Nell’era attuale, in cui siamo tutti fisicamente distanti, la tecnologia ha preso il sopravvento. Il software di videoconferenza è diventato il simbolo del lavoro da remoto. È diventato essenziale per le organizzazioni aziendali di tutto il mondo, permettendo la collaborazione tra i partner aziendali.
In effetti, è ora un fattore chiave nel modo in cui le aziende funzionano, nel modo in cui le famiglie e gli amici interagiscono e nel modo in cui le scuole conducono le loro lezioni. Il software di videoconferenza ci consente di avere conversazioni faccia a faccia, ovunque ci troviamo, e ci aiuta a sentirci più coinvolti.
Anche se il mercato offre diversi software e strumenti per videoconferenze, due di essi hanno preso il sopravvento: Microsoft Teams e Zoom.
Con molte organizzazioni che si orientano verso un modello di lavoro ibrido e i dipendenti che suddividono il loro tempo tra il lavoro da casa e in ufficio, strumenti come Teams e Zoom continueranno a giocare un ruolo fondamentale nel mondo degli affari.
Se non sei sicura di cosa ti serve, sei nel posto giusto. Qui, confronteremo le due piattaforme così potrai decidere quale sia la più adatta a te.
Quindi, senza ulteriori indugi, ecco la nostra recensione per le due piattaforme.
Microsoft Teams
Lanciato nel 2017 come parte del pacchetto Microsoft 365, è diventato uno degli strumenti più conosciuti, e non solo per le videoconferenze, ma anche per la chat e le chiamate vocali, la condivisione e la modifica dei file attraverso lo spazio di lavoro virtuale. In effetti, Teams è più una piattaforma di collaborazione. Ciò che è interessante è che Teams è stato creato come concorrente di Slack e non di Zoom.
Curiosamente, Teams è stato sviluppato per competere con Slack, concentrandosi sulla messaggistica interna del team. Tuttavia, la sua naturale evoluzione lo ha portato a integrare funzionalità VoIP, offrendogli una valida alternativa a Zoom per le riunioni video.
Oggi, Teams offre molto di più, inclusi riepiloghi delle conferenze alimentati dall’IA, sottotitoli in tempo reale e riunioni immersive con la modalità “Together Mode”. È anche compatibile con desktop, Android e iOS, rendendolo una soluzione versatile per le forze di lavoro ibride e remote.
Zoom
Probabilmente pensi che Zoom sia apparso proprio nel momento in cui è iniziata la pandemia. Tuttavia, quello è stato l’inizio della sua gloria. La sua partenza, invece, risale a dieci anni fa, nel 2011. Anche se è presente da un po’, la sua crescita è stata notata durante la pandemia, passando da 10 milioni di partecipanti giornalieri nel 2019 a 300 milioni di partecipanti giornalieri nel 2020.
Il segreto del successo di Zoom è la sua dedizione a una cultura “video-first”, che rende le videoconferenze semplici e accessibili. Zoom ha continuato a svilupparsi, aggiungendo funzionalità come strumenti per riunioni alimentati dall’IA, sfondi virtuali e spazi per discussioni in piccoli gruppi, per aumentare la produttività.
Come Teams, anche Zoom è disponibile su desktop e mobile (Android e iOS), senza dover sacrificare alcuna delle funzionalità principali come sfondi virtuali, condivisione dello schermo, ecc. La sua interfaccia intuitiva e la scalabilità lo rendono una scelta preferita per aziende, educatori e team remoti in tutto il mondo.
Microsoft Teams vs Zoom: Iniziare
Iniziare con Teams non è proprio una passeggiata, te lo dico! La configurazione può risultare piuttosto intimidatoria. Una volta registrata e scaricata l’app, ti viene chiesto di condividere molte informazioni personali, come la tua carta di credito, l’email e il numero di telefono. Quando completi la registrazione, accedi al portale di distribuzione. Questo include vari strumenti che devi attraversare per iniziare a usare l’app.
