11 strumenti per la gestione del tempo per gestire le scadenze puntuali

Probabilmente gestisci molti progetti contemporaneamente, indipendentemente da ciò che recita il tuo biglietto da visita. È sicuramente un giorno feriale normale se stai chiamando un cliente straniero con Chanty, mentre invii inviti per le riunioni e mandi per email i report aggiornati al tuo capo.

Aggiungi a tutto ciò una scadenza dell’ultimo minuto o una riunione improvvisa del team, e all’improvviso la tua giornata diventa una vera e propria giocoleria. Ed è proprio in questi momenti che una strategia strutturata di gestione del tempo fa la differenza. Suddividi il carico di lavoro in compartimenti ben definiti e dotati degli strumenti giusti, e il caos si trasformerà in un flusso di lavoro ben oliato.

Il multitasking non è solo una moda passeggera; è diventato la chiave del successo. Non è facile gestire così tante responsabilità contemporaneamente, ma diventa relativamente più semplice se possiedi ottime capacità di gestione del tempo. Sarai in grado di portare a termine ogni compito senza compromettere la qualità o la tua serenità, bilanciando efficacemente le priorità. Questo, nella maggior parte dei casi, si tradurrà in una maggiore fiducia in te stessa e in decisioni migliori anche sotto pressione.

Non devi sentirti come se fossi trascinata in mille direzioni per superare la giornata lavorativa senza ottenere risultati concreti. Prendi in mano le redini e diventa proattiva con strumenti di gestione del tempo, come calendari integrati e app per la prioritizzazione dei compiti, che ti aiuteranno a mantenere il controllo anziché esserne vittima.

Migliori strumenti per la gestione del tempo

• Chanty: Combina chat di squadra e gestione delle attività per un uso efficiente del tempo
• ProofHub: Monitoraggio centralizzato dei progetti per rispettare le scadenze
• Time Doctor: Traccia le ore di lavoro con approfondimenti sulla produttività
• Toggl Plan: Pianificazione semplice dei progetti basata su timeline
• Zapier: Automatizza le attività ripetitive per risparmiare tempo
• ClickUp: Automazione personalizzabile del flusso di lavoro per una gestione più efficace del tempo
• Scoro: Strumento completo per la pianificazione del lavoro e il monitoraggio del tempo
• Harvest: Registra ore fatturabili e spese per una fatturazione accurata
• RescueTime: Analizza l’uso del tempo e aiuta a eliminare le distrazioni
• Infinity: Tracciamento del tempo e organizzazione dei progetti personalizzabili
• Apploye: Monitora la produttività dei team remoti e il tempo impiegato sulle attività

Cos’è la gestione del tempo?

La gestione del tempo è il processo di pianificazione e organizzazione del proprio tempo per svolgere attività e compiti in modo efficace. In altre parole, è l’arte di riuscire a fare tutto il necessario senza stress.

Non si tratta solo di portare a termine le attività, ma anche di prevedere le difficoltà e creare margini di manovra per gli imprevisti. Un aspetto fondamentale della gestione del tempo è imparare a dire “no” alle distrazioni tanto quanto a dire “sì” alle opportunità in linea con i propri obiettivi.

La vera svolta è che la tecnologia accelera il miglioramento della gestione del tempo. Assistenti AI per la programmazione e analisi dettagliate su come viene impiegato il tempo sono strumenti moderni progettati per far risparmiare ore ogni settimana. Queste soluzioni evidenziano le inefficienze del flusso di lavoro, permettendo di apportare correzioni e ottimizzare in tempo reale.

Utilizzando una gamma di app e strumenti, è possibile massimizzare la produttività con il minimo sforzo. Questi strumenti suddividono i grandi progetti in parti più piccole, rendendo il carico di lavoro più gestibile e affrontabile passo dopo passo. Da un lato, questo riduce lo stress, dall’altro migliora le prestazioni complessive.

