समस्या सुलझाने की कला: समस्या सुलझाने के 11 शानदार तरीके और तकनीकें जो आपको किसी ने नहीं सिखाईं

किसी को भी समस्याएँ पसंद नहीं होती, ख़ासकर काम पर। हालाँकि, वे हमारी रोजमर्रा की रूटीन का एक हिस्सा होती हैं। अगर आप ऑनलाइन जॉब एडवरटाइजमेंट पर नज़र डालें, तो उनमें से कई जॉब रोल्स के लिए जरूरत के रूप में “समस्या निवारण तकनीकों” मतलब प्रॉबलम-सॉल्विंग टेक्निक जरूर दिया रहता है। सच तो यह है कि दुनिया में हर काम के लिए समस्या समाधान की कला जरूरी होती है।

टास्क को मैनेज करने से लेकर लोगों को मैनेज करने तक, हमें काम पर या कहीं भी इसी पर अटका हुआ महसूस करना पसंद नहीं है। अच्छी खबर यह है कि ऐसी कई आजमाई हुई और परखी हुई समस्या समाधान तकनीकें हैं जिनका इस्तेमाल आप काम पर या अपने निजी जीवन में कठिन परिस्थितियों को आसानी से हल करने के लिए कर सकते हैं।

11 समस्या समाधान तकनीकें और मेथड

यहां उन फायदेमंद समस्या समाधान मेथड में से कुछ के बारे में बताया जा रहा है और आप उन्हें कैसे इस्तेमाल कर सकते हैं।

आइए बेसिक चीजों से शुरू करें। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि समस्या कितनी बुरी है या स्थिति कितनी गंभीर है, आप एक आसान काम कर सकते हैं: साँस अंदर लें, साँस बाहर छोड़ें, और आइए समस्या को हल करने की कला से शुरुआत करें।

समस्या समाधान की कला

ज्यादातर लोग बस किसी समस्या का जिक्र होने से ही स्ट्रेस में आ जाते हैं। उन्हें लगता है कि उन्हें तुरंत उत्तर देने की जरूरत है; वे किसी को दोषी ठहराने की तलाश में लग जाते हैं, और वे बस इससे जल्दी और आसानी से बाहर निकलना चाहते हैं। अचानक किसी समस्या का सामना करना अपने आप में एक समस्या बन जाती है।

इसी कारण से थोड़ा ठहरना और गहरी सांस लेना जरूरी है। जब हम तनावग्रस्त होते हैं, तो हम एक गंभीर गलती करते हैं – हम बाइनरी समस्या-समाधान नामक चीज़ का सहारा लेते हैं। दूसरे शब्दों में, हम किसी नई और ज्यादा कुशल तकनीक के बजाय सिद्ध समस्या समाधान तकनीकों को आज़माकर अपने ऑप्शन सीमित कर लेते हैं।

इस कारण थोड़ा सा ठहरें से गहरी सांस लें; आप किसी समस्या से निपटने के लिए और ज्यादा तरीके लेकर आएंगे।

अच्छे सवाल पूछें

सवाल करना समस्या का समाधान करने का पहला स्टेप है। जब आप सवाल पूछते हैं, तो आपका मस्तिष्क निर्णय लेने के लिए अलग-अलग नजरिए और तरीके सुझाता सकता है। जैसे कि मान लीजिए, एक बच्चा आमतौर पर “क्या होगा अगर,” “क्यों नहीं,” “क्या हम?”, “कैसा रहेगा?” जैसे कई सवाल पूछेगा। आपको कौन से नियम तोड़ने चाहिए? क्या ऐसी कोई मान्यता है जिसे हमें छोड़ देना चाहिए? आप जितने ज्यादा सवाल पूछेंगे, आपकी समस्या का समाधान ढूंढना उतना ही आसान होगा।

सिर्फ अपने आप पर भरोसा न करें 

समस्याओं के सामने आने और अनसुलझे रहने के कई कारणों में से एक यह है कि हम उनसे दूरी बनाने में बहुत आलसी या व्यस्त हैं। दूसरे शब्दों में, हम ज़ूम आउट करके बड़ी तस्वीर देखने के बजाय हम बस अपने उसी नजरिए से सोचते हैं, जिसमें हम अपनी समस्या निवारण तकनीकों का इस्तेमाल कर सकते हैं।

