ईमेल लिखना अपने आप में प्रोफेशनल कम्युनिकेशन आर्ट का एक रूप है। अगर आप अपना मैसेज सही तरीके से व्यक्त करना चाहते हैं, तो आपको अपने ईमेल पर ध्यान देने के लिए यह सीखना होगा कि अपने वाक्यों को सही ढंग से कैसे तैयार किया जाए। कम्युनिकेशन के अन्य साधनों के विपरीत, ईमेल में समय लगता है, इसलिए आपको संक्षिप्त होने की जरूरत है।
तो, कुछ आकर्षक फ्रेज पर विचार करें जो आपको बॉस की तरह ईमेल लिखने में सक्षम बनाएँगे। और डरने की जरूरत नहीं, क्योंकि बॉस की तरह ईमेल लिखना चैटबॉट स्क्रिप्ट लिखने जितना मुश्किल नहीं है। लेकिन सबसे पहले, यहां एक बॉस की तरह ईमेल लिखने के बारे में कुछ प्रोफेशनल टिप्स दिए गए हैं, जो पाठक का ध्यान तुरंत आकर्षित कर लेते हैं।
बॉस की तरह ईमेल करने के 10 प्रोफेशनल टिप्स
1. आइकॉनिक रहें
अपने ईमेल में सीधे मुद्दे पर आएं। इससे यह मदद मिलेगी कि आप पाठकों का ध्यान उस ओर आकर्षित करना चाहते हैं जो आप बताना चाहते हैं—कोई दिखावा या स्पैम नहीं।
आपको ऐसा ईमेल लिखना होगा जो जल्दी और समझने में आसान हो लेकिन ग्रामर के बारे में न भूलें। अगर आपको प्रोफेशनल ईमेल लिखने में मदद की जरूरत है, तो आप ऐसी वेबसाइटों पर जा सकते हैं जो ऐसा लिखने की सर्विसेज देती हैं। इससे आपको समय के साथ ईमेल को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से लिखने में मदद मिलेगी।
2. ईमेल का विषय बताएं
याद रखें कि एक अच्छा विषय पहली चीज़ है जिसे पाठक देखेगा। सुनिश्चित करें कि सबजेक्ट लाइन स्पष्ट और समझने योग्य है और इसमें सारी जरूरी बातें शामिल हैं।
“Hope you had a great weekend/weekend/day.” It depends on what time or day of the week you address—किसी बिजनेस ईमेल में सबसे आम फ्रेज ।
“I am writing to you about…” आप यहां रिसीवर के साथ पिछली बातचीत या मुलाकात से संबंधित कुछ भी डाल सकते हैं। आप इस परिचय का इस्तेमाल आगामी घटनाओं के बारे में बात करने के लिए भी कर सकते हैं।
“Thank you for letting me know.” यह सबजेक्ट दर्शाता है कि उस व्यक्ति ने आपसे जो कहा है, उसे आप स्वीकार करते हैं और उसके लिए सराहना व्यक्त करते हैं।
अपने पार्टनर या क्लाइंट को ईमेल लिखते समय ये सबसे आम उदाहरण हैं।
3. पेशेवर ईमेल भेजें
ईमेल का लहजा फॉर्मल रखें। अपने ईमेल किसी प्रोफेशनल ईमेल पते से भेजें। अपने प्रथम नाम या इनिशियल का इस्तेमाल करें और अपने ईमेल एकाउंट पर एक प्रोफ़ाइल फ़ोटो शामिल करें।
स्पैम के साथ कुछ समस्याएं होती हैं, उदाहरण के लिए, जब आपकी तस्वीरें या ईमेल वहां पहुंच जाते हैं जहां उन्हें नहीं जाना चाहिए। और निस्संदेह, इसके निम्नलिखित कारण हैं।
- सेंडर के बारे में कोई जानकारी नहीं है, या डेटा को ज्यादा सटीक करने की जरूरत है। सेंडर का ईमेल एड्रेस चेक करें। ऐसे कई ऑनलाइन टूल हैं जो आपको ईमेल की वैलिडीटी चेक करने की अनुमति देते हैं, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि ईमेल एड्रेस मौजूद है, उनमें से किसी एक का इस्तेमाल करने में संकोच न करें – एक ईमेल वेरिफिकेशन टूल इसमें काम आ सकता है।
