के उचित माध्यम का चयन करने में भी मदद कर सकता है।
कम्युनिकेशन चैनल के रूप में चैन्टी जैसे सहयोग टूल का इस्तेमाल करने में अधिक सक्षम हो सकती है – या शायद वे बस व्हाट्सएप जैसे मैसेजिंग ऐप का इस्तेमाल करते हैं।
आपके मैसेज की तात्कालिकता का स्तर
तात्कालिकता कम्युनिकेशन के उस माध्यम को भी परिभाषित कर सकती है जिसका आपको आम तौर पर इस्तेमाल करना चाहिए। अपने मैसेज के महत्व और इस संभावना को ध्यान में रखें कि आपके लक्षित दर्शक चैनल के आधार पर इसे समझेंगे और प्रतिक्रिया देंगे।
आइए किसी जरूरी मामले के लिए अपने सहकर्मी से व्यावसायिक घंटों के बाहर संपर्क करने का उदाहरण लें – इस उद्देश्य के लिए उन्हें ईमेल करना सबसे अच्छा समाधान नहीं हो सकता है, हालांकि, ऐसी स्थितियों के लिए फोन कॉल अधिक उपयुक्त है।
इसी तरह, जैसा कि ऊपर कहा गया है, चूंकि लिखित कम्युनिकेशन में व्यक्तिगत संपर्क की अंतरंगता का अभाव है, इसलिए इसमें तत्काल प्रतिक्रिया नहीं मिल सकती है। इसके विपरीत, व्यक्तिगत रूप से बात करने पर आपको अधिक स्वाभाविक प्रतिक्रिया मिल सकती है।
संक्षेप में, आपको अपने मैसेज की प्रतिक्रियाओं में तात्कालिकता के स्तर की पहचान करने की जरूरत है और इस प्रकार उसमें माध्यम का चयन करना होगा।
अपनी वित्तीय स्थिति की जांच करें
चूँकि आपको अपनी बात मनवाने के लिए पैसे खर्च करने होंगे, आपकी व्यय योजना का आपके द्वारा चुने गए कम्युनिकेशन माध्यमों पर प्रभाव पड़ेगा। इस पर विचार करें: क्या माध्यम आपकी फर्म के कुल व्यय में है?
आप कम्युनिकेशन माध्यमों और उपकरणों के लिए किफायती योजनाएं ढूंढने में सक्षम हो सकते हैं। या आप शायद महंगे विकल्पों की तलाश में हैं। इसके लिए आपको अपने संगठन के आवंटित बजट का विश्लेषण करना होगा और एक ऐसा चैनल चुनना होगा जो आपकी जरूरतओं के लिए सबसे उपयुक्त हो।
संचारी सूचना का प्रकार
विशेष माध्यम विभिन्न प्रकार की सूचनाओं को संप्रेषित करना आसान बनाते हैं। उदाहरण के लिए, अपने दर्शकों के साथ तथ्य साझा करते समय, दृश्य सुरागों का इस्तेमाल करने से आपको अधिक असरदार ढंग से संवाद करने में मदद मिल सकती है।
अगर आप डेटा रुझानों को संबोधित कर रहे हैं, तो आप कम्युनिकेशन के एक माध्यम का इस्तेमाल कर सकते हैं जो आपको ग्राफ़ और चार्ट जैसे ग्राफिक्स शामिल करने में सक्षम बनाता है। जानकारी का एक लिखित रिकॉर्ड रखने से आपको भविष्य में संदर्भ प्रदान करना पड़ सकता है, जिससे आपको उस जानकारी को संग्रहीत करने में सहायता मिल सकती है। अगर आप किसी चैट का दस्तावेजीकरण करना चाहते हैं, तो आप ईमेल या लिखित मेमो का इस्तेमाल करने का विकल्प चुन सकते हैं।
अपने मैसेज की स्वाभाविकता पर विचार करें
जबकि कुछ मैसेज औपचारिक होते हैं, अन्य अनौपचारिक होते हैं। एक हस्तलिखित नोट आम तौर पर औपचारिक ईमेल या मुद्रित दस्तावेज़ की तुलना में अधिक अनौपचारिक होता है।
इसलिए, अगर आपके मैसेज की प्रकृति ऐसी है कि यह औपचारिक है, उदाहरण के लिए किसी उम्मीदवार को साक्षात्कार के लिए बुलाना, तो कम्युनिकेशन के औपचारिक माध्यमों जैसे ईमेल या औपचारिक फोन कॉल, या यहां तक कि एक औपचारिक सामाजिक मंच जैसे का इस्तेमाल करने पर विचार करें। लिंक्डइन के रूप में।
हालाँकि, अगर यह अनौपचारिक है, जैसे किसी सहकर्मी को किसी प्रोजेक्ट पर उनके समर्थन के लिए धन्यवाद कार्ड देना, तो एक साधारण हस्तलिखित कार्ड भी काफी होगा।
कुल मिलाकर, भविष्य में कम्युनिकेशन चैनलों के सभी विभिन्न माध्यमों को एक ही मंच पर समेकित करना शामिल है जो प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रासंगिक जानकारी के केंद्रीय स्रोत के रूप में कार्य करेगा। इस उद्देश्य के लिए, कम्युनिकेशन और सहयोग प्लेटफार्मों का एक समूह है जो उद्देश्य में सहायता कर सकता है।उदाहरण के लिए, चैंटी आपके सभी समकालिक कम्युनिकेशन को एक ही छत के नीचे एकीकृत करने में आपकी सहायता करता है। तृतीय-पक्ष एकीकरण के साथ, आप केवल एक डाउनलोड में विभिन्न प्रकार के कार्यों को आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं।
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