Cos’è la gestione aziendale e quali strumenti possono essere utilizzati?

Ti sei mai chiesta come le organizzazioni ad alte prestazioni riescano a mantenere un vantaggio sulla concorrenza? Le attività di routine sono un elemento cruciale per la gestione di un’azienda. Queste possono includere l’ottenimento di approvazioni, la formazione di nuovi dipendenti e la redazione di procedure. Puoi semplificare significativamente questi processi implementando un software di gestione aziendale efficace.

Eseguire queste attività regolarmente senza l’aiuto di uno strumento di gestione aziendale è un’attività che richiede molto tempo. Per questo motivo, una gestione eccellente dei processi aziendali (Business Process Management: BPM) è fondamentale. Scegliere gli strumenti giusti per la gestione aziendale può aiutare le organizzazioni ad automatizzare le attività di routine, liberando tempo e risorse preziose.

Più di un semplice strumento, il BPM è un modo di pensare che trasforma il caos quotidiano in produttività ottimizzata. Unisciti a noi mentre esploriamo l’essenza del BPM, i suoi principali vantaggi e gli strumenti che lo rendono possibile nel mondo degli affari.

Che cos’è la gestione dei processi aziendali?

Secondo BPMInstitute.org, il BPM definisce, migliora e gestisce i processi aziendali di un’impresa per ottenere una chiara direzione strategica, un allineamento delle risorse e una disciplina operativa. L’obiettivo principale di questa strategia organizzata a livello aziendale è la fornitura di prodotti e servizi di grande valore.

Il concetto di base è che, per sapere quali servizi e beni sono più apprezzati dai consumatori, è necessario adottare un approccio orientato ai processi all’interno dell’azienda. Le imprese possono vedere la differenza tra ciò che i clienti desiderano e ciò che sono in grado di fare trovando e studiando le procedure aziendali principali.

Tuttavia, facciamo chiarezza su una questione specifica. La gestione aziendale può sembrare simile alla gestione di progetti e compiti, ma copre un ambito molto più ampio. La gestione dei progetti si concentra su compiti una tantum, mentre la gestione dei compiti riguarda la gestione delle singole attività assegnate.

Da un lato, il BPM guarda all’intero processo dall’inizio alla fine e si concentra sulle attività che i dipendenti devono eseguire ripetutamente. Questo punto di vista più ampio è fondamentale per comprendere appieno come funzionano le organizzazioni.

Ora, pensa alla forza del processo continuo di reingegnerizzazione. Quando le aziende utilizzano il BPM, possono semplificare i loro flussi di lavoro generali, risparmiando tempo e denaro. Il software di gestione dei processi aziendali, con tracciamento delle attività, analisi avanzate e capacità di gestione delle decisioni, organizza sistemi, persone, informazioni e materiali, in modo che le imprese ottengano i risultati desiderati.

Qual è, quindi, il vero valore qui? Le iniziative di trasformazione digitale sono progredite molto più rapidamente grazie al BPM. Le organizzazioni possono rispondere più velocemente alle nuove tecnologie e ai cambiamenti del mercato se rimangono al passo con i loro processi aziendali. L’agilità digitale gioca un ruolo fondamentale nell’ambiente attuale, e il BPM è diventato uno strumento indispensabile per le aziende che cercano modi per mantenere il loro vantaggio competitivo.

Quali passaggi devono essere intrapresi per il miglioramento dei processi aziendali?

Trasformando le operazioni aziendali in numerosi modi, quali sono i benefici offerti dal BPM? Il miglioramento dei processi aziendali include una migliore esperienza per i consumatori e i dipendenti, una comunicazione più trasparente e operazioni più efficaci.

Migliore esperienza lavorativa e per i clienti

Una suite BPM riduce lo sforzo tedioso migliorando i flussi di lavoro e rendendo facile trovare le informazioni. Questa strategia mirata rafforza la soddisfazione del cliente permettendo ai membri del personale di concentrarsi maggiormente sul loro lavoro e sulle interazioni con i clienti. Implementare flussi di lavoro precisi rende più semplice il processo di onboarding per i nuovi dipendenti, aumentando la produttività e il coinvolgimento.

Comunicazione più aperta

La definizione chiara dei ruoli e delle responsabilità nel BPM favorisce la comunicazione del team aumentando la trasparenza e la responsabilità. Per questo motivo, tutti sono sulla stessa lunghezza d’onda e comprendono cosa sta accadendo, il che rende il lavoro di squadra migliore e i processi più veloci.