- गलत ऑथेंटिकेशन। कुछ टेक्नोलॉजी ऑटोमेटिकली आपके ईमेल को स्पैम फ़िल्टर में जाने से रोकेंगी।
- स्पैम ट्रिगर्स का इस्तेमाल करें। सभी शब्दों को बड़े अक्षरों में न लिखें या बहुत ज्यादा एक्स्क्लेमेशन साइन न डालें।
- खराब ग्रामर। अपने ईमेल को एक बार चेक करें।
स्पैम से बचने के इन तरीकों के जरिए आपके ईमेल हमेशा पढ़े जाएंगे।
ईमेल सिग्नेचर का इस्तेमाल करते समय, केवल जरूरी जानकारी प्रदान करें – आपकी बिजनेस वेबसाइटों के लिंक, सोशल मीडिया प्रोफाइल, फोन नंबर, या एक कस्टम क्यूआर कोड जिसमें उपरोक्त सभी शामिल हों।
4. बॉस की तरह आश्वस्त रहें
आपको आत्मविश्वास दिखाना चाहिए और एक्टिव रवैया दिखाना चाहिए। अपने विचारों में दृढ़ रहें, लेकिन अपने पाठक का सम्मान करें। इस तरह आप ध्यान आकर्षित करेंगे।
बार-बार माफ़ी मांगने से बचें। जीवन में कई परिस्थितियाँ आती हैं और सब कुछ हो सकता है। लेकिन सवाल यह है कि जिम्मेदार रहते हुए आप इस असुविधा को कैसे व्यक्त करते हैं।
यह फॉर्मूलेशन न केवल आत्मविश्वास दिखाएगा बल्कि कम्युनिकेशन को भी गति देगा।
5. भावनाओं पर काबू रखें, लेकिन संयमित तरीके से
जैसा कि ऊपर बताया गया है, बॉस का ईमेल बिजनेस स्टाइल का होना चाहिए। अगर आप टेक्स्ट में बहुत सारे इमोजी और एक्स्केलेमेशन साइन डालते हैं, तो आपका ईमेल नॉन-प्रोफेशनल माना जाएगा और आपको गलत समझा जाएगा। ग्रिटिंग्स और फेयरवेल के लिए थोड़े इमजो डाले जा सकते हैं।
लेकिन! एक अच्छा और मिलनसार व्यक्ति होने से कभी किसी को ठेस नहीं पहुँचती है, खासकर जब से ये अच्छे व्यवहार के नियम हैं। कंपनी या ग्राहक की प्रशंसा और अच्छे दिन की शुभकामनाएं भविष्य में सहयोग के लिए एक सकारात्मक इशारा और टीम-बिल्डिंग के लिए एक टूल है।
6. अपने ईमेल को पर्सनलाइज करें
अगर आप बॉस की तरह ईमेल करना चाहते हैं तो यह जरूरी है!
बड़े पैमाने पर ईमेल करना एक अच्छा अभ्यास है, लेकिन बेहतर प्रभाव के लिए अपने ईमेल को विशिष्ट दर्शकों या व्यक्ति के अनुरूप बनाने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, आप सबजेक्ट लाइन को पर्सनलाइज कर सकते हैं।
बेसिक ईमेल पर्सनलाइज में सबजेक्ट लाइन में रिसीवर के नाम का इस्तेमाल करने जैसे टिप्स शामिल हैं, जबकि ज्यादा उन्नत टिप्स में रिसीवर के लिंग, स्थान, या उनके बारे में आपके द्वारा ज्ञात अन्य जानकारी के आधार पर ईमेल की सामग्री को बदलना शामिल हो सकता है।
उदाहरण के लिए, अगर हम सबजेक्ट लाइन के बारे में बात करते हैं। “from” टाइटल के बाद, सबजेक्ट लाइन ईमेल इनबॉक्स में दूसरा सबसे ज्यादा दिखाई देने वाला तत्व है। अधिकांश टूल्स पर, सबजेक्ट लाइन को बाकी ईमेल से अलग दिखाने के प्रयास में गहरा, ज्यादा टेक्स्ट होता है।
कॉनवर्स अपने ईमेल अभियानों में सबजेक्ट लाइन में ग्राहक का नाम जोड़कर इसे अच्छी तरह से करता है ताकि कैम्पेन को इनबॉक्स में जाने में मदद मिल सके और लोगों को इसे खोलने में मदद मिल सके।
यह इस तरह दिख रहा है:
From: Converse.
Subject: Richard, get 10% off the Richard Benson All Good today!