Successivamente, accedi al pannello di amministrazione, dove puoi avviare l’app, ma ci vuole un po’ di tempo. Infine, arrivi su Teams e puoi iniziare a usarlo. Tuttavia, Microsoft ha recentemente semplificato il processo di onboarding per i team più piccoli. Ora gli abbonati a Microsoft 365 Business Basic possono saltare alcuni passaggi e iniziare subito a usare Teams. Inoltre, nuovi wizard alimentati dall’IA faciliteranno la regolazione delle impostazioni per i nuovi utenti senza dover cercare tra i menu.
Se vuoi iniziare a usare Zoom, prima devi registrarti e creare un account. Fai questo e presto riceverai un link al tuo URL personale per la riunione. Copia l’URL nel tuo browser e ti verrà chiesto di scaricare Zoom. Una volta scaricato, sei pronto per partire. Clicca sull’icona “Nuova riunione” e inizia la tua videochiamata.
Se vuoi invitare altre persone alla tua riunione, cosa che sicuramente vorrai fare, invia loro un’email con le informazioni su come accedere alla riunione. Lo svantaggio è che, se i tuoi partecipanti vogliono unirsi alla tua chiamata Zoom, dovranno scaricare Zoom da soli. Zoom ha recentemente aggiunto l’integrazione con l’email e il calendario al processo di registrazione, il che significa che ora puoi connettere il tuo programma e i tuoi contatti mentre crei il tuo account. Inoltre, hanno migliorato l’app, così i nuovi utenti possono scaricare e configurare Zoom più velocemente rispetto a prima.
Microsoft Teams vs Zoom: Interfaccia
L’interfaccia di Teams sarà chiara una volta che avrai capito dove si trova tutto. Se hai già utilizzato i prodotti Microsoft 365, saprai che ci vorrà un po’ di tempo per familiarizzare con lo strumento e navigare al suo interno. Naturalmente, questo vale anche per Teams, poiché non è stato creato solo come uno strumento di videoconferenza come Zoom. Ad esempio, se cerchi le impostazioni semplicemente aprendo l’app, ci vorrà un po’ di tempo. Le impostazioni si trovano accanto al profilo utente.
Anche se esiste una curva di apprendimento, gli aggiornamenti recenti hanno reso più facile la navigazione grazie a un design più semplice e una barra laterale che puoi nascondere, permettendo un accesso più rapido a riunioni, chat e file. Inoltre, il nuovo strumento AI di Microsoft chiamato “Copilot” ti aiuta a trovare le impostazioni o gli strumenti più rapidamente, migliorando l’esperienza. Entrambe le piattaforme offrono funzionalità come sfondi personalizzati per le presentazioni, chat di testo e stanze di discussione, e non è necessario scaricare app aggiuntive per le chiamate video o audio.
L’interfaccia di Zoom è molto più semplice da usare rispetto a quella di Teams. Tuttavia, bisogna considerare che Zoom ha un vantaggio perché è un prodotto esclusivamente video. Ci vuole pochissimo tempo per configurarlo. Come partecipante, ti basteranno pochi passaggi se hai già installato il software. Se sei un host, puoi scegliere di disattivare la videocamera o il microfono dei partecipanti in qualsiasi momento.
Zoom offre anche molti strumenti, come la creazione di sale d’attesa per i nuovi partecipanti, il blocco della riunione e la possibilità di condividere schermo o chat. Zoom ha migliorato la sua funzionalità Smart Gallery; ora offre un’esperienza molto migliore per i team ibridi, rendendo più facile vedere i partecipanti in presenza. Inoltre, i riepiloghi delle riunioni generati dall’IA forniscono un utile resoconto per coloro che si perdono una parte della sessione. Gli host possono anche monitorare le connessioni dei partecipanti per risolvere eventuali problemi di connessione.