जैसे अगर आप हमारी इंडस्ट्री (SaaS) में हैं, तो आपके सामने ऐसी स्थिति आ सकती है, जहां लोग आपके ऐप के लिए साइन अप करते हैं और टेस्ट पीरियड के बाद गायब हो जाते हैं। निश्चित रूप से, आप अपनी वेबसाइट पर ज्यादा ट्रैफ़िक लाने की कोशिश कर सकते हैं, लेकिन ऐसी दूसरी चीज़ें भी हैं जो आप कर सकते हैं। यहां कुछ सवाल हैं जो आप स्वयं से पूछ सकते हैं: 

1. क्या मेरी बिजनेस इंडस्ट्री बदल गई है?
2. क्या मेरा ऐप सच में मेरे कस्टमर की ज़रूरतों को पूरा करता है?
3. क्या मेरी सेल्स स्ट्रैटेजी में सुधार की जरूरत है?

अब एक दूसरी घटना लेते हैं जहां आपकी कई चेतावनियों के बावजूद, आपका कर्मचारी काम पर देर से आता है। कोई भी कदम उठाने से पहले, उसके नजरिए को समझने की कोशिश करें और खुद से यह सब सवाल पूछें:

1. क्या उसके निजी जीवन में काम के अलावा कोई और समस्याएँ हैं?
2. क्या ऐसा कुछ है जो उसे समय पर काम पर आने से रोक रहा है? 
3. मैं किस तरह उसकी समस्याओं को सुलझाने में मदद कर सकता हूँ?

दोनों स्थितियों में एक बात समान है – वे किसी खास समस्या से निपटने से पहले बड़ी तस्वीर को देखते हैं।

समस्या समाधान प्रक्रिया में मदद के लिए कुछ गहन विचार-मंथन करें

समस्या समाधान की कला सीखने के लिए विचार-मंथन सत्र (ब्रेनस्टोर्मिंग सेशन) सबसे असरदार तरीकों में से एक है। इसका सार यह है कि जितना हो सके उतने आइडिया लाएँ और समस्या समाधान प्रक्रिया में, समस्या को हल करने का एक तरीका खोजें। निःसंदेह, किसी भी विचार-मंथन सत्र के लिए पूर्व शर्त एक गैर-निर्णयात्मक, मैत्रीपूर्ण वातावरण है।

अगर आप एक पेशेवर की तरह विचार-मंथन करना चाहते हैं, तो आपको निम्नलिखित कदम उठाने होंगे:

1. HMW या हाउ माइट वी

सेशन की शुरुआत “हम कैसे कर सकते हैं…?” जैसे सवाल से करें। अपनी टीम के बीच क्रिएटिविटी लाने के लिए। सवाल क्रिएटिविटी को प्रेरित करने और बढ़ावा देने के लिए पर्याप्त खुला हुआ होना चाहिए। हालाँकि, यह इतना केंद्रित और संकीर्ण होना चाहिए कि आपके सेशन के प्रतिभागियों का ध्यान मौजूदा समस्या पर केंद्रित रहे।

2. सब कुछ लिख कर रखें

आपके ब्रेनस्टोर्मिंग सेशन के हर एक मेम्बर को अपने सभी विचार या तो एक बोर्ड पर या स्टिकी नोट्स पर लिखने चाहिए। एक बार जब आपके पास अपने सभी विचार हों, तो उन्हें एक सामान्य बोर्ड पर रखें। अगर आपको सही विचार नहीं मिले, तो आप इस सेशन को दुबारा करें।

3. अपने इडिया पर बात करें

आपके और आपकी टीम के हर एक विचार पर चर्चा करने के लिए “मुझे पसंद है…”, “मैं चाहता हूं…”, “क्या होगा अगर…”, और दूसरे वाक्यांशों का इस्तेमाल करें।

4. सबसे बढ़िया आइडिया चुनें

अब जब आपके सभी विचार एक ही जगह पर मौजूद हैं, तो सबसे बढ़िया को खोजने का समय आ गया है। अब जैसे मान लीजिये कि आप प्रतिभागियों को स्टिकी नोट्स का इस्तेमाल करके वोट करने दे सकते हैं। आप विचारों के लिए बकेट भी बना सकते हैं, जैसे “रोटेशनल चॉइस”, “सभी के लिए सबसे बढ़िया समाधान”, और कुछ अन्य।

ऐसा करके आप कुछ ऐसे विचार पाने में सक्षम होंगे जो पहले तो अजीब लगते हैं लेकिन असल में लंबे समय में बहुत मायने रखते हैं।