Comprendendo l’importanza della gestione del tempo e della programmazione, molte aziende hanno iniziato a integrare software per la prenotazione di appuntamenti. Queste piattaforme non solo semplificano l’organizzazione delle riunioni, ma aiutano anche i team a rimanere allineati, offrendo una panoramica della disponibilità di tutti. Il risultato finale? Meno conflitti di programmazione e un utilizzo più efficace del tempo collettivo.

11 strumenti di project management

Gli strumenti di project management sono piattaforme software che aiutano le aziende a migliorare le operazioni e a dare priorità a progetti e attività. Ogni team può beneficiare di strumenti diversi in base alle proprie esigenze aziendali.

Vediamo in dettaglio i migliori strumenti di gestione del tempo.

Chanty

Chanty è un tool di comunicazione e collaborazione per i team, progettato per aiutarti a gestire il lavoro in modo più efficiente e produttivo. Ti permette di risparmiare tempo ed evitare la sensazione di aver concluso poco, anche dopo una giornata frenetica.

Passare alla Kanban board migliora il flusso di lavoro, consentendoti di gestire tutte le attività in un unico spazio con una visione d’insieme chiara. Inoltre, Chanty non si limita alla comunicazione: può essere integrato con altre app, eliminando il fastidio di passare continuamente da uno strumento all’altro.

Caratteristiche principali

• Cronologia delle conversazioni illimitata
• Audio e videochiamate
• Storico ricercabile
• Kanban board per la gestione delle attività

Chanty aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Difficoltà nel rimanere produttivi durante l’orario di lavoro
• Problemi di collaborazione, sia in remoto che in ufficio
• Ritardi nel rispetto delle scadenze di progetto
• Comunicazione inefficace e gestione del tempo carente

Vantaggi di Chanty

• Compatibile con altri software di project management
• Funzionalità di sicurezza personalizzabili
• Notifiche personalizzabili in base alle esigenze
• Supporta Windows, Mac, Linux e Chrome
• Interfaccia utente intuitiva che aumenta la produttività
• Potenti funzionalità di ricerca per trovare rapidamente le informazioni necessarie
• Forte focus sulla gestione delle attività
• Le funzioni di messaggistica sono orientate all’assegnazione e al completamento dei compiti

ProofHub

ProofHub è un software intuitivo per la gestione del tempo, dotato di potenti funzionalità per il project management e la comunicazione del team.

Permette di creare tempistiche e riepiloghi del tempo, fornendo un metodo efficace per monitorare il tempo impiegato dai dipendenti su attività e progetti. Puoi scegliere di tracciare il tempo manualmente tramite fogli di lavoro o utilizzare un timer integrato. Inoltre, i fogli ore possono essere esportati per semplificare la fatturazione e la gestione delle buste paga.

Caratteristiche principali

• Strumenti di revisione online per condividere feedback in modo rapido
• Creazione di più fogli ore per registrare il tempo lavorato
• Grafici di Gantt per una rappresentazione visiva dei progetti
• App mobile disponibile per Android e iOS
• Soluzione conveniente dal punto di vista economico

ProofHub aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Creare un ambiente di gestione delle attività meno stressante
• Stimare il tempo necessario per completare un’attività
• Visualizzare statistiche di tempo per progetti fatturabili e non fatturabili
• Registrare con precisione le ore lavorative per ogni attività

Vantaggi di ProofHub

• Utilizza i fogli ore per fatturazione, gestione stipendi, stime e monitoraggio del tempo
• Salva e riutilizza i fogli ore archiviati nella sezione dedicata
• Crea report personalizzati per tracciare il tempo dedicato a progetti e singoli membri del team
• Timer integrati per registrare il tempo effettivo impiegato nelle attività
• Strumenti di reporting in tempo reale
• Funzioni di chat, discussioni e revisione collaborativa per un tracciamento efficace dello stato del progetto
• Interfaccia intuitiva e facile da usare
• Soluzione economica e accessibile

Time Doctor

Manager, dipendenti, leader e persino freelance sono costantemente alla ricerca di metodi per aumentare la produttività e la competitività sul lavoro.

