Idee per spazi di collaborazione in ufficio – Layout e design dell’arredamento

Il nuovo Google Business Center è stato progettato per aumentare le possibilità di incontri casuali tra i dipendenti in ufficio. Yahoo ha terminato la possibilità per i dipendenti di lavorare da remoto. Secondo Marissa Mayer, la sua CEO, “le persone sono più collaborative e innovative quando sono insieme”.

Nella nostra nuova società globale, i metodi di lavoro stanno cambiando rapidamente e anche la collaborazione in ufficio. Le tecnologie in evoluzione e la competizione mondiale rendono gli affari più complessi, interdipendenti e dinamici. Con l’evoluzione dei modelli di lavoro a distanza e ibridi, non si tratta più solo di lavorare in ufficio. Le persone lavorano sia in presenza che virtualmente, quindi gli uffici devono adattarsi a queste nuove modalità di lavoro. Tutto ciò influisce direttamente sui dipendenti e sul loro spazio di lavoro.

A questo proposito, il design dell’ufficio per la collaborazione tra team diventa uno strumento strategico per lo sviluppo aziendale. Un ufficio ben progettato che incoraggia il lavoro di squadra aiuta a stimolare la creatività, migliorare la comunicazione e rendere i team più produttivi. Se desideri che la tua azienda stia al passo con i tempi, questo articolo fa per te. Se desideri che la tua azienda stia al passo con i tempi, questo articolo fa per te.

Come l’organizzazione dell’ufficio aumenta la concentrazione e il lavoro di squadra?

Un ambiente di lavoro ben organizzato non riguarda solo l’aspetto o la pulizia – è strettamente legato alla produttività e al benessere dei dipendenti. Se gli ambienti di lavoro sono progettati con attenzione, i dipendenti si sentono più a loro agio, meno stressati e più capaci di concentrarsi sui loro compiti. Ad esempio, postazioni di lavoro ordinate, aree di stoccaggio ben curate e sedie comode possono ridurre il disordine, prevenire sforzi fisici e creare un ambiente che favorisca il benessere fisico e mentale.

Un ufficio ordinato fa davvero la differenza in come trascorri la tua giornata lavorativa. Permette ai dipendenti di essere più produttivi, senza rischiare di distrarsi o rallentare. Quando tutto ha il suo posto, è più facile concentrarsi e portare a termine le cose in fretta. Quel senso di realizzazione può essere un aiuto per il morale, riducendo la frustrazione e aumentando l’energia complessiva. Quando l’area di lavoro è pulita e mentalmente facile da navigare, la giornata scorre semplicemente più facilmente. Dopotutto, a volte non si tratta tanto di completare i compiti, quanto di goderseli.

Tuttavia, non si tratta solo di organizzazione personale. Avere spazi organizzati sia per la collaborazione che per la concentrazione individuale fa davvero la differenza. Quando hai un posto dove puoi sederti per risolvere un problema o fare brainstorming, la comunicazione è più facile. La creatività è stimolata, le idee vengono scambiate in modo da unire ulteriormente il team. Uno spazio che consente sia il lavoro individuale che il lavoro di gruppi di individui può mettere in moto la dinamica di un team e farlo funzionare.

Poiché il lavoro di squadra è al centro del luogo di lavoro contemporaneo, viene spontanea la domanda: Come rendiamo questa dinamica una realtà? Una delle risposte più significative è la creazione di uno spazio di collaborazione – uno spazio puramente dedicato ai team che si riuniscono per pensare, creare e risolvere. Vediamo più da vicino perché ogni ufficio ha bisogno di una zona del genere.

Perché ogni ufficio ha bisogno di una zona di collaborazione?

Oltre a seguire la giusta strategia di collaborazione tra team, scegliere gli strumenti giusti per la collaborazione e ascoltare le necessità dei propri colleghi, è altrettanto importante creare uno spazio di collaborazione in ufficio che incoraggi i dipendenti a lavorare insieme.

L’ufficio è un luogo meraviglioso per nuove idee di business, lavoro, comunicazione tra team e tutto ciò che è una parte fondamentale della vita aziendale. Il design della zona di collaborazione in ufficio riceve molta attenzione perché plasma l’immagine dell’azienda, supporta la cultura aziendale, incoraggia lo sviluppo del potenziale creativo dei dipendenti e, di conseguenza, contribuisce al successo dell’azienda.

Cosa bisogna considerare quando si pianifica uno spazio di collaborazione in ufficio?