Microsoft Teams vs Zoom: Funzionalità e Caratteristiche
Come probabilmente avrai intuito, Teams e Zoom condividono le stesse caratteristiche di base per la collaborazione, come chat di testo, video di alta qualità e messaggistica di gruppo.
Per quanto riguarda le funzionalità delle chiamate video, entrambe le piattaforme offrono opzioni come sfondi personalizzati, chat di testo e stanze di discussione. Puoi anche condividere il tuo schermo in modo che il tuo pubblico possa seguirti. Puoi registrare le tue riunioni su entrambe le app, il che significa che, se alcune persone non sono riuscite a partecipare, potranno recuperare ciò che hanno perso.
Sia Teams che Zoom ora includono funzionalità di trascrizione e sottotitoli in tempo reale per migliorare l’accessibilità e la documentazione post-riunione. Offrono viste a galleria, la possibilità di nascondere i partecipanti senza video, viste degli speaker per concentrarsi su persone specifiche e la modalità “Together”, che crea uno spazio virtuale condiviso per i partecipanti. Inoltre, gli aggiornamenti recenti hanno migliorato le capacità dell’IA: Zoom ora include i punti salienti in tempo reale delle riunioni, mentre Teams può rilevare automaticamente e etichettare i compiti da seguire durante le riunioni.
Essendo uno strumento di collaborazione, Teams aiuta gli utenti a passare facilmente da una conversazione testuale a una chiamata. Le opzioni come la condivisione dello schermo o la registrazione delle chiamate sono abbastanza facili da usare. Una volta registrata una chiamata video o audio, viene successivamente assegnata ai progetti, così potrai rivederla in seguito.
Uno degli svantaggi di Teams per quanto riguarda le chiamate video è l’invito di utenti esterni. Richiede passaggi aggiuntivi e non è l’ideale. La qualità video predefinita è 1080p, e supporta fino a 20.000 partecipanti in una singola chiamata utilizzando la funzione “Riuniione in modalità solo visualizzazione” se possiedi la versione a pagamento. Se non è il tuo caso, dovrai accontentarti di 100 partecipanti.
Essendo un’app focalizzata principalmente sulla messaggistica, offre anche altre funzionalità. Hai diverse opzioni di personalizzazione della barra laterale, puoi creare canali per le tue discussioni, selezionare il colore e la dimensione del carattere preferiti, inviare emoji, GIF e adesivi, usare sondaggi e trasmettere video da Microsoft Stream o Office 365 Video direttamente nella scheda. Per quanto riguarda la funzionalità di ricerca, tutto è salvato nel cloud, quindi lavorerai sempre con l’ultima versione.
Zoom è una piattaforma video che eccelle in questo ruolo. È semplice, intuitiva e facile da usare. Una volta in una videochiamata, puoi utilizzare il menu di navigazione per gestire le registrazioni, le riunioni e i contatti. La qualità video predefinita è 720p per ridurre il carico sulla larghezza di banda, ma puoi cambiarla ogni volta che vuoi. Una delle cose che le persone non amano di Zoom è il limite di 40 minuti nella versione gratuita.
Ma al di là di questo, sembra funzionare per la maggior parte. Puoi fare chat di gruppo pubbliche o private, inviare immagini, file e fare riunioni con o senza video. Se hai un canale pubblico, puoi aggiungere fino a 10.000 membri, mentre se hai un canale privato, puoi arrivare fino a 5.000. Dovrai pagare prima, temo, ma ne parleremo più avanti.
Poiché Zoom è il re delle videoconferenze, offre una varietà di funzionalità progettate per migliorare l’esperienza dell’utente. Funzionalità come gli sfondi virtuali, la lavagna e l’integrazione con il calendario rendono la collaborazione senza sforzo. Anche qualcosa di semplice come l’opzione “Ritocca il mio aspetto” migliora delicatamente i video degli utenti per un aspetto più curato nelle riunioni. Recentemente, l’azienda ha introdotto funzionalità basate sull’IA come Zoom IQ, che fornisce riepiloghi in tempo reale delle riunioni e approfondimenti utili dopo la chiamata, integrandosi perfettamente con l’email e il calendario, consolidandolo ulteriormente come uno strumento di produttività tutto-in-uno.