Per organizzare il tempo in modo più efficace, è essenziale essere consapevoli di come lo si investe. Time Doctor monitora tutte le attività lavorative della settimana e fornisce informazioni in tempo reale per aiutarti a gestire meglio il tempo.

Caratteristiche principali

• Valutazioni della produttività
• Report dettagliati
• Integrazioni ed estensioni
• Gestione di progetti e attività
• Monitoraggio del tempo sia silenzioso che interattivo

Time Doctor aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Difficoltà a mantenere la concentrazione sul lavoro
• Problemi nel monitorare con precisione le ore lavorative
• Scadenze di progetto regolarmente non rispettate
• Difficoltà nell’identificare le cause della scarsa produttività del team

Vantaggi di Time Doctor

• Report dettagliati per migliorare la gestione del tempo
• Supporta Windows, Mac, Linux e Chrome
• Sistema di fatturazione avanzato per calcolare con precisione i costi dei clienti
• Crittografia dei dati all’avanguardia per garantire sicurezza e privacy
• Possibilità di tracciare il tempo anche offline
• Assistenza clienti reattiva e disponibile
• App mobile completa di funzionalità per dispositivi Android
• Piani tariffari accessibili e adatti a diverse esigenze

Toggl Plan

Se sei un project leader impegnato, questo software ti aiuterà notevolmente a portare a termine le attività.

Toggl Plan ti offre una visione in tempo reale degli obiettivi del tuo team, permettendoti di monitorare le prestazioni e rispondere rapidamente ai cambiamenti. Inoltre, genera una roadmap visiva che mantiene tutti allineati, favorendo una migliore collaborazione.

L’estensione Chrome di Toggl Plan si integra con gli altri strumenti online che utilizzi, rendendolo estremamente versatile e apprezzato da aziende come Spotify, Buzzfeed e Microsoft.

Caratteristiche principali

• Monitoraggio del tempo con promemoria
• Pianificazione automatizzata dei report
• Audit del tempo lavorato
• Dashboard per la gestione dei progetti
• Integrazione con il calendario

Toggl Plan aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Difficoltà nel monitorare i progetti
• Stress legato alla gestione del lavoro
• Problemi nella pianificazione e nella consegna dei progetti
• Difficoltà nell’identificare tempistiche e roadmap di lavoro

Vantaggi di Toggl Plan

• Migliora la produttività e la gestione del tempo
• Aiuta a rispettare le scadenze di progetto
• Efficace per il monitoraggio e la gestione dei progetti
• Fornisce suggerimenti sui ritardi e possibili miglioramenti
• Interfaccia intuitiva e semplice da usare
• Compatibile con un’ampia gamma di applicazioni
• Facile da configurare rispetto ad altre app di time-tracking
• I datori di lavoro possono ricevere report giornalieri, settimanali o mensili sul monitoraggio del tempo

Zapier

Zapier è una piattaforma di automazione basata sul web che consente di collegare due o più app per automatizzare le operazioni. Con Zapier, puoi integrare e automatizzare le tue app in pochi secondi.

Puoi cercare le tue app preferite su Zapier e scegliere tra una vasta gamma di “Zaps” (integrazioni) predefinite o creare un flusso di lavoro personalizzato.