5. समस्या-समाधान प्रक्रिया का पता लगाएं

इस स्टेज पर, आपके पास अपने बेस्ट ब्रेनस्टोर्मिंग आइडिया होंगे। यह सबसे बढ़िया को चुनने और उन्हें जीवन में कैसे लाया जाए, इसकी योजना बनाने का समय है।

विचार-मंथन के लिए राउंड-रॉबिन तकनीक

अगर ट्रेडीशनल ब्रेनस्टोर्मिंग आपके लिए काम नहीं करता है, तो ऐसी कई दुयरी चीज़ें भी हैं जिन्हें आप आज़मा सकते हैं। अगर आपकी टीम के मेम्बर बैठते हैं और सुनते हैं और आशा करते हैं कि कोई और उनके लिए चीजें ठीक कर देगा, तो आपको राउंड-रॉबिन समस्या-समाधान पद्धति को आज़माने की ज़रूरत है। सरल शब्दों में, इस तकनीक के लिए प्रत्येक प्रतिभागी को ब्रेनस्टोर्मिंग सेशन में सक्रिय रूप से शामिल होने की जरूरत होगी। इसके लिए बहुत सारे अलग-अलग ब्रेनस्टोर्मिंग टूल्स और ऐप्स मौजूद हैं।

इसके केवल दो नियम हैं:

– प्रतिभागी बारी-बारी से आइडिया देते हैं, अगर उस राउंड में उन्हें कोई आइडिया नहीं सूझता तो वे “पास” करने के ऑप्शन इस्तेमाल करते हैं।

– एक बार सभी के पास हो जाने पर ब्रेनस्टोर्मिंग सेशन खत्म हो जाता है।

मौन ब्रेनस्टोर्मिंग तकनीक

ज्यादातर ब्रेनस्टोर्मिंग सेशन में समस्या यह होती है कि सबसे ज्यादा ज़ोर से बोलने वाले लोगों के आइडिया को समाधान के रूप में चुने जाने की संभावना सबसे ज्यादा होती है। शांत लोगों के पास एक अच्छा आइडिया हो सकता है लेकिन वे बस चुपचाप बैठे रहते हैं और उन्हें कभी भी बोलने का मौका नहीं मिलता है। आपको यह महसूस होता है कि नहीं कि एक सही आइडिया पता होने की तुलना में सक्रिय और ज़ोरदार होना ज्यादा जरूरी है।

अगर आप ऐसा बहुत बार होता हुआ देखते हैं, तो शायद यह एक मौन ब्रेनस्टोर्मिंग सेशन करने का समय है। आप इसे ऑनलाइन या ऑफिस में करा सकते हैं, दोनों की प्रक्रिया समान है। पूरी टीम एक ही टेबल पर बैठे बिना ही अपने दम पर आइडिया सोचती है और उन्हें शेयर करती है। मुख्य विचार यह है कि सभी की राय का महत्व एक समान है। अगर आप इसे ऑनलाइन करना चुनते हैं, तो निर्णय लेना असल में और भी आसान बन जाता है।

सोचने वाली छह हैट 

अगर आप हैरी पॉटर के फैन हैं, तो आप सॉर्टिंग हैट को अच्छी तरह से जानते हैं। यह एक टोपी है जिसे छात्र पहनते हैं और यह उन्हें हॉगवर्ट्स में एक ऐसे घर में ले जाती है जो उनके व्यक्तित्व से सबसे मेल खाता हो। इन पंक्तियों के साथ, एडवर्ड डी बोनो एक तकनीक लेकर आए, जिसे द सिक्स थिंकिंग हैट्स कहा जाता है। इस समस्या समाधान तकनीक का इस्तेमाल करके, आप छह अलग-अलग नजरियों के साथ छह अलग-अलग टोपी पहन सकते हैं।