• Il maggior numero di idee creative nasce in gruppi di esperti provenienti da diversi dipartimenti.
• Fino all’80% di tutto il lavoro viene svolto in piccoli gruppi.
• Lo spazio di lavoro è uno degli strumenti principali per aumentare l’interazione tra i dipendenti e l’amministrazione.
• Il lavoro di squadra efficace raramente ha luogo nelle tradizionali sale riunioni. Oggi la cooperazione è continua, spontanea e avviene in qualsiasi parte dello spazio ufficio durante l’intera giornata lavorativa.

Le persone preferiscono il luogo di lavoro dove i seguenti componenti sono maggiormente accessibili: interazione con i colleghi, spazi di collaborazione in ufficio, accesso alla tecnologia e uno spazio speciale che supporti quattro forme di lavoro:

• lavoro individuale;
• lavoro di squadra;
• relazioni sociali nel team;
• formazione e scambio di conoscenze ed esperienze.

Non basta spostare i mobili e sperare che diventi l’ufficio ideale per la collaborazione, e che le persone inizieranno a cooperare meglio tra loro—richiede pianificazione, cambiamenti nella politica aziendale e un po’ di fortuna. Quali requisiti dovrebbe soddisfare lo spazio ufficio per garantire la migliore cooperazione interna possibile tra i dipendenti?

Idee per la collaborazione in ufficio

1. Il miglior layout per la collaborazione in ufficio

Il layout open space, in cui pareti e porte non impediscono la comunicazione tra i dipendenti, è ormai diventato molto popolare. Infatti, circa il 70% dei centri aziendali sono progettati come uffici open space. Questo tipo di layout è abbastanza economico e consente alle aziende di ospitare più lavoratori in uno spazio limitato.

Il vantaggio considerevole di questi spazi collaborativi in ufficio è la facilità di comunicazione tra i dipendenti, poiché generalmente si conoscono tra di loro. Lavorando fianco a fianco, le persone iniziano a capirsi meglio, a comprendere rapidamente i pensieri dei colleghi e a raggiungere risultati collettivi.

Inoltre, diventa più facile mantenere la disciplina in azienda quando tutti seguono le stesse regole. L’area di lavoro comune è anche una buona opportunità per condurre una sessione di brainstorming improvvisata o risolvere questioni difficili. Inoltre, i dipendenti meno esperti possono imparare molto e acquisire esperienza osservando i colleghi.

Nel frattempo, la mancanza di comunicazione è uno degli ostacoli maggiori alla creazione di un team affiatato. Quando un dipartimento non sa davvero cosa stia facendo l’altro o quanti dipendenti siano sovraccarichi di lavoro, i conflitti sono inevitabili.

2. Arredamento per la collaborazione in ufficio

Non è un segreto che l’arredamento dell’ufficio rifletta il successo dell’azienda. Ogni visitatore, partner e cliente dovrebbe prima di tutto prestare attenzione a come è arredato lo spazio di lavoro. Mobili comodi e funzionali danno ai dipendenti fiducia nella posizione solida della loro azienda e promuovono un atteggiamento di rispetto verso la direzione aziendale.

Se i mobili sono scomodi, il lavoro diventa un inferno quotidiano. Una scrivania o una poltrona dovrebbero essere il più comodi possibile, affinché la persona non provi dolore agli occhi, al collo o alla schiena. Per questo motivo, è necessario prestare attenzione non solo all’aspetto, ma anche alle dimensioni dei mobili. Il lavoro confortevole che porta piacere aumenta il successo e, infine, i risultati del lavoro.

I mobili per la collaborazione in ufficio migliorano lo spirito lavorativo, riuniscono tutti i dipendenti in un ambiente rilassato, aiutano a scambiare idee e a tenere riunioni collaborative o private in un’atmosfera costruttiva ma amichevole.

3. Spazio lounge per la collaborazione in ufficio

I vari suoni dell’ufficio hanno un impatto significativo sulla concentrazione e sulla produttività dei dipendenti. I lavoratori hanno bisogno di un luogo tranquillo e comodo dove niente possa interferire, ed è per questo che il design di un ufficio collaborativo è impensabile senza una sala relax.

È meglio organizzare un’area di riposo in una stanza separata. Qualsiasi parte di uno spazio di lavoro, separata da pareti o armadi, andrà altrettanto bene. Una zona ricreativa ben attrezzata aiuta a distendersi, affrontare lo stress e facilitare la comunicazione e l’interazione.

Lo stile dell’area lounge dovrebbe essere lo stesso di tutto l’ufficio, o combinato con il resto dello spazio. Quando si sceglie uno stile per lo spazio collaborativo in ufficio, è importante creare un’atmosfera comoda e accogliente, dove la tranquillità, la comunicazione informale e il relax totale possano prosperare.