Microsoft Teams vs Zoom: Integrazioni
Il punto di forza principale di Teams è la sua “famiglia” – Microsoft 365. Inoltre, al di fuori dell’ambito di Office, Teams può integrarsi con altri strumenti software – ben 472 app, per la precisione. Puoi provare Polly, Trello, Karma, Wiki, ScrumGenius, YouTube e molto altro. Se vuoi sfruttare al massimo Teams, dovresti dare un’occhiata alle sue integrazioni e semplificare il flusso di lavoro: lavora in modo più intelligente, non più duro.
Microsoft Teams ha ampliato le sue capacità di integrazione per offrire una connessione fluida con nuovi strumenti di produttività come Notion e Monday.com, oltre ad applicazioni alimentate dall’IA, come i plugin ChatGPT creati per le riunioni e i riepiloghi. Inoltre, lavorando con Microsoft Viva, le organizzazioni possono migliorare il benessere dei dipendenti direttamente all’interno dell’ambiente Teams.
Zoom offre integrazione con oltre 3000 app grazie a Zappier. Si integra con tutte le app di Google, Microsoft OneDrive e Dropbox per la condivisione di contenuti, Microsoft Teams, Outlook, Panopto, Zylo, e così via.
Zoom ha appena arricchito il suo ecosistema con integrazioni native con strumenti come HubSpot, Asana e Salesforce. In un ambiente di lavoro ibrido, integrando calendario ed email in Zoom, i team possono facilmente gestire la pianificazione e la comunicazione all’interno della piattaforma. Inoltre, con le personalizzazioni API più estese ora disponibili su Zoom, le organizzazioni possono adattare i flussi di lavoro alle loro specifiche esigenze aziendali.
Microsoft Teams vs Zoom: Sicurezza
Per quanto riguarda Teams, c’è una cosa che è garantita: la sicurezza. Teams salva le sue registrazioni in un archivio controllato protetto da crittografia e cancella tutto una volta che la sottoscrizione è terminata. Dispone di autenticazione a due fattori e SSO tramite SAML e AD.
Microsoft Teams ha recentemente aumentato le sue misure di sicurezza per soddisfare i requisiti delle moderne politiche di conformità. Funzionalità come le Politiche di Accesso Condizionato, le Barriere Informative progettate per prevenire la condivisione non autorizzata dei dati e le politiche avanzate di Prevenzione della Perdita dei Dati l’hanno resa una delle migliori scelte per la sicurezza aziendale. Inoltre, Teams supporta la crittografia end-to-end per le chiamate one-to-one e opzioni avanzate per le riunioni che favoriscono la comunicazione riservata.
Zoom non è così fortunato con la sua sicurezza. Ha fatto notizia per alcuni problemi di privacy che ha avuto, preoccupando le aziende. Alcuni terzi non invitati interrompevano le riunioni, causando problemi. Dopo aver ricevuto il feedback negativo, Zoom ha dovuto migliorare. Zoom offre crittografia end-to-end e crittografia AES 256, oltre ad alcune funzionalità di sicurezza aggiuntive come le firme audio, i filigrana sugli screenshot e le riunioni protette da password.
In risposta alle sfide passate, Zoom ha ulteriormente potenziato la sicurezza introducendo la crittografia avanzata per le riunioni e ottenendo le certificazioni Privacy Shield per il trasferimento dei dati a livello globale. Tra le nuove funzionalità c’è il sistema “Verified Meetings” di Zoom, che utilizza l’IA per prevenire l’accesso non autorizzato in tempo reale, insieme a migliori controlli amministrativi per monitorare l’accesso ai dati sensibili all’interno dei team ibridi.