यहां वे टोपियां हैं जिन्हें पहनकर आप समस्या समाधान की कला सीख सकते हैं।

1. सफ़ेद टोपी। यह न्यूट्रल टोपी है जो किसी समस्या को हल करने के लिए जरूरी तथ्यों और आंकड़ों का इस्तेमाल करती है। जब समस्या सामने आती है, तो यही वह टोपी है जिसे आप पहनना चाहते हैं।
2. लाल टोपी। यह टोपी पूरी तरह से भावना और अंतर्ज्ञान से जुड़ी में है। जब आप यह टोपी पहनते हैं, तो आप विचारों के प्रति अपनी आंतरिक प्रतिक्रिया दिखा सकते हैं और स्वतंत्र रूप से व्यक्त कर सकते हैं कि आप कैसा महसूस करते हैं।
3. काली टोपी। जब आप सावधानी दिखाना चाहते हैं और आलोचनात्मक नजरिया व्यक्त करना चाहते हैं, तो यही वह टोपी है जिसे आप पहनना चाहते हैं। काली टोपी यह तय करेगी कि आप बुरे निर्णयों से दूर रहें।
4. पीली टोपी। जब आप पॉज़िटिव रहना चाहते हैं, तो यही वह टोपी है जिसे आपको चुनना चाहिए। यह आपको एक विचार के सकारात्मक पक्षों और काली टोपी के गलत हिस्से की पहचान करने में मदद करता है।
5. हरा टोपी। रचनात्मकता, संभावनाओं, विकल्पों और नए आइडिया का पता लगाने के लिए हरे रंग की टोपी पहनें। नए आइडिया और विकल्पों का योगदान करना महत्वपूर्ण है, यही कारण है कि हर किसी को हरे रंग की टोपी पहननी चाहिए।
6. नीली टोपी। यह वह टोपी है जो अन्य सभी को ऑर्गनाइज़ करती है। यह वह व्यक्ति है जो संपूर्ण निर्णय लेने के प्रोसेस को मैनेज करता है और यह ध्यान रखता है कि अन्य सभी प्रमुख नियमों और दिशानिर्देशों का पालन करें।

छह सोच वाली समस्या-समाधान प्रक्रिया सबसे बढ़िया है क्योंकि यह आपको एक ही समस्या को कई अलग-अलग नजरिए से बहुत जल्दी और आसानी से देखने देती है।

5 “क्यों” से जुड़े सवाल 

जब आप किसी समस्या की जड़ तक तुरंत पहुंचना चाहते हैं, तो इस तकनीक को आज़माएं। आपको बस “क्यों” सवाल पांच बार पूछना है। मौजूदा समस्या से शुरुआत करें और पूछें कि ऐसा क्यों हुआ, यह ध्यान रखते हुए कि आपका उत्तर उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए। चार बार और “क्यों” पूछना जारी रखें। किसी पॉइंट पर, आप अपने सवाल के सही उत्तर तक पहुंच जाएंगे और आप समाधान की तलाश शुरू कर सकते हैं।

इस तकनीक में सबसे बड़ी चुनौती प्रत्येक “क्यों” का तर्कसंगत, उद्देश्यपूर्ण उत्तर देना है। अपने नजरिए से उत्तर देने की इच्छा से लड़ें। इसके बजाय, कुछ घटित होने के तार्किक कारण के बारे में सोचें। याद रखें, यह स्वीकार करना कि आप कुछ नहीं जानते, व्यक्तिपरक उत्तर देने से कहीं बेहतर है।

फेलियर मोड और उसके असर का विश्लेषण (FEMA)

क्या आप क्रिसलर, फोर्ड और जनरल मोटर्स के सबसे सुलझे व्यक्ति की तरह समस्याओं का समाधान करना चाहते हैं? यह बेहतर समस्या समाधान प्रक्रिया आपको समस्याओं को आसानी से हल करने देती है। आप इसका इस्तेमाल अपनी स्ट्रैटेजी के प्रत्येक हिस्से का विश्लेषण करने और यह देखने के लिए कर सकते हैं कि यह कैसे और कब फेल हो सकती है। प्रत्येक फेलियर के असर और उसके घटित होने की कितनी संभावना है, इस पर गौर करके आप सबसे बढ़िया समस्या समाधान तकनीक पा सकेंगे। और आखिर में, पिछले स्टेज में जो-जो फेलियर आने की संभावना है उसे हल करने के लिए आपको कौन-कौन से काम करने हैं उनकी एक लिस्ट बनाएँ।

घुमक्कड़ रवैया वाली तकनीक

जब मैं इस तरह के आर्टिकल लिखता हूं, तो मेरे पास उन्हें बेहतर बनाने का एक तरीका होता है। एक बार जब उनका काम पूरा हो जाता है, तो मैं उन पर नज़र डाले बिना उन्हें एक दिन के लिए ऐसे ही छोड़ देता हूँ। जब मैं आर्टिकल पर वापस आता हूं, तो मैं इसे नई नजरों से देखता हूं।