Operazioni più intelligenti e convenienti

Un cambiamento fondamentale per le aziende, il BPM è cruciale per rafforzare i processi esistenti e impiegare metodi organizzati per svilupparne di nuovi. Eliminando ostacoli e ridondanze, aumenta la produttività e l’efficienza. Questa flessibilità rende le operazioni più veloci ed economiche, permettendo alle aziende di ottenere rapidamente i risultati desiderati e deviare risorse verso compiti più prioritari.

Processi favorevoli alla crescita

Gestire correttamente i processi e automatizzare i flussi di lavoro con il BPM è molto utile quando si espandono le operazioni a livello globale. Stabilire ruoli chiari e mantenere i processi coerenti sono due dei vantaggi. Come sottolineato dal BPM, le possibilità automatiche liberano i team per lavorare su nuove idee e supportare processi che potrebbero crescere.

Ridotto bisogno del team tecnico

Infine, le capacità low-code del BPM riducono la necessità di team di sviluppo. Le aziende possono diventare utenti rapidamente e facilmente, potenziando l’automazione dei processi in tutta l’azienda. Poiché non dipendono dai team tecnici, l’adozione e i cambiamenti nei processi avvengono più velocemente.

Ciclo di vita della gestione dei processi aziendali

Al cuore della gestione dei processi aziendali c’è il suo ciclo di vita, un metodo disciplinato per rendere un gruppo più efficace ed efficiente. Questo ciclo inizia con la pianificazione e termina con una crescita ottimizzata. È un percorso di crescita costante.

• Progettazione del processo: Il primo passo del processo, durante il quale il team specifica i punti di controllo significativi e le attività che fanno parte del sistema BPM nel suo complesso. Ogni membro si concentra su aree da ottimizzare e propone modi per misurare il successo, fornendo linee guida e assegnando i compiti alle persone giuste.
• Modellazione: Successivamente, il gruppo illustra l’intero processo, inclusi tempi, descrizioni dei ruoli e come i dati si muovono attraverso il sistema. Per garantire precisione e chiarezza, questo passo spesso utilizza software di gestione dei processi aziendali.
• Esecuzione: A questo punto, il team testa la strategia con un piccolo gruppo come prova per assicurarsi che funzioni. In base alle recensioni, il processo viene gradualmente esteso al resto dell’azienda.
• Monitoraggio: Durante la fase di monitoraggio, il personale osserva il flusso di lavoro in azione, valutando eventuali aumenti di efficienza e identificando eventuali nuovi ostacoli che potrebbero sorgere.
• Ottimizzazione: Infine, il gruppo apporta le modifiche necessarie per modificare e perfezionare il processo, rendendo le attività e i risultati dell’organizzazione ancora migliori. Questo passo mantiene il processo di gestione dei processi aziendali allineato con gli obiettivi dell’azienda e sufficientemente versatile per adattarsi a nuove situazioni.

Tipi di gestione dei processi aziendali

Esplorando ulteriormente il BPM si scopre la sua natura diversificata, con diverse versioni focalizzate su diverse parti dei processi aziendali. Questi tipi, inclusi il BPM focalizzato sulla documentazione, il BPM incentrato sulle persone e il BPM orientato all’integrazione, sono disponibili per soddisfare le diverse esigenze organizzative.

• BPM focalizzato sulla documentazione: I file significativi, come i contratti, sono al centro delle attività nel BPM focalizzato sulla documentazione. Questa strategia gioca un ruolo importante durante l’acquisto, poiché crea accordi tra consumatori e fornitori tramite documenti e passaggi di autorizzazione.
• BPM incentrato sulle persone: Questo tipo enfatizza l’importanza di coinvolgere le persone, specialmente quando è necessaria l’autorizzazione. Dispone di interfacce semplici da usare con strumenti drag-and-drop che permettono ai team di assegnare compiti e tracciare chi è responsabile di cosa durante tutto il processo.
• BPM orientato all’integrazione: I processi che richiedono poca o nessuna partecipazione umana sono al centro del BPM orientato all’integrazione. Dipende principalmente da API e protocolli per l’integrazione dei dati tra i sistemi, semplificando i processi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e la gestione delle risorse umane (HRM).

Software di gestione aziendale

Quali soluzioni alimentano un BPM efficace? Gli strumenti di gestione dei processi aziendali di oggi offrono piattaforme sofisticate per trasformare le procedure aziendali. Ogni prodotto offre un set distintivo di funzionalità che consente alle aziende di accelerare le operazioni, rafforzare l’efficienza e promuovere la crescita aziendale.