Microsoft Teams vs Zoom: Prezzi
Il piano gratuito di Teams ti offre riunioni online, 100 partecipanti per chiamata con una durata massima di 60 minuti per chiamata, e nessuna registrazione delle tue chiamate.
Tuttavia, se vuoi ottenere il meglio da Teams, dovresti optare per il piano a pagamento – Microsoft Teams Essentials, che costa $4 per utente al mese. Questo piano offre riunioni di gruppo illimitate fino a 30 ore con 300 partecipanti.
Se hai bisogno di funzionalità più avanzate, il piano successivo è Microsoft 365 Business Basic a $6.00 per utente al mese. Con questo piano, puoi avere fino a 300 partecipanti e riunioni di 24 ore. Ottieni 1 TB di spazio di archiviazione cloud e la suite completa di collaborazione con le app Microsoft Office nel cloud.
Il piano Microsoft 365 Business Standard è disponibile a $12.50 per utente al mese. Questo piano ti dà accesso a tutte le app di Microsoft 365, come Word, Excel e PowerPoint, oltre a Teams con capacità potenziate.
Per ancora più funzionalità, è disponibile Microsoft 365 Business Premium a $22.00 per utente al mese. Questo piano offre funzionalità di sicurezza avanzate, gestione dei dispositivi e supporta fino a 500.000 utenti in un’organizzazione. Include anche archiviazione cloud illimitata e consente di ospitare eventi online con fino a 10.000 partecipanti.
D’altra parte, Zoom offre diversi piani.
Il piano gratuito consente fino a 100 partecipanti, ha un limite di 40 minuti per la durata delle riunioni, offre funzionalità di videoconferenza e 1 GB di registrazioni nel cloud per licenza.
Pro Plan: $159,90/anno/utente rimuove il limite di 40 minuti per le riunioni di gruppo, aggiunge fino a 1 GB di spazio di archiviazione nel cloud e strumenti per la gestione degli utenti.
Il piano Business costa $219,90 all’anno per utente. Supporta fino a 300 partecipanti, offre controlli amministrativi, personalizzazione del marchio e trascrizioni per le registrazioni nel cloud.
Infine, il piano Enterprise costa $269,90 all’anno per utente, offrendo tutto ciò che è incluso nel piano Business ma consentendo fino a 500 partecipanti per riunione, archiviazione nel cloud illimitata e funzionalità aziendali aggiuntive come l’analisi e la sicurezza avanzata.
Verdetto
Entrambe le piattaforme hanno ottenuto un successo fenomenale negli ultimi anni, tracciando la strada verso una nuova era di lavoro ibrido e remoto. Ovviamente, non c’è una risposta chiara su quale sia la scelta migliore. La risposta dipende dalla struttura organizzativa, dalle sue necessità e dai requisiti. Teams è ottimo se stai già utilizzando il pacchetto Microsoft 365. Tuttavia, se la tua organizzazione ha una cultura video-first, Zoom è la scelta giusta per te.
Molte organizzazioni scelgono di usare entrambi gli strumenti contemporaneamente. Di solito, le aziende amano Teams per la collaborazione interna, mentre Zoom per quella esterna. Poiché si integrano tra loro, può essere molto facile stabilire dei confini chiari su quando usare l’uno o l’altro.
Tuttavia, se non sei ancora convinto, dovresti provare Chanty. È una chat di gruppo che offre chiamate video con condivisione dello schermo, gestione delle attività e cronologia chat illimitata anche con un piano gratuito. E tutto questo è molto facile da configurare. Inoltre, il piano a pagamento costa solo $3 per utente al mese, rendendolo molto più conveniente rispetto a Teams o Zoom. Se questa è una cosa che ti interessa, sentiti libero di prenotare una demo così possiamo mostrarti come funziona.