आप अपनी समस्याओं के लिए भी यही नजरिया अपना सकते हैं। एक कदम पीछे हटें और इससे दूर आ जाएँ। थोड़ा आराम करें, थोड़ा बाहर घूमें, YouTube पर कुछ मजेदार वीडियो देखें। दूसरे शब्दों में, अपने आप को स्थिति से दूर कर लें। जैसे ही आपका मस्तिष्क शांत होगा, आपको अपनी समस्या का उत्तर मिल जाएगा।

कल्पना के लिए जगह छोड़ें

अगर ऊपर बताए गए कोई भी टिप्स आपको किसी समस्या को हल करने में मदद नहीं करता है, तो अब थोड़ा क्रिएटिव होने का समय आ गया है। अगर आपके पास काम से बाहर आकार समस्या सुलझाने का कोई तरीका मौजूद है, तो उसे काम पर भी लागू करना एक अच्छा विचार हो सकता है।

उदाहरण के लिए, योशिरो नाकामोत्सो का एक मामला लेते हैं। नाम थोड़ा सुना-सुना नहीं भी लग सकता है, लेकिन आपने शायद आज इस आदमी के पेटेंट में से एक का इस्तेमाल किया होगा। उनके नाम पर 3,300 से अधिक पेटेंट हैं, जिनमें एक डिजिटल कलाई घड़ी, कराओके मशीन, एक फ्लॉपी डिस्क और कई और चीजें भी शामिल हैं। वह द काल्म रूम (शांत रूम) नामक एक विचित्र समस्या-समाधान तकनीक लेकर आए।

उनका काल्म रूम असल में 24 कैरेट सोने से भरा बाथरूम है। यह मटेरियल रेडियो तरंगों और टीवी संकेतों को अवरुद्ध करती है और उनके अनुसार ये तरंगे समस्याओं को हल करने में बाधा डालती हैं। वह ऑक्सीजन को समस्या-समाधान के लिए हानिकारक भी मानते हैं। जाहिर तौर पर, बहुत अधिक ऑक्सीजन का मतलब है कि प्रेरणा होगी और यह समस्या-समाधान के लिए कल्पना का उपयोग करने का उनका विचार है।

आप समस्याओं को हल करने के लिए काल्म रूम मेथड का इस्तेमाल कर सकते हैं या आप ऐसे दूसरे तरीके भी ढूंढ सकते हैं जो आपको वर्कप्लेस पर किसी मुद्दे को हल करने के लिए अजीब, कठिन तथ्यों के बजाय अपनी कल्पना का इस्तेमाल करने की अनुमति देते हैं।

समस्या समाधान कौशल विकसित करें

याद रखने वाली सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि समस्याएं हर समय होती रहती हैं और होती रहेंगी। इसके अलावा, अगर वर्कप्लेस पर कोई समस्या आती है, तो यह हमें उन चीज़ों के बारे में भी जानकारी देगा जिन्हें हमें ठीक करने की जरूरत है। उल्लिखित प्रत्येक समस्या समाधान प्रक्रिया का लक्ष्य आपकी कंपनी को मैत्रीपूर्ण संघर्षों और खुले समस्या-समाधान के लिए ज्यादा खुला बनाना है।

संक्षेप में, इन समस्या-समाधान तकनीकों से मुख्य निष्कर्ष निम्नलिखित हैं।

– शांत रहें और समस्या समाधान के लिए निस्सहाय नजरिए से दूर रहें 

– बहुत अच्छे सवाल पूछें, बहुत सारे सवाल 

– किसी स्थिति की बड़ी तस्वीर देखें और पूरे मामले पर एक नज़र डालें

– अपरंपरागत विचार-मंथन तकनीकों को आज़माएं: राउंड-रॉबिन और मौन ब्रेनस्टोर्मिंग 

– किसी समस्या को हल करने के विभिन्न तरीकों पर नज़र डालने के लिए छह सोच वाली टोपी में से प्रत्येक को पहनें

– ‘’क्यों’’ से जुड़े 5 सवाल पूछें

– फेलियर मोड और इससे जुड़े असर का विश्लेषण के साथ किसी भी संभावित समस्या को रोकें

– अंत में कल्पना के लिए कुछ जगह छोड़ें।

संदर्भ के आधार पर, आप इनमें से एक या ज्यादा समस्या-समाधान प्रक्रिया का इस्तेमाल कर सकते हैं – ध्यान रखें कि आप वह चुनें जो आपकी स्थिति, टीम और व्यक्तित्व के लिए सबसे अच्छा काम करता हो। 

प्रार्थना है कि इसमें आपको कामयाबी मिले!