Caratteristiche principali

• Integrazione con software di contabilità
• Dashboard per il monitoraggio delle attività
• Gestione delle applicazioni
• Automazione dei processi aziendali
• Automazione delle attività con script personalizzati

Zapier aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Automazione delle attività lavorative ripetitive
• Connessione tra diversi software e integrazioni
• Ottimizzazione del lavoro eliminando le operazioni manuali
• Creazione di automazioni personalizzate senza necessità di un esperto

Vantaggi di Zapier

• Interfaccia semplice e intuitiva
• Connette in modo efficiente oltre 3.000 applicazioni
• Dashboard facile da usare per mantenere tutto organizzato
• Supporto eccellente per migliaia di app integrate
• Ogni Zap è facile da configurare, anche senza conoscenze di programmazione
• Funzionalità avanzate come percorsi condizionali, filtri, formattazione e webhooks
• Possibilità di automatizzare anche i flussi di lavoro più complessi con più passaggi
• Soluzione conveniente e adatta a diversi budget

ClickUp

ClickUp è un potente strumento di produttività che consente a individui e team di qualsiasi dimensione di gestire meglio il tempo, collaborare in modo più efficace e mantenere tutto il lavoro in un unico posto. È completamente personalizzabile e offre un’esperienza ricca di funzionalità per rimanere organizzati, raggiungere gli obiettivi e monitorare gli aggiornamenti dei progetti.

Con il tracker globale del tempo e le funzionalità di stima del tempo di ClickUp, puoi ottimizzare la produttività e migliorare la gestione del lavoro.

Caratteristiche principali

• Integrazione con diverse applicazioni
• Gestione personalizzabile delle attività
• Monitoraggio del tempo dedicato a ciascun compito
• Organizzazione delle attività tramite diagrammi di Gantt
• Creazione di mappe mentali per visualizzare workflow, piani e idee

ClickUp aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Difficoltà nel mantenere alta la produttività durante la giornata
• Creazione di report personalizzati
• Personalizzazione dei calendari
• Monitoraggio delle attività del team

Vantaggi di ClickUp

• Ti aiuta a risparmiare tempo e raggiungere più velocemente i tuoi obiettivi
• Permette di stimare il tempo necessario per completare attività e sotto-attività
• Se stai lavorando su un progetto complesso, puoi suddividere il tempo tra diversi compiti
• Consente di monitorare come il team utilizza il tempo lavorativo
• Grazie alla funzione drag-and-drop, puoi riorganizzare le date di riunioni mancate direttamente nella vista calendario
• Mostra il tasso di completamento delle attività negli ultimi 1-12 mesi in un formato timeline
• Offre la possibilità di visualizzare le registrazioni del tempo, applicare filtri personalizzati, etichettarle e generare report dettagliati
• Consente di creare report specifici per ciascun membro del team

Scoro

Se stai cercando uno strumento di gestione del tempo che ti aiuti a ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare l’efficienza, Scoro è la soluzione ideale. Con Scoro, puoi gestire ogni aspetto del tuo business da un’unica piattaforma, incluse la pianificazione delle attività, la gestione del tempo e il monitoraggio dell’efficacia del team.

Grazie a Scoro, puoi programmare attività e progetti, stabilire priorità e scadenze, condividere calendari con il team per aggiornamenti in tempo reale e monitorare i progressi con la funzione Project Timeline. Inoltre, il Planner di Scoro semplifica l’assegnazione delle risorse e il controllo del tempo con precisione.

Caratteristiche principali

• Monitoraggio del tempo reale e del tempo fatturabile
• Automazione delle fatture, inclusi promemoria per pagamenti in ritardo e fatturazione ricorrente
• Integrazione con il sistema di fatturazione basato sulle ore lavorate
• Gestione avanzata di progetti, attività e clienti
• Report dettagliati su produttività, vendite, budget e altre metriche aziendali

Scoro aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Monitoraggio dell’assegnazione delle attività
• Tracciamento del tempo di lavoro su attività e sotto-attività
• Ottimizzazione e analisi delle attività con dashboard intuitive
• Monitoraggio del tempo fatturabile e non fatturabile impiegato in riunioni e progetti