Inoltre, l’uso del software per gestire i processi aziendali può semplificare i flussi di lavoro, migliorare la collaborazione e supportare il processo decisionale basato sui dati. Queste soluzioni software per la gestione aziendale aumentano la visibilità operativa e aiutano le organizzazioni ad adattarsi alle mutevoli richieste del mercato.

Chanty

Chanty offre un approccio rinfrescante alla gestione dei processi aziendali, combinando comunicazione professionale e gestione dei compiti in una piattaforma unificata. Rompe i silos e semplifica i flussi di lavoro unendo i team in uno spazio di lavoro centralizzato. Le caratteristiche notevoli di questo strumento BPM di punta includono le bacheche di attività e le liste di cose da fare, che mantengono tutti sulla stessa lunghezza d’onda e fanno progredire i progetti. Chanty si distingue anche per la sua attenzione alla semplificazione della comunicazione. Le sue funzionalità di audio e video conferenza aiutano i team a rimanere allineati, e la sua integrazione con strumenti popolari come Google Drive e Dropbox garantisce la condivisione e la collaborazione sui file in modo fluido.

Studio Creatio Enterprise

Primo nella lista è Studio Creatio Enterprise, che offre strumenti per gestire meglio i processi aziendali. I dati in tempo reale, la modellazione automatica dei processi e le soluzioni personalizzabili per i processi sono alcune delle sue caratteristiche più notevoli. È unico perché è facile da usare e abbastanza flessibile da adattarsi a tutte le esigenze aziendali. Il software offre una prova gratuita e addebita i costi in base agli abbonamenti.

Oracle BPM

Un’altra opzione popolare è Oracle BPM, conosciuto per le sue robuste funzionalità di gestione dei processi. Le sue capacità includono la simulazione dei processi, l’automazione delle regole aziendali e un sofisticato potenziale di integrazione. Il software si distingue per la funzionalità a livello aziendale e la scalabilità. I pacchetti di prezzo sono disponibili su richiesta.

Tibco BPM

Successivo è Tibco BPM, noto per semplificare l’uso di processi aziendali complessi. Alcune delle sue caratteristiche principali sono analisi intelligenti, dati sui processi e gestione dinamica dei casi. Il suo punto di forza principale è la capacità di operare in ambienti di processo complicati e ad alta domanda. Questo rende Tibco una scelta eccellente per le aziende che cercano un software robusto per la gestione aziendale. Il software offre una prova gratuita. Per i piani tariffari, è possibile contattare il fornitore per richiedere un preventivo.

Pipefy

Per la sua semplicità e adattabilità, Pipefy si distingue come un BPM. I flussi di lavoro personalizzati consentono alle aziende di sviluppare rapidamente procedure per soddisfare le loro esigenze. Le email automatizzate migliorano l’efficienza della comunicazione. Grazie alla sua capacità di connettersi con app popolari, Pipefy è versatile per diverse situazioni lavorative. Lo strumento offre una prova gratuita e una varietà di piani di abbonamento per organizzazioni di tutte le dimensioni, rendendolo una scelta pratica.

Appian BPM

Una delle caratteristiche più notevoli di Appian BPM è la velocità con cui può costruire applicazioni. Dispone di process mining, automazione basata su AI e capacità di sviluppo low-code. La rapida implementazione di Appian BPM è ciò che lo distingue. La piattaforma offre un piano gratuito oltre ai suoi pacchetti mensili. 

Nintex

Il suo design intuitivo e l’automazione sofisticata dei flussi di lavoro hanno permesso a Nintex di farsi un nome nel settore BPM come software di gestione aziendale leader. Le caratteristiche significative includono la gestione dei flussi di lavoro mobile, che consente di gestire l’azienda a distanza, e le capacità di generazione di documenti, fondamentali per gestire i documenti in modo fluido.

Ciò che distingue Nintex è la sua connettività con piattaforme come SAP e SharePoint, rendendolo uno strumento completo per una vasta gamma di esigenze aziendali. Il software offre una prova gratuita per coloro che desiderano esplorare le sue capacità. I piani di abbonamento sono disponibili per aziende di vari tipi e dimensioni, offrendo la possibilità di comprendere le regole e le linee guida per il riconoscimento dei costi e dei ricavi, riducendo i costi operativi aziendali.

