हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन क्या है और इसे वर्कप्लेस में कैसे लागू करें?

टेक्नोलॉजिकल एडवांसमेंट तेजी से बढ़ रही है। हर दिन, कुछ नया होता है जो बिजनेस को उनकी क्षमता तक पहुंचने में मदद करता है, और उनके लिए कई नए अवसर खोलता है। नवीन समाधान नई नौकरियाँ पैदा करने में सकारात्मक भूमिका निभाते हैं और कर्मचारियों को अपने कौशल विकसित करने के लिए प्रेरित करते हैं।

यह कोई रहस्य नहीं है कि कौशल में सुधार और उन्हें विकसित करने से पेशेवरों को कैरियर की सीढ़ी पर आगे बढ़ने में मदद मिलती है। बेहतर कौशल कर्मचारियों के लिए मूल्य जोड़ते हैं और उन्हें पदों के लिए वांछनीय उम्मीदवार बनाते हैं। इसके बावजूद, कई कंपनियां कर्मचारियों की तलाश करते समय कम्युनिकेशन स्किल्स पर कम ध्यान नहीं देती हैं ।

ज़ेटी द्वारा किए गए एक सर्वेक्षण के अनुसार , सर्वेक्षण में शामिल 61% नियोक्ताओं ने कहा कि उनके लिए कठिन कौशल की तुलना में सॉफ्ट कौशल ज्यादा महत्वपूर्ण हैं। इस बीच, केवल 39% उत्तरदाताओं ने कहा कि कठिन कौशल उनके लिए महत्वपूर्ण हैं। उसी सर्वेक्षण के अनुसार, शीर्ष तीन सबसे महत्वपूर्ण सॉफ्ट स्किल्स में से एक कम्युनिकेशन क्षमता है।

वर्कप्लेस में स्वस्थ कर्मचारी संबंध असरदार कम्युनिकेशन पर निर्भर करते हैं। कई बिजनेस इस बात पर जोर देते हैं कि कुशल इंटरनल कम्युनिकेशन के लिए लैटेरल या हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन जरूरी है।

हम कम्युनिकेशन के इस रूप पर चर्चा करेंगे, यह क्यों फायदेमंद है, और बिजनेस इसे वर्कप्लेस पर कैसे बढ़ावा दे सकते हैं। 

हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन क्या है?

वर्कप्लेस में, इस प्रकार के कम्युनिकेशन का तात्पर्य उन सहकर्मियों या कर्मचारियों के बीच कार्य-संबंधित जानकारी शेयर करना है जो लगभग समान स्तर पर हैं।

स्टार्ट-अप फर्म और छोटे बिजनेस अलग-अलग देशों की अर्थव्यवस्था में सबसे महत्वपूर्ण योगदानकर्ताओं में से हैं। इन बिजनेस की विशेषता एक सपाट संगठनात्मक संरचना और न्यूनतम कार्यबल है।

वे अक्सर समृद्ध बिजनेस के सबसे प्रसिद्ध उदाहरण हैं। ये बिजनेस वे भी हैं जो हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन को नियोजित करते हैं। चूंकि पेशेवर आमतौर पर छोटी टीमों में काम करते हैं, इसलिए उन्हें कम्युनिकेशन का यह मेथड काफी व्यावहारिक लगता है – इन बिजनेस के कर्मचारी काफी ज्यादा महत्वपूर्ण कार्यों में ज्यादा समय लगाते हैं।

इसका मतलब यह नहीं है कि केवल छोटी टीमों वाली कंपनियां ही कम्युनिकेशन के इस रूप को लागू कर सकती हैं। बड़ी कंपनियाँ भी लैटेरल कम्युनिकेशन को लागू करने का प्रयास कर सकती हैं। कम्युनिफ़ायर का इस्तेमाल करके बड़ी कंपनियों में सभी स्तरों पर कम्युनिकेशन आसानी से बनाए रखा जाता है।

हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन के क्या लाभ हैं?