Vantaggi di Scoro

• Generazione di report dettagliati sulle attività svolte
• Classificazione dei report per attività, progetti, clienti e altri parametri
• Ottimizzazione del tempo del team attraverso l’identificazione e risoluzione dei problemi
• Riduzione del tempo dedicato ad attività ripetitive o poco produttive
• Aumento della produttività generale
• Funzionalità avanzate di blocco del tempo
• Dashboard personalizzabili con diversi temi
• Piani tariffari flessibili e accessibili per ogni esigenza

Harvest

Harvest è uno strumento di time tracking che ti aiuta a registrare il tempo lavorato, creare fatture dettagliate e tenere sotto controllo i costi della manodopera. È accessibile su tutti i dispositivi, sia tramite web che app mobile, garantendo una gestione del tempo semplice ed efficace.

Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alle numerose funzionalità, Harvest è una delle applicazioni di monitoraggio del tempo e fatturazione più conosciute e utilizzate.

Caratteristiche principali

• Creazione di preventivi e fatture basati sul tempo lavorato
• Monitoraggio del tempo da qualsiasi browser, Mac, iPhone o Android
• Integrazioni con i principali strumenti di gestione progetti per un tracking del tempo senza interruzioni
• Report in tempo reale sul tempo impiegato per ogni attività
• Tracciamento delle ore fatturabili e delle spese per una fatturazione semplificata

Harvest aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Creazione di preventivi e fatture in base al tempo effettivamente lavorato
• Integrazione del monitoraggio del tempo con gli strumenti di project management preferiti
• Accesso da qualsiasi browser e dispositivo per un tracciamento sempre disponibile
• Reportistica dettagliata sul tempo impiegato e gestione delle spese per una fatturazione accurata

Vantaggi di Harvest

• Possibilità di avviare e interrompere il timer mentre lavori alla tua lista di attività
• Compatibilità con le applicazioni che già utilizzi
• Monitoraggio delle spese semplificato con la possibilità di acquisire ricevute tramite foto
• Correzione degli errori di tracciamento direttamente dai report
• Revisione e approvazione settimanale dei timesheet del team
• Prezzi competitivi
• Interfaccia intuitiva e facile da usare
• Assistenza clienti reattiva e disponibile

RescueTime

RescueTime è uno strumento per dispositivi desktop e mobili che lavora in background e fornisce report settimanali dettagliati su come trascorri il tuo tempo.

Puoi impostare notifiche che si attivano quando raggiungi un limite di tempo prestabilito o bloccare l’accesso a siti web che ti distraggono, aiutandoti così a rimanere concentrato sulle attività più importanti.

RescueTime è uno strumento di produttività molto noto. Per aumentare la tua efficienza, devi prima capire dove spendi la maggior parte del tempo. Grazie ai suoi report dettagliati, RescueTime ti offre una visione chiara delle tue abitudini lavorative.

Caratteristiche principali

• Monitoraggio del tempo online e offline
• Interfaccia utente intuitiva
• Impostazione di obiettivi personalizzati
• Promemoria e notifiche intelligenti

RescueTime aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Difficoltà a concentrarsi sulle attività più importanti
• Necessità di tracciare eventi e attività svolte offline
• Creazione di report dettagliati su tendenze e abitudini lavorative
• Impostazione di obiettivi intelligenti con notifiche in tempo reale

Vantaggi di RescueTime

• Report e approfondimenti dettagliati sulle attività lavorative
• Notifiche e avvisi in tempo reale
• Possibilità di bloccare siti web che distraggono
• Compatibilità con le app più utilizzate
• Limitazione del tempo trascorso su specifiche applicazioni e siti web
• Monitoraggio automatico del tempo trascorso su app, siti e documenti
• Possibilità di creare avvisi e notifiche personalizzate
• Interfaccia intuitiva e facile da usare

Infinity

Ognuno ha il proprio metodo di gestione del tempo, il che può rendere difficile il lavoro per i progettisti di strumenti di time management. L’idea principale di Infinity è che puoi partire in piccolo e sviluppare il tuo sistema fino a raggiungere qualsiasi obiettivo.