7. जनकम्युनिकेशन का एक प्रोग्राम बनायें
मेल करने में जल्दबाजी न करें! पहले लोगों की एक छोटी लिस्ट को ईमेल भेजने की कोशिश करें; समय के साथ, आप मेलिंग की मात्रा बढ़ा देंगे। इंडिकेटर्स पर ध्यान केंद्रित करें और रिसीवर लिस्ट बढ़ाना शुरू करें।
समर्पित वेबसाइटों पर विभिन्न एप्लिकेशन और टूल्स में असरदार टाइम मैनेजमेंट के लिए टेक्नोलॉजी का इस्तेमाल करें।
8. शांतचित्त रहें
भावनाओं को अपने बिजनेस रिलेशन को बर्बाद न होने दें। फीडबैक को ध्यान में रखकर ईमेल लिखें।
ईमेल के माध्यम से ग्राहकों या सहकर्मियों के साथ बहस करने से आप अतार्किक और उग्र दिखेंगे।
बॉस हमेशा शांत दिमाग रखता है जब उसके सभी सहकर्मी पहले से ही रो रहे होते हैं और गाली-गलौज कर रहे होते हैं।
9. भेजने से पहले प्रूफ़रीड करें
सुनिश्चित करें कि आपकी ग्रामर ठीक है, कोई ग़लती नहीं है, विराम चिह्न सही जगह पर हैं, आदि। पेशेवर स्तर पर प्रूफ़रीडिंग में कई राइटिंग सर्विसेज लगी हुई हैं, और, अगर आप चाहें, तो आपको परामर्श मांगने के लिए पहुँचने से कोई नहीं रोकता है। . व्याकरण की गलतियाँ और विवरणों पर ध्यान न देना संभावित ग्राहकों को निराश करता है और सहकर्मियों के लिए एक संकेत है। अपने ईमेल भेजने से पहले उन्हें प्रूफरीड करना सुनिश्चित करें।
10. अपना फीडबैक और रेस्पोंस पाएँ
ईमेल भेजने के बाद, आपको जवाब का इंतजार करना चाहिए। आपके द्वारा भेजा गया पहला ईमेल जितना हो सके ज्यादा ध्यान आकर्षित करना चाहिए। आप नियमित आधार पर स्थिति की निगरानी करके यह देख सकते हैं कि कोई प्रतिक्रिया है या नहीं। अगर कोई उत्तर नहीं देता, तो यह एक बुरा संकेत है।
इसलिए, हमने बॉस की तरह ईमेल लिखने के दस सुझावों पर गौर किया है। हर बिजनेस इसे प्रभावित करने वाले कई फैक्टर को ध्यान में रखते हुए प्रोडक्टिविटी बढ़ाने के नए तरीकों की तलाश कर रहा है। लेकिन बाद में कंपनी चीफ को इससे जरूर मदद मिलेगी।
“बॉस की तरह ईमेल करें” स्ट्रैटेजी के लिए 7 आकर्षक फ्रेज
तो, यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं जो आपको बॉस की तरह ईमेल लिखने में मदद करेंगे। आइए उन्हें “इस तरह लिखें, उस तरह नहीं” शैली में देखें।
1. डेडलाइन बताना
कुछ लोग अक्सर डेडलाइन को कम आंकते हैं और इसलिए उन्हें अनदेखा कर देते हैं। हालाँकि, अगर आप पूछेंगे कि वे टास्क कब पूरा करेंगे तो वे काम करना शुरू कर देंगे।
इसलिए “The deadline for this is tomorrow, by about _____.” की जगह “When do you think you can do it?” लिखना बेहतर होगा।
2. इसमें थोड़ा समय लग सकता है, लेकिन आप ऐसा कर लेंगे
यहां तक कि समय के सबसे पाबंद व्यक्तियों को भी देरी हो सकती है। माफ़ी मांगने के बजाय इंतज़ार करने के लिए उन्हें धन्यवाद दें।
इसलिए “Sorry for the delay.” की जगह “Thank you for your patience.” लिखें।
3. मुझे पता है कि मैं क्या कर रहा हूं
“I think” एक अनिश्चित और कमजोर शब्द है। कभी-कभी, इस तरह के ईमेल लिखते समय आत्मविश्वास अच्छा काम करता है।
इसलिए “I think maybe we should __.” की जगह “It would be better if we __.” लिखें।
4. Yes, please
“No problem ” एक आम घिसी-पिटी बात है जो अब सच्ची नहीं लगती। यह फ्रेज अब लगभग कभी भी इस्तेमाल नहीं किया जाता है।
इसलिए “No problem!” या “No trouble!” की जगह: “Always a pleasure to help!” लिखें।
5. मेरा शेड्यूल भी मायने रखता है
जब आप सुनिश्चित हों कि समय सही है तो यह फॉर्मूलेशन इसके बारे में पूछने का एक आसान तरीका है।
इसलिए “What works best for you?” की जगह “Could you do __:__?” लिखें।
6. मुझसे एक छोटी सी गलती हो गई
अपनी गलतियों से सबक लें! लगातार माफ़ी मांगने की बजाय इसे और ज्यादा पॉज़िटिव बनाएं।
“Oh, sorry! It’s my mistake. I didn’t see that at all.” की जगह “Oh, thanks! Now, the file’s up-to-date. लिखें।
7. मेरे पास अपॉइंटमेंट है
बेहतर होगा कि आप अपने शेड्यूल के बारे में पहले ही बता दें। इस तरह, हर कोई जान पाएगा।
इसलिए “Can I leave early?” की जगह “I will need to leave at __ at __:__.”लिखें।
याद रखें, दो बार मापें और एक बार काटें। अगर आप एक बॉस की तरह समझदारी और आत्मविश्वास से व्यवहार करेंगे तो हर कोई आपका आभारी होगा।
बॉस की तरह ईमेल करना सीखें
क्या आप अपने बॉस की तरह बनना चाहते हैं? आपको आत्मविश्वास, शांत और स्पष्टता की जरूरत होगी। अच्छे ईमेल लिखने के लिए, आपको कुछ हद तक सीमित भावनाओं के साथ बिजनेस लैंगवेज़ में संवाद करने की जरूरत है। आपको कुछ गुण सीखने और कुछ कौशल हासिल करने की आवश्यकता होगी, लेकिन आखिरकार, आप सच में बॉस बन जायेंगे।