Ad esempio, decora le finestre con tende morbide e piante, e installa lampade con una luce soffusa e accogliente. Gli acquari, le piccole fontane da interno e i quadri contribuiranno anch’essi a creare un’atmosfera familiare.

Alcune aziende offrono aree lounge con piste per corsa, cyclette, stepper e cabine doccia. Non è un segreto che l’attività fisica regolare faccia lavorare meglio il nostro cervello. Ovviamente, questo tipo di area lounge è il più efficace, aiuta i dipendenti a recuperare più rapidamente, ma richiede investimenti consistenti e molto spazio libero.

Design dell’ufficio collaborativo per l’era del lavoro ibrido

Con un numero crescente di persone che lavorano da casa, sono emerse nuove sfide e opposizioni per coloro che lavorano in sede. Oggi, i dipendenti non sono più legati esclusivamente al lavoro in ufficio. Se alcuni dipendenti lavorano in ufficio e altri altrove, il layout dell’ufficio deve essere adattato per facilitare le interazioni e la collaborazione, anche quando si trovano in luoghi diversi.

Se desideri aumentare la collaborazione e il lavoro di squadra tra i tuoi team, il sistema di hot-desking è un’ottima opzione. Solitamente, ci sono spazi di lavoro flessibili senza posti a sedere fissi. I dipendenti possono coinvolgersi in diverse attività in ufficio, il che significa che possono interagire con altri colleghi e dipartimenti.

È anche importante riflettere su come utilizzerai gli spazi per le chiamate Zoom e le videoconferenze quando progetti spazi di lavoro ibridi. Queste unità sono diverse dalle unità per videoconferenze tradizionali perché sono stanze visivamente chiuse e insonorizzate, ideali per le videochiamate. Inoltre, assicurano che tutti i partecipanti alla discussione, ovunque si trovino, siano riuniti. Oggi, gli assistenti non si limitano ad aiutare in ufficio. Possono partecipare a videoconferenze con colleghi in altri uffici o addirittura con team di lavoro, il che aiuta i manager a tenere tutto sotto controllo e risolvere eventuali problemi di comunicazione.

È anche importante includere alcuni spazi misurati nell’ufficio. Potrebbe essere una stanza dedicata a brevi conversazioni, un angolo per una pausa tè o uno spazio dove alcune persone possano lavorare in tranquillità. Questi spazi sono dotati di tutta la tecnologia necessaria per il lavoro di squadra, anche se alcuni dei team di discussione sono fuori sede.

Integrare tali elementi nel piano dell’ufficio favorirà la collaborazione dei tuoi team ibridi, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Se mescoli gli ambienti di lavoro digitali e fisici, creerai una cultura di lavoro di squadra in cui tutti si sentiranno a proprio agio.

Parole finali sulle idee per lo spazio ufficio

I tuoi dipendenti vogliono lasciare il loro posto di lavoro non appena possibile? È evidente che l’efficacia di un lavoro del genere sarà minima. Solo un approccio completo e integrato al modo di fare impresa aiuterà qualsiasi azienda a crescere in modo efficace e di successo. L’ufficio ideale non è solo un luogo dove le persone vanno a sedersi per 8 ore, eseguendo meccanicamente determinate mansioni ogni giorno.

Quando il design dell’ufficio è ben pianificato, incoraggiando la comunicazione e la collaborazione, sia i lavoratori che l’amministrazione aziendale ne traggono vantaggio.

Uno spazio condiviso ben progettato aiuta le persone a sentirsi parte di qualcosa, le rende più felici al lavoro e aumenta la loro produttività. Mescolando diversi tipi di spazi di lavoro – dalle aree aperte per il lavoro di squadra alle zone tranquille per il lavoro concentrato – puoi assicurarti che i tuoi dipendenti possano dare il meglio di sé nel loro ruolo.

È importante progettare correttamente il layout, i mobili e le aree lounge per garantire che la tua azienda abbia le migliori condizioni di lavoro. Inoltre, se fai in modo che il tuo spazio ufficio funzioni sia per la collaborazione fisica che virtuale, i tuoi team potranno lavorare insieme senza intoppi, indipendentemente da dove si trovano. Man mano che il nostro modo di lavorare cambia, gli spazi di lavoro ibridi e gli strumenti digitali stanno diventando altrettanto importanti per favorire la collaborazione. Se prendi in considerazione tutte le cose di cui abbiamo parlato, sarai un passo più vicino a migliorare la tua azienda sotto ogni aspetto e a creare un luogo in cui le idee possano crescere.