यदि आंतरिक और बाह्य कम्युनिकेशन माध्यम बाधित हों तो बड़ी सफलता प्राप्त नहीं की जा सकती। कम्युनिकेशन पद्धति की दक्षता कर्मचारी प्रोडक्टिविटी और बिजनेस वृद्धि को प्रभावित करती है।

आइए हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन के लाभों पर एक नज़र डालें:

समय का कुशल उपयोग

चूँकि यह साथियों के बीच होता है, हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन ज्यादा आकस्मिक होता है। टीम के मेम्बर को इसमें भाग लेना आसान लगता है और उन्हें काम पर कम तनाव का अनुभव होता है। यह विशेष रूप से सच है जब नए कर्मचारी टीम में आते हैं, जो उन्हें सहकर्मियों के साथ प्रॉडक्टीव संवाद करने की अनुमति देता है।

एक महान उदाहरण एक नए कर्मचारी द्वारा किया जा रहा कार्य होगा जिसने पहले कभी ऐसा अनुभव नहीं किया है। यदि कंपनी ने वर्टिकल कम्युनिकेशन को अपनाया है, तो एक नवागंतुक के लिए छोटी-मोटी सलाह के लिए दूसरे सहकर्मियों की ओर रुख करना मुश्किल होगा। अज्ञानता अनिश्चितता को जन्म देती है। ऐसे कर्मचारियों को अपना दोपहर के भोजन का समय इंटरनेट पर उपयोगी जानकारी ढूंढने में बिताना होगा।

कम्युनिकेशन के हॉरिजॉन्टल रूप के साथ, एक नौसिखिया जानकारी खोजने में अपना बहुमूल्य समय बर्बाद करने के बजाय सहकर्मियों से स्वतंत्र रूप से पूछने में सक्षम होगा। यह ज्यादा सुविधाजनक है यदि कर्मचारी चैंटी जैसे टीम सहयोग टूल्स का इस्तेमाल करके संवाद कर सकें। अनुभवी सहकर्मी सलाह के साथ तुरंत मदद करने में सक्षम होंगे, साथ ही उन्हें बताएंगे कि क्या करना है।

चैंटी अनलिमिटेड मैसेज इतिहास की पेशकश कर सकता है, और इससे नए कर्मचारियों को महत्वपूर्ण जानकारी आसानी से मिल सकेगी। 

वैकल्पिक रूप से, कई कंपनियां कार्य प्रोसेस को शीघ्रता से समझने के लिए कर्मचारियों को देखने के लिए अलग-अलग प्रशिक्षण वीडियो रिकॉर्ड करती हैं। ज़्यादातर शुरुआती लोग सोच रहे हैं कि सॉफ़्टवेयर के साथ-साथ बिजनेस अनुप्रयोगों का इस्तेमाल कैसे किया जाए। समय बर्बाद न करने के लिए कंपनियां नए कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण वीडियो रिकॉर्ड करती हैं। आप Mac या Windows के लिए बेस्ट स्क्रीन रेकॉर्डर का इस्तेमाल करके आसानी से ऐसे वीडियो बना सकते हैं ।

प्रोडक्टिविटी में वृद्धि

एक टीम में काम करते हुए, प्रत्येक कर्मचारी कुछ कार्य करता है। हालाँकि, कार्य के असरदार होने के लिए, सभी विवरणों को स्पष्ट करना जरूरी है ताकि बाद में कोई देरी, गलतफहमी या गलतियाँ न हों। चैन्टी में प्रोजेक्ट प्लानिंग सुविधा का इस्तेमाल करके, टीम सामने आने वाले सभी कार्यों से निपट सकती है। टीम को अपने काम में तालमेल बिठाते हुए मिलकर काम करना चाहिए।

कम्युनिकेशन में आसानी के अलावा, टीमों के लिए विचार-मंथन करना बहुत आसान होता है जब टीम के सभी मेम्बर कुछ ऐसा कहने में शर्मिंदा या असुरक्षित महसूस नहीं करते हैं जो उन्हें मूर्खतापूर्ण लग सकता है। इस तरह शानदार विचार पैदा होते हैं जो कंपनी को अगले स्तर पर ले जा सकते हैं।

इस तरह, टीम के मेम्बर असरदार ढंग से संवाद करते हैं, मुद्दों को जल्दी और आसानी से हल करते हैं, और संघर्षों को रोकते हैं ।

टीम वर्क और एकता

कंपनियों में बहुत कुछ इस बात पर निर्भर करता है कि कर्मचारियों के बीच किस तरह के रिश्ते विकसित होते हैं। कंपनी के लीडर्स को हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन को दृढ़ता से प्रोत्साहित करना चाहिए, क्योंकि यह कर्मचारियों को एक टीम के रूप में एकजुट होने के लिए प्रोत्साहित करता है।

इस संबंध में कॉर्पोरेट संस्कृति भी उतनी ही महत्वपूर्ण है। जब कर्मचारियों को इस बात की अच्छी जानकारी होती है कि उनकी कंपनी के लक्ष्य क्या हैं, साथ ही प्रत्येक कर्मचारी का मूल्य क्या है, तो वे कंपनी के लिए काम करने के लिए प्रेरित होते हैं।

हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन के साथ, कर्मचारियों को एक दूसरे के साथ कैसे संवाद करना चाहिए, इसके बारे में सख्त नियमों का पालन करने की जरूरत नहीं है। इस प्रकार, उन्हें आसानी से एक आम भाषा मिल जाती है, जो सही टीम वर्क में योगदान देती है। कॉर्पोरेट संस्कृति, बदले में, इस तथ्य में योगदान करती है कि सभी कर्मचारी एकता महसूस करते हैं।

कर्मचारी चाहे किसी भी पद पर हों, एक-दूसरे के साथ स्वतंत्र रूप से संवाद करके, वे समझते हैं कि वे केवल एक बड़ा वेतन देखने के लिए काम नहीं कर रहे हैं, बल्कि वे कंपनी को समृद्ध बनाने के लिए मिलकर काम कर रहे हैं।

समस्या समाधान करने की कुशलताएं

कम्युनिकेशन में सीमाओं का अभाव समस्याओं के इंस्टेंट समाधान में योगदान देता है। अक्सर कंपनियों में उन कर्मचारियों के बीच शर्मिंदगी देखी जा सकती है जो दूसरे से मदद नहीं मांग सकते।

सख्त पदानुक्रम के कारण, हर किसी को यह लग सकता है कि उन्हें काम की समस्याओं को स्वयं ही हल करना चाहिए। यह न केवल अकुशल है, बल्कि इसमें काफी समय भी लगता है।

कर्मचारियों को ऐसी जानकारी मिल सकती है जो उनकी नौकरी के लिए अप्रासंगिक है, जिसके कारण समस्याओं का समाधान नहीं हो पाएगा। हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन कर्मचारियों के बीच बाधा की सीमाओं को धुंधला कर देता है।

यह जानकर कि कर्मचारियों को किस समस्या का समाधान करने की जरूरत है, वे तुरंत समझ सकते हैं कि कौन सा सहकर्मी इसमें उनकी मदद कर सकता है। इसके अलावा, वे अपनी टीम को खुलकर बता सकते हैं कि समस्या क्या है। टीम के दूसरे मेम्बर शीघ्रता से सक्षम हो सकेंगे और सलाह एवं सिफ़ारिशें दे सकेंगे।

टास्क एवं प्रोजेक्ट कोआर्डिनेशन 

यदि कोई कंपनी नियमित रूप से कई अलग-अलग प्रोजेक्ट पर काम करती है, तो यह मायने रखता है कि कौन सी टीमें उन पर काम कर रही हैं। प्रत्येक प्रोजेक्ट अलग है, इसलिए ऐसे लोगों को भर्ती करना महत्वपूर्ण है जो कुछ प्रोजेक्ट के लिए उपयोगी होंगे।

हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन के अभाव में, प्रबंधकों के लिए प्रत्येक कर्मचारी की ताकत और कमजोरियों को पहचानना मुश्किल होगा। इस प्रकार, एक टीम को इकट्ठा करना मुश्किल हो सकता है। इसके अलावा, यह विचार करने योग्य है कि इसकी वजह से दक्षता को काफी नुकसान होगा।

हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन मैनेजर को प्रत्येक कर्मचारी को बेहतर तरीके से जानने में मदद करता है, जिससे उनकी ताकत और कमजोरियां दोनों का पता चलता है। प्रत्येक कर्मचारी के बारे में जानकारी के साथ, वे प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए मजबूत टीम बनाने में सक्षम होंगे। साथ ही कार्यों का बंटवारा भी तेजी से होगा. टीम के सभी मेम्बर को इस बात की स्पष्ट समझ होगी कि उन्हें कितना काम करने की ज़रूरत है, साथ ही वे कितना योगदान दे सकते हैं।

हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन के मार्ग में बाधाएँ

पहली नज़र में, इस प्रकार का कम्युनिकेशन शुरू करना सरल लग सकता है, लेकिन व्यवहार में, यह काफी चुनौतीपूर्ण हो सकता है। इसमें सबसे महत्वपूर्ण बाधाएं कर्मचारियों के बीच अलग-अलग कम्युनिकेशन शैली के साथ-साथ उनके चरित्रों में अंतर भी हो सकती हैं।

कई कंपनियाँ कर्मचारियों को प्रतिस्पर्धा की भावना विकसित करने के लिए प्रेरित करती हैं, उनका मानना है कि इससे प्रोडक्टिविटी पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा। कंपनी को अच्छे परिणाम देखने को मिल सकते हैं, लेकिन कर्मचारियों के लिए यह एक-दूसरे के साथ संवाद करने में समस्याओं का एक और कारण होगा।

इस प्रकार, कंपनियों को अपने कर्मचारियों को असरदार कम्युनिकेशन के लिए प्रयास करने के लिए प्रेरित करना चाहिए।

ट्विज़ LLC और VTR लर्निंग जैसी कंपनियों के मैनेजर और अनुभवी प्रोफेशनल निम्नलिखित पर ध्यान दें:

• प्रोफेशनल संदर्भ में, खुला कम्युनिकेशन आपको काम से संबंधित मुद्दों पर अपना दृष्टिकोण व्यक्त करने की अनुमति देता है और टीम के मूल्य को बढ़ाता है;
• टीम के दूसरे मेम्बर के साथ कंधे से कंधा मिलाकर काम करने से कर्मचारियों को अपना महत्व महसूस होने लगता है, साथ ही कंपनी से जुड़े होने का एहसास भी होता है, जो उन्हें ज्यादा प्रॉडक्टीव बनाता है। समस्याओं के मामले में, टीमों के लिए विचार-मंथन करना और बिना किसी देरी के प्रोजेक्ट को पूरा करना आसान होता है;
• टीम के प्रत्येक मेम्बर को टीम कम्युनिकेशन में निवेश करना चाहिए, अन्यथा समझ प्रभावित होगी। हर किसी को खुलकर बोलना सीखना चाहिए और दूसरों की बात ध्यान से सुनना भी सीखना चाहिए।

हॉरिजॉन्टल कम्युनिकेशन को प्रोत्साहित करने के लिए क्या करें?

किसी टीम का मेम्बर होने का मतलब यह नहीं है कि आप किसी प्रोजेक्ट पर दूसरे लोगों के साथ काम करें। कर्मचारियों को यह महसूस करना चाहिए कि वे अपने सहकर्मियों पर भरोसा कर सकते हैं, जिनके साथ काम करने में उन्हें खुशी होगी।

असरदार कम्युनिकेशन को प्रेरित करने के लिए सहयोगी प्रोजेक्ट आयोजित करना ही एकमात्र चीज नहीं है जो कंपनियां कर सकती हैं । टीमों को लोगों को एक साथ लाने पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। ऐसा करने के लिए, कंपनियां कॉर्पोरेट कार्यक्रम, संयुक्त यात्राएं और टीम-बिल्डिंग एक्टिविटी का आयोजन कर सकती हैं, और घंटों के बाद अनौपचारिक सेटिंग में कम्युनिकेशन को प्रोत्साहित भी कर सकती हैं।

अंतिम विचार

कर्मचारियों के आकार या संख्या के बावजूद, कंपनियों को टीम कम्युनिकेशन में सुधार को प्राथमिकता देनी चाहिए। हॉरिजॉन्टल टीम कम्युनिकेशन असरदार टाइम मैनेजमेंट की सुविधा प्रदान करता है और प्रोडक्टिविटी बढ़ाता है। अनौपचारिक टीम सहयोग कार्यक्रम आयोजित करके, बिजनेस खुले कम्युनिकेशन को बढ़ावा दे सकते हैं।