Con Infinity, puoi gestire tutto, da una semplice lista di cose da fare a un complesso progetto per più membri del team. Il sistema si basa su workspaces, bacheche, cartelle e elementi, offrendo un alto grado di personalizzazione.

Ogni elemento ha proprietà modificabili, che ti permettono di adattare il software alle tue esigenze specifiche.

Caratteristiche principali

• Sei diverse modalità di visualizzazione per adattarsi alle tue esigenze
• Struttura flessibile che facilita l’organizzazione e la modifica dei flussi di lavoro
• Oltre 20 parametri personalizzabili per descrivere i tuoi compiti
• Impostazione di scadenze e monitoraggio dei progressi del team

Infinity aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Ottenere una panoramica chiara di tutti gli aggiornamenti dei membri del team
• Organizzare e visualizzare solo le informazioni più rilevanti per il momento
• Ordinare i compiti per date di inizio o di scadenza
• Ridurre il tempo speso in attività amministrative ripetitive
• Monitorare la produttività e l’efficienza della squadra su base settimanale o mensile

Vantaggi di Infinity

• Roadmap in costante evoluzione
• Interfaccia intuitiva e facile da usare
• Team di supporto reattivo
• Aumento della produttività e risparmio di tempo
• Ottimo per la collaborazione tra dipendenti
• Ampia gamma di modelli predefiniti per diverse esigenze
• Spazio di archiviazione illimitato per la gestione dei progetti
• Strumenti di monitoraggio per individuare eventuali ritardi nelle attività

Apploye

Apploye è un time tracker progettato per migliorare la produttività del tuo team monitorando e gestendo il tempo in modo efficace. Ti aiuta a comprendere meglio come viene impiegato il tempo dai tuoi dipendenti e offre un’interfaccia intuitiva che classifica i membri del team in base alla produttività e al tempo totale tracciato.

Grazie ai dettagliati report di Apploye, puoi prendere decisioni informate per la tua azienda e migliorare la gestione del tempo e dei progetti.

Caratteristiche principali

• Tracciamento accurato del tempo con report dettagliati
• Monitoraggio del tempo su attività e progetti
• Funzione di approvazione dei fogli presenze
• Registrazione di entrata e uscita (Clock-in, Clock-out)
• Vista in tempo reale di chi sta lavorando

Apploye aiuta il tuo team a superare queste sfide:

• Gestione di progetti e compiti con scadenze
• Monitoraggio delle ore lavorative fatturabili
• Amministrazione dei dipendenti in smart working
• Mantenere alta la produttività del team

Vantaggi di Apploye

• Report dettagliati per una visione chiara del lavoro svolto
• Compatibile con tutti i principali sistemi operativi e browser Chrome
• App mobile con tracciamento GPS per monitorare i dipendenti in mobilità
• Gestione delle buste paga e fatturazione clienti basata sul tempo tracciato
• Assistenza clienti eccellente e tempi di risposta rapidi
• Tracciamento del tempo offline, utile in caso di problemi di connessione
• Aumento della produttività grazie al monitoraggio efficace di progetti e compiti
• Prezzi competitivi rispetto ad altri strumenti di time tracking

Conclusion

Time management tools like the ones we’ve covered are essential for boosting productivity in hybrid and remote teams. They provide clarity on tasks, facilitate seamless communication, and ensure everyone stays aligned, no matter where they are working from. By minimizing confusion and keeping priorities clear, these tools help teams stay focused and accomplish more.

The right time management tool can make a significant difference, especially when juggling multiple projects or collaborating across different time zones. It streamlines workflows, enhances accountability, and ultimately leads to better results for the entire team.

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Time is one of your most valuable resources. With the right tools, you won’t just manage it better—you’ll unlock new levels of productivity and creativity. Take the next step today: equip your team with the tools they need to thrive and watch your projects reach new heights!