Kissflow

Con le sue capacità avanzate di BPM e un’interfaccia user-friendly, Kissflow è ideale per aziende di tutte le dimensioni. Tra i suoi punti salienti ci sono integrazioni robuste, accesso unificato ai dati e flussi di lavoro senza codice. Il costo e l’intuitività di Kissflow sono le sue caratteristiche distintive. Offre pacchetti tariffari regolari e personalizzati.

Casi d’uso della gestione aziendale

Piuttosto che rimanere un tema teorico, il BPM ha dimostrato di essere prezioso in numerosi scenari reali. La gestione aziendale è fondamentale per aumentare l’efficienza operativa e la soddisfazione dei consumatori in innumerevoli settori, tra cui retail, media, risorse umane e assistenza clienti.

• Evasione degli ordini: L’efficienza operativa avviene nell’evasione degli ordini utilizzando il BPM. Adottando un approccio orientato al cliente, gestisce elementi come la registrazione degli ordini, le offerte speciali e il ciclo di evasione stesso per migliorare l’esperienza del cliente e aumentare il valore aziendale.
• Distribuzione dei contenuti: Automatizzare la pianificazione e la pubblicazione dei contenuti è ciò che il BPM offre per le aziende dei media. Facilita il percorso dalla produzione dei contenuti alla pubblicazione progettando strumenti che si interfacciano in modo fluido con la gestione dei diritti e dei contenuti, il traffico e i sistemi di ordini di lavoro.
• Banca: La valutazione dei possibili rischi di credito è una parte vitale del processo di prestito per consumatori e aziende. Per farlo, è necessario raccogliere dettagli da diverse fonti, come datori di lavoro, richiedenti e agenzie di credito. Il BPM semplifica il processo di valutazione dell’idoneità al prestito gestendo in modo efficiente il flusso di dati e riducendo gli errori.
• Risorse umane: Utilizzando il BPM, i dipartimenti HR possono supervisionare i propri registri e i processi di gestione dei flussi di lavoro, simili alle pratiche nelle scuole MBA online. Gestisce rapidamente la documentazione HR, comprese le revisioni delle performance, le approvazioni delle buste paga, le richieste di congedo e l’inserimento e la rimozione dei dipendenti.
• Finanza: Un uso del BPM nel settore finanziario è la redazione dei modelli standard di ordini di acquisto. Rende semplice per i vari team acquistare rapidamente hardware o software per l’azienda. Il BPM rende anche possibile creare flussi di lavoro personalizzati per situazioni di acquisto specifiche.
• Assistenza clienti: Infine, determinando le domande più frequenti per i chatbot, il BPM semplifica l’assistenza clienti riducendo il carico di lavoro durante i picchi di richiesta. Automatizza le procedure e fornisce risposte più personalizzate ai clienti utilizzando i dati trascritti dai bot e dai centri di contatto, rafforzando così la qualità complessiva del servizio.

Gestione aziendale: Un catalizzatore per la crescita aziendale

Le organizzazioni devono utilizzare la gestione dei processi aziendali per rendere le loro operazioni più trasparenti, efficienti e flessibili. Trasforma non solo il modo in cui le aziende si connettono con i loro clienti, ma conferisce ai lavoratori maggiore autorità e promuove una cultura di crescita continua.

Progettato specificamente per soddisfare le esigenze in continua evoluzione delle aziende moderne, il BPM e i suoi strumenti all’avanguardia offrono soluzioni su misura che si integrano perfettamente con il software di gestione aziendale esistente. In quest’epoca di trasformazione, rimanere competitivi richiede alle organizzazioni di abbracciare il cambiamento e navigare attraverso la complessità.

Gli strumenti di gestione aziendale svolgono un ruolo cruciale in questo percorso, fornendo il supporto necessario per migliorare il processo decisionale e ottimizzare le risorse. Il BPM raggiunge questo obiettivo fornendo un mezzo per migliorare strategicamente le prestazioni semplificando le attività. Inoltre, la sua versatilità nell’adattarsi a diversi ambienti aziendali garantisce la sua continua utilità in vari settori e fasi, rendendolo essenziale per qualsiasi software che gestisca un’azienda in modo efficace.

Assicurati di fare il cambiamento. Inizia oggi, scopri di più sugli strumenti di gestione dei processi aziendali e intraprendi il cammino dell’eccellenza operativa. Lascia che il BPM sia il motore che spinge la tua azienda verso il futuro. Con questo software, aspettati procedure migliori, agilità organizzativa e una maggiore soddisfazione del